¿Qué es la gestión de contratos? Guía completa de fundamentos
Para las empresas que dependen de sus contratos, es fundamental asegurarse de que estén en orden. La gestión de contratos es una parte frecuentemente pasada por alto de la buena administración empresarial, aunque posiblemente sea una de las cosas más importantes en las que tu empresa debe destacar. Hay una razón por la que muchas grandes compañías contratan a algunos de los abogados mejor pagados de Estados Unidos para supervisar sus contratos. Es un asunto realmente importante.
Entonces, ¿qué es la gestión de contratos? Es un conjunto de prácticas que adoptas para asegurarte de que todos tus contratos sean claros, específicos, exigibles y que probablemente sean respaldados por el tribunal en caso de que haya una disputa. Un sistema de gestión del ciclo de vida de los contratos puede garantizar que esto funcione, con todo tipo de detalles en los que necesitas ser eficiente y muchas herramientas para ayudarte a hacerlo bien.
¿Qué es la gestión de contratos?
La gestión de contratos, a veces conocida como administración de contratos, es el trabajo que realiza tu equipo de gestión para redactar contratos sólidos, desarrollarlos durante la fase previa a la firma para dejarlos en buen estado, y luego supervisar su cumplimiento una vez firmados. No debe confundirse con las negociaciones contractuales, donde tú y la otra parte discuten los términos y entregables, ni con la gestión de cumplimiento, donde tu personal supervisa que tu empresa cumpla con un contrato o requisito legal.
Want more from The CRO Club?
Create a free account to continue reading and join modern revenue leaders using proven playbooks, peer insights, and AI-driven strategies to build predictable pipeline and scalable growth.
Have an account? Log In
Para verlo mejor, imagina que eres una empresa de fontanería que acaba de conseguir trabajo con un contratista general para construir algunas casas. El contratista general solo quiere que utilices tuberías PEX en lugar de PVC o cobre. Si eso es aceptable o no, depende de quien negocie y de los equipos de compras, no del gestor de contratos.
El trabajo del gestor es intervenir después de que se haya llegado a un acuerdo sobre las tuberías para asegurarse de que esa parte del trato esté claramente especificada y sea exigible. Tras esto, un buen profesional de gestión de contratos entrega el cumplimiento contractual a otra persona, a menudo al responsable de cumplimiento o al inspector de códigos o como se llame en tu empresa, para asegurarse de que se están cumpliendo los términos.
El gestor de contratos no es solo un corrector de pruebas. Esta persona generalmente se encarga de la gestión del ciclo de vida del contrato desde su inicio hasta su cierre. Podría, por ejemplo, ser quien propuso inicialmente el acuerdo con el contratista general, y tal vez sea responsable de renovar el acuerdo cuando expire. Incluso es posible, especialmente en empresas pequeñas, que tu gestor de contratos también sea tu negociador y encargado de cumplimiento, aunque, estrictamente hablando, estos sean roles diferentes.
¿Por qué es importante la gestión de contratos?
¿Por qué tiene que ser todo un proceso iniciar, firmar y hacer cumplir un contrato? ¿Conoces el dicho "el diablo está en los detalles"? Nunca es más cierto que en los contratos comerciales, especialmente en una situación donde un equipo legal astuto puede ahorrar o sacar millones de dólares debido a un error técnico en un solo párrafo de un contrato legal de 14 páginas.
Existen empresas enteras que dependen de una gestión de contratos eficaz para su supervivencia, y vale la pena pagar a alguien calificado para asegurarte de que tus contratos no te den una sorpresa desagradable algún día.
Supongamos que ese contratista general te recluta para encargarte de las instalaciones de fontanería para él. Todo marcha bien al principio, pero tras unos 3 meses surge un problema con la cadena de suministro y no te entregan el PEX. Ahora tienes una decisión difícil que tomar.
Puedes retrasarte, lo que tal vez implique una penalización económica según los términos del contrato, o podrías sustituir por las tuberías de PVC o cobre que tienes en stock para no afectar la programación, lo que también sería una violación del contrato. De cualquier manera, tienes un problema porque un camión no llegó a tiempo a tu almacén. ¿Qué deberías hacer?
Aquí es donde una gestión efectiva de contratos te salva. Durante la fase de negociación, tu gestor de contratos debería haber preguntado qué pasaría si surgiera exactamente este problema. Idealmente, debería haber una opción alternativa en caso de incumplimientos incontrolables del acuerdo, o al menos una opción de resolución de conflictos. Es trabajo del gestor asegurarse de incluir algo así en la redacción del contrato para que todos tengan expectativas claras desde el principio.
En resumen: ¡protege tu negocio! Comprende los factores que pueden invalidar un contrato.
¿Quién es responsable de la gestión de contratos?
Todo el proceso de gestión de contratos es complejo y realmente necesitas un especialista que se dedique a esto y casi nada más. Tu gestor de contratos podría ser un abogado, pero no es imprescindible. Puedes apoyarte en el gerente más experimentado de la empresa para que lo gestione, suponiendo que esa persona tenga experiencia previa en contratos legalmente exigibles. En un sentido más amplio, sin embargo, podrías decir que todos forman parte del equipo de gestión de contratos.
Los detalles del proceso de gestión de contratos varían de una empresa a otra e incluso de un acuerdo a otro, pero no te quedes atrapado en las formalidades. Cualquiera que pueda aportar algo útil debe sentirse bienvenido para contribuir a que tus contratos sean buenos.
Volvamos a esa empresa de fontanería. En el extremo, podrías tener distintos empleados estableciendo contactos para conseguir el trabajo e iniciar las relaciones comerciales (ventas), discutiendo los términos del acuerdo (negociador de contratos), revisando los documentos antes de la firma (administración de contratos) y haciendo cumplir sus disposiciones tanto internamente (cumplimiento) como externamente (departamento legal).
Por supuesto, todo esto podría recaer en una sola persona. Tal vez seas una empresa de fontanería unipersonal, en cuyo caso todo depende de ti. Puede que tu empresa cuente con media docena de fontaneros autorizados, sus ayudantes y una recepcionista, lo que significa que comparten el proceso de gestión de contratos o lo subcontratan a una firma profesional. Sin embargo, cuando comienzas a trabajar con contratos muy complejos, puede valer la pena contar con un equipo interno de gestión del ciclo de vida del contrato.
Comprendiendo el proceso de gestión de contratos
Sin importar cómo manejes la aprobación de contratos, deberías asegurarte de que ciertos flujos de trabajo formen parte del proceso. El proceso básico de gestión del ciclo de vida del contrato funciona en seis etapas, convenientemente divididas entre tres etapas previas a la firma y tres posteriores a la firma. En cada etapa deberías procurar que todos los interesados pertinentes participen, incluso si solo es para escuchar y mantenerse al tanto, de modo que su propio trabajo esté mejor informado en una instancia posterior.
Etapas previas a la firma
Creación del contrato
La redacción del contrato es donde todo comienza. Esto puede ser un proceso formal, como cuando participas en una licitación gubernamental o solicitas ser proveedor de una gran corporación. Podría ser muy informal, como cuando un amigo necesita que trabajes en el desarrollo de su sitio web. Para la mayoría de las empresas, la autoría del contrato es un punto intermedio, con un equipo de ventas generando contactos y alcanzando acuerdos preliminares, para luego pasar el expediente al sistema de gestión de contratos para los siguientes pasos.
En el ejemplo de contratación que hemos estado usando, probablemente conocerías al contratista principal en una convención u otro evento de networking y entablarías una conversación (informal). Podrías llamarlo en frío y preguntarle si tiene algún trabajo para ti (semiformal). También podrías solicitar trabajos de instalación de tuberías en escuelas públicas, en cuyo caso probablemente tendrías que completar un proceso de licitación antes de que pueda comenzar la etapa del contrato (formal).
Negociación del contrato
Sea como sea que se genere el contacto, eventualmente entrarán en negociaciones. Nuevamente, aquí hay mucha variedad. Técnicamente, estás cumpliendo un contrato cuando compras pan en la tienda, ya que tú (el comprador) haces una oferta para comprar pan al precio publicado, seguida por la aceptación de dicha oferta por parte de la tienda y tu pago. Los contratos empresariales tienden a ser más formales que esto, y para cualquier cosa que lleve más de un año o que cueste más de $1,000, definitivamente querrás tenerlo por escrito y con los requisitos contractuales esenciales.
Algunos acuerdos ya vienen con contratos estándar. Si conduces una ambulancia, Medicaid paga lo que paga por milla, y no hay negociación sobre eso. Otros acuerdos tienen cierto margen, pero no mucho. Proveer entregables de silicio a Intel para sus microchips no es precisamente un trabajo flexible, así que probablemente las únicas negociaciones sean sobre cantidades, precios y condiciones de cumplimiento.
Las empresas más pequeñas pueden permitirse contratos mucho más abiertos. Quizás firmes un acuerdo para proveer servicios de fontanería al contratista general, pero tú o ellos podrían ser responsables de comprar los suministros, pagar el seguro, interactuar con los clientes, etc. Normalmente tienes libertad para negociar como quieras precios, detalles de pago, arbitraje versus mediación, y temas similares. Aquí es donde tu equipo de negociación de contratos puede destacar realmente.
Mención especial merece una especie de fase intermedia en el ciclo de gestión de contratos: la edición. Ningún documento es perfecto en el primer intento, y un formulario legalmente vinculante que puede costarle una fortuna a alguien realmente debe ser impecable antes de firmarse. Un buen software de gestión de contratos puede ayudar mucho, con plantillas estándar que no requieren muchas revisiones para ser perfectas, pero asegúrate de que haya alguien editando los párrafos y revisando el contrato completo. Algún día, podría ser muy importante.
Aprobación del contrato
Con el contrato iniciado, negociado y editado, es el momento de la aprobación. Tu responsable de contratos y los otros interesados necesitan tiempo para revisar el contrato completo antes de que se firme uno nuevo. La aprobación puede proceder de un repositorio central, como el departamento legal, o puede estar ampliamente distribuida entre los diversos interesados. Si es solo un responsable, asegúrate de que se tome su tiempo y hable con las personas relevantes de tu empresa antes de dar el visto bueno para firmar.
En la empresa de fontanería, el negociador podría trasladar el contrato de servicios a la gerencia para la aprobación final, seguida de un periodo de revisión de una semana. Este es un buen momento para hablar con el encargado de compras y ver si los tubos PEX que el contratista quiere son asequibles a los precios propuestos o para pulir esos detalles sobre retrasos y temas de la cadena de suministro. Consigue respuestas antes de aprobar, porque después suele considerarse demasiado tarde.
Etapas posteriores a la firma
Supervisión
Tu trabajo de CLM continúa incluso después de que se firmen los contratos, ya sea en persona o mediante firma electrónica. Todo contrato tiene condiciones, unas sencillas y otras no tanto, y alguien debe encargarse de que todo se cumpla. Nuevamente, puede ser el responsable de contratos o, si eres un empleador más grande, puedes encargar esta labor a tu personal legal y de cumplimiento.
Supongamos que tu amigo contratista general ha acordado pagar una cierta cantidad por casa y una vez al mes por adelantado antes de que se realice el trabajo. Si llega agosto y no hay pago, tu equipo de monitoreo debe estar atento rápidamente. Una llamada telefónica a la oficina del contratista general revela que ha tenido un problema bancario y el pago no se procesó como debía.
Tu contrato podría incluir una cláusula que sancione al contratista o que te permita pagarle a tu personal con el crédito del contratista hasta que se resuelva la situación. Un incumplimiento como este incluso podría permitirte resolver el contrato sin penalizaciones para ti.
Renovación de Contrato
La mayoría de los contratos finalmente terminan. Puede que no tengas problema con eso, o quizás quieras mantener algo que está funcionando bien. En algunos aspectos, la renovación es más fácil que la creación inicial del contrato porque ya trabajan juntos y saben qué esperar. En otros, puede resultar aún más complicada, como cuando quieres negociar un precio diferente o agregar una cláusula que no estaba presente en el original.
Cierre
El objetivo de todo el proceso de Gestión del Ciclo de Vida de Contratos (CLM) es llegar al cierre. Idealmente, esto no debería ser el final del proceso, sino solo una etapa en el ciclo completo de iniciación, negociación, implementación, monitoreo y renovación. Depende de ti cómo cerrar el trato, como por ejemplo quién puede comprometer a tu empresa con obligaciones contractuales, pero es recomendable que la persona que gestionó el proceso sea quien lo firme. Si utilizas plantillas en línea, normalmente pueden aplicar una firma electrónica de forma remota, en caso de que estés externalizando a un sistema de Gestión del Ciclo de Vida de Contratos (CLM) que no se encuentra en tu oficina.
Las Soluciones de Gestión de Contratos Pueden Ayudar
No importa cuán grandes o pequeños sean tus contratos o qué tipo de contrato manejes, puedes optimizar el proceso, que suele ser largo, mediante la automatización con un software de gestión de contratos avanzado. De hecho, los beneficios del software de gestión de contratos son muchos. Piensa en plantillas inteligentes en línea que pueden ayudarte a optimizar los términos que buscas, editar revisiones en minutos en vez de días, añadir enmiendas personalizadas y eliminar cuellos de botella que amenacen con descarrilar todo el ciclo contractual. Estas plantillas presentan los elementos estándar del contrato en un formato fácilmente legible que tiene sentido a simple vista y facilitan la supervisión diaria del desempeño del contrato con informes simples e inteligibles.
Cualquier buen contrato tiene un elemento de oferta y otro de aceptación. Este párrafo, por ejemplo, te ofrece información interna y perspectivas avanzadas sobre el mundo de los formularios de negocio inteligentes en línea. Todo lo que tienes que hacer para aceptarlo es suscribirte a nuestro boletín. ¡Es divertido, informativo y gratuito!
