Pour les entreprises qui vivent et meurent au rythme de leurs contrats, il est important de les rédiger correctement. La gestion des contrats est un aspect souvent négligé d'une bonne gestion d'entreprise, bien qu'elle soit sans doute l'une des choses les plus importantes que votre entreprise doit savoir faire. Ce n'est pas sans raison que de nombreuses grandes entreprises engagent certains des avocats les mieux payés d'Amérique pour superviser leurs contrats. C'est une affaire très importante.
Alors, qu'est-ce que la gestion des contrats ? Il s'agit d'un ensemble de pratiques que vous mettez en œuvre pour vous assurer que tous vos contrats sont clairs, précis, exécutoires et susceptibles d'être confirmés par un tribunal en cas de litige. Un système de gestion du cycle de vie des contrats peut garantir ce fonctionnement, avec toutes sortes de détails que vous devez maîtriser et de nombreux outils pour vous aider à procéder correctement.
Qu'est-ce que la gestion des contrats ?
La gestion des contrats, parfois appelée administration des contrats, consiste pour votre équipe de direction à rédiger des contrats solides, à les élaborer pendant la phase précédant la signature afin de les mettre en bonne forme, puis à surveiller leur conformité après leur signature. Il ne faut pas la confondre avec la négociation des contrats, au cours de laquelle vous et l'autre partie négociez les conditions et les livrables, ni avec la gestion de la conformité, où votre personnel veille à ce que votre entreprise respecte un contrat ou une exigence légale.
Pour mieux comprendre, imaginez que vous êtes une entreprise de plomberie qui vient d'obtenir un chantier auprès d'un entrepreneur général pour construire plusieurs maisons. L'entrepreneur général veut uniquement que vous utilisiez des tuyaux en PEX plutôt qu'en PVC ou en cuivre. La question de savoir si cela est acceptable ou non relève du négociateur et des équipes chargées des achats, et non du gestionnaire des contrats.
Le rôle du gestionnaire est d'intervenir une fois l'accord sur les tuyaux conclu, afin de s'assurer que cette partie de l'accord est clairement formulée et exécutoire. Ensuite, un bon professionnel de la gestion des contrats confie le suivi de la conformité du contrat à quelqu'un d'autre, souvent au responsable de la conformité, à l'agent chargé de faire respecter les normes ou à la personne qui occupe une fonction équivalente dans votre entreprise, afin de s'assurer que les conditions sont respectées.
Le gestionnaire des contrats n'est pas un simple correcteur. Cette personne est généralement responsable de la gestion du cycle de vie des contrats, de leur création à leur clôture. Elle peut, par exemple, être celle qui a initialement proposé l'accord avec l'entrepreneur général et être chargée de le renouveler à son expiration. Il est même possible, notamment dans les petites entreprises, que votre gestionnaire des contrats soit également votre négociateur et votre responsable de la conformité, même si, à proprement parler, il s'agit de fonctions différentes.
Pourquoi la gestion des contrats est-elle importante ?
Pourquoi faut-il déployer autant d'efforts pour créer, signer et faire respecter un contrat ? Vous connaissez l'expression : « Le diable se cache dans les détails » ? Elle n'est jamais aussi vraie que dans les contrats commerciaux, en particulier lorsqu'une équipe juridique habile peut faire économiser ou récupérer des millions de dollars grâce à un vice technique dans un paragraphe d'un contrat juridique de 14 pages.
Des entreprises entières dépendent d'une gestion efficace des contrats pour assurer leur pérennité, et il vaut la peine de rémunérer quelqu'un de compétent pour s'assurer que vos contrats ne se retournent pas soudainement contre vous et ne vous prennent pas au dépourvu.
Supposons que cet entrepreneur général vous engage pour réaliser les installations de plomberie pour son compte. Tout se passe bien au début, mais après environ trois mois, un problème survient dans la chaîne d'approvisionnement et votre PEX n'est pas livré. Vous devez alors faire un choix difficile.
Vous pouvez prendre du retard, ce qui pourrait entraîner une pénalité financière au titre des conditions du contrat, ou remplacer les tuyaux en PEX par les tuyaux en PVC ou en cuivre que vous avez en stock afin de respecter le calendrier, ce qui constituerait également une violation du contrat. Dans les deux cas, vous êtes en difficulté parce qu'un camion n'est pas arrivé à temps dans votre entrepôt. Que devez-vous faire ?
C'est là qu'une gestion efficace des contrats vous tire d'affaire. Pendant la phase de négociation, votre gestionnaire des contrats aurait dû demander ce qui se passerait si ce problème précis survenait. Idéalement, il devrait exister une solution de repli en cas de violation incontrôlable de l'accord, ou au moins une option de résolution des conflits. Il incombe à votre gestionnaire des contrats d'inclure une disposition de ce type lors de la création du contrat, afin de s'assurer que chacun connaît clairement les attentes à l'avance.
En résumé : protégez votre entreprise ! Comprenez les facteurs susceptibles d'annuler un contrat.
Qui est responsable de la gestion des contrats ?
L'ensemble du processus de gestion des contrats est complexe, et vous avez réellement besoin d'un spécialiste qui s'en occupe presque exclusivement. Votre gestionnaire des contrats peut être avocat, mais ce n'est pas obligatoire. Vous pouvez simplement vous appuyer sur le gestionnaire le plus expérimenté de l'entreprise pour s'en charger, à condition que cette personne ait déjà travaillé avec des contrats juridiquement exécutoires. Dans un sens plus large, toutefois, on peut dire que tout le monde fait partie de l'équipe chargée de la gestion des contrats.
Les détails du processus de gestion des contrats varient d'une entreprise à l'autre et même d'un accord à l'autre, mais ne vous attardez pas aux formalités. Toute personne capable d'apporter une contribution utile doit être la bienvenue pour participer et vous aider à vous assurer que vos contrats sont solides.
Revenons à cette entreprise de plomberie. Dans le cas le plus complexe, vous pouvez avoir différents employés qui recherchent l'opportunité et initient les relations commerciales (ventes), discutent des conditions de l'accord (négociateur de contrats), examinent les documents avant la signature (administration des contrats) et font respecter ses dispositions en interne (conformité) comme en externe (service juridique).
Bien sûr, tout cela pourrait être assumé par une seule personne. Vous êtes peut-être une entreprise de plomberie composée d'une seule personne, auquel cas tout repose sur vous. Votre entreprise compte peut-être une demi-douzaine de plombiers agréés, leurs assistants et une seule réceptionniste, ce qui signifie que vous devez soit vous partager le processus de gestion des contrats, soit l'externaliser auprès d'une entreprise spécialisée. Lorsque vous commencez à travailler avec des contrats très complexes, il peut toutefois être intéressant d'avoir une équipe complète de gestion du cycle de vie des contrats en interne.
Have an account? Log In
Comprendre le processus de gestion des contrats
Quelle que soit la manière dont vous gérez l'approbation des contrats, vous devez vous assurer que certains flux de travail font partie du processus. Le processus de gestion du cycle de vie des contrats de base se déroule en six étapes, commodément réparties entre trois étapes précédant la signature et trois étapes suivant la signature. À chaque étape, vous devez essayer d'impliquer toutes les parties prenantes concernées, ne serait-ce que pour qu'elles puissent écouter et rester informées, afin que leur propre travail soit mieux éclairé à une étape ultérieure.
Étapes précédant la signature
Création du contrat
La rédaction du contrat est le point de départ. Il peut s'agir d'un processus formel, par exemple lorsque vous répondez à un appel d'offres pour un contrat public ou que vous proposez vos services comme fournisseur à une grande entreprise. Il peut aussi être très informel, comme lorsque votre ami a besoin de travaux de développement sur son site web. Pour la plupart des entreprises, la rédaction du contrat se situe quelque part entre les deux : une équipe commerciale développe des prospects et obtient un accord préliminaire sur les contrats, puis transmet le dossier au système de gestion des contrats pour les étapes suivantes.
Dans l'exemple de contrat que nous avons utilisé, vous rencontreriez probablement l'entrepreneur général lors d'une convention ou d'un autre événement de réseautage et entameriez une conversation (informelle). Vous pourriez l'appeler à froid et lui demander s'il a des travaux que vous pourriez réaliser (semi-formel). Vous pourriez également postuler pour des travaux d'installation de canalisations dans des écoles publiques, auquel cas vous devriez probablement participer à un processus d'appel d'offres avant de pouvoir passer à l'étape du contrat (formel).
Négociation du contrat
Quelle que soit la manière dont le prospect a été généré, vous finirez par entamer des négociations. Là encore, les possibilités sont très variées. Techniquement, vous exécutez un contrat lorsque vous achetez du pain à l'épicerie, car vous, le client, faites une offre d'achat du pain au prix indiqué, suivie de l'acceptation de ladite offre par le magasin et de votre paiement. Les contrats commerciaux ont tendance à être plus formels que cela et, pour tout ce qui dure plus d'un an ou coûte plus de 1 000 $, vous voulez absolument un document écrit comportant les exigences essentielles d'un contrat.
Certains contrats sont assortis de modèles standard. Si vous conduisez une ambulance, Medicaid paie ce qu'il paie par kilomètre, et cela ne se négocie pas. D'autres contrats laissent une certaine marge de manœuvre, mais pas beaucoup. Fournir des produits en silicium à Intel pour ses micropuces n'est pas ce que l'on pourrait appeler un travail flexible ; les seules négociations portent donc probablement sur le volume, les prix et les conditions d'exécution.
Les petites entreprises peuvent se permettre des contrats beaucoup plus ouverts. Vous pourriez signer un accord de fourniture de services de plomberie avec l'entrepreneur général, mais vous ou lui pourriez être responsable de l'achat des fournitures, du paiement de l'assurance, des échanges avec les clients, et ainsi de suite. Vous êtes généralement libre de négocier tout ce que vous pouvez concernant les prix, les modalités de paiement, l'arbitrage par opposition à la médiation, etc. C'est ici que votre équipe de négociation des contrats peut réellement faire la différence.
Il faut également mentionner ici une sorte de demi-étape du cycle de vie de la gestion des contrats : la révision. Aucun document n'est parfait dès la première version, et un formulaire juridiquement contraignant qui peut coûter une fortune à quelqu'un doit vraiment être parfait avant d'être signé. Un bon logiciel de gestion des contrats peut être très utile, grâce à des modèles standard qui ne nécessitent pas beaucoup de révisions pour être finalisés, mais assurez-vous que quelqu'un modifie les paragraphes et relise l'intégralité du contrat. Cela pourrait s'avérer très important un jour.
Approbation du contrat
Une fois le contrat initié, négocié et révisé, il est temps de l'approuver. Votre responsable des contrats et les autres parties prenantes doivent disposer de suffisamment de temps pour examiner l'intégralité du contrat avant qu'un nouveau contrat puisse être signé. L'approbation peut provenir d'un service central, tel que le service juridique, ou être largement répartie entre les différentes parties prenantes. S'il n'y a qu'un seul responsable, assurez-vous qu'il prenne le temps nécessaire et échange avec les personnes concernées de votre entreprise avant d'autoriser la signature.
Dans l'entreprise de plomberie, le négociateur pourrait transmettre le contrat de services à la direction pour obtenir son accord final, suivi d'une période d'examen d'une semaine. C'est le bon moment pour discuter avec le responsable des achats et déterminer si les tuyaux en PEX souhaités par l'entrepreneur sont abordables aux prix proposés, ou pour régler les détails concernant les retards et les problèmes liés à la chaîne d'approvisionnement. Obtenez les réponses avant l'approbation, car après, il est généralement considéré qu'il est trop tard.
Étapes suivant la signature
Suivi
Votre travail de CLM se poursuit même après la signature des contrats, que celle-ci ait lieu en personne ou par signature électronique. Chaque contrat comporte des conditions, certaines simples et d'autres beaucoup moins, et quelqu'un doit être chargé de veiller à ce que tout soit respecté. Là encore, il peut s'agir de votre gestionnaire de contrats ou, si vous êtes un employeur de plus grande taille, vous pouvez demander à vos équipes juridiques et de conformité de s'en charger pour vous.
Disons que votre ami entrepreneur général a accepté de verser un certain montant par maison, une fois par mois et à l'avance des travaux. Si le mois d'août arrive sans paiement, votre équipe de suivi doit réagir rapidement. Un appel au bureau de l'entrepreneur général révèle qu'il rencontre un problème bancaire et que le paiement n'a pas été effectué comme prévu.
Votre contrat peut comporter une clause qui inflige une amende à l'entrepreneur ou vous permet de payer vos employés sur le crédit de l'entrepreneur jusqu'à ce que le problème soit résolu. Une telle violation pourrait même vous permettre de résilier le contrat sans pénalités pour vous.
Renouvellement du contrat
La plupart des contrats prennent finalement fin. Cela peut vous convenir, ou vous pouvez vouloir poursuivre une relation fructueuse. À certains égards, le renouvellement est plus simple que la création initiale du contrat, car vous travaillez déjà ensemble et savez à quoi vous attendre. À d'autres égards, il peut être encore plus complexe, notamment lorsque vous souhaitez négocier un prix différent ou insérer une clause qui ne figurait pas dans le contrat initial.
Clôture
L'objectif de l'ensemble du processus de CLM est de parvenir à la clôture. Idéalement, celle-ci ne devrait pas constituer la fin du processus, mais simplement une étape du cycle complet comprenant l'initiation, la négociation, la mise en œuvre, le suivi et le renouvellement. C'est à vous de décider comment conclure l'accord, notamment qui peut engager votre entreprise dans des obligations contractuelles, mais il est judicieux de faire valider l'accord par la personne qui a géré le processus. Si vous utilisez des modèles en ligne, ils peuvent généralement permettre d'apposer une signature électronique à distance, notamment si vous faites appel à un prestataire de CLM qui ne travaille pas dans vos bureaux.
Les solutions de gestion des contrats peuvent vous aider
Quelle que soit la taille de vos contrats ou le type de contrat que vous gérez, vous pouvez rationaliser ce processus chronophage grâce à l'automatisation offerte par un logiciel avancé de gestion des contrats. En fait, les avantages des logiciels de gestion des contrats sont nombreux. Imaginez des modèles en ligne intelligents qui peuvent vous aider à optimiser les conditions que vous recherchez, à modifier les révisions en quelques minutes plutôt qu'en quelques jours, à ajouter des avenants personnalisés et à éliminer les goulots d'étranglement qui menacent de faire dérailler l'ensemble du cycle contractuel. Ces modèles présentent les éléments standard d'un contrat dans un format facile à lire et compréhensible d'un seul coup d'œil, et facilitent le suivi quotidien de l'exécution du contrat grâce à des rapports simples et intelligibles.
Tout bon contrat comporte un élément d'offre et un élément d'acceptation. Ce paragraphe, par exemple, vous offre des informations privilégiées et des perspectives avancées sur l'univers des formulaires professionnels en ligne intelligents. Tout ce que vous avez à faire pour l'accepter, c'est de vous abonner à notre newsletter. C'est amusant, instructif et gratuit !