Historia przypadku użycia z Mike'em Althoffem, dyrektorem operacyjnym w Keen Decision Systems
Dla większości rozwijających się firm prowizje są ostatnim procesem, który wychodzi ze statusu arkusza kalkulacyjnego.
Dane dotyczące sprzedaży, marketingu, finansów i klientów migrują do systemów ewidencji… ale wynagrodzenia działu sprzedaży pozostają kwartalnym festiwalem kart, w którym ktoś (zwykle dyrektor operacyjny lub lider RevOps) pełni rolę „mistrza arkusza kalkulacyjnego”.
Mike Althoff, dyrektor operacyjny w Keen Decision Systems, zna obie strony tej granicy.
Keen, system operacyjny marketingu, który łączy każdy dolar wydany na marketing z wynikami dla dużych marek CPG, nalicza prowizje dla około 15 przedstawicieli podzielonych między pozyskiwanie nowych klientów a zarządzanie kontami, z trzema poziomami wypłat: dla indywidualnych współpracowników, liderów zespołów oraz skonsolidowanym poziomem wiceprezesa.
Oto jak Mike przekształcił proces wynagrodzeń w Keen z kwartalnego projektu uzgadniania danych w kompleksowy system ewidencji, opierając go na trzech filarach.
Zadanie do wykonania: przekształcenie prowizji w infrastrukturę
Zadanie, które Mike chciał zrealizować, wykraczało poza samo szybsze naliczanie prowizji.
Jego cel:
- Zaprzestać zarządzania wynagrodzeniami jako cyklicznym projektem kwartalnym należącym do kilku osób - Sprawić, aby każdy dolar prowizji był identyfikowalny, możliwy do obrony i widoczny dla przedstawiciela, menedżera, wiceprezesa i działu finansowego
- Mieć jeden system , który wytrzyma zmiany planów, zmiany ról i ewolucję z roku na rok
Słowami Mike'a: „Wszyscy mamy system ewidencji tego, co jest wypłacane”.
To jedno zdanie stanowi różnicę między wynagrodzeniami jako projektem a wynagrodzeniami jako infrastrukturą.
Wcześniej: folder, arkusz kalkulacyjny, łańcuch akceptacji e-mailowej
Przed wdrożeniem QuotaPath Keen naliczał prowizje tak, jak robi to większość firm, dopóki nie przestaje sobie z tym radzić.
- Jeden folder na kwartał
- Arkusz kalkulacyjny w każdym folderze, eksportowany z HubSpot i uzgadniany ręcznie - Wątki e-mailowe do lidera zespołu sprzedaży i lidera ds. przychodów w celu zatwierdzenia, dzięki czemu istniała jakaś forma ścieżki audytu
To działało. Jednocześnie całość procesu koncentrowała się w rękach osoby, która w danym kwartale była właścicielem arkusza kalkulacyjnego.
„Czy kiedykolwiek mógłbym wrócić do tego procesu? Absolutnie nie”, powiedział Mike.
Koszt pozostania przy tym modelu obejmował wiele godzin pracy i brak możliwości obrony wyliczeń.
Każde pytanie przedstawiciela przeradzało się w rozmowę w stylu „pozwól, że pokażę ci mój arkusz kalkulacyjny”, a każda zmiana planu groziła zerwaniem ciągłości z poprzednim kwartałem.
Want to learn more about QuotaPath?
Filar 1: wielopoziomowe konsolidacje naliczane automatycznie
Struktura wynagrodzeń w Keen ma trzy poziomy, a większość transakcji dotyczy ich wszystkich:
- Indywidualni współpracownicy zarabiają na własnych transakcjach
- Liderzy zespołów zarabiają na własnych transakcjach oraz na wynikach swoich zespołów
- Wiceprezes zarabia na wszystkim, co robi zespół
Wcześniej każda konsolidacja wymagała ręcznego wyszukiwania danych. Teraz, gdy indywidualny współpracownik finalizuje transakcję, uznania dla lidera zespołu i wiceprezesa są obliczane automatycznie i widoczne dla wszystkich, a sposób wyliczenia jest przedstawiony w przejrzysty sposób.
„Możliwość uzyskania takiej jasności co do tego, kto, ile i dlaczego otrzymuje za każdą transakcję, okazała się naprawdę nieoceniona”, powiedział Mike.
Ma to jeszcze większe znaczenie, gdy organizacje dodają kolejne poziomy. Większość narzędzi do zarządzania wynagrodzeniami dobrze radzi sobie z indywidualnymi współpracownikami. Punkt krytyczny zwykle pojawia się na poziomie menedżerów i kadry kierowniczej, gdzie uznania się mieszają, a liderzy ostatecznie kontrolują osoby kontrolujące innych.
Filar 2: HubSpot na wejściu, Rippling na wyjściu i jeden silnik pośrodku
Drugi filar obejmuje integracje i umieszczenie QuotaPath w centrum procesu. W Keen większość pracy wykonują dwie integracje.
HubSpot → QuotaPath. Jako system CRM będący źródłem ewidencji, HubSpot obsługuje każdą transakcję objętą prowizją. Integracja ma większe znaczenie, niż mogłoby się wydawać, ponieważ wynagrodzenia zależą od danych dotyczących wygranych transakcji, a system wynagrodzeń wymusza dbałość o jakość danych w CRM.
„Liczba wygranych transakcji, których dane nie są całkowicie dokładne, dopóki nie sprawdzę ich pod kątem prowizji, nie jest mała”, powiedział Mike.
Rośnie dokładność danych w CRM. Rośnie codzienne zaufanie do danych dotyczących transakcji. Interesariusze, którzy nigdy nie uważali się za osoby odpowiedzialne za jakość danych, nagle nimi zostają.
QuotaPath → Rippling. Po stronie płac integracja QuotaPath z integracją Rippling jest niewidoczna… i właśnie o to chodzi. Mike przesyła prowizje do działu płac jednym działaniem; jego menedżer ds. płac zatwierdza je w Rippling i przechodzi dalej.
"To dosłownie tak proste, że wysyłam prowizje, a ona mówi: „Świetnie, dzięki”. To znacznie prostsza ścieżka niż: „Czy poprawnie wpisałem każdą liczbę? Czy prawidłowo skonfigurowałem przesyłanie?” przy każdym cyklu płacowym” — powiedział Mike.
Filar 3: Plany, które dojrzewają, zamiast być pisane od nowa
Ostatni filar podkreśla potrzebę elastycznych planów.
Plany prowizyjne nie są statyczne, ale nie powinny też być resetowane każdego stycznia. Na 2026 rok Keen ponownie zbalansował swoje zachęty, kładąc większy nacisk na ekspansję i odnowienia. Mechanizm w QuotaPath był prosty:
- Zduplikowanie planów z 2025 roku
- Dostosowanie podziału stawek między ekspansję a odnowienia
- Zastosowanie nowej logiki do każdej transakcji zamykanej w 2026 roku
Rezultat: przedstawiciele widzą obok siebie, jak zarabiali w 2025 roku i jak zarabiają w 2026 roku. Bez wymyślania wszystkiego od nowa. Bez „zaufaj mi, teraz działa to tak”.
"To płynne dojrzewanie wraz z rozwojem naszego zespołu i ewolucją naszych strategii wynagrodzeń. Zaczynasz od systemów, które mieliśmy w zeszłym roku, i rozwijasz je w plany na ten rok” — powiedział Mike.
Ta ciągłość ma największe znaczenie dla przedstawicieli. Zmiany w wynagrodzeniu prowizyjnym, które zrywają z przeszłością, powodują tarcia; zmiany, które opierają się na przeszłości, budują spójność.
Gdzie faktycznie pojawia się zwrot z inwestycji
Zapytaj Mike’a, gdzie QuotaPath przynosi największą wartość, a odpowiedź nie brzmi: zaoszczędzony czas — choć tego jest sporo. Chodzi o:
- Przejrzystość. Każda wypłata ma swoje źródło danych, a nie prywatny arkusz kalkulacyjny.
- Możliwość obrony danych. Liczby nie kłamią. Spory rozstrzyga się w systemie, a nie w wiadomościach e-mail.
- Ciągłość. Zmiany planów wynikają z wcześniejszych planów, zamiast je zastępować.
- Widoczność przyszłych wyników. Przedstawiciele widzą, ile zarobili i ile mogą zarobić w miarę tworzenia prognoz — dzięki temu wynagrodzenie prowizyjne staje się narzędziem planowania, a nie tylko narzędziem wypłat.
Co Mike powiedziałby innemu dyrektorowi operacyjnemu
Rekomendacja Mike’a dla innych dyrektorów operacyjnych i liderów zespołów przychodowych rozważających narzędzia do zarządzania prowizjami:
Jeśli wyrastasz z arkuszy kalkulacyjnych i zależy Ci na pewności, spójności oraz lepszej kontroli operacyjnej, QuotaPath to świetne miejsce, by je znaleźć. Dzięki połączeniu z CRM-em naprawdę tworzy jeden płynny silnik od początku do końca — jasny sposób na rozwiązanie kwestii, która ma ogromne znaczenie dla motywowania zespołu, a także daje pewność, że prawidłowo wypłaciłeś prowizje przedstawicielom oraz jasno określiłeś, ile zarobili i ile mogą zarobić w miarę prognozowania wyników na resztę roku.
Dla dyrektorów operacyjnych zarządzających organizacją na wczesnym etapie wynagrodzenie prowizyjne w arkuszu kalkulacyjnym działa.
Dla dyrektorów operacyjnych zarządzających rozwijającą się organizacją pytanie nie brzmi, czy należy przejść na wyższy poziom… lecz jak późno to nastąpi, gdy w końcu się na to zdecydujesz.
