Useimmat yritykset luottavat sopimuksiin aina asiakaspalvelusopimuksista työntekijöiden työsopimuksiin. Näiden liiketoimintasopimusten laatiminen, neuvotteleminen, allekirjoittaminen ja turvallinen säilyttäminen vaativat paljon aikaa ja vaivaa, ja ohjelmistotyökalu voi tukea tiimiäsi sopimuksen koko elinkaaren ajan. Sopimustenhallintaohjelmiston hyötyjen ymmärtäminen auttaa sinua määrittämään, millaista työkalua etsit ja miten tiimisi voi hyödyntää sitä mahdollisimman tehokkaasti.
Olipa kyseessä pieni startup-yritys tai maailmanlaajuinen konserni, sopimuksiasi on käsiteltävä huolellisesti asiaankuuluvien lakien ja määräysten mukaisesti. Sinulla ei välttämättä ole käytettävissäsi täyttä lakitiimiä, joten sopimuksen elinkaaren hallintaan (CLM) tarkoitettujen ohjelmistojen käyttö voi auttaa varmistamaan, että prosessin jokainen vaihe täyttää korkeimmat standardit. Vaikka sinulla olisikin suuri tiimi hoitamassa sopimuksiasi, ohjelmistoratkaisu voi vähentää sen manuaalista työmäärää ja tehostaa tiimin sopimustenhallintaprosessia.
Jatka lukemista saadaksesi yleiskatsauksen CLM-ohjelmiston viidestä keskeisestä hyödystä sekä siitä, miksi kukin niistä on tärkeä ja vaikuttava organisaatiollesi.
5 sopimustenhallintaohjelmiston keskeistä hyötyä
Ennen hyötyihin perehtymistä saatat myös pohtia: kuinka paljon sopimustenhallintaohjelmisto maksaa? Hinnoittelun ymmärtäminen on ratkaisevan tärkeää, sillä se auttaa sovittamaan ominaisuusodotukset yhteen budjettirajoitusten kanssa.
Tässä on erittely tärkeimmistä hyödyistä, joita sopimustenhallintaohjelmisto voi tarjota yrityksellesi.
Have an account? Log In
1. Nopeampi sopimusten laatiminen
Monissa sopimustenhallintaohjelmistoratkaisuissa on työkaluja, kuten muokattavia sopimusmalleja, lausekekirjastoja ja automaattisesti täytettäviä kenttiä. Nämä ominaisuudet nopeuttavat luonnosteluprosessia ja mahdollistavat olemassa olevien asiakirjojen hyödyntämisen uusien ja muokattujen versioiden luomisessa. Reaaliaikainen yhteistyö ja automatisoidut hyväksyntäkulut tukevat myös sopimusten nopeampaa laatimista.
Uuden sopimuksen nopea laatiminen hyödyttää tiimisi tuottavuuden lisäksi myös sopimuskumppaniasi. Mitä nopeammin saat sopimuksen uudelle asiakkaalle tai työntekijälle, sitä nopeammin hän voi tarkistaa ja allekirjoittaa sen tai palata luoksesi muutosehdotusten kanssa. Sopimuksen nopea toimittaminen osoittaa toiselle osapuolelle, että hän on tiimisi ja yrityksesi prioriteetti.
2. Vähemmän manuaalista työtä
Sopimusten automatisointiratkaisut tarjoavat yleensä automaatio-ominaisuuksia, jotka auttavat vähentämään tiimisi manuaalisia prosesseja. Sopimustenhallintaohjelmiston avulla tiimin jäsenet voivat luoda automatisoituja työnkulkuja, jotka sisältävät allekirjoitusjärjestykset ja ilmoitukset sopimustoiminnoista. Nämä ominaisuudet tekevät sopimuksen elinkaaren prosessista sujuvamman, vähentävät edestakaista viestintää ja pienentävät hallinnollisen työn määrää.
Tietojen syöttämisen automatisointi sopimusten laatimisessa säästää huomattavasti aikaa. Nämä ohjelmistoratkaisut voivat täyttää automaattisesti yhteyshenkilöiden ja yritysten tiedot, uusimispäivät sekä muut keskeiset tietopisteet sopimuksiin CRM-järjestelmän ja muiden tietokantojen integraatioiden avulla. Tehtävä saattaa kuulostaa pieneltä, mutta työmäärä kasvaa nopeasti: Zapierin 1 000 tietotyöläistä koskeneessa tutkimuksessa 76 % vastaajista kertoi käyttävänsä 1–3 tuntia päivässä pelkästään tietojen siirtämiseen paikasta toiseen.
3. Pienemmät riskit ja varmistettu vaatimustenmukaisuus
Älkäämme unohtako, että sopimukset ovat oikeudellisia asiakirjoja ja siten sääntelyn noudattamista koskevien standardien alaisia. Olipa kyse salassapitosopimuksesta tai hankintasopimuksesta, sinun on varmistettava, että se täyttää alueesi lainsäädännölliset vaatimukset. Sopimusten vaatimustenmukaisuus ei ole leikin asia, ja yrityksellesi voidaan määrätä seuraamuksia vaatimusten noudattamatta jättämisestä, jos et täytä tarvittavia standardeja.
Varmista, että sopimuksesi ovat päteviä. Katso, mikä voi mitätöidä sopimuksen.
Monissa CLM-ohjelmistoissa on vaatimustenmukaisuuden hallintaominaisuuksia, kuten käyttöoikeudet, tarkastusketjut ja päästä päähän -salaus. Näiden työkalujen sähköiset allekirjoitusominaisuudet täyttävät myös lainsäädännön vaatimukset, mikä varmistaa, että jokainen ohjelmistolla tuotettu ja hallittu sopimus on vaatimusten mukainen. Tämä auttaa vähentämään yrityksesi kokonaisriskiä ja voi jopa poistaa yrityksen oman lakitiimin tarpeen.
4. Järjestelmällinen asiakirjojen säilytys
Ilman pilvipohjaista ratkaisua asiakirjahallintajärjestelmäsi voi alkaa näyttää rikossarjan tapaustiedostohuoneelta. No, tilanne ei ehkä ole niin paha — mutta arkistokaappi ei ole vain ulkonäöltään vanhanaikainen, vaan yleensä myös melko toimimaton. Asianmukainen säilytys säästää tiimiltäsi paljon vaivaa ja aikaa. Saman Zapierin tutkimuksen mukaan 73 % työntekijöistä ilmoitti käyttävänsä 1–3 tuntia päivässä pelkästään tiedon tai tietyn asiakirjan etsimiseen.
Useimmissa CLM-ohjelmistoissa on haettava sopimusvarasto, joka pitää asiakirjat järjestyksessä, keskitettyinä ja suojattuina. Käyttäjät voivat hakea ja suodattaa keskitetyn varaston sopimuksia niiden sisällön perusteella pelkkien tiedostonimien sijaan. Joissakin sopimusanalytiikkaohjelmiston työkaluissa on jopa valmiiksi määritetyt nimeämiskäytännöt ja versiohistoriat, jotka vähentävät päällekkäisiä tiedostoja ja helpottavat etsimäsi tarkan sopimuksen löytämistä.
5. Sopimustenhallintajärjestelmän näkemykset
CLM-ohjelmistosi on vain yksi osa yrityksesi laajempaa sopimustenhallintajärjestelmää. Tämä laajempi järjestelmä koostuu liiketoimintaprosesseista ja muista tekijöistä, jotka liittyvät sopimusten hallintaan, kuten sopimusten tarkistusprosessista, sopimusten hyväksymiskuluista, laskutuksesta ja keskeisistä sidosryhmistä. Kuten muidenkin liiketoimintasi osa-alueiden kohdalla, on tärkeää seurata sopimusjärjestelmäsi suorituskykymittareita.
Näissä ohjelmistoratkaisuissa on koontinäyttöjä, raportointi- ja analytiikkaominaisuuksia, joiden avulla voit seurata sopimusprosessisi tehokkuutta ja havaita parannusmahdollisuuksia. Voit saada tietoa esimerkiksi keskimääräisestä hyväksymisajasta, sopimusten uusimissykleistä ja työnkulkujen pullonkauloista. Kaikki tämä tieto voi ohjata sopimusstrategiaasi, auttaa sinua tukemaan tiimisi jäseniä ja tunnustamaan heidän kovan työnsä.
More Articles
6. Bonus: työntekijöiden parempi tyytyväisyys ja pysyvyys
Sopimustenhallintaohjelmiston käytöstä on monia käytännön hyötyjä, mutta entä vähemmän konkreettiset vaikutukset? Automaation käyttöönotto ei ainoastaan paranna tehokkuutta ja tuottavuutta — se voi myös vaikuttaa merkittävästi työntekijöiden tyytyväisyyteen ja sitoutumiseen. Itse asiassa automaatio voi jopa ratkaista sen, päättävätkö ihmiset jäädä yritykseesi vai etsiä parempia vaihtoehtoja.
Toisessa Zapierin raportissa 14 % automaatiota työssään käyttävistä vastaajista ilmoitti harkinneensa työpaikkansa jättämistä, kun vastaava osuus automaatiota käyttämättömistä oli peräti 42 %.
Työntekijöiden vaihtuvuus voi tulla uskomattoman kalliiksi, ja suuren irtisanoutumisaallon jälkeen työnantajien on tehtävä kaikkensa pitääkseen tiimin jäsenet sitoutuneina ja motivoituneina työssään. Toimimattomien liiketoimintaprosessien kanssa kamppailu päivästä toiseen voi käydä erittäin raskaaksi. Vaikka ohjelmiston käyttöön voi liittyä oma oppimiskäyränsä, hyödyt ovat vaivan arvoisia — sekä tuloksesi että työntekijöidesi kannalta.
Parhaan sopimustenhallintaohjelmiston löytäminen
Kun ymmärrät selkeästi, miten CLM-ohjelmisto voi hyödyttää yritystäsi, saatat pohtia, kuinka valita yrityksellesi paras sopimustenhallintaohjelmisto. Hinnoittelun, ominaisuuksien ja integraatioiden kaltaiset tekijät vaikuttavat kaikki valintaan. Jos haluat lisää vinkkejä parhaan työkalun valintaan, voit lukea artikkelini aiheesta mitä sopimustenhallintaohjelmistossa kannattaa etsiä.
Jos haluat pysyä ajan tasalla The CRO Clubin sisällöstä, harkitse liittymistä uutiskirjeemme postituslistalle.
