La mayoría de las empresas dependen de los contratos, desde acuerdos de servicios con clientes hasta contratos de trabajo con empleados. Estos contratos comerciales requieren mucho tiempo y esfuerzo para redactarse, negociarse, firmarse y mantenerse seguros, y una herramienta de software puede ayudar a tu equipo durante todo el proceso del ciclo de vida del contrato. Comprender los beneficios del software de gestión de contratos te ayuda a determinar qué tipo de herramienta estás buscando y cómo tu equipo puede aprovecharla al máximo.
Tanto si diriges una pequeña empresa emergente como una compañía global, tus contratos deben gestionarse cuidadosamente y cumpliendo las leyes y normativas pertinentes. Es posible que no tengas un equipo jurídico completo, por lo que utilizar un software de gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) puede ayudar a garantizar que cada etapa del proceso cumpla los estándares más exigentes. Incluso si cuentas con un equipo grande encargado de gestionar tus contratos, una solución de software puede reducir su carga de trabajo manual y agilizar su proceso de gestión de contratos.
Sigue leyendo para conocer un resumen de los cinco beneficios principales del software CLM y por qué cada uno es importante y tiene un impacto significativo en tu organización.
5 beneficios clave del software de gestión de contratos
Antes de profundizar en los beneficios, quizá también te preguntes: ¿cuánto cuesta el software de gestión de contratos? Comprender los precios es fundamental porque te ayuda a equilibrar las expectativas sobre las funciones con las limitaciones presupuestarias.
A continuación, se desglosan los principales beneficios que el software de gestión de contratos puede aportar a tu empresa.
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1. Creación más rápida de contratos
Muchas soluciones de software de gestión de contratos cuentan con herramientas como plantillas de contratos personalizables, bibliotecas de cláusulas y campos autocompletados. Estas funciones ayudan a acelerar el proceso de redacción y a reutilizar documentos existentes para crear versiones nuevas y revisadas. La colaboración en tiempo real y los flujos de aprobación automatizados también facilitan una redacción más rápida de los contratos.
Redactar rápidamente un contrato nuevo beneficia no solo a la productividad de tu equipo, sino también a tu contraparte contractual. Cuanto antes envíes un contrato a un cliente nuevo o a una nueva incorporación, antes podrán revisarlo y firmarlo o devolvértelo con modificaciones. Preparar un contrato con rapidez demuestra a la otra parte que es una prioridad para tu equipo y tu empresa.
2. Reducción de las cargas de trabajo manuales
Las soluciones de automatización de contratos suelen ofrecer funciones de automatización que ayudan a aliviar los procesos manuales de tu equipo. Con un software de gestión de contratos, los miembros de tu equipo pueden crear flujos de trabajo automatizados que incluyan órdenes de firma y notificaciones sobre la actividad contractual. Estas funciones permiten un proceso del ciclo de vida del contrato más fluido, con menos intercambios de mensajes y menos trabajo administrativo.
Automatizar la introducción de datos durante la elaboración de contratos ahorra mucho tiempo. Estas soluciones de software pueden completar automáticamente la información de contacto y de la empresa, las fechas de renovación y otros datos clave de los contratos mediante integraciones con tu CRM y otras bases de datos. Puede parecer una tarea pequeña, pero se acumula rápidamente: en un estudio de Zapier realizado a 1000 trabajadores del conocimiento, el 76 % de los encuestados afirmó que dedica entre 1 y 3 horas al día simplemente a trasladar datos de un lugar a otro.
3. Reducción del riesgo y cumplimiento garantizado
No olvidemos que los contratos son documentos legales y, por tanto, están sujetos a estándares de cumplimiento normativo. Tanto si se trata de un acuerdo de confidencialidad como de un contrato de adquisición, debes asegurarte de que cumple los requisitos legales de tu región. El cumplimiento contractual no es ninguna broma, y tu empresa puede estar sujeta a sanciones por incumplimiento si no alcanza los estándares necesarios.
Asegúrate de que tus acuerdos tengan validez. Descubre qué puede invalidar un contrato.
Muchos programas de CLM cuentan con funciones de gestión del cumplimiento, como permisos de acceso, registros de auditoría y cifrado de extremo a extremo. Las capacidades de firma electrónica de estas herramientas también cumplen los estándares legales, lo que garantiza que todos los contratos producidos y gestionados mediante el software cumplan la normativa. Esto ayuda a reducir el riesgo general para tu empresa e incluso puede eliminar la necesidad de contar con un equipo jurídico interno.
4. Almacenamiento organizado de documentos
Sin una solución basada en la nube, tu sistema de gestión documental puede empezar a parecerse a la sala de archivos de casos de una serie de televisión policíaca. Vale, quizá no sea tan grave, pero un archivador no solo tiene un aspecto anticuado, sino que normalmente también es bastante disfuncional. Un almacenamiento adecuado ahorrará a tu equipo muchos quebraderos de cabeza y tiempo. Según el mismo estudio de Zapier, el 73 % de los trabajadores afirmó dedicar entre 1 y 3 horas al día simplemente a intentar encontrar información o un documento concreto.
La mayoría del software CLM dispone de un repositorio de contratos con función de búsqueda que mantiene los documentos organizados, centralizados y seguros. Los usuarios pueden buscar y filtrar contratos en el repositorio central según su contenido, en lugar de limitarse a los nombres de archivo. Algunas herramientas de software de análisis de contratos incluso incorporan convenciones de nomenclatura e historiales de versiones para reducir los archivos duplicados y facilitar la localización exacta del contrato que buscas.
5. Información del sistema de gestión de contratos
Tu software CLM es solo una pieza del sistema más amplio de gestión de contratos de tu empresa. Este sistema engloba los procesos empresariales y otros factores relacionados con la forma en que gestionas los contratos, como el proceso de revisión de contratos, los flujos de aprobación de contratos, la facturación y las partes interesadas clave. Al igual que en otras áreas de tu empresa, es importante supervisar las métricas de rendimiento de tu sistema de contratos.
Estas soluciones de software cuentan con paneles, funciones de generación de informes y análisis que te ayudan a realizar un seguimiento de la eficiencia de tu proceso contractual y a detectar oportunidades de mejora. Puedes obtener información sobre factores como el tiempo medio de aprobación, los ciclos de renovación de contratos y los cuellos de botella del flujo de trabajo. Todos estos datos pueden impulsar tu estrategia contractual y ayudarte a apoyar a los miembros de tu equipo y reconocer su esfuerzo.
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6. Extra: mayor felicidad y retención de los empleados
Utilizar software de gestión de contratos ofrece muchas ventajas prácticas, pero ¿qué ocurre con los efectos menos tangibles? Implementar la automatización no solo mejora la eficiencia y la productividad, sino que también puede tener un impacto real en la felicidad y el compromiso de los empleados. De hecho, la automatización puede incluso marcar la diferencia a la hora de que las personas decidan quedarse en tu empresa o buscar mejores oportunidades.
En otro informe de Zapier, el 14 % de los encuestados que utilizan la automatización en el trabajo afirmó haberse planteado dejar su empleo, frente a un impresionante 42 % de quienes no utilizan la automatización.
La rotación de empleados puede resultar increíblemente costosa y, tras la Gran Renuncia, los empleadores deben hacer todo lo posible para mantener a los miembros de su equipo comprometidos y motivados en el trabajo. Luchar contra procesos empresariales disfuncionales día tras día puede llegar a ser increíblemente agotador. Y aunque el software puede implicar su propia curva de aprendizaje, la recompensa merece la pena, tanto para tus resultados como para tus empleados.
Cómo encontrar el mejor software de gestión de contratos
Ahora que comprendes claramente cómo el software CLM puede beneficiar a tu empresa, quizá te preguntes cómo elegir el mejor software de gestión de contratos para tu compañía. Factores como el precio, las funciones y las integraciones desempeñarán un papel importante. Para obtener más consejos sobre cómo elegir la mejor herramienta, puedes leer mi artículo sobre qué debes buscar en un software de gestión de contratos.
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