Większość firm opiera się na umowach — od umów o świadczenie usług zawieranych z klientami po umowy o pracę z pracownikami. Sporządzanie, negocjowanie, podpisywanie i bezpieczne przechowywanie tych umów biznesowych wymaga wiele czasu i wysiłku, a narzędzie programowe może wspierać Twój zespół na każdym etapie cyklu życia umowy. Zrozumienie korzyści płynących z oprogramowania do zarządzania umowami pomaga określić, jakiego rodzaju narzędzia szukasz i jak Twój zespół może najlepiej je wykorzystać.
Niezależnie od tego, czy prowadzisz mały startup, czy globalne przedsiębiorstwo, Twoje umowy muszą być obsługiwane z należytą starannością i zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz regulacjami. Możliwe, że nie masz pełnego zespołu prawnego, dlatego korzystanie z oprogramowania do zarządzania cyklem życia umów (CLM) może pomóc upewnić się, że każdy etap procesu spełnia najwyższe standardy. Nawet jeśli masz duży zespół zajmujący się umowami, rozwiązanie programowe może ograniczyć jego ręczną pracę i usprawnić proces zarządzania umowami.
Czytaj dalej, aby poznać przegląd pięciu głównych korzyści płynących z oprogramowania CLM oraz dowiedzieć się, dlaczego każda z nich jest ważna i ma istotny wpływ na Twoją organizację.
5 kluczowych korzyści z oprogramowania do zarządzania umowami
Zanim przejdziemy do korzyści, możesz również zastanawiać się: ile kosztuje oprogramowanie do zarządzania umowami? Zrozumienie cen ma kluczowe znaczenie, ponieważ pomaga pogodzić oczekiwania dotyczące funkcji z ograniczeniami budżetowymi.
Oto zestawienie najważniejszych korzyści, jakie oprogramowanie do zarządzania umowami może przynieść Twojej firmie.
Have an account? Log In
1. Szybsze tworzenie umów
Wiele rozwiązań do zarządzania umowami oferuje narzędzia takie jak konfigurowalne szablony umów, biblioteki klauzul i automatycznie uzupełniane pola. Funkcje te pomagają przyspieszyć proces sporządzania dokumentów oraz wykorzystywać istniejące dokumenty ponownie do tworzenia nowych i zmienionych wersji. Współpraca w czasie rzeczywistym i zautomatyzowane procesy zatwierdzania również wspierają szybsze przygotowywanie umów.
Szybkie sporządzenie nowej umowy korzystnie wpływa nie tylko na produktywność Twojego zespołu, lecz także na drugą stronę umowy. Im szybciej przekażesz umowę nowemu klientowi lub nowemu pracownikowi, tym szybciej będzie on mógł ją przeanalizować i podpisać albo odesłać Ci ją z poprawkami. Sprawne przygotowanie umowy pokazuje drugiej stronie, że jest ona priorytetem dla Twojego zespołu i firmy.
2. Ograniczenie pracy ręcznej
Rozwiązania do automatyzacji umów zazwyczaj oferują funkcje automatyzacji, które pomagają ograniczyć ręczne procesy wykonywane przez Twój zespół. Dzięki oprogramowaniu do zarządzania umowami członkowie zespołu mogą tworzyć zautomatyzowane przepływy pracy obejmujące kolejność podpisywania i powiadomienia o aktywności związanej z umowami. Funkcje te zapewniają płynniejszy proces cyklu życia umowy, z mniejszą liczbą wymian wiadomości i mniejszą ilością pracy administracyjnej.
Automatyzacja wprowadzania danych podczas opracowywania umów pozwala znacznie zaoszczędzić czas. Rozwiązania programowe mogą automatycznie uzupełniać w umowach informacje kontaktowe i dane firmy, daty odnowienia oraz inne kluczowe dane dzięki integracji z systemem CRM i innymi bazami danych. Może się to wydawać drobnym zadaniem, ale szybko się kumuluje: w niedawnym badaniu Zapier przeprowadzonym wśród 1000 pracowników umysłowych 76% respondentów stwierdziło, że spędza od 1 do 3 godzin dziennie wyłącznie na przenoszeniu danych z jednego miejsca do drugiego.
3. Ograniczenie ryzyka i zapewnienie zgodności
Nie zapominajmy, że umowy są dokumentami prawnymi, a tym samym podlegają wymogom zgodności z przepisami. Niezależnie od tego, czy chodzi o umowę o zachowaniu poufności (NDA), czy umowę zakupową, musisz upewnić się, że spełnia ona wymogi prawne obowiązujące w Twoim regionie. Zgodność umów z przepisami to poważna kwestia, a Twoja firma może zostać obciążona karami za brak zgodności, jeśli nie spełni niezbędnych standardów.
Upewnij się, że Twoje umowy mają moc prawną. Dowiedz się, co może unieważnić umowę.
Wiele rozwiązań oprogramowania CLM ma funkcje zarządzania zgodnością, takie jak uprawnienia dostępu, ścieżki audytu i kompleksowe szyfrowanie. Możliwości składania podpisów elektronicznych oferowane przez te narzędzia również spełniają wymogi prawne, dzięki czemu każda umowa utworzona i zarządzana za pomocą oprogramowania jest zgodna z przepisami. Pomaga to ograniczyć ogólne ryzyko dla firmy, a nawet może wyeliminować potrzebę posiadania wewnętrznego zespołu prawnego.
4. Zorganizowane przechowywanie dokumentów
Bez rozwiązania opartego na chmurze system zarządzania dokumentami może zacząć przypominać pokój z aktami spraw w serialu kryminalnym. W porządku, może nie być aż tak źle — ale szafka na dokumenty nie tylko wygląda staromodnie, lecz zwykle jest także dość niepraktyczna. Właściwe przechowywanie oszczędzi Twojemu zespołowi wielu problemów i czasu. Zgodnie z tym samym badaniem przeprowadzonym przez Zapier, 73% pracowników zadeklarowało, że spędza od 1 do 3 godzin dziennie wyłącznie na próbach znalezienia informacji lub konkretnego dokumentu.
Większość oprogramowania CLM ma przeszukiwalne repozytorium umów, które zapewnia uporządkowanie, centralizację i bezpieczeństwo dokumentów. Użytkownicy mogą wyszukiwać i filtrować umowy w centralnym repozytorium na podstawie ich treści, a nie tylko nazw plików. Niektóre narzędzia do analizy umów mają nawet wbudowane konwencje nazewnictwa i historię wersji, co ogranicza liczbę zduplikowanych plików i ułatwia znalezienie dokładnie tej umowy, której szukasz.
5. Wnioski z systemu zarządzania umowami
Oprogramowanie CLM to tylko jeden z elementów szerszego systemu zarządzania umowami w Twojej firmie. Ten większy system obejmuje procesy biznesowe i inne czynniki związane z zarządzaniem umowami, takie jak proces przeglądu umów, ścieżki zatwierdzania umów, fakturowanie oraz kluczowi interesariusze. Podobnie jak w innych obszarach działalności firmy, ważne jest monitorowanie wskaźników wydajności systemu umów.
Te rozwiązania programowe oferują pulpity nawigacyjne, raportowanie i funkcje analityczne, które pomagają śledzić efektywność procesu zawierania umów oraz dostrzegać możliwości usprawnień. Możesz uzyskać wgląd w takie czynniki jak średni czas zatwierdzania, cykle odnowienia umów i wąskie gardła w przepływie pracy. Wszystkie te dane mogą wspierać strategię dotyczącą umów, pomagać członkom zespołu i umożliwiać docenianie ich ciężkiej pracy.
More Articles
6. Bonus: większe zadowolenie pracowników i ich utrzymanie
Korzystanie z oprogramowania do zarządzania umowami przynosi wiele praktycznych korzyści, ale co z mniej namacalnymi efektami? Wdrożenie automatyzacji nie tylko zwiększa efektywność i produktywność — może również realnie wpływać na zadowolenie i zaangażowanie pracowników. Co więcej, automatyzacja może nawet przesądzić o tym, czy ludzie zdecydują się pozostać w Twojej firmie, czy poszukają lepszych możliwości.
W innym raporcie firmy Zapier 14% respondentów korzystających z automatyzacji w pracy stwierdziło, że rozważało odejście z pracy, w porównaniu z aż 42% osób, które nie korzystają z automatyzacji.
Rotacja pracowników może być niezwykle kosztowna, a po Wielkiej Rezygnacji pracodawcy muszą robić wszystko, co w ich mocy, aby utrzymać członków zespołu zaangażowanych i zmotywowanych w pracy. Codzienne zmaganie się z nieefektywnymi procesami biznesowymi może stać się niezwykle wyczerpujące. I choć oprogramowanie może wiązać się z własną krzywą uczenia się, korzyści są tego warte — zarówno dla wyników finansowych firmy, jak i dla jej pracowników.
Jak znaleźć najlepsze oprogramowanie do zarządzania umowami
Mając jasne wyobrażenie o tym, jakie korzyści oprogramowanie CLM może przynieść Twojej firmie, możesz zastanawiać się, jak wybrać najlepsze oprogramowanie do zarządzania umowami dla swojej firmy. Znaczenie będą miały takie czynniki jak cena, funkcje i integracje. Aby poznać więcej wskazówek dotyczących wyboru najlepszego narzędzia, możesz przeczytać mój artykuł o tym, na co zwrócić uwagę w oprogramowaniu do zarządzania umowami.
Jeśli chcesz być na bieżąco z treściami The CRO Club, rozważ zapisanie się na naszą listę mailingową newslettera.
