Tanto los CRO como los líderes empresariales de hoy entienden lo fundamentales que son las aplicaciones SaaS para el éxito de sus empresas. Con el software y las personas adecuados, las empresas pueden mejorar progresivamente la productividad de toda su plantilla y crear una ventaja competitiva en su mercado.
Con este aumento del gasto en SaaS, es más importante que nunca que los equipos de operaciones financieras y de ingresos cuenten con procesos estratégicos de adquisición y gestión que ayuden a maximizar el retorno de la inversión (ROI) de su organización.
Me llamo Mohammed y dirijo la estrategia de tecnología de ventas en TELUS, una de las principales empresas de telecomunicaciones y tecnología de Canadá. Durante casi una década, he sido testigo privilegiado del auge del gasto en SaaS en las funciones de marketing, ventas y, ahora, atención al cliente.
Este auge de la inversión ha impulsado la capacidad de algunas organizaciones para crecer rápida y eficientemente. Desafortunadamente, también ha afectado negativamente a otras debido a unas prácticas deficientes de gestión del gasto y a inversiones desaprovechadas.
En este artículo, profundizaré en lo que implica la gestión del gasto, analizaré el estado actual del gasto en SaaS y expondré cinco formas de mejorar la gestión del gasto en SaaS de su empresa desde la perspectiva de las operaciones de ingresos.
¿Qué es la gestión del gasto en SaaS?
La gestión del gasto en SaaS es el proceso estratégico de optimizar y controlar el gasto de su organización en aplicaciones SaaS. Esto incluye todos los aspectos de la adquisición, la relación con los proveedores y la negociación.
Las prácticas eficaces de gestión del gasto van más allá del concepto tradicional de reducción de costes. Las prácticas eficaces también se centran en los beneficios. Por eso es fundamental invertir en recursos y personas que se centren en la capacitación y las operaciones.
La capacitación en materia de ingresos ayudará a garantizar que sus empleados cuenten con los conocimientos y la capacidad necesarios para adoptar nuevas aplicaciones de software. Por su parte, el equipo de operaciones tecnológicas garantizará que los sistemas funcionen de manera eficiente en todo momento. Ambos recursos desempeñan un papel fundamental a la hora de garantizar que el gasto en aplicaciones SaaS contribuya al crecimiento, la eficiencia y las ventas de la organización.
Estado actual del gasto en SaaS
Hoy en día, las organizaciones están inundadas de un número interminable de opciones SaaS, cada una de las cuales promete beneficios transformadores. Como ocurre con cualquier cosa buena, las empresas también tienden a acumular estas aplicaciones con el tiempo.
Según este informe de Estado de SaaSOps, las empresas jóvenes (de uno a dos años de antigüedad) suelen comenzar con una media de 29 aplicaciones SaaS. Esta cifra aumenta hasta 103 cuando tienen entre tres y seis años.
Con el crecimiento del gasto en SaaS, no es de extrañar que las ventas de software de gestión del gasto también hayan aumentado considerablemente. Según Business Research Insights, los ingresos del mercado de ventas de software de gestión del gasto en SaaS alcanzarán $624 millones USD en 2028, con una tasa de crecimiento anual compuesta (CAGR) del 21,2 % entre 2023 y 2028.
Gastos ocultos de SaaS
Con este crecimiento en mente, es fácil entender cómo surgen las complejidades cuando estas aplicaciones se utilizan poco, se vuelven redundantes o no se integran eficazmente en una hoja de ruta tecnológica más amplia. El resultado son gastos ocultos que podrían no ser evidentes de inmediato. Estos son algunos de los gastos de SaaS más habituales que debe tener en cuenta:
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Redundancia
Esto es demasiado común, especialmente entre los equipos de ventas, marketing y éxito del cliente. Cuando diferentes unidades de negocio adoptan herramientas similares de forma independiente, las organizaciones terminan pagando por funcionalidades superpuestas.
Sin una supervisión centralizada por parte de las operaciones de ingresos, los sistemas redundantes aumentarán significativamente sus costes e incluso pueden reducir la productividad.
Utilización
La utilización es un gasto del gasto en SaaS que a menudo se pasa por alto y que provoca un desperdicio de recursos. La mayoría de las veces, los equipos no cuentan con la formación y la capacitación necesarias para aprovechar plenamente las herramientas, lo que se traduce en un uso deficiente y una disminución del retorno de la inversión (ROI).
Apoyo estratégico
La gestión del cambio es una función fundamental para garantizar la reducción de los costes desperdiciados y maximizar el ROI. Como parte de cualquier buen plan de gestión del cambio, el patrocinio y el apoyo de los directivos suelen ser componentes ausentes que pueden obstaculizar la capacidad de su organización para adoptar y utilizar plenamente las nuevas aplicaciones.
Gasto de abajo arriba
Con muchas empresas avanzando hacia un modelo de crecimiento impulsado por el producto (PLG), cada vez es más habitual que las unidades de negocio y los particulares compren licencias individuales con tarjetas de crédito en lugar de hacerlo mediante un proceso formal de adquisición.
A medida que evoluciona el comportamiento de compra, es fundamental asegurarse de que su organización cuenta con prácticas recomendadas para gestionar esta nueva forma de adquirir tecnología.
5 formas de mejorar la gestión del gasto en SaaS mediante RevOps
Como marco de trabajo, las Operaciones de Ingresos pueden ayudar a integrar su estrategia de gestión del gasto en SaaS en su estrategia general de ingresos. RevOps se centra en alinear los equipos de ventas, marketing y éxito del cliente mediante personas, procesos, datos y tecnología, al tiempo que garantiza que los precios de SaaS sigan siendo competitivos.
Al incorporar estos principios fundamentales a su estrategia de gestión del gasto, las organizaciones pueden asegurarse de que los sistemas en los que invierten tienen un impacto directo en iniciativas empresariales de gran alcance. RevOps puede ayudar a agilizar los procesos y los flujos de trabajo para garantizar un uso eficiente del conjunto de herramientas tecnológicas. También es el músculo que puede ayudar a evaluar el impacto (ROI) en las métricas de SaaS.
Estas son mis 5 formas principales en las que las Operaciones de Ingresos pueden mejorar la gestión del gasto en SaaS:
1. Definir su estrategia de compras
Como función empresarial, RevOps puede ayudar a definir la estrategia de compras para las aplicaciones SaaS. Dentro de esta estrategia, su equipo de RevOps puede ayudar a centrarse en los objetivos de reducción de costes. Por ejemplo, en cómo aprovechar los descuentos por volumen o incluso en cómo negociar mejor las condiciones contractuales.
La gestión de riesgos también debe formar parte de su estrategia de compras. Céntrese en factores como la seguridad de los datos, el cumplimiento normativo y la estabilidad del proveedor.
Asegúrese de que sus acuerdos tengan validez. Consulte qué puede invalidar un contrato.
2. Centralizar sus contratos
Como equipo de RevOps, debería tratar de centralizar la gestión de sus contratos para garantizar una supervisión y viabilidad adecuadas. Dado que los equipos de GTM utilizan decenas de herramientas, cada vez resulta más difícil hacerlo sin la plataforma adecuada.
Una solución de gestión de contratos puede ayudar a respaldar esta estrategia y ayudar a su organización a agilizar el proceso de renovación, comprender las condiciones de negociación y cumplir las normas de conformidad.
3. Controlar el gasto de abajo arriba
El beneficio de permitir que sus empleados compren soluciones más rápidamente puede tener un impacto positivo en el crecimiento. La otra cara de la moneda es que el gasto sin control también puede repercutir negativamente en el rendimiento general de su empresa.
Con las nuevas formas de adquirir tecnología, como PLG, asegúrese de que su organización cuenta con una política clara que se debe seguir. Asegúrese de que existen flujos de trabajo de aprobación en los que participen las partes interesadas pertinentes para evitar gastos de software ad hoc.
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4. Invertir en capacitación para la generación de ingresos
La formación y la capacitación siempre han desempeñado un papel central en la maximización del uso del software. Tradicionalmente, no todos los equipos de ingresos tenían el privilegio de contar con profesionales del aprendizaje a su lado.
Al centrarse en deshacer los silos, la capacitación para la generación de ingresos adopta una perspectiva más amplia y engloba a todos los equipos centrados en los ingresos. Estos equipos son su arma secreta para garantizar que los empleados tengan las habilidades, los conocimientos y los recursos necesarios para adoptar eficazmente el nuevo software.
Este equipo le ayudará a implementar políticas de uso, crear material de capacitación, como guías de usuario, e incorporar formación tecnológica periódica. La capacitación para la generación de ingresos permitirá a los usuarios aprovechar plenamente las capacidades del nuevo software y contribuirá a aumentar el ROI.
5. Consolidar cuando sea posible
Como parte de su estrategia de gestión del gasto, su equipo de operaciones de ingresos puede ayudar a garantizar que las auditorías tecnológicas se realicen con frecuencia. Las auditorías tecnológicas son una oportunidad para que su organización dé un paso atrás, evalúe el panorama actual del software e identifique la deuda tecnológica.
Como parte de esta auditoría, deberá asegurarse de evaluar el conjunto de herramientas tecnológicas de software para detectar solapamientos y redundancias. Lo que deberá buscar es un solapamiento de funcionalidades que quizá no sea necesario tener. Como función centralizada con una visión de toda la tecnología utilizada por marketing, ventas y atención al cliente, RevOps puede desempeñar un papel fundamental en la reducción del gasto innecesario y la maximización del uso de la tecnología existente.
Activar el marco de RevOps
A medida que las empresas siguen acelerando su dependencia de los productos SaaS, la gestión del gasto en SaaS se convierte en un imperativo estratégico. Para garantizar que las inversiones realizadas en soluciones SaaS repercutan directamente en los ingresos, las Operaciones de Ingresos deben integrarse en la estrategia más amplia de gestión financiera de estas plataformas.
Al definir una estrategia integral de gestión del gasto en SaaS mediante etapas estructuradas del análisis del gasto, las organizaciones podrán optimizar su gasto e impulsar el crecimiento de los ingresos de manera holística. Incorporar la gestión del gasto al marco de Operaciones de ingresos garantizará el cumplimiento de la responsabilidad fiscal mientras alcanzan sus objetivos organizativos.
