Endring er en uunngåelig del av livet, og ingen steder er dette mer sant enn i den dynamiske forretningsverdenen. Går vi enda et nivå dypere inn i nisjen teknologi og RevOps, er en slik turbulent endring ikke for de med svake nerver.
For å kunne navigere effektivt i dette urolige farvannet må organisasjoner omfavne struktur og grundighet når det gjelder planlegging og gjennomføring. For selskaper som starter med initiativer innen digital transformasjon, som implementeringer av programvare som en tjeneste (SaaS), er det avgjørende at disse organisasjonene har menneskene sine i tankene.
I denne artikkelen vil jeg gå i dybden på organisatorisk endringsledelse og dele fem viktige prinsipper som fagpersoner innen inntektsoperasjoner bør huske på ved sin neste SaaS-implementering.
Hva er endringsledelse?
Som fagområde har endringsledelse utviklet og modnet seg betydelig de siste tiårene. Forskning på ulike endringsledelsesinitiativer antyder at ansatte må forberedes på og støttes helhetlig gjennom hele prosessen for at endring skal lykkes.
«70 % av endringsinitiativer mislykkes. Selskaper som har vanskeligheter med å lede gjennom organisatoriske endringer, ser de negative konsekvensene på den samlede virksomhetens resultater. De ser også nedgang i medarbeiderengasjement, trivsel og produktivitet». [WTW-studie]
Mens andre fagområder, som prosjektledelse, fokuserer på verktøyene og systemene som skal levere et resultat, er endringsledelse et muliggjørende rammeverk for å håndtere menneskesiden av endring.
Det er ikke nok å holde seg innenfor budsjettet eller tidsplanen for programvareimplementeringen din. Hvis menneskene dine ikke er klare og villige til å ta i bruk de nye systemene, kan du oppleve skade i stedet for de positive resultatene du opprinnelig satte deg som mål.
Disse fem grunnleggende prinsippene for endringsledelse utgjør et veiledende rammeverk som fagpersoner innen inntektsoperasjoner kan benytte for å oppnå de ønskede resultatene våre. Selv om det finnes ulike modeller for endringsledelse du kan følge, opplever jeg at disse fem trinnene alltid fungerer for meg.
Prosessen for endringsledelse
Have an account? Log In
1. Forstå endringen
Reisen mot store programvareimplementeringer bør alltid begynne med en tydelig forståelse av hvilken endring som vil finne sted. De fleste organisasjoner gjør dette feil ved å fokusere på hva implementeringen betyr på organisasjonsnivå, uten å forstå hva den betyr for de ansatte som blir mest berørt.
Denne forståelsen av endringen innebærer å erkjenne og forstå grundig områder med friksjon og motstand som du kan møte ved innføring og bruk.
En del av dette første prinsippet, å forstå endringen, er å få en proaktiv forståelse av hvilke risikoer som finnes. Disse risikoene er faktorer som kan påvirke oppnåelsen av de ønskede resultatene dine negativt.
Organisasjoner som Prosci har utviklet gode vurderingsmaler som kan brukes når du skal vurdere potensielle risikoer for din neste implementering.
Som en del av arbeidet med å forstå risikoene ved implementeringen kan det også være lurt å gjennomføre vurderinger av endringsberedskap for å finne ut hvor klare alle grupper og enkeltpersoner er for endringen du forbereder.
Det er avgjørende å vurdere den nåværende situasjonen i organisasjonen og blant medarbeiderne som en del av ethvert programvareimplementeringsinitiativ. Ting du bør ta hensyn til i denne beredskapssjekken, kan blant annet være:
- Bedriftskulturens vilje til endring
- Nåværende kapasitet for endring
- Ettervirkninger av tidligere endringer
- Mellomledernes nåværende holdning til denne typen endring
Det er et avgjørende første trinn å forstå hvor menneskene i organisasjonen befinner seg i dag når det gjelder risiko og beredskap. Dataene du samler inn ved å gjennomføre disse vurderingene, vil bli brukt til å utarbeide en effektiv plan for endringen.
2. Planlegg endringen
Når du har en tydelig forståelse av den nåværende dynamikken i organisasjonen, er det på tide å utarbeide en helhetlig plan. Fagpersoner som lykkes med endringsledelse, støtter seg i stor grad på utprøvde og velprøvde rammeverk som kan fungere som en ledestjerne når ting blir kompliserte eller komplekse.
Ta for eksempel ADKAR-metodikken for endring, som er et mye brukt rammeverk som støtter planlegging av endringsledelse. I likhet med andre strategier for endringsledelse innebærer ADKAR å utvikle et veikart over hendelser som fokuserer på aktiviteter, kommunikasjon og ressurser som er nødvendige for en vellykket endring.
Som en del av planleggingen må du definere en tydelig visjon for den ønskede fremtidige situasjonen, med konkrete mål. Denne visjonen vil veilede organisasjonen gjennom endringsprosessen fra start til slutt.
I tillegg til å ha en tydelig visjon og målbare mål vil organisasjonen også ønske å fokusere på følgende komponenter innenfor planleggingsprinsippet:
Omfang og tidslinje – Definer tydelig omfanget av endringen og etabler en realistisk tidslinje for implementeringen. Dette vil helt sikkert bidra til å sette realistiske forventninger og håndtere interessentgrupper gjennom endringsprosessen.
Ressursfordeling – Sørg for at du identifiserer ressursene som kreves for at endringsplanen skal være effektiv. Du bør gjennomgå tilgjengelig budsjett, menneskelige ressurser og teknologi.
Roller og ansvarsområder – En del av enhver effektiv endringsledelsesplan er å definere rollene og ansvarsområdene til hver gruppe. Noen av rollene du bør vurdere å definere, er ledelsesforankring, endringsledere, endringsagenter, prosjektledere og førstelinjemedarbeidere.
En velstrukturert endringsplan vil fungere som et veikart for den neste programvareimplementeringen. Denne planen vil gi en følelse av retning og bidra til å opprettholde fokus og samsvar rundt å skape en effektiv endring. Dessuten vil den sikre at alle er samkjørte, noe som reduserer friksjon og øker oppslutningen.
3. Kommuniser endringen
Effektiv kommunikasjon er livsnerven i vellykkede programvareimplementeringer. Kommunikasjonen må være bevisst, tydelig og konsekvent på alle nivåer i organisasjonen.
En effektiv kommunikasjonsstrategi vil bidra til å redusere angst og usikkerhet blant de ansatte, samtidig som den fremmer en følelse av involvering og eierskap, særlig blant viktige interessenter.
Gjennom min erfaring med programvareimplementeringer har jeg fulgt denne strukturerte tilnærmingen i fire trinn for å utarbeide en kommunikasjonsstrategi.
Trinn 1 – Opprett en tidslinje for hendelser
Når du oppretter en tidslinje for hendelser, er du i praksis bevisst og proaktiv med hensyn til budskapet du ønsker å formidle, og tidspunktet du vil formidle det på. Det finnes bestemte tidspunkter i løpet av måneden, uken og dagen da budskap kan bli bedre mottatt. Fokuser på å bygge en sekvens av kommunikasjonshendelser som vil bidra til å drive endringsarbeidet fremover.
Trinn 2 – Del inn målgruppen – tilpass budskapet
Når du kommuniserer med målgruppen, må du sørge for å tilpasse budskapet til mottakeren. Når du gjør dette, kan du ha svært forskjellige budskap som du deler på alle nivåer i organisasjonen.
Trinn 3 – Få avsendere med på laget
Som vi har hørt før, kan mediet noen ganger være budskapet. Derfor er det utrolig viktig å få støtte fra endringsledelsesteamet ditt til å kommunisere med teammedlemmene dine. Utform budskap som forretningslederne dine kan sende, eller utarbeid en kort orientering som den øverste ledelsen kan presentere for sine direkte medarbeidere om viktige endringer.
Å få støtte fra andre som har troverdighet i øynene til den tiltenkte målgruppen, kan virkelig påvirke hvordan budskapet blir mottatt og redusere motstanden mot endring.
Trinn 4 – Kommuniser gjennom ulike kanaler og medier
Når du setter opp kommunikasjonsplanen, må du sørge for at du bruker ulike kanaler og medier. Altfor ofte ser jeg kolleger stole altfor mye på e-post for det meste av kommunikasjonen.
Tenk på budskapet du formidler, og vurder å bruke medier som nyhetsbrev, plakater, sosiale arrangementer eller fysiske dokumenter.
4. Implementer endringen
Med en tydelig forståelse av endringen, en velstrukturert plan og en effektiv kommunikasjonsplan på plass er det på tide å implementere endringen. Det er her teori møter praksis.
En sentral del av implementeringen av endringen er utrullingen av opplæringsplanen. Ved å tilby nødvendig opplæring og ressurser utstyres de ansatte med ferdighetene og kunnskapen som kreves for å bruke løsningen. Gjennom hele opplæringsprosessen bør kontinuerlig læring vektlegges.
Som en del av planleggingen har du også definert milepælene og måleverdiene du skal følge opp. Å ha et tydelig mål på viktige resultatindikatorer (KPIs) er avgjørende for å følge både kortsiktig og langsiktig fremgang. Sørg for å jevnlig vurdere og kommunisere fremdriften i den transformative endringen.
5. Forsterk endringen
Som et veiledende prinsipp slutter ikke endringen med implementeringen, men er snarere en pågående prosess som må vedlikeholdes. For å sikre at endringen blir en permanent del av hele organisasjonens prosesser og kultur, er det avgjørende å opprettholde forsterkningsprogrammer.
Når du gjennomfører effektiv forsterkning, er det viktig å se lenger enn den løpende opplæringen og fokusere på tilbakemeldinger og evaluering.
Fortsett å innhente tilbakemeldinger fra både sluttbrukere og endringsteamet ditt for å vurdere hvor effektiv endringen er. Opprett insentiver for denne deltakelsen for å få tilbakemeldingene i gang. Du vil snart avdekke områder med potensial som du kan fokusere på og undersøke nærmere.
I tillegg til å samle inn tilbakemeldinger må du sørge for å anerkjenne og verdsette personer som omfavner endringen og viser den ønskede atferden. Å feire små seire er et godt skritt på veien mot å skape den riktige organisasjonskulturen.
Til slutt bør du støtte deg på endringsledelsesteamet ditt for å fortsette å vise støtte til og engasjement for endringen. Handlingene deres vil fungere som en modell for de ansatte lenge etter at løsningen er implementert.
Konklusjon
Kort sagt, enten du implementerer en SaaS-programvareapplikasjon eller gjør endringer i en eksisterende prosess, er disse prinsippene for endringsledelse avgjørende for at organisasjoner skal forstå dagens raskt utviklende verden inngående.
For å navigere vellykket gjennom endringer må organisasjoner ta i bruk en bevisst struktur og grundighet for å maksimere investeringen i endringsinitiativer.
Hvis du likte denne artikkelen, kan du legge igjen en kommentar nedenfor eller melde deg på CRO Clubs nyhetsbrev for å få mer om alt innen markedsføring, salg, kundesuksess og mer rett i innboksen din.