Uma história de caso de utilização com Mike Althoff, COO da Keen Decision Systems
Para a maioria das empresas em crescimento, as comissões são o último processo a deixar o estado de folha de cálculo.
As vendas, o marketing, as finanças e os dados dos clientes migram todos para sistemas de registo… mas a remuneração das vendas permanece como uma sucessão trimestral de separadores, com alguém (normalmente um COO ou responsável de RevOps) a assumir o papel de “mestre da folha de cálculo”.
Mike Althoff, COO da Keen Decision Systems, já esteve dos dois lados dessa linha.
A Keen, um sistema operativo de marketing que liga cada euro investido em marketing aos resultados de grandes marcas de CPG, gere comissões para cerca de 15 representantes, divididos entre novos negócios e gestão de contas, com três níveis de pagamento: colaboradores individuais, líderes de equipa e uma consolidação ao nível do VP.
Foi assim que Mike transformou o processo de remuneração da Keen, passando de um projeto trimestral de reconciliação para um sistema de registo de ponta a ponta, destacando três pilares.
O trabalho a realizar: transformar as comissões em infraestrutura
O trabalho que Mike queria realizar era maior do que simplesmente calcular comissões mais depressa.
O seu objetivo:
- Deixar de gerir a remuneração como um projeto trimestral recorrente do qual poucas pessoas são responsáveis - Tornar cada euro de comissão rastreável, defensável e visível para o representante, o gestor, o VP e as finanças
- Ter um único sistema que sobreviva a alterações de planos, alterações de funções e à evolução de ano para ano
Nas palavras de Mike: "Todos temos um sistema de registo daquilo que está a ser pago."
Essa única frase representa a diferença entre a remuneração como projeto e a remuneração como infraestrutura.
Antes: uma pasta, uma folha de cálculo, uma cadeia de aprovações por e-mail
Antes do QuotaPath, a Keen geria as comissões como a maioria das empresas, até deixar de conseguir fazê-lo.
- Uma pasta por trimestre
- Uma folha de cálculo dentro de cada pasta, exportada do HubSpot e reconciliada manualmente - Tópicos de e-mail enviados ao líder da equipa de vendas e ao responsável pela receita para aprovação, para que existisse algum tipo de registo de auditoria
Funcionava. Também concentrava todo o processo na pessoa responsável pela folha de cálculo nesse trimestre.
"Poderia alguma vez voltar a esse processo? De forma alguma”, disse Mike.
O custo de permanecer nesse modelo envolvia horas de trabalho e a incapacidade de defender os cálculos.
Cada pergunta de um representante transformava-se numa conversa de "deixe-me mostrar-lhe a minha folha de cálculo", e cada alteração ao plano podia quebrar a continuidade com o trimestre anterior.
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Pilar 1: consolidações multinível que se calculam automaticamente
A estrutura de remuneração da Keen tem três níveis, e a maioria dos negócios envolve-os a todos:
- Os colaboradores individuais ganham com os seus próprios negócios
- Os líderes de equipa ganham com os seus próprios negócios e com a produção da sua equipa
- O VP ganha com tudo o que a equipa faz
Antes, cada consolidação exigia uma consulta manual. Agora, quando um IC conclui um negócio, os créditos do líder de equipa e do VP são calculados automaticamente e ficam visíveis para todos, com os cálculos apresentados de forma transparente.
“Poder ter esse tipo de clareza sobre quem recebe o quê em cada negócio e porquê tem sido realmente inestimável”, afirmou Mike.
Isto torna-se mais importante à medida que as organizações acrescentam níveis. A maioria das ferramentas de remuneração lida bem com os colaboradores individuais. O ponto de rutura surge normalmente ao nível dos gestores e dos executivos, onde os créditos ficam confusos e a liderança acaba por auditar os auditores.
Pilar 2: HubSpot a montante, Rippling a jusante e um único motor no centro
O segundo pilar envolve integrações e a colocação do QuotaPath no centro. Duas integrações fazem a maior parte do trabalho pesado na Keen.
HubSpot → QuotaPath. Enquanto CRM de registo, o HubSpot alimenta todos os negócios elegíveis para comissão. A integração é mais importante do que possa parecer, porque a remuneração depende dos dados dos negócios ganhos e fechados, e a remuneração torna-se um mecanismo de pressão para manter a qualidade dos dados do CRM.
“O número de negócios ganhos e fechados que não têm valores totalmente exatos até eu os verificar em relação às respetivas comissões não é insignificante”, afirmou Mike.
A precisão do CRM aumenta. A confiança diária nos dados dos negócios aumenta. As partes interessadas que nunca se tinham considerado responsáveis pela qualidade dos dados passam subitamente a sê-lo.
QuotaPath → Rippling. No lado da folha salarial, a integração do Rippling entre o QuotaPath e o Rippling é invisível… e esse é o objetivo. O Mike envia as comissões para a folha salarial com uma ação; a gestora da folha salarial valida-as no Rippling e prossegue.
"É literalmente tão simples como eu enviar as comissões e ela dizer: ‘Ótimo, obrigado.’ É um processo muito mais simples do que ‘Introduzi todos os números corretamente? Mapeei corretamente o carregamento?’ em todos os ciclos de processamento salarial", afirmou Mike.
Pilar 3: Planos Que Amadurecem, Não Planos Que São Reescritos
O último pilar destaca a necessidade de planos ajustáveis.
Os planos de comissões não são estáticos, mas também não devem ser redefinidos todos os janeiros. Para 2026, a Keen reequilibrou os seus incentivos, orientando-os para a expansão e a renovação. Os mecanismos no QuotaPath eram simples:
- Duplicar os planos de 2025
- Ajustar a distribuição das taxas entre expansão e renovação
- Aplicar a nova lógica a qualquer negócio fechado em 2026
O resultado: os representantes veem como ganharam em 2025 e como estão a ganhar em 2026, lado a lado. Sem reinvenções. Sem “acreditem em mim, agora é assim que funciona”.
"É um amadurecimento contínuo à medida que a nossa equipa cresceu e as nossas estratégias de comissões evoluíram. Partimos dos sistemas que tínhamos no ano passado e fazemos com que amadureçam nos planos deste ano", afirmou Mike.
Essa continuidade é mais importante para os representantes. As alterações às comissões que rompem com o passado criam atrito; as alterações às comissões que se baseiam no passado criam alinhamento.
Onde o ROI Se Manifesta Realmente
Pergunte ao Mike onde o QuotaPath demonstra o seu valor, e a resposta não é o tempo poupado — embora seja bastante. É:
- Transparência. Cada pagamento tem um sistema de registo, não uma folha de cálculo privada.
- Defensibilidade. Os números não mentem. Os desacordos acontecem dentro do sistema, não por e-mail.
- Continuidade. As alterações aos planos evoluem a partir dos planos anteriores em vez de os substituírem.
- Visibilidade futura. Os representantes veem o que ganharam e o que poderão ganhar à medida que fazem previsões — transformando as comissões numa ferramenta de planeamento, não apenas numa ferramenta de pagamento.
O Que o Mike Diria a Outro COO
A recomendação do Mike para outros COOs e líderes de receitas que estejam a avaliar ferramentas de comissões:
Se está a ultrapassar a capacidade das folhas de cálculo e pretende confiança, consistência e um controlo operacional mais rigoroso, o QuotaPath é um ótimo lugar para encontrar essas coisas. Com a conectividade ao CRM, torna-se verdadeiramente num motor integrado e contínuo de ponta a ponta — uma forma clara de abordar algo que é realmente importante para motivar a sua equipa, com a confiança de que pagou corretamente aos seus representantes e esclareceu o que ganharam e o que poderão ganhar ao fazerem a previsão do resto do ano.
Para os COOs que gerem uma organização em fase inicial, gerir as comissões numa folha de cálculo funciona.
Para os COOs que gerem uma organização em crescimento, a questão não é se devem evoluir… É quão tarde estarão quando finalmente o fizerem.
