Key Takeaways
Elastyczność planu: Poszukaj oprogramowania do zarządzania umowami, które umożliwia łatwe przechodzenie na wyższe lub niższe plany w miarę zmiany potrzeb zespołu.
Dostęp do danych: Korzystaj z rozbudowanych funkcji raportowania, aby uzyskać analizy w czasie rzeczywistym, i zadbaj o łatwą integrację z istniejącymi systemami.
Dostosowanie: Wybierz oprogramowanie oferujące szablony i konfiguracje, które poprawiają komfort użytkowania i spełniają określone wymagania.
Korzyści z automatyzacji: Priorytetowo traktuj rozwiązania z funkcjami automatyzacji, aby zwiększyć wydajność i usprawnić procesy zarządzania umowami.
Wsparcie podczas wdrażania: Oceń jakość obsługi klienta i materiałów szkoleniowych na etapie wdrażania, aby ułatwić użytkownikom rozpoczęcie korzystania z rozwiązania.
Oprogramowanie do zarządzania umowami to narzędzie, które pomaga organizacjom tworzyć, przechowywać, śledzić i zarządzać umowami przez cały cykl ich życia — usprawniając wszystko, od zatwierdzania po odnowienia.
Dla dyrektorów ds. przychodów ma ono kluczowe znaczenie, ponieważ ogranicza wąskie gardła w procesie sprzedaży, zapewnia zgodność z przepisami i oferuje wgląd w czasie rzeczywistym w warunki transakcji oraz zobowiązania.
Wybór odpowiedniego rozwiązania oznacza nadanie priorytetu automatyzacji, integracji z narzędziami CRM i CPQ oraz skalowalności, dzięki czemu Twój zespół może szybciej finalizować transakcje, ograniczać ryzyko i zwiększać rentowność.
Ten przewodnik jest przeznaczony dla zespołów, które chcą uprościć procesy związane z umowami. Niezależnie od tego, czy dopiero zaczynasz, czy modernizujesz obecne rozwiązanie, pomoże Ci dokonać świadomego wyboru.
9 rzeczy, na które należy zwrócić uwagę przy wyborze oprogramowania do zarządzania umowami
Ocena oprogramowania do zarządzania umowami oznacza przeanalizowanie kluczowych czynników, które odpowiadają potrzebom i celom Twojego zespołu.
Oto, co należy wziąć pod uwagę:
1. Elastyczność planów
Elastyczność planów pozwala przejść na wyższy lub niższy plan, gdy zmieniają się Twoje potrzeby. Poszukaj rozwiązania do zarządzania umowami z elastycznymi planami cenowymi. Zapytaj dostawców o ich modele oraz o to, jak dostosowują je do rozwijających się zespołów.
2. Dostęp do danych i raportowanie
Będziesz potrzebować pulpitów nawigacyjnych, niestandardowego raportowania i analiz w czasie rzeczywistym do śledzenia danych dotyczących umów. Potwierdź dostępność ścieżek audytu i eksportu do Google Drive, Microsoft Excel lub systemu CRM.
3. Integracja z używanym zestawem technologii
Solidne integracje mają kluczowe znaczenie: Salesforce, ERP, DocuSign, Adobe Sign i inne. Sprawny system zarządzania umowami eliminuje silosy i obsługuje zautomatyzowane przepływy pracy.
Have an account? Log In
4. Wdrożenie i wsparcie
Poszukaj szybkiego wsparcia klienta, szkoleń i jasnych powiadomień podczas procesu wdrażania. Przetestuj kanały i zasoby wsparcia.
5. Uprawnienia oparte na rolach
Uprawnienia granularne i role użytkowników pomagają chronić wrażliwe dane i zapewniają zgodność z RODO. Jest to szczególnie ważne dla zespołów prawnych.
6. Zgodność z przepisami właściwymi dla branży
Jeśli działasz w branży opieki zdrowotnej, usług finansowych lub zarządzania łańcuchem dostaw, potwierdź certyfikaty i aktualizacje regulacyjne, a także ścieżki audytu na potrzeby zgodności. Wiele narzędzi może zajmować się tym automatycznie (jest to również kluczowa korzyść z oprogramowania CRM dla opieki zdrowotnej oraz innych branżowych narzędzi CRM).
7. Opcje personalizacji
Dostosuj platformę za pomocą szablonów, pól niestandardowych i przyjaznych dla użytkownika konfiguracji. Skoncentruj się na poprawie doświadczeń użytkowników i elastyczności.
8. Funkcje automatyzacji
Szukaj rozwiązań do zarządzania umowami opartych na sztucznej inteligencji, które obejmują OCR, analizę umów i funkcje automatycznego przeglądu umów. Upewnij się, że dostępne są integracje z podpisem elektronicznym/podpisem cyfrowym.
9. Obsługa urządzeń mobilnych lub wielu lokalizacji
Zapewnij bezpieczny dostęp do cyfrowych danych umów, powiadomień i ścieżek audytu na urządzeniach mobilnych — przetestuj płynność interfejsu użytkownika.
Jak wybrać oprogramowanie do zarządzania umowami: 5-etapowe podejście
Aby znaleźć odpowiednie oprogramowanie i w pełni wykorzystać korzyści z oprogramowania do zarządzania umowami, dopasuj narzędzie do przepływów pracy i procesów swojego zespołu. Oto przewodnik krok po kroku:
Krok 1: Określ swoje potrzeby
- Zbierz opinie interesariuszy: Uwzględnij działy IT, finansów i sprzedaży oraz radcę prawnego, aby określić potrzeby związane z tworzeniem i sporządzaniem umów.
- Wymień i ustal priorytety problemów: Zidentyfikuj wąskie gardła, brakujące powiadomienia i odizolowany dostęp do repozytoriów umów.
- Dopasuj rozwiązanie do wewnętrznych zasad: Zweryfikuj uprawnienia i standardy bezpieczeństwa.
- Wyróżnij funkcje niezbędne: Przykłady: pulpity nawigacyjne, podpis elektroniczny i integracje z CRM/ERP.
Krok 2: Zbadaj dostawców oprogramowania do zarządzania umowami
- Skorzystaj z serwisów z recenzjami i raportów firmy Gartner, aby stworzyć krótką listę dostawców, takich jak Ironclad, Conga i DocuSign CLM.
- Porównaj rozwiązania SaaS z wdrażanymi lokalnie, kompleksowe pakiety oraz przepływy pracy od początku do końca.
- Udokumentuj ustalenia: ceny, funkcje, repozytorium umów i ścieżki audytu.
- Zobacz poniżej naszą listę najlepszych programów do zarządzania umowami.
Krok 3: Stwórz krótką listę programów do zarządzania umowami i skontaktuj się z dostawcami
- Wyślij zapytania ofertowe, koncentrując się na funkcjach zarządzania cyklem życia umowy.
- Przetestuj przepływy pracy od początku do końca, redagowanie zmian, podpis elektroniczny i tworzenie nowych umów z Salesforce.
- Oceń przyjazny dla użytkownika projekt oraz jakość obsługi klienta.
Krok 4: Przygotuj uzasadnienie biznesowe
- Powiąż wąskie gardła w cyklu realizacji i ryzyko utraty przychodów z nieukończoną realizacją umów.
- Przedstaw plany cenowe i prognozy zwrotu z inwestycji.
- Podkreśl korzyści z inteligentnego zarządzania umowami i automatyzacji.
Krok 5: Wdróż oprogramowanie do zarządzania umowami i przeszkol użytkowników
- Przekaż zespołom sprzedaży, zakupów i prawnym harmonogram wdrożenia.
- Wyznacz osoby odpowiedzialne za szablony, uprawnienia i konfigurację obszaru roboczego.
- Monitoruj wykorzystanie za pomocą aktualizowanych w czasie rzeczywistym wskaźników na pulpitach nawigacyjnych.
Najlepsze oprogramowanie do zarządzania umowami, które warto rozważyć
Oto lista najlepszych platform do zarządzania umowami, które warto poznać na początek:
Co dalej
Jeśli jesteś w trakcie poszukiwania oprogramowania do zarządzania umowami, skontaktuj się bezpłatnie z doradcą SoftwareSelect, aby otrzymać rekomendacje. Otrzymasz:
- Wyselekcjonowaną listę oprogramowania CLM.
- Wsparcie w procesie zakupu, w tym podczas negocjowania cen.
- Wskazówki dotyczące mapowania integracji z platformami CRM, ERP i podpisu elektronicznego.
