5 maneras de mejorar la gestión del gasto en SaaS con RevOps
Hoy en día, los CRO y los líderes empresariales por igual comprenden lo críticas que son las aplicaciones SaaS para el éxito de su negocio. Con el software adecuado y las personas correctas, las empresas pueden mejorar incrementalmente la productividad de toda su fuerza laboral y crear una ventaja competitiva en su mercado.
Con este aumento en el gasto en SaaS, es más importante que nunca que los equipos de finanzas y operaciones de ingresos cuenten con procesos estratégicos de adquisición y gestión que ayuden a maximizar el retorno de la inversión (ROI) para su organización.
Mi nombre es Mohammed y dirijo la estrategia de tecnología de ventas en TELUS, una de las principales empresas de telecomunicaciones y tecnología de Canadá. Durante casi una década he sido testigo de primera mano del auge del gasto en SaaS dentro de las funciones de marketing, ventas y ahora atención al cliente.
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Este auge en la inversión ha catapultado la capacidad de algunas organizaciones para escalar rápida y eficientemente. Desafortunadamente, también ha impactado negativamente a otras a través de malas prácticas de gestión del gasto e inversiones desperdiciadas.
En este artículo, profundizaré en qué consiste la gestión del gasto, exploraré el estado actual del gasto en SaaS y detallaré cinco formas en que puedes mejorar la gestión del gasto en SaaS de tu empresa desde la perspectiva de las Operaciones de Ingresos.
¿Qué es la gestión del gasto en SaaS?
La gestión del gasto en SaaS es el proceso estratégico de optimizar y controlar el gasto de tu organización en aplicaciones SaaS. Esto incluye todos los aspectos de adquisición, relación con proveedores y negociación.
Las prácticas efectivas de gestión del gasto van más allá del concepto tradicional de reducción de costos. Las prácticas eficaces también se enfocan en los beneficios. Por eso es fundamental invertir en recursos y personas centradas en el desarrollo y las operaciones.
El impulso de ingresos ayudará a garantizar que tus empleados estén equipados con el conocimiento y la capacidad para adoptar nuevas aplicaciones de software. Mientras que tu equipo de operaciones tecnológicas asegurará que los sistemas funcionen eficientemente en todo momento. Ambos recursos desempeñan un papel fundamental para asegurar que el gasto en aplicaciones SaaS contribuya al crecimiento, la eficiencia y las ventas de la organización.
Estado actual del gasto en SaaS
Las organizaciones hoy en día están inundadas de una cantidad interminable de opciones SaaS, cada una prometiendo beneficios transformadores. Como sucede con cualquier cosa buena, las empresas tienden también a acumular estas aplicaciones con el tiempo.
Como muestra este informe State of SaaSOps, las empresas jóvenes (de uno a dos años), normalmente comienzan con un promedio de 29 aplicaciones SaaS. Este número se dispara a 103 cuando tienen entre tres y seis años.
Con el crecimiento en el gasto en SaaS, no es de extrañarse que las ventas de software de gestión del gasto también hayan aumentado. Según Business Research Insights, los ingresos de ventas del mercado de software de gestión del gasto en SaaS alcanzarán los 624 millones de USD en 2028, con una tasa de crecimiento anual compuesta (CAGR) del 21.2% de 2023 a 2028.
Gastos ocultos en SaaS
Con este crecimiento en mente, es fácil ver cómo surgen complejidades cuando estas aplicaciones son infrautilizadas, se vuelven redundantes o no se integran eficazmente en una hoja de ruta tecnológica más amplia. El resultado son gastos ocultos que pueden no ser evidentes de inmediato. Aquí tienes algunos de los gastos SaaS más comunes a tener en cuenta:
Redundancia
Esto es muy común, especialmente entre los equipos de ventas, marketing y éxito del cliente. Cuando diferentes unidades de negocio adoptan herramientas similares de forma independiente, las organizaciones terminan pagando por funcionalidades superpuestas.
Sin la supervisión centralizada de operaciones de ingresos, los sistemas redundantes incrementarán significativamente tus costos e incluso pueden reducir la productividad.
Utilización
La utilización suele ser un gasto pasado por alto en el gasto de SaaS, lo que conduce a un desperdicio de recursos. A menudo, los equipos no cuentan con la formación y el desarrollo necesarios para aprovechar plenamente las herramientas, lo que se traduce en un uso deficiente y un retorno de inversión (ROI) decreciente.
Apoyo estratégico
La gestión del cambio es una función crítica para asegurar que reduzcas los costos desperdiciados y maximices tu ROI. Como parte de cualquier buen plan de gestión del cambio, el patrocinio y apoyo ejecutivo suele ser un componente ausente que puede obstaculizar la capacidad de tu organización para adoptar y aprovechar plenamente nuevas aplicaciones.
Gasto ascendente
Con muchas empresas adoptando un modelo de crecimiento guiado por el producto (PLG), es cada vez más común que unidades de negocio e individuos compren licencias individuales con tarjetas de crédito en lugar de hacerlo a través de un proceso formal de adquisición.
A medida que evoluciona el comportamiento de compra, es fundamental garantizar que tu organización cuente con las mejores prácticas para gestionar esta nueva manera de adquirir tecnología.
5 formas de mejorar la gestión del gasto en SaaS a través de RevOps
Como marco de trabajo, Revenue Operations puede ayudar a integrar tu estrategia de gestión del gasto en SaaS dentro de tu estrategia general de ingresos. RevOps se centra en alinear ventas, marketing y éxito del cliente mediante personas, procesos, datos y tecnología, mientras asegura que los precios de SaaS se mantengan competitivos.
Al infundir estos principios fundamentales en tu estrategia de gestión de gastos, las organizaciones pueden asegurar que los sistemas en los que invierten impacten directamente en iniciativas de negocio a gran escala. RevOps puede ayudar a agilizar procesos y flujos de trabajo para garantizar una utilización eficiente del stack tecnológico. También es la fuerza que puede evaluar el impacto (ROI) en las métricas de SaaS.
Aquí tienes mis 5 principales formas en que Revenue Operations puede mejorar tu gestión del gasto en SaaS:
1. Define tu estrategia de adquisiciones
Como función empresarial, RevOps puede ayudar a definir la estrategia de adquisiciones para aplicaciones SaaS. Dentro de esta estrategia, tu equipo de RevOps puede centrarse en objetivos de reducción de costes. Por ejemplo, cómo aprovechar descuentos por volumen o incluso cómo negociar mejor los términos contractuales.
La gestión de riesgos también debe formar parte de tu estrategia de adquisiciones. Concéntrate en factores como la seguridad de datos, el cumplimiento normativo y la estabilidad del proveedor.
Asegúrate de que tus acuerdos tengan validez. Consulta qué puede invalidar un contrato.
2. Centraliza tus contratos
Como equipo de RevOps, deberías buscar centralizar la gestión de contratos para asegurar la viabilidad y supervisión adecuadas. Con los equipos GTM utilizando decenas de herramientas, se vuelve cada vez más difícil hacerlo sin la plataforma adecuada.
Una solución de gestión de contratos puede ayudar a apoyar esta estrategia y permitirá a tu organización agilizar el proceso de renovación, comprender los términos de negociación y cumplir los estándares de cumplimiento.
3. Controla el gasto descentralizado
El beneficio de permitir que tus empleados adquieran soluciones más rápido puede impactar positivamente en el crecimiento. El lado negativo es que el gasto no controlado también puede tener impactos negativos en el rendimiento general de tu empresa.
Con nuevas formas de adquirir tecnología, como PLG, asegúrate de que tu organización tenga una política clara a seguir. Asegura que existan flujos de aprobación que incluyan a las partes interesadas relevantes para evitar gastos en software sin control.
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4. Invierte en habilitación de ingresos
La formación y la habilitación siempre han desempeñado un papel central en maximizar el uso del software. Tradicionalmente, no todos los equipos de ingresos disponían del lujo de tener profesionales de aprendizaje a su disposición.
Con el objetivo de eliminar los silos, la habilitación de ingresos toma una perspectiva más amplia y abarca a todos los equipos enfocados en los ingresos. Estos equipos son tu arma secreta para garantizar que los empleados tengan las habilidades, los conocimientos y los recursos para poder adoptar nuevos programas de software de forma eficaz.
Este equipo te ayudará a implementar políticas de uso, crear materiales de habilitación, como guías de usuario, e incorporar formaciones técnicas regulares. La habilitación de ingresos permitirá a los usuarios aprovechar al máximo las capacidades del nuevo software y contribuirá a aumentar el ROI.
5. Consolida donde puedas
Como parte de tu estrategia de gestión de gastos, tu equipo de operaciones de ingresos puede ayudar a garantizar que se realicen auditorías tecnológicas con frecuencia. Las auditorías tecnológicas son una oportunidad para que tu organización haga una pausa y evalúe el panorama actual del software e identifique la deuda tecnológica.
Como parte de esta auditoría, querrás asegurarte de que estás evaluando el stack tecnológico de software por posibles solapamientos y redundancias. Lo que debes buscar es la duplicidad de funcionalidades que no sea necesario mantener. Como función centralizada que tiene una visión de toda la tecnología utilizada por marketing, ventas y soporte al cliente, RevOps puede desempeñar un papel clave en la reducción del gasto innecesario y en maximizar la utilización de la tecnología existente.
Activa el marco de RevOps
A medida que las empresas siguen acelerando su dependencia de productos SaaS, la gestión del gasto en SaaS se convierte en una necesidad estratégica. Para garantizar que las inversiones realizadas en soluciones SaaS impacten directamente en los ingresos, Revenue Operations debe integrarse dentro de la estrategia financiera global de estas plataformas.
Definiendo una estrategia integral de gestión del gasto en SaaS a través de etapas de análisis de gasto estructurado, las organizaciones podrán optimizar su gasto e impulsar el crecimiento de ingresos de manera holística. Incorporar la gestión del gasto dentro del marco de Revenue Operations asegurará la responsabilidad fiscal mientras se logran los objetivos organizacionales.