Hva er lead-ruting? En veiledning for salgsteam

Å sørge for at kundeemnene dine kommer til riktig person til riktig tid, er ikke bare en fordel; det er avgjørende for alle SaaS-selskaper i vekst. Effektiv fordeling av kundeemner sikrer at potensielle kunder med høy verdi ikke går tapt, samtidig som salgsteamet ditt forblir engasjert og klart til å avslutte avtaler.

La oss gå gjennom det grunnleggende innen fordeling av kundeemner, se på ulike metoder og vise hvordan du setter opp en prosess som øker både hastighet og nøyaktighet.

Forstå det grunnleggende innen fordeling av kundeemner

Hva er fordeling av kundeemner?

Fordeling av kundeemner er måten bedrifter automatisk fordeler nye inngående kundeemner til de riktige salgsrepresentantene på.

Tenk på det som en matchingsprosess – bortsett fra at du ikke matcher romantiske partnere, men potensielle kunder med salgsrepresentanten som er best egnet til å avslutte avtalen.

Dette kan baseres på faktorer som geografi, produktkunnskap, avtalestørrelse eller ganske enkelt hvem som er tilgjengelig på det aktuelle tidspunktet. Målet er å sørge for at kundeemnet får en rask og relevant oppfølging.

Hvorfor fordeling av kundeemner er viktig

Hvis du driver en SaaS-oppstartsbedrift, kjenner du sannsynligvis til utfordringen med å håndtere innkommende kundeemner samtidig som salgsteamet skaleres.

Uten en solid prosess for fordeling av kundeemner kan du oppleve vanlige problemer som lange svartider eller at potensielle kunder med høy verdi går tapt. Den riktige fordelingsstrategien kan løse disse problemene ved raskt å matche hvert kundeemne med riktig person, forbedre konverteringsratene og sørge for at ingen blir stående og vente.

Metoder for fordeling av kundeemner: Velg det som fungerer for deg

Nå som vi forstår litt mer om fordeling av kundeemner, kan vi se nærmere på de ulike metodene du kan bruke til å fordele kundeemner. Hver metode har sine styrker, og den beste løsningen for teamet ditt avhenger av faktorer som salgsstruktur, målmarkeder og tilgjengelige data.

Geografisk basert fordeling av kundeemner

Geografisk basert fordeling er ideelt for bedrifter som retter seg mot flere regioner. Kundeemner fra en bestemt region – for eksempel Europa eller USA – tildeles salgsrepresentanten som har ansvar for området.

Denne metoden er et opplagt valg hvis salgsrepresentantene dine har inngående kunnskap om bestemte markeder. En representant som forstår forretningskulturen i Europa, kan for eksempel være bedre rustet til å håndtere kundeemner fra denne regionen. Det handler om å tilpasse ekspertise til geografi.

Vær imidlertid oppmerksom på at én representant kan bli overbelastet hvis noen regioner genererer flere kundeemner enn andre. Vurder å legge til en rundgangsregel i hvert område for å skape bedre balanse.

Fordeling av kundeemner basert på bruksområde

Hvis du har et variert produktspekter, kan fordeling basert på bruksområde være det riktige valget. Denne tilnærmingen matcher kundeemner med representanter som spesialiserer seg på bestemte produktlinjer.

En representant som kjenner bedriftens CRM-verktøy, kan for eksempel håndtere kundeemner som er interessert i dette produktet, mens en annen kan fokusere på programvaren for kundestøtte.

Hva er risikoen? Det er lett å ende opp med en ujevn arbeidsbelastning hvis ett produkt er mer populært enn de andre. For å unngå dette bør du lære opp flere representanter i populære produkter, slik at du kan omfordele kundeemner ved behov.

Fordeling basert på avtalens verdi

Med fordeling basert på avtalens verdi prioriterer teamet ditt kundeemner basert på størrelsen på det potensielle salget. Kundeemner med høy verdi går til mer erfarne representanter som er dyktige til å håndtere komplekse avtaler. Denne metoden sikrer at de beste medarbeiderne dine fokuserer på avtaler som kan ha betydelig innvirkning på inntektene.

Det er også en god måte å balansere mulighetene mellom teammedlemmene på. Kundeemner med lavere verdi kan fordeles til nyere salgsrepresentanter, slik at de får mulighet til å utvikle ferdighetene sine uten å bli overveldet.

Fordeling basert på poengsum for kundeemner

Poengsetting av kundeemner er som den hemmelige ingrediensen som gjør fordelingsprosessen smartere. Ved å tildele hvert kundeemne en poengsum basert på faktorer som bedriftsstørrelse, engasjementsnivå eller geografisk plassering, kan du prioritere dem som har størst sannsynlighet for å konvertere. Kundeemner med høy poengsum tildeles de beste representantene dine, mens kundeemner med lavere poengsum kan gå til representanter som har mer tid.

Denne metoden er avhengig av nøyaktige data, så sørg for at systemet for poengsetting av kundeemner er godt kalibrert. Det er et kraftig verktøy, men hvis dataene er feil, blir også fordelingsbeslutningene dine det.

Tilgjengelighet og rundløypefordeling

For team som prioriterer hurtighet, er rundløypefordeling et enkelt alternativ. Den tildeler automatisk hvert nye kundeemne til den neste tilgjengelige salgsrepresentanten, slik at noen alltid er klare til å svare. Denne tilnærmingen er spesielt effektiv for mindre team der alle har lignende ferdigheter.

Author's Tip

Husk at tilgjengelighetsbasert fordeling ikke tar hensyn til avtalens kompleksitet eller salgsrepresentantens ekspertise. Den brukes best som en supplerende regel når hurtighet er din høyeste prioritet.

Hierarkisk fordeling for salg til store virksomheter

Denne metoden er perfekt for virksomheter som arbeider med store bedriftskunder. Når et nytt kundeemne kommer inn fra et selskap som er del av et større konsern du allerede samarbeider med, kan du fordele det til salgsrepresentanten som administrerer hovedkontoen.

Det er en måte å utnytte eksisterende relasjoner på og sikre kontinuitet i salgsprosessen.

Beste praksis for fordeling av kundeemner

Hold det enkelt: regler for små team

Å gjøre reglene for fordeling av kundeemner unødvendig kompliserte er en vanlig feil. For mange oppstartsbedrifter er en enkel rundløyperegel mer effektiv enn et dusin overdrevent spesifikke retningslinjer.

Author's Tip

Begynn med noen få grunnleggende kriterier, for eksempel tilgjengelighet eller geografi, og finjuster dem etter hvert som teamet vokser.

Nøyaktighet kontra hurtighet: finn riktig balanse

Selv om hurtighet er avgjørende i SaaS-salg, er det ikke alltid best å prioritere tilgjengelighet fremfor ekspertise. Et raskt svar kan sikre det første møtet, men hvis kundeemnet ender opp hos feil salgsrepresentant, kan du miste avtalen på lang sikt.

Finn balansen mellom hurtighet og nøyaktighet ved å sørge for at komplekse kundeemner går til salgsrepresentanter med riktig kunnskap.

Gjennomgå og oppdater fordelingsreglene

Salgsprosesser er ikke statiske, og det er heller ikke behovene dine for fordeling. Etter hvert som teamet vokser, eller hvis du går inn i nye markeder, bør du gjennomgå reglene på nytt. En prosess som fungerte da du hadde fem salgsrepresentanter, kan trenge en oppdatering når du har 20.

Utnytt automatiseringsverktøy

CRM-systemer som Salesforce eller HubSpot leveres med innebygde automatiseringsverktøy som forenkler fordelingen. Bruk disse til å sette opp visuelle flytskjemaer for fordelingsreglene, slik at det blir enkelt å oppdage ineffektivitet og gjøre justeringer ved behov.

Sammenligning av manuell og automatisert fordeling av kundeemner

Manuell fordeling av kundeemner kan virke attraktivt hvis du er et lite team med få kundeemner. Men etter hvert som salgsvolumet vokser, blir automatisering avgjørende. Et automatisert system reduserer menneskelige feil og sikrer at ingen kundeemner forblir uten tildeling.

I tillegg frigjør det tid for salgslederne dine, slik at de kan fokusere på veiledning og strategi, ikke regneark.

Måleparametere for å måle suksess med fordeling av kundeemner

Hvis du skal optimalisere fordelingen av leads, må du følge med på de riktige måleverdiene. Her er noen viktige:

• Gjennomsnittlig svartid: Hvor raskt følger salgsrepresentantene opp nye leads? Jo raskere, desto bedre.
• Konverteringsrater: Konverteres leads som fordeles, i større grad enn leads som håndteres manuelt? Dette kan være en god indikator på om fordelingsreglene dine fungerer.
• Balanse i leadfordelingen: Er det én salgsrepresentant som får alle leads med høy verdi? Kontroller regelmessig at fordelingen er rettferdig og i tråd med teamets mål.

Enkel formel for å beregne effekten av leadfordeling

Ny konverteringsrate (%) = Nåværende konverteringsrate (%) + (Nåværende svartid (timer) - Forbedret svartid (timer)) * 1%

• Nåværende konverteringsrate (%): Konverteringsraten din før du forbedret svartidene.
• Nåværende svartid (timer): Den gjennomsnittlige tiden det tar for teamet ditt å svare på et nytt lead.
• Forbedret svartid (timer): Målsvartiden du ønsker å oppnå.

Leadfordeling legger til rette for skalering

Å få leadfordelingen riktig kan endre alt for ethvert SaaS-selskap. Det handler om å sørge for at alle potensielle kunder får oppmerksomheten de trenger, fra riktig person og til riktig tid.

Start enkelt, bruk dataene dine, og ikke vær redd for å justere tilnærmingen etter hvert som teamet og kundebasen vokser. Innsatsen du legger i å sette opp et effektivt system for leadfordeling nå, vil gi resultater i form av høyere konverteringsrater og mer fornøyde og effektive salgsteam senere.

Ved å følge disse beste praksisene og tilpasse tilnærmingen din sørger du for at hvert lead håndteres på en måte som maksimerer salgspotensialet ditt. Lykke til med fordelingen!