5 beneficios principales del software de gestión de contratos
La mayoría de las empresas dependen de contratos, desde acuerdos de servicio con clientes hasta contratos laborales con empleados. Estos contratos comerciales requieren mucho tiempo y esfuerzo para redactar, negociar, firmar y mantener seguros, y una herramienta de software puede apoyar a tu equipo a lo largo del proceso de ciclo de vida del contrato. Comprender los beneficios del software de gestión de contratos te ayuda a determinar qué tipo de herramienta necesitas y cómo tu equipo puede aprovecharla al máximo.
Tanto si diriges una pequeña startup como una empresa global, tus contratos deben gestionarse con cuidado y cumplir con las leyes y normativas correspondientes. Es posible que no cuentes con un equipo legal completo, por lo que usar un software de gestión del ciclo de vida de contratos (CLM) puede ayudarte a asegurar que cada etapa del proceso cumpla con los estándares más altos. Incluso si tienes un equipo grande manejando tus contratos, una solución digital puede reducir el trabajo manual y agilizar el proceso de gestión de contratos.
Sigue leyendo para obtener una visión general de los cinco principales beneficios del software CLM y por qué cada uno es importante e impacta en tu organización.
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5 beneficios clave del software de gestión de contratos
Antes de hablar de los beneficios, quizá también te preguntes: ¿cuánto cuesta el software de gestión de contratos? Comprender los precios es fundamental, ya que te ayuda a equilibrar las expectativas de funciones con las limitaciones del presupuesto.
Aquí tienes un desglose de los principales beneficios que el software de gestión de contratos puede aportar a tu empresa.
1. Creación de contratos más rápida
Muchos softwares de gestión de contratos cuentan con herramientas como plantillas personalizables, bibliotecas de cláusulas y campos de autocompletado. Estas funciones ayudan a acelerar el proceso de redacción y a reutilizar documentos existentes para crear nuevas versiones revisadas. También la colaboración en tiempo real y los flujos de aprobación automatizados contribuyen a una redacción de contratos más ágil.
El redactar un contrato nuevo rápidamente beneficia no solo a la productividad de tu equipo, sino también a la parte contraparte. Cuanto antes envíes un contrato a un nuevo cliente o empleado, antes podrán revisarlo y firmar o enviarte sus enmiendas. Presentar un contrato con prontitud demuestra a la otra parte que son una prioridad para tu equipo y para la empresa.
2. Menor carga de trabajo manual
Las soluciones de automatización de contratos suelen ofrecer funciones automáticas que ayudan a aligerar los procesos manuales de tu equipo. Con un software de gestión de contratos, los miembros pueden crear flujos de trabajo automatizados que incluyan órdenes de firma y notificaciones de actividad sobre los contratos. Estas funciones facilitan un proceso de ciclo de vida del contrato más fluido, con menos idas y vueltas y menos trabajo administrativo.
Automatizar la introducción de datos en la elaboración de contratos ahorra mucho tiempo. Estas soluciones pueden llenar automáticamente información de contacto y empresa, fechas de renovación y otros datos clave de los contratos mediante integraciones con tu CRM y otras bases de datos. Puede parecer una tarea pequeña, pero se acumula rápidamente: en un estudio reciente de Zapier a 1.000 trabajadores del conocimiento, el 76% de los encuestados dijo que dedica entre 1 y 3 horas al día simplemente a mover datos de un sitio a otro.
3. Menor riesgo y cumplimiento asegurado
No olvidemos que los contratos son documentos legales y por tanto están sujetos a normas de cumplimiento normativo. Ya sea un acuerdo de confidencialidad (NDA) o un contrato de compras, debes asegurarte de que cumple con los requisitos legales de tu región. El cumplimiento no es un tema menor, y si tu empresa no respeta los estándares obligatorios, puede estar sujeta a sanciones por incumplimiento.
Asegúrate de que tus acuerdos tengan validez. Consulta qué puede invalidar un contrato.
Muchos softwares CLM cuentan con funciones de gestión del cumplimiento como permisos de acceso, registros de auditoría y cifrado de extremo a extremo. Las capacidades de firma electrónica de estas herramientas también cumplen con los estándares legales, garantizando que todo contrato producido y gestionado a través del software esté conforme a la normativa. Esto ayuda a reducir el riesgo empresarial y puede incluso eliminar la necesidad de un equipo legal interno.
4. Almacenamiento organizado de documentos
Sin una solución basada en la nube, tu sistema de gestión documental puede empezar a parecerse a la sala de archivos de un programa policial de televisión. Bueno, tal vez no sea tan malo —pero un archivador no sólo es anticuado en apariencia, sino que también suele ser bastante disfuncional. Un almacenamiento adecuado ahorrará a tu equipo muchos dolores de cabeza y tiempo. Según el mismo estudio de Zapier, el 73% de los trabajadores declaró gastar entre 1 y 3 horas al día sólo buscando información o un documento en particular.
La mayoría de los softwares CLM cuentan con un repositorio de contratos buscable que mantiene los documentos organizados, centralizados y seguros. Los usuarios pueden buscar y filtrar contratos en el repositorio central en función de su contenido y no sólo por el nombre de archivo. Algunas herramientas de análisis de contratos incluso tienen convenciones de nombres integradas e historiales de versiones para reducir archivos duplicados y facilitar la búsqueda del contrato exacto que necesitas.
5. Información sobre el sistema de gestión de contratos
Tu software CLM es solo una pieza del sistema de gestión de contratos más amplio de tu empresa. Este gran sistema abarca los procesos empresariales y otros factores implicados en la gestión de contratos, como el proceso de revisión de contratos, los flujos de aprobación, la facturación y los principales interesados. Al igual que en otras áreas de tu negocio, es importante supervisar los indicadores de rendimiento del sistema de contratos.
Estas soluciones de software cuentan con paneles, informes y funciones analíticas que te ayudan a hacer seguimiento de la eficiencia de los procesos de contratos y detectar oportunidades de mejora. Puedes obtener información sobre factores como el tiempo promedio de aprobación, los ciclos de renovación de contratos y los cuellos de botella en los flujos de trabajo. Todos estos datos pueden impulsar tu estrategia de gestión contractual y ayudarte a apoyar a los miembros de tu equipo y reconocer su esfuerzo.
6. Extra: Mayor satisfacción y retención de empleados
Existen muchos beneficios prácticos al usar software de gestión de contratos, pero ¿qué pasa con los efectos menos tangibles? Implementar la automatización no solo mejora la eficiencia y la productividad, sino que también puede tener un impacto real en la felicidad y el compromiso de los empleados. De hecho, la automatización puede incluso marcar la diferencia a la hora de que una persona decida quedarse en tu empresa o buscar nuevas oportunidades.
En otro informe de Zapier, el 14% de los encuestados que usan automatización en el trabajo indicó que había considerado dejar su puesto, en comparación con un asombroso 42% de aquellos que no utilizan automatización.
La rotación de personal puede resultar increíblemente costosa, y tras la Gran Renuncia, los empleadores deben hacer todo lo posible para mantener a su equipo comprometido y motivado en el trabajo. Lidiar a diario con procesos empresariales disfuncionales puede ser muy agotador. Y aunque el software puede tener su propia curva de aprendizaje, vale la pena —tanto para tu rentabilidad como para tu equipo.
Cómo encontrar el mejor software de gestión de contratos
Con una comprensión clara de cómo el software CLM puede beneficiar a tu empresa, es posible que te preguntes cómo elegir el mejor software de gestión de contratos para tu compañía. Factores como el precio, las funciones y las integraciones tendrán un papel fundamental. Para más consejos sobre cómo elegir la mejor herramienta, puedes leer mi artículo sobre qué buscar en un software de gestión de contratos.
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