5 viktige fordeler med programvare for kontraktsforvaltning

De fleste selskaper er avhengige av kontrakter, fra tjenesteavtaler med kunder til arbeidsavtaler med ansatte. Disse forretningskontraktene krever mye tid og innsats for å utarbeide, forhandle, signere og oppbevare på en sikker måte, og et programvareverktøy kan støtte teamet ditt gjennom hele kontraktens livssyklus. Når du forstår fordelene med programvare for kontraktshåndtering, blir det enklere å finne ut hvilken type verktøy du ser etter, og hvordan teamet ditt kan få mest mulig ut av det.

Enten du driver en liten nystartet bedrift eller en global virksomhet, må kontraktene dine håndteres med omhu og i samsvar med relevante lover og forskrifter. Det kan hende at du ikke har et komplett juridisk team, og da kan bruk av programvare for kontraktens livssyklus (CLM) bidra til å sikre at alle trinn i prosessen oppfyller de høyeste standardene. Selv om du har et stort team som håndterer kontraktene, kan en programvareløsning redusere det manuelle arbeidet og effektivisere konaktshåndteringen.

Les videre for en oversikt over de fem viktigste fordelene med CLM-programvare, og hvorfor hver av dem er viktig og verdifull for organisasjonen din.

5 viktige fordeler med programvare for kontraktshåndtering

Før vi går nærmere inn på fordelene, lurer du kanskje også på: hvor mye koster programvare for kontraktshåndtering? Det er viktig å forstå prisene, fordi det hjelper deg med å balansere forventningene til funksjoner mot budsjettbegrensninger.

Her er en oversikt over de viktigste fordelene programvare for kontraktshåndtering kan gi virksomheten din.

1. Raskere opprettelse av kontrakter

Mange løsninger for kontraktshåndtering har verktøy som tilpassbare kontraktsmaler, klausulbiblioteker og automatisk utfylte felt. Disse funksjonene bidrar til å fremskynde utarbeidelsen og gjenbruke eksisterende dokumenter for å opprette nye og reviderte versjoner. Samarbeid i sanntid og automatiserte godkjenningsflyter bidrar også til raskere utforming av kontrakter.

Det at en ny kontrakt blir skrevet raskt, er en fordel ikke bare for teamets produktivitet, men også for avtalemotparten. Jo raskere du sender en kontrakt til en ny kunde eller nyansatt, desto raskere kan vedkommende gå gjennom den og signere eller komme tilbake til deg med endringer. Når du utarbeider en kontrakt raskt, viser du den andre parten at de er en prioritet for teamet og selskapet ditt.

2. Mindre manuelt arbeid

Løsninger for kontraktsautomatisering tilbyr vanligvis automatiseringsfunksjoner som bidrar til å redusere teamets manuelle prosesser. Med programvare for kontraktshåndtering kan teammedlemmene bygge automatiserte arbeidsflyter som inkluderer signeringsrekkefølge og varsler om kontraktsaktivitet. Disse funksjonene gir en smidigere prosess gjennom hele kontraktens livssyklus, med færre runder frem og tilbake og mindre administrativt arbeid.

Automatisering av dataregistrering i kontraktsutviklingen sparer mye tid. Disse programvareløsningene kan automatisk fylle ut kontakt- og selskapsinformasjon, fornyelsesdatoer og andre viktige datapunkter i kontrakter gjennom integrasjoner med CRM-systemet og andre databaser. Det høres kanskje ut som en liten oppgave, men den vokser raskt i omfang: I en nylig Zapier-undersøkelse blant 1000 kunnskapsarbeidere svarte 76 % av respondentene at de bruker 1–3 timer om dagen på ganske enkelt å flytte data fra ett sted til et annet.

3. Redusert risiko og sikret overholdelse av regelverket

La oss ikke glemme at kontrakter er juridiske dokumenter og derfor underlagt krav til overholdelse av regelverket. Enten det dreier seg om en NDA eller en innkjøpskontrakt, må du sørge for at den oppfyller de juridiske kravene i regionen din. Overholdelse av kontraktskrav er ikke noe man kan ta lett på, og virksomheten din kan bli ilagt sanksjoner for manglende overholdelse hvis du ikke oppfyller de nødvendige standardene.

Sørg for at avtalene dine er juridisk bindende. Se hva som kan gjøre en kontrakt ugyldig.

Mange typer CLM-programvare har funksjoner for regelverksetterlevelse, som tilgangstillatelser, revisjonsspor og ende-til-ende-kryptering. E-signeringsfunksjonene i disse verktøyene oppfyller også juridiske standarder, slik at alle kontrakter som produseres og håndteres gjennom programvaren, er i samsvar med kravene. Dette bidrar til å redusere den samlede risikoen for virksomheten din og kan til og med eliminere behovet for et internt juridisk team.

4. Organisert dokumentlagring

Uten en skybasert løsning kan dokumenthåndteringssystemet ditt begynne å ligne på rommet med saksmapper i en kriminalserie på TV. Greit nok, det er kanskje ikke så ille — men et arkivskap er ikke bare gammeldags i utseende, det er vanligvis ganske lite funksjonelt også. Riktig lagring vil spare teamet ditt for mye frustrasjon og tid. Ifølge den samme undersøkelsen fra Zapier oppga 73 % av arbeidstakerne at de brukte 1–3 timer om dagen bare på å finne informasjon eller et bestemt dokument.

De fleste CLM-programvarer har et søkbart kontraktsarkiv som holder dokumentene organiserte, sentraliserte og sikre. Brukerne kan søke i og filtrere kontrakter i det sentrale arkivet basert på innholdet, og ikke bare filnavnene. Noen verktøy for kontraktsanalyse har til og med innebygde navnekonvensjoner og versjonshistorikk for å redusere dupliserte filer og gjøre det enklere å finne akkurat den kontrakten du leter etter.

5. Innsikt i kontraktsadministrasjonssystemet

CLM-programvaren din er bare én del av bedriftens bredere kontraktsadministrasjonssystem. Dette større systemet omfatter forretningsprosessene og andre faktorer som inngår i hvordan dere håndterer kontrakter, for eksempel kontraktsgjennomgang, godkjenningsflyter for kontrakter, fakturering og viktige interessenter. Akkurat som på andre områder i virksomheten er det viktig å følge med på resultatmålene for kontraktssystemet.

Disse programvareløsningene har funksjoner for dashbord, rapportering og analyse som hjelper deg med å følge med på effektiviteten i kontraktsprosessen og oppdage forbedringsmuligheter. Du kan få innsikt i faktorer som gjennomsnittlig godkjenningstid, kontraktsfornyelsessykluser og flaskehalser i arbeidsflyten. Alle disse dataene kan danne grunnlag for kontraktsstrategien din og hjelpe deg med å støtte teammedlemmene dine og anerkjenne det harde arbeidet deres.

6. Bonus: Bedre medarbeidertilfredshet og medarbeiderbevaring

Det finnes mange praktiske fordeler ved å bruke programvare for kontraktsadministrasjon, men hva med de mindre håndgripelige effektene? Implementering av automatisering forbedrer ikke bare effektiviteten og produktiviteten — det kan også ha en reell innvirkning på medarbeidernes trivsel og engasjement. Faktisk kan automatisering til og med være avgjørende for om folk velger å bli i bedriften eller søke seg til bedre muligheter.

I en annen rapport fra Zapier oppga 14 % av respondentene som bruker automatisering på jobben, at de hadde vurdert å slutte, sammenlignet med hele 42 % av dem som ikke bruker automatisering.

Medarbeiderutskifting kan være utrolig kostbart, og i kjølvannet av den store oppsigelsesbølgen må arbeidsgivere gjøre alt de kan for å holde teammedlemmene engasjerte og motiverte på jobb. Det kan bli utrolig belastende å kjempe mot dysfunksjonelle forretningsprosesser dag ut og dag inn. Og selv om programvare kan ha sin egen læringskurve, er gevinsten verdt det — både for virksomhetens resultat og for medarbeiderne.

Slik finner du den beste programvaren for kontraktsadministrasjon

Når du har en klar forståelse av hvordan CLM-programvare kan være til nytte for virksomheten din, lurer du kanskje på hvordan du skal velge den beste programvaren for kontraktsadministrasjon for bedriften din. Faktorer som pris, funksjoner og integrasjoner vil alle spille en rolle. Hvis du vil ha flere tips om hvordan du velger det beste verktøyet, kan du lese artikkelen min om hva du bør se etter i programvare for kontraktsadministrasjon.

Hvis du vil holde deg oppdatert på innhold fra The CRO Club, kan du vurdere å abonnere på e-postlisten vår for nyhetsbrevet.