Para las empresas que viven y mueren por sus contratos, es importante tenerlos bien redactados. La gestión de contratos es una parte que se pasa por alto con frecuencia en una buena gestión empresarial, aunque podría decirse que es una de las cosas más importantes que su empresa debe hacer bien. Hay una razón por la que muchas grandes empresas contratan a algunos de los abogados mejor pagados de Estados Unidos para supervisar sus contratos. Es un asunto realmente importante.
Entonces, ¿qué es la gestión de contratos? Es un conjunto de prácticas que se llevan a cabo para asegurarse de que todos sus contratos sean claros, específicos, exigibles y susceptibles de ser ratificados por un tribunal si alguna vez surge una disputa. Un sistema de gestión del ciclo de vida de los contratos puede garantizar que esto funcione, con todo tipo de detalles que debe dominar y muchas herramientas que le ayudarán a hacerlo correctamente.
¿Qué es la gestión de contratos?
La gestión de contratos, a veces conocida como administración de contratos, es el trabajo que realiza su equipo directivo para redactar contratos sólidos, desarrollarlos durante la fase previa a la firma para que estén en buenas condiciones y, después, supervisar su cumplimiento una vez firmados. No debe confundirse con la negociación de contratos, en la que usted y la otra parte negocian los términos y los resultados que deben entregarse, ni con la gestión del cumplimiento, en la que su personal supervisa que su empresa cumpla un contrato o un requisito legal.
Para verlo más claro, imagine que es una empresa de fontanería que acaba de conseguir un trabajo con un contratista general para construir unas casas. El contratista general solo quiere que utilice tuberías PEX en lugar de PVC o cobre. Que esto sea aceptable o no depende del negociador y de los equipos de compras, no del gestor de contratos.
El trabajo del gestor consiste en intervenir después de que se haya alcanzado el acuerdo sobre las tuberías para asegurarse de que esa parte del trato esté claramente especificada y sea exigible. Después, un buen profesional de la gestión de contratos transfiere el cumplimiento del contrato a otra persona, a menudo el responsable de cumplimiento, el inspector encargado de hacer cumplir los códigos o quienquiera que desempeñe esa función en su empresa, para asegurarse de que se respeten los términos.
El gestor de contratos no es solo un corrector de pruebas. Por lo general, esta persona es responsable de la gestión del ciclo de vida del contrato, desde su inicio hasta su cierre. Por ejemplo, puede ser quien propuso inicialmente el acuerdo con el contratista general y también puede ser responsable de renovarlo cuando expire. Incluso es posible, especialmente en las empresas pequeñas, que el gestor de contratos también sea el negociador y el responsable de cumplimiento, aunque, estrictamente hablando, se trate de funciones diferentes.
¿Por qué es importante la gestión de contratos?
¿Por qué tiene que ser tan complicado iniciar, firmar y hacer cumplir un contrato? ¿Conoce el dicho «el diablo está en los detalles»? Esto nunca es más cierto que en los contratos comerciales, especialmente en una situación en la que un equipo jurídico hábil puede ahorrar o extraer millones de dólares debido a un defecto técnico en un párrafo de un contrato legal de 14 páginas.
Empresas enteras dependen de una gestión de contratos eficaz para seguir existiendo, y merece la pena pagar a alguien competente para asegurarse de que sus contratos no se vuelvan contra usted ni le sorprendan algún día.
Supongamos que ese contratista general le incorpora para realizar las instalaciones de fontanería. Al principio todo va muy bien, pero después de unos 3 meses surge un problema en la cadena de suministro y no le entregan las tuberías PEX. Ahora tiene que tomar una decisión difícil.
Puede retrasarse, lo que podría implicar una penalización económica en virtud de los términos del contrato, o podría sustituir las tuberías de PVC o cobre que tiene almacenadas para mantener todo dentro del calendario, lo que también constituiría un incumplimiento del contrato. En cualquier caso, está en problemas porque un camión no llegó a tiempo a su almacén. ¿Qué debería hacer?
Aquí es donde una gestión eficaz de contratos le salva de una situación complicada. Durante la fase de negociación, su gestor de contratos debería haber preguntado qué ocurriría si surgiera precisamente este problema. Lo ideal sería que existiera algún tipo de opción alternativa en caso de incumplimientos del acuerdo que no pudieran controlarse, o al menos una opción de resolución de conflictos. Es responsabilidad del gestor de contratos incluir algo así al crear el contrato para asegurarse de que todos tengan expectativas claras de antemano.
En resumen: ¡proteja su empresa! Conozca los factores que pueden invalidar un contrato.
¿Quién es responsable de la gestión de contratos?
Todo el proceso de gestión de contratos es complicado, y realmente necesita a un especialista que se dedique a esto y a casi nada más. Su gestor de contratos puede ser abogado, pero no tiene por qué serlo. Podría recurrir simplemente al gerente con más experiencia de la empresa para que se encargue de ello, siempre que esa persona tenga experiencia previa con contratos legalmente exigibles. Sin embargo, en un sentido más amplio, podría decirse que todos forman parte del equipo de gestión de contratos.
Los detalles del proceso de gestión de contratos varían de una empresa a otra e incluso de un acuerdo a otro, pero no se obsesione con las formalidades. Cualquiera que pueda contribuir de forma útil debería sentirse bienvenido a participar para asegurarse de que cuenta con buenos contratos.
Volvamos a esa empresa de fontanería. En el extremo, podría tener diferentes empleados que establezcan contactos para conseguir el trabajo e inicien las relaciones comerciales (ventas), hablen sobre los términos del acuerdo (negociador de contratos), revisen la documentación antes de firmarla (administración de contratos) y hagan cumplir sus disposiciones tanto internamente (cumplimiento) como externamente (departamento jurídico).
Por supuesto, todo esto podría estar a cargo de una sola persona. Podrías tener una empresa de fontanería unipersonal, en cuyo caso todo recaería sobre ti. Tu empresa podría contar con media docena de fontaneros con licencia, sus ayudantes y una persona en recepción, lo que significa que compartirías el proceso de gestión de contratos o lo externalizarías a una empresa profesional. Sin embargo, cuando empiezas a trabajar con contratos muy complejos, podría valer la pena contar internamente con todo un equipo de gestión del ciclo de vida de los contratos.
Have an account? Log In
Comprender el proceso de gestión de contratos
Independientemente de cómo gestiones la aprobación de contratos, debes asegurarte de que ciertos flujos de trabajo formen parte del proceso. El proceso de gestión del ciclo de vida de los contratos básico funciona en seis etapas, que se dividen convenientemente entre tres etapas previas a la firma y tres etapas posteriores a la firma. En cada etapa, debes intentar involucrar a todas las partes interesadas pertinentes, aunque solo sea para que escuchen y se mantengan al día, de modo que su propio trabajo esté mejor informado en una fase posterior.
Etapas previas a la firma
Creación del contrato
La redacción del contrato es el punto de partida. Puede tratarse de un proceso formal, como cuando participas en una licitación para un contrato gubernamental o solicitas ser proveedor de una gran empresa. También puede ser muy informal, como cuando un amigo necesita que desarrolles algo para su sitio web. Para la mayoría de las empresas, la elaboración de contratos se encuentra en un punto intermedio: un equipo de ventas genera oportunidades y obtiene un acuerdo preliminar sobre las operaciones, y después pasa el archivo al sistema de gestión de contratos para los siguientes pasos.
En el ejemplo de contratación que hemos estado utilizando, probablemente conocerías al contratista general en una convención u otro evento de contactos profesionales y entablarías una conversación (informal). Podrías llamarlo sin previo aviso y preguntarle si tiene algún trabajo que puedas realizar (semiformal). También podrías solicitar trabajo para instalar tuberías en escuelas públicas, en cuyo caso probablemente tendrías que completar un proceso de licitación antes de que pudiera comenzar la etapa contractual (formal).
Negociación del contrato
Independientemente de cómo se genere la oportunidad, tarde o temprano entrarás en negociaciones. Una vez más, aquí hay mucha variedad. Técnicamente, estás cumpliendo un contrato cuando compras pan en el supermercado, porque tú, el cliente, haces una oferta para comprar pan al precio indicado, seguida de la aceptación de dicha oferta por parte de la tienda y de tu pago. Los contratos comerciales suelen ser más formales que esto y, para cualquier cosa que dure más de un año o cueste más de 1.000 $, definitivamente querrás tenerlo por escrito con los requisitos contractuales esenciales.
Algunas operaciones vienen acompañadas de contratos estándar. Si conduces una ambulancia, Medicaid paga lo que paga por milla, y no hay nada que negociar al respecto. Otras operaciones permiten cierto margen de maniobra, aunque no mucho. Suministrar entregables de silicio a Intel para sus microchips no es lo que llamarías un trabajo flexible, así que probablemente las únicas negociaciones giren en torno al volumen, los precios y las condiciones de ejecución.
Las empresas más pequeñas pueden permitirse contratos más abiertos. Podrías firmar un acuerdo para proporcionar servicios de fontanería al contratista general, pero tanto tú como él podríais ser responsables de comprar los suministros, pagar el seguro, tratar con los clientes, etc. Normalmente tienes libertad para negociar todo lo que puedas en cuanto a precios, detalles de pago, arbitraje frente a mediación y otros aspectos. Aquí es donde tu equipo de negociación de contratos puede destacar realmente.
En este punto también merece una mención especial una especie de fase intermedia del ciclo de vida de la gestión de contratos: la edición. Ningún documento es perfecto a la primera, y un formulario jurídicamente vinculante que puede costarle una fortuna a alguien realmente debe ser perfecto antes de firmarse. Un buen software de gestión de contratos puede ser de gran ayuda, con plantillas estándar que no requieren muchas revisiones para quedar perfectas, pero asegúrate de que alguien edite los párrafos y revise el contrato completo. Algún día podría ser realmente importante.
Aprobación del contrato
Una vez iniciado, negociado y editado el contrato, llega el momento de aprobarlo. El responsable de contratos y las demás partes interesadas necesitan tiempo para revisar el contrato completo antes de que pueda firmarse uno nuevo. La aprobación puede proceder de un repositorio central, como el departamento jurídico, o distribuirse ampliamente entre las distintas partes interesadas. Si solo hay un responsable, asegúrate de que se tome su tiempo y hable con las personas pertinentes de tu empresa antes de conceder la aprobación para firmar.
En la empresa de fontanería, el negociador podría pasar el contrato de servicios a la dirección para obtener el visto bueno final, seguido de un periodo de revisión de una semana. Es un buen momento para hablar con el responsable de compras y averiguar si las tuberías PEX que quiere el contratista son asequibles a los precios propuestos, o para resolver los detalles relacionados con los retrasos y la cadena de suministro. Obtén las respuestas antes de la aprobación, porque después normalmente se considera demasiado tarde.
Etapas posteriores a la firma
Supervisión
Tu trabajo de CLM continúa incluso después de que se firman los contratos, ya sea en persona o mediante firma electrónica. Todo contrato tiene condiciones, algunas sencillas y otras no tanto, y alguien tiene que encargarse de asegurarse de que todo se cumpla. De nuevo, puede ser tu gestor de contratos o, si eres una empresa más grande, puedes recurrir a tu personal jurídico y de cumplimiento normativo para que lo haga por ti.
Supongamos que tu amigo, el contratista general, ha aceptado pagar una cantidad determinada por casa y por adelantado una vez al mes antes de que se realice el trabajo. Si llega agosto y no se ha efectuado ningún pago, tu equipo de supervisión debe actuar con rapidez. Una llamada telefónica a la oficina del contratista general revela que tiene un problema bancario y que el pago no se ha procesado como debería.
Tu contrato podría incluir una cláusula que imponga una multa al contratista o que te permita pagar a tus empleados con cargo al crédito del contratista hasta que se resuelva el problema. Un incumplimiento como este incluso podría permitirte rescindir el contrato sin penalizaciones para ti.
Renovación del contrato
La mayoría de los contratos terminan tarde o temprano. Puede que estés de acuerdo con ello o que quieras mantener algo que funciona bien. En algunos aspectos, la renovación es más sencilla que la creación inicial del contrato porque ya trabajáis juntos y sabéis qué esperar. En otros, puede ser incluso más complicada, por ejemplo, cuando quieres negociar un precio diferente o incluir una cláusula que no estaba presente en el original.
Cierre
El objetivo de todo el proceso de CLM es llegar al cierre. Lo ideal es que este no sea el final del proceso, sino solo una etapa del ciclo completo de inicio, negociación, implementación, supervisión y renovación. Depende de ti cómo cerrar el acuerdo, por ejemplo, quién puede obligar contractualmente a tu empresa mediante su firma, pero es recomendable que la persona que haya gestionado el proceso dé su aprobación final. Si utilizas plantillas en línea, normalmente pueden aplicar una firma electrónica a distancia, por si externalizas el proceso a un proveedor de CLM que no se encuentre en tu oficina.
Las soluciones de gestión de contratos pueden ayudarte
Independientemente del tamaño de tus contratos o del tipo de contrato que gestiones, puedes agilizar el proceso, que requiere mucho tiempo, mediante la automatización a través de un software avanzado de gestión de contratos. De hecho, los beneficios del software de gestión de contratos son numerosos. Piensa en plantillas inteligentes en línea que puedan ayudarte a optimizar las condiciones que buscas, editar revisiones en minutos en lugar de días, añadir modificaciones personalizadas y eliminar los cuellos de botella que amenazan con descarrilar todo el ciclo contractual. Estas plantillas presentan elementos contractuales estándar en un formato fácil de leer que se comprende de un vistazo y facilitan la supervisión diaria del cumplimiento del contrato mediante informes sencillos e inteligibles.
Todo buen contrato contiene un elemento de oferta y otro de aceptación. Este párrafo, por ejemplo, te ofrece información interna y conocimientos avanzados sobre el mundo de los formularios empresariales inteligentes en línea. Para aceptarlo, solo tienes que suscribirte a nuestro boletín. ¡Es entretenido, informativo y gratuito!