Kuinka valita sopimusnhallintaohjelmisto

Sopimustenhallintaohjelmisto on työkalu, jonka avulla organisaatiot voivat luoda, tallentaa, seurata ja hallinnoida sopimuksia niiden koko elinkaaren ajan – hyväksyntöjen hallinnasta uusimisiin.

CRO-johtajille se on ratkaisevan tärkeä, koska se vähentää myyntiprosessin pullonkauloja, varmistaa vaatimustenmukaisuuden ja tarjoaa reaaliaikaisen näkyvyyden kauppojen ehtoihin ja velvoitteisiin.

Oikean ratkaisun valinnassa kannattaa priorisoida automaatio, integraatiot CRM- ja CPQ-työkaluihin sekä skaalautuvuus, jotta tiimisi voi solmia kauppoja nopeammin, vähentää riskejä ja parantaa kannattavuutta.

Tämä opas on tarkoitettu tiimeille, jotka haluavat yksinkertaistaa sopimusprosessejaan. Olitpa vasta aloittamassa tai päivittämässä nykyistä ratkaisua, tämä opas auttaa sinua tekemään tietoon perustuvan valinnan.

9 asiaa, joita kannattaa etsiä sopimustenhallintaohjelmistosta

Sopimustenhallintaohjelmistoja arvioitaessa on tarkasteltava keskeisiä tekijöitä, jotka vastaavat tiimisi tarpeita ja tavoitteita.

Huomioi seuraavat asiat:

1. Pakettien joustavuus

Pakettien joustavuuden ansiosta voit päivittää tai supistaa palvelua tarpeidesi muuttuessa. Etsi sopimustenhallintaratkaisua, joka tarjoaa joustavia hinnoittelupaketteja. Kysy toimittajilta heidän hinnoittelumalleistaan ja siitä, miten ne mukautuvat kasvavien tiimien tarpeisiin.

2. Tietojen käyttö ja raportointi

Tarvitset koontinäyttöjä, mukautettua raportointia ja reaaliaikaista analytiikkaa sopimustietojen seuraamiseen. Varmista, että ratkaisu tarjoaa auditointilokit ja viennit Google Driveen, Microsoft Exceliin tai CRM-järjestelmääsi.

3. Integraatiot teknologiapinoosi

Tehokkaat integraatiot ovat ratkaisevan tärkeitä: Salesforce, ERP, DocuSign, Adobe Sign ja monet muut. Hyvä sopimustenhallintajärjestelmä poistaa siilot ja tukee automatisoituja työnkulkuja.

4. Käyttöönotto ja tuki

Etsi nopeasti reagoivaa asiakastukea, koulutusta ja selkeitä ilmoituksia käyttöönottoprosessin aikana. Testaa tukikanavat ja -resurssit.

5. Roolipohjaiset käyttöoikeudet

Yksityiskohtaiset käyttöoikeudet ja käyttäjäroolit auttavat suojaamaan arkaluonteisia tietoja ja varmistamaan GDPR:n noudattamisen. Tämä on erityisen tärkeää lakitiimeille.

6. Toimialakohtainen vaatimustenmukaisuus

Jos toimit terveydenhuollon, rahoituspalveluiden tai toimitusketjun hallinnan alalla, varmista sertifioinnit ja sääntelypäivitykset sekä vaatimustenmukaisuuden edellyttämät tarkastuspolut. Monet työkalut voivat hoitaa tämän automaattisesti (tämä on myös keskeinen terveydenhuollon CRM-ohjelmiston etu sekä muiden toimialakohtaisten CRM-työkalujen etu).

7. Mukautusvaihtoehdot

Mukauta alustaa mallipohjilla, mukautetuilla kentillä ja helppokäyttöisillä asetuksilla. Keskity käyttökokemuksen ja joustavuuden parantamiseen.

8. Automaatio-ominaisuudet

Etsi tekoälypohjaisia sopimustenhallintaratkaisuja, jotka sisältävät OCR:n, sopimusälykkyyden ja automaattiset sopimustarkastusominaisuudet. Varmista sähköisten allekirjoitusten integraatiot.

9. Mobiili- tai monipaikkatuki

Varmista suojattu pääsy digitaalisiin sopimustietoihin, ilmoituksiin ja mobiililaitteiden tarkastuspolkuihin – testaa käyttöliittymän sujuvuus.

Sopimustenhallintaohjelmiston valinta: 5-vaiheinen viitekehys

Löytääksesi oikean ohjelmiston ja hyödyntääksesi sopimustenhallintaohjelmiston etuja mahdollisimman tehokkaasti, sovita työkalu tiimisi työnkulkuihin ja prosesseihin. Tässä vaiheittainen opas:

Vaihe 1: Tunnista tarpeesi

• Kerää sidosryhmien näkemykset: Ota mukaan IT, taloushallinto, myynti ja lakiasiainjohtaja sopimusten luomista ja laatimista koskevien tarpeiden arviointiin.
• Luettele ongelmakohdat ja aseta ne tärkeysjärjestykseen: Tunnista pullonkaulat, puuttuvat ilmoitukset ja eriytetty pääsy sopimusvarastoihin.
• Sovita ratkaisu sisäisiin käytäntöihin: Vahvista käyttöoikeudet ja tietoturvastandardit.
• Erota välttämättömät ominaisuudet: Esimerkkejä ovat hallintapaneelit, sähköiset allekirjoitukset ja integraatiot CRM-/ERP-järjestelmiin.

Vaihe 2: Tutki sopimustenhallintaohjelmistojen toimittajia

• Hyödynnä arviointisivustoja ja Gartnerin raportteja rajataksesi vaihtoehtoja esimerkiksi Ironcladiin, Congaan ja DocuSign CLM:ään.
• Vertaa SaaS- ja paikallisesti asennettavia ratkaisuja, integroituja ohjelmistopaketteja ja päästä päähän ulottuvia työnkulkuja.
• Dokumentoi havainnot: hinnoittelu, ominaisuudet, sopimusvarasto ja tarkastuspolut.
• Katso alla oleva luettelo parhaista sopimustenhallintaohjelmistoista.

Vaihe 3: Laadi sopimustenhallintaohjelmistojen esivalinta ja ota yhteyttä

• Lähetä tarjouspyynnöt keskittyen sopimuksen elinkaaren hallinnan ominaisuuksiin.
• Testaa päästä päähän ulottuvat työnkulut, muutosmerkinnät, sähköiset allekirjoitukset ja uusien sopimusten luominen Salesforcesta.
• Arvioi helppokäyttöinen suunnittelu ja asiakastuen laatu.

Vaihe 4: Perustele liiketoimintatarve

• Yhdistä läpimenoajan pullonkaulat ja tuloriski sopimusten myöhästyneeseen toimeenpanoon.
• Esittele hinnoittelusuunnitelmat ja ROI-ennusteet.
• Korosta sopimusälyn ja automaation hyötyjä.

Vaihe 5: Ota sopimushallintaohjelmistosi käyttöön ja perehdytä käyttäjäsi

• Viesti käyttöönoton aikatauluista myyntitiimeille, hankinnalle ja lakitiimeille.
• Nimeä vastuuhenkilöt malleille, käyttöoikeuksille ja työtilan määrityksille.
• Seuraa käyttöönottoa koontinäyttöjen reaaliaikaisten mittareiden avulla.

Mitä seuraavaksi

Jos parhaillasi tutkit sopimushallintaohjelmistoja, ota yhteyttä SoftwareSelect-neuvonantajaan saadaksesi maksuttomia suosituksia. Saat:

• Kuratoidun CLM-ohjelmistojen suosituslistan.
• Tukea ostoprosessin ajan, mukaan lukien hintaneuvottelut.
• Ohjausta integraatioiden kartoittamiseen CRM-, ERP- ja sähköisen allekirjoituksen alustojen kanssa.