8 desafíos del análisis de gastos (y cómo superarlos)
El análisis de gastos te permite reducir costos e identificar posibles ahorros, pero ¿está tu empresa preparada para los desafíos que pueden surgir al analizar los datos de tu cadena de suministro?
A lo largo de los años, la gestión de gastos ha evolucionado hasta convertirse en un proceso integral. Sin un mecanismo probado, analizar los datos de gastos se vuelve difícil y requiere mucho tiempo. También puedes enfrentar problemas al optimizar periódicamente el presupuesto y los procesos de compras.
Soy Rana Bano, y mi misión más reciente es ayudar a los equipos de RevOps a dar pasos estratégicos y alcanzar sus objetivos deseados mediante consejos prácticos. En esta guía, profundizaremos en los desafíos más comunes del análisis de gastos, además de discutir soluciones que te ayudarán a superarlos.
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¿Qué es el análisis de gastos?
El análisis de gastos o spend analytics es un enfoque sistemático que implica recopilar, limpiar, categorizar y examinar los datos de gastos. Este meticuloso proceso cumple una doble función: (1) reducir los gastos de compras y mejorar la eficiencia operativa, y (2) garantizar un estricto cumplimiento de los controles y estándares de conformidad aplicables.
Análisis de gastos vs Gestión de gastos
El análisis de gastos se centra principalmente en comprender los detalles y patrones de los gastos. En cambio, la gestión de los datos de gastos adopta un enfoque holístico de las compras y la adquisición estratégica, buscando mejorar la eficiencia, alinearse con las mejores prácticas y establecer una cultura de mejora continua y control.
Por lo tanto, puedes considerar el análisis de gastos como un subconjunto del marco más amplio de gestión de gastos, donde ambos desempeñan papeles clave en la optimización de los procesos de compras de una empresa.
¿Cuáles son los principales beneficios del análisis de gastos?
Existen varios grandes beneficios del análisis de gastos (existe por una razón, después de todo). Aquí mencionaré los cinco principales, aunque es posible que conozcas aún más.
Ahorros y rentabilidad
El desempeño de tu empresa depende de las decisiones que tomes, especialmente en las compras indirectas que afectan las operaciones diarias y el apoyo a los empleados. Evita hacer recortes a ciegas sin una comprensión clara. En su lugar, considera el uso de un software de análisis de gastos para obtener visibilidad del gasto y así reducir estratégicamente los gastos no esenciales. Esto te ayudará a identificar y priorizar oportunidades de ahorro, mejorando la toma de decisiones proactivas y las previsiones.
Mejor cumplimiento
La implementación de prácticas de gestión de gastos simplifica el seguimiento y la documentación de los gastos, lo que facilita el cumplimiento de los requisitos regulatorios. Los informes detallados de los datos de gastos también hacen que las auditorías y el cumplimiento ante múltiples organismos regulatorios sean más manejables.
Reducción de los tiempos de ciclo
La gestión de gastos agiliza decisiones como la selección de proveedores y la negociación de contratos, reduciendo los tiempos de los procesos. Establece métricas y reglas para actividades recurrentes, permitiendo decisiones más rápidas y consistentes.
Mejores oportunidades de adquisición
La visibilidad sobre los gastos de los proveedores permite una consolidación efectiva de proveedores y comparación de precios. Identifica a los proveedores con mejor desempeño y resalta redundancias o socios poco confiables. También realiza el seguimiento de los programas de diversidad de proveedores, ayudando en decisiones estratégicas sobre ellos.
Automatización y sistemas mejorados
La gestión de gastos facilita decisiones eficientes de gasto, mejorando los sistemas internos. Las organizaciones pueden automatizar los procesos de compras y aumentar la visibilidad de los gastos para aprovechar al máximo los beneficios de la gestión de gastos.
8 desafíos del análisis de gastos (con soluciones propuestas)
Ahora, profundicemos en los ocho desafíos más frecuentes que se presentan en el análisis de gastos, explorando a la vez posibles soluciones para afrontarlos de manera eficaz.
1. Falta de conocimiento acerca de las fuentes de datos de gastos
Identificar todas las fuentes de gastos es otro obstáculo en el análisis efectivo de los gastos de compras. Algunos centros de costos son fácilmente visibles, pero los centros de costo "fantasma", que a menudo solo existen en papel, se pueden pasar por alto fácilmente. Estos centros fantasma pueden manejar finanzas y asignar presupuestos, pero complican la gestión de gastos.
Solución: Para abordar este desafío, involucra a todos los responsables de los departamentos y unidades de negocio encargados de los costos de compras al identificar los centros de costo. Si eres parte de una organización grande, la digitalización puede agilizar la recopilación de datos de gastos en un repositorio central para su análisis, reduciendo la posibilidad de omitir centros de costo fantasma.
2. Mala clasificación de los gastos
Cuando los expertos en análisis de gastos cometen errores al categorizar los gastos, pueden surgir problemas serios. Imagina que alguien considera una gran compra simplemente como un gasto regular y no como una inversión importante. Esta confusión puede afectar cómo se asigna el dinero y cómo se crean los presupuestos, lo que provoca un gasto ineficiente.
Solución: Para abordar este desafío, evalúe a sus expertos para ver qué tan buenos son categorizando los gastos. Estas pruebas muestran el nivel de habilidad del equipo y dónde necesitan más capacitación. Esto hará que su análisis de gastos sea más confiable, lo que permitirá una toma de decisiones más informada y una mejor gestión de costos.
3. Problemas de calidad de los datos
Otro desafío crítico en el análisis de gastos es la información incompleta, inconsistente e inexacta proporcionada por los clientes. Cuando los datos están llenos de vacíos, discrepancias e imprecisiones, extraer conclusiones prácticas del análisis se vuelve más complicado. Y no olvidemos que limpiar y estructurar estos datos también consume tiempo y esfuerzo, lo que puede ralentizar la toma de decisiones.
Solución: Como respuesta a este desafío, considere invertir en herramientas y métodos para limpiar y organizar los conjuntos de datos. También puede aprovechar la automatización mediante aprendizaje automático e inteligencia artificial para acelerar el proceso y hacerlo más preciso. Esto, a su vez, mejora la calidad de los datos, lo que lleva a iniciativas más efectivas de reducción de costos y mejora de la eficiencia.
4. Falta de estandarización
La ausencia de un sistema de clasificación estandarizado para las categorías de gasto es un problema común en el mundo del análisis de gastos. Diferentes empresas e industrias suelen tener sus propias maneras de clasificar los gastos, lo que dificulta comparar y evaluar datos entre entidades. También hace difícil ver cómo le va a una empresa en relación con otras del mismo sector.
Solución: Para resolver este problema, establezca un sistema de clasificación estandarizado que esté alineado con las mejores prácticas del sector. Colaborar con grupos o asociaciones del sector puede ayudar a definir estas categorías comunes. De este modo, las organizaciones pueden comparar datos fácilmente y tomar mejores decisiones basadas en lo que pasa en su industria. Estandarizar las categorías de gasto también puede ayudarle a encontrar ideas útiles y mejorar sus prácticas para estar en línea con los estándares del sector.
5. Recursos insuficientes
La gestión de gastos requiere esfuerzos dedicados para identificar, recopilar, analizar y ejecutar oportunidades de ahorro en los datos de gastos de manera regular. Sin embargo, los equipos de compras a menudo se ven abrumados con sus tareas diarias, dejando poco tiempo y recursos para una gestión de gastos efectiva.
Solución: Para superar esta limitación de recursos, sus profesionales de compras pueden buscar apoyo de IT para establecer procesos eficientes que permitan realizar ahorros. Además, invierta en herramientas de automatización para analizar los patrones de gasto y así ahorrar tiempo y recursos.
6. Capacidades analíticas deficientes
Un análisis de gastos efectivo exige la capacidad de identificar y extraer los reportes adecuados a partir de los datos recopilados, lo que requiere habilidades analíticas que a menudo son escasas y costosas. Además, el costo de adquirir herramientas avanzadas de análisis de gastos puede ser significativo, lo que dificulta conseguir la aprobación de los interesados para este tipo de inversiones, especialmente si no hay resultados inmediatos y visibles.
Solución: Para lograr la aprobación, realice un análisis de costo-beneficio para justificar las inversiones en capacidades analíticas. También puede recurrir a recursos como el informe de Hackett Group para obtener directrices de evaluación comparativa de costos. Además, implemente herramientas de análisis automatizadas basadas en IA para obtener información valiosa a partir de los datos y así facilitar la toma de decisiones críticas.
Recuerde: incluso pequeños ahorros pueden convertirse en sumas considerables, sobre todo si gestiona grandes volúmenes de datos o pedidos de alto valor.
7. Silos en la cultura laboral
En muchas organizaciones, el gasto se realiza a través de diferentes departamentos en el área de compras, pero la falta de comunicación puede llevar a un desconocimiento entre los responsables de categorías que pueden adquirir los mismos productos para diferentes fines. Además, las prácticas de almacenamiento de datos varían entre departamentos, lo que resulta en formatos de datos inconsistentes.
Solución: Para eliminar los silos, implemente soluciones integradas de análisis de gastos que se comuniquen con otras herramientas importantes de su ecosistema tecnológico. Por ejemplo: software ERP (Enterprise Resource Planning), soluciones contables o software de órdenes de compra, y servidores de correo utilizados por los departamentos de compras. Utilizando estas herramientas, cada departamento puede generar reportes según sea necesario mientras mantiene un repositorio centralizado, cerrando la brecha de los silos.
8. Resistencia al cambio
La gestión de gastos puede ser malinterpretada como una amenaza por algunos interesados dentro de la organización, como los responsables de proveedores y los encargados de contratos. Los cambios en los procesos de selección de proveedores o las modificaciones contractuales hechas para controlar los gastos pueden verse como desafíos a su autoridad y decisiones, lo que genera resistencia.
Solución: Para mitigar la resistencia al cambio, es fundamental comunicar los beneficios de las decisiones a todos los interesados afectados. Involucrar a miembros de la alta dirección, como el CEO, en el proceso de toma de decisiones puede ayudar a reducir la incertidumbre y la oposición, ya que las decisiones aprobadas a este nivel tienden a enfrentar menos resistencia.
Analice sus datos de gastos para mejorar sus resultados
Una evaluación de análisis de gastos ofrece beneficios continuos para su empresa, impactando positivamente en su rentabilidad, relaciones con proveedores y eficiencia de los empleados. Es un proceso dinámico que se adapta junto con el crecimiento de su negocio.
Al comprender las etapas clave del análisis de gastos e implementar el enfoque discutido, puede reducir costos, mejorar el desempeño de los proveedores y tomar decisiones basadas en datos. Estas estrategias no solo protegerán la prosperidad de su empresa en el competitivo panorama actual, sino que también la posicionarán para un éxito continuo.
Para obtener una visión más profunda sobre la inteligencia empresarial, consulte nuestra guía para comenzar a construir su propia estrategia exitosa de inteligencia empresarial. Para mantenerse al día con información y conocimientos valiosos de The CRO Club, suscríbase a nuestro boletín.
