Como escolher software CPQ: 9 critérios a considerar

O software de CPQ — abreviatura de configuração, definição de preços e elaboração de propostas — é uma solução de software que ajuda as equipas de vendas a automatizar rapidamente configurações complexas de produtos, aplicar preços dinâmicos e gerar propostas precisas.

É essencial para os CROs porque simplifica os fluxos de trabalho, integra-se com sistemas CRM e ERP e proporciona a visibilidade em tempo real necessária para otimizar as estratégias de vendas e aumentar a rentabilidade.

Este guia destina-se a líderes de vendas e gestores de operações que querem tomar decisões informadas. Se está pronto para aprender a escolher software de CPQ, está no sítio certo. Vamos começar e encontrar a opção mais adequada para a sua equipa.

9 aspetos a ter em conta ao escolher software de CPQ

Ao avaliar uma ferramenta de CPQ, tenha em consideração estes fatores para garantir que a solução está alinhada com os objetivos e as necessidades da sua empresa:

1. Flexibilidade dos planos

A sua plataforma de CPQ deve acompanhar o crescimento da sua organização. Procure fornecedores que ofereçam planos escaláveis e que facilitem a adição de funcionalidades ou utilizadores sem perturbar as operações. Informe-se sobre a forma como os modelos de preços se alteram com as atualizações e sobre o impacto destas alterações na rentabilidade.

2. Acesso a dados e relatórios

Um sistema de CPQ robusto deve oferecer análises em tempo real e painéis personalizáveis para monitorizar métricas como a precisão das propostas, as taxas de conversão e as tendências de receita. Os CROs dependem destas informações para tomar melhores decisões sobre estratégias de preços e processos de vendas.

3. Integração com a sua infraestrutura tecnológica

Certifique-se de que o software de CPQ se integra perfeitamente com o seu CRM, os sistemas ERP e outras ferramentas de vendas. Uma integração perfeita evita a criação de silos, mantém os dados dos clientes consistentes em todas as plataformas e ajuda os seus representantes de vendas a trabalhar de forma mais eficiente.

4. Integração inicial e suporte

Uma integração inicial eficaz reduz o tempo necessário para que a sua equipa de vendas se familiarize com a solução. Procure fornecedores de CPQ que ofereçam formação prática, seminários online e apoio ao cliente responsivo. Um início mais simples significa uma adoção mais rápida e menos carga administrativa. Considere contactar utilizadores atuais para avaliar a sua satisfação com o suporte prestado. Ao avaliar opções de software de CPQ, a qualidade do suporte do fornecedor pode determinar o sucesso ou o fracasso da implementação.

5. Permissões baseadas em funções

As definições flexíveis de permissões são essenciais para a segurança dos dados e para fluxos de trabalho eficientes. Certifique-se de que a solução de CPQ escolhida permite atribuir funções alinhadas com a hierarquia da sua equipa — por exemplo, dar aos representantes de vendas acesso à geração de propostas, restringindo simultaneamente as regras de preços aos gestores. Teste esta funcionalidade configurando diferentes funções de utilizador durante uma demonstração e avaliando a facilidade de utilização.

6. Conformidade específica do setor

Se a sua empresa opera num setor regulamentado, confirme se a plataforma de CPQ suporta requisitos de conformidade como o RGPD ou a HIPAA. A conformidade não só reduz os riscos, como também cria confiança e melhora a experiência geral do cliente. Peça aos fornecedores documentação ou certificações que comprovem a conformidade e consulte a sua equipa jurídica, se necessário.

7. Opções de personalização

Não existem duas empresas iguais. Escolha uma ferramenta CPQ que permita opções de personalização nos fluxos de trabalho, modelos e configuração de produtos. Esta flexibilidade ajuda a sua equipa de vendas a fornecer propostas personalizadas que respondam às necessidades únicas dos clientes. Durante um período de teste, experimente as funcionalidades de personalização para verificar com que facilidade se adaptam aos seus requisitos. Peça ao suporte exemplos de personalizações específicas que tenham implementado para outros clientes.

8. Funcionalidades de automatização

O melhor software CPQ reduz as tarefas manuais e propensas a erros ao automatizar aprovações, aplicar regras de preços e acelerar os processos desde a proposta até ao recebimento. Para os CRO, a automatização permite que a equipa de vendas se concentre em atividades de elevado valor, como fechar negócios e cultivar relações. 

9. Suporte móvel ou para várias localizações

As operações de vendas modernas abrangem frequentemente várias regiões geográficas. Certifique-se de que o seu sistema CPQ disponibiliza uma aplicação móvel intuitiva, para que os seus vendedores possam gerar propostas profissionais e responder aos clientes em qualquer lugar, mantendo a rapidez e a consistência. Durante uma demonstração, teste a interface móvel e pergunte sobre eventuais limitações em comparação com a versão para computador. Considere como a sua equipa irá utilizar o software em mobilidade e certifique-se de que este responde a essas necessidades.

Como escolher software CPQ: um processo em 5 passos

Selecionar o software CPQ adequado implica compreender as necessidades da sua equipa e avaliar de que forma as diferentes ferramentas respondem a essas necessidades. Trata-se de encontrar uma solução que se integre perfeitamente nos seus processos atuais e apoie os seus objetivos. Eis um guia simples, passo a passo, para o ajudar a tomar uma decisão informada:

Passo 1: Identifique as suas necessidades

Comece por definir as necessidades da sua equipa, para garantir que o software CPQ escolhido responde eficazmente às mesmas. Eis como pode abordar este primeiro passo:

Contributos das partes interessadas + pontos problemáticos

Envolva partes interessadas como as equipas de vendas, finanças e TI para identificar os pontos problemáticos do atual processo de elaboração de propostas — como atrasos na geração de propostas, estratégias de preços inconsistentes ou falta de informações em tempo real. Este trabalho inicial ajuda a dar prioridade às funcionalidades indispensáveis.

Alinhe com as políticas internas

Certifique-se de que os seus requisitos estão alinhados com as políticas e os objetivos internos. Tenha em conta as preferências relativas a fornecedores, os protocolos de segurança e a conformidade regulamentar. Este alinhamento garante que o software se integrará perfeitamente nas operações existentes e cumprirá todas as normas necessárias.

Diferencie as funcionalidades indispensáveis

Distingua entre as funcionalidades essenciais e as que seriam úteis, mas não são indispensáveis. As funcionalidades indispensáveis podem incluir a integração com o seu CRM ou a definição automática de preços. As funcionalidades úteis, mas não essenciais, podem ser elementos estéticos ou análises avançadas. Esta diferenciação ajuda-o a manter o foco durante as avaliações.

Faça estas perguntas:

• Que reclamações ou obstáculos surgem com maior frequência?
• Que necessidades não estão a ser satisfeitas atualmente?
• Que funcionalidades resolveriam os seus 3 principais pontos problemáticos?
• Que ROI espera obter deste investimento?
• De que forma os sistemas atuais estão alinhados com as políticas internas?

Passo 2: Pesquise fornecedores de software CPQ

Comece a sua pesquisa de fornecedores explorando diversas fontes, para encontrar a opção mais adequada às suas necessidades:

Faça uma análise geral dos fornecedores

Procure fornecedores de CPQ com um historial comprovado no seu setor. Compare a respetiva funcionalidade, as capacidades de integração e as estruturas de preços. Considere como cada fornecedor lida com configurações complexas e cresce para apoiar o desenvolvimento futuro.

Compare as ferramentas com base na dimensão da empresa

Considere de que forma cada ferramenta se adequa à dimensão e às necessidades da sua empresa. Alguns programas podem ser mais adequados para equipas pequenas, enquanto outros se destinam a grandes empresas. Avalie se prefere subcontratar a implementação ou criar modelos internamente. Esta abordagem garante escalabilidade e relevância para as suas operações.

Identifique os principais fatores diferenciadores

Concentre-se nos aspetos que distinguem cada fornecedor, como o apoio à implementação ou a experiência do utilizador. Procure flexibilidade para lidar com casos de utilização específicos, o que pode ser um fator decisivo para setores especializados. Documente estes fatores diferenciadores para facilitar as comparações.

Documente as conclusões

Mantenha notas detalhadas sobre os pontos fortes e fracos de cada fornecedor. Utilize listas com marcadores para organizar as suas ideias e garantir que nada é esquecido. Esta documentação será inestimável ao reduzir as opções e tomar a sua decisão final.

Faça estas perguntas:

• O que faz melhor cada ferramenta?
• A ferramenta adequa-se à dimensão da sua equipa, ao seu orçamento e ao seu conjunto de tecnologias?
• Que apoio e documentação estão disponíveis?
• Qual é a flexibilidade da ferramenta para casos de utilização específicos?
• Quais são os elogios ou as queixas mais comuns?

Principais programas de CPQ a considerar

Eis a minha lista das 10 principais opções de programas de CPQ disponíveis, para o ajudar a iniciar a sua pesquisa:

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1. 1. DealHub AI — Best for guided configurations
2. 2. Everstage CPQ — Best for quote-to-revenue visibility
3. 3. Younium — Best for quote-to-subscription billing
4. 4. altaFlow — Best with no-code workflow automation
5. 5. iQuoteXpress — Best for CPQ + CRM sync
6. 6. Dock — Best for approval workflows
7. 7. Proposify — Best for brand-safe proposals
8. 8. Qwilr — Best for interactive web quotes
9. 9. QuoteWerks — Best for business system integration
10. 10. HubSpot Sales Hub — Best for CRM-embedded CPQ

Passo 3: Crie uma lista restrita de programas de CPQ e contacte os fornecedores

Reduza as suas opções e comece a contactar potenciais parceiros para encontrar a solução mais adequada:

Selecione os fornecedores

Selecione 2 a 4 fornecedores com base na sua pesquisa anterior. Concentre-se nos que melhor correspondem às suas necessidades e prioridades. Esta lista restrita deve incluir fornecedores que disponibilizem as funcionalidades e o apoio alinhados com os objetivos da sua equipa. Uma lista mais pequena facilita a comparação e a avaliação aprofundada de cada opção.

Envie um RFI ou RFP

Considere enviar um Pedido de Informação (RFI) ou um Pedido de Proposta (RFP) para recolher informações detalhadas. Um RFI ajuda-o a compreender as capacidades do fornecedor, enquanto um RFP apresenta soluções específicas para as suas necessidades. Utilize estes documentos para esclarecer os preços, as funcionalidades e os prazos de implementação.

Marque demonstrações e faça perguntas

Agende demonstrações com os fornecedores selecionados e prepare perguntas específicas. Durante as demonstrações, preste atenção à interface do utilizador, à facilidade de utilização e à capacidade do programa para responder aos seus problemas. Pergunte sobre funcionalidades específicas, como as capacidades de automatização ou a facilidade de integração, para garantir que o programa cumpre os seus requisitos.

Utilize critérios de avaliação consistentes

Aplique os mesmos critérios de avaliação a todos os fornecedores para manter a objetividade. Estes critérios podem incluir o custo, o conjunto de funcionalidades, o apoio e o feedback dos utilizadores. Critérios consistentes ajudam-no a fazer comparações justas e garantem que escolhe a solução mais adequada para a sua equipa.

Faça estas perguntas:

• Pode explicar-me um caso real de um cliente semelhante à nossa empresa?
• Que recursos de apoio ou integração disponibilizam?
• Que funcionalidades exigem uma atualização?
• Como funciona o vosso modelo de preços?
• Quais são os vossos prazos habituais de implementação?

Passo 4: Elabore o caso de negócio

Transforme a sua pesquisa de fornecedores numa proposta de negócio convincente, que obtenha a adesão da sua equipa de liderança:

Resuma os pontos problemáticos e os resultados

Apresente claramente os pontos problemáticos que a sua equipa enfrenta e os resultados esperados com a implementação de software CPQ. Saliente de que forma o software pode resolver ineficiências, reduzir erros e melhorar os processos de vendas. Utilize listas com marcadores para maior clareza, concentrando-se nos benefícios que o software CPQ trará à sua equipa.

Apresente estimativas de custos e prazos

Recolha estimativas básicas de custos e prazos de implementação junto dos fornecedores selecionados. Apresente estas informações de forma simples, mostrando tanto os custos iniciais como as despesas contínuas. Considere incluir ligações para recursos como os preços de CPQ, para fornecer contexto. Inclua prazos estimados para a implementação e a formação, de modo a transmitir uma visão completa do investimento.

Explique o ROI e os riscos

Explique o retorno do investimento detalhando os ganhos de eficiência e os benefícios financeiros. Saliente os riscos de não adotar uma solução, como a continuidade das ineficiências ou a perda de oportunidades de receita. Utilize exemplos do mundo real para ilustrar potenciais poupanças e melhorias nos processos operacionais.

Faça estas perguntas:

• Que problema empresarial irá esta solução resolver?
• Quais são os riscos de não fazer nada?
• Quais são os benefícios financeiros e operacionais?
• Com que rapidez podemos esperar ver resultados?
• Como irá isto afetar as operações diárias da nossa equipa?

Passo 5: Implemente o seu software CPQ e integre os utilizadores

Garanta um processo de integração sem problemas seguindo estes passos para implementar com sucesso o software CPQ escolhido:

Comunique o plano de implementação

Comunique claramente o plano de implementação a todos os utilizadores envolvidos. Partilhe os prazos, os principais marcos e aquilo que cada membro da equipa precisa de saber. Utilize e-mails, reuniões ou plataformas internas para garantir que todos compreendem o processo. Uma comunicação clara minimiza a confusão e define expectativas.

Designe responsáveis internos

Designe responsáveis internos e pontos de contacto para a implementação. Estas pessoas irão coordenar-se com o fornecedor e gerir questões ou problemas internos. Ter contactos designados garante a responsabilização e disponibiliza aos utilizadores uma pessoa de referência para obter apoio.

Garanta a formação e a adoção

Certifique-se de que as equipas concluem a formação e adotam a ferramenta de forma consistente. Disponibilize sessões de formação, sessões práticas ou módulos em linha para responder às necessidades de todos os utilizadores. Monitorize a participação e incentive os comentários para resolver quaisquer lacunas de aprendizagem. Uma formação consistente garante que todos se sentem confortáveis a utilizar o novo software.

Crie ciclos de comentários

Estabeleça ciclos de comentários durante a implementação para recolher opiniões dos utilizadores e melhorar o processo. Utilize inquéritos, reuniões ou comunicação direta para recolher opiniões. Colabore com os recursos do fornecedor para resolver preocupações e efetuar os ajustes necessários. Os comentários ajudam a aperfeiçoar a implementação para obter melhores resultados.

Faça estas perguntas:

• Qual é o plano de gestão da mudança?
• Quem é responsável pela implementação?
• Como irá acompanhar o sucesso inicial?
• Como serão recolhidos os comentários dos utilizadores?
• Que recursos de formação estão disponíveis?

O que se segue

Se está a pesquisar como escolher software CPQ, contacte gratuitamente um consultor da SoftwareSelect para obter recomendações.

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