Was ist das größte Hindernis, dem Verkaufsteams beim Umsatzwachstum begegnen? Ein ernstzunehmender Kandidat für diesen Titel ist Bürokratie und Fleißarbeit.
Es mag harmlos erscheinen, doch im Laufe der Zeit rauben kleine, sich ständig wiederholende Aufgaben Ihrem Vertriebsteam die Energie und lenken sie von der Hauptaufgabe ab – dem tatsächlichen Verkaufen.
Eine Studie von Gangly ergab, dass Umsatzteams 72% ihrer Woche mit Aufgaben verbringen, die nichts mit dem Verkaufen zu tun haben, wie Dateneingabe, Aktualisierung von Pipelines, Verfassen von Gesprächsnotizen, Erstellung von Berichten, Recherche von Leads und dem Versenden von Follow-up-E-Mails.
Bei einer 40-Stunden-Arbeitswoche bedeutet das, dass nur 11 Stunden wirklich verkauft wird und 29 Stunden nicht direkt zum Umsatz beitragen. In einem Team mit 10 Personen entspricht das sieben Mitarbeitern, die potenziellen Kunden tatsächlich nichts verkaufen.
Ihr CRM sollte Ihnen helfen, mehr Umsatz zu generieren, indem es diese Fleißarbeit beseitigt. Tatsächlich tun die meisten CRMs das aber nicht. Stattdessen bekommen Ihre Teams mehr Aufgaben, weil Prozesse nicht automatisiert sind, und verlieren sogar noch mehr Zeit, weil die Funktionen nicht benutzerfreundlich sind.
Die Kosten liegen nicht nur im Zeitverlust. Sie äußern sich in längeren Verkaufszyklen, verlorenen Abschlüssen und einem ausgebrannten Team.
Bei Nutshell machen wir es anders. Jede Funktion, die wir entwickeln, ist auf einfache Bedienung und Zeitersparnis ausgelegt. Unser Ziel ist es, so viel Fleißarbeit wie möglich für Ihr Team zu beseitigen, damit sie sich auf das konzentrieren können, was sie am besten können – tatsächlich verkaufen und Umsatz generieren.
Das Ergebnis: Teams schließen Abschlüsse 14,9% schneller ab, gewinnen 13,4% mehr Leads und steigern den Neugeschäftsumsatz um 26,4%. Das haben wir festgestellt, als wir reale Nutzungsdaten unserer Kunden über mehr als ein Jahrzehnt analysierten und dabei die Aktivitäten im zweiten Jahr mit Nutshell mit denen im ersten Jahr verglichen haben.
Im Folgenden zeigen wir anhand von sieben konkreten Beispielen, wie Sie mit Nutshell Ihren Vertriebsmitarbeitern jede Woche 10+ Stunden einsparen können, damit sie sich ganz auf echtes Unternehmenswachstum konzentrieren können.
Neugierig, wie Nutshell Ihrem Team Zeit spart und zu mehr Abschlüssen verhilft? {{deeplink:151956:[Testen Sie es heute kostenlos.]}}
7 Wege, wie Nutshell Umsatzteams hilft, pro Mitarbeiter wöchentlich 10+ Stunden zurückzugewinnen
1. KI-Zeitachse und Gesprächszusammenfassungen reduzieren stundenlanges Notieren auf wenige Sekunden
Eingesparte Zeit: 3–5 Stunden/Woche
CRMs speichern wertvolle Informationen zu Ihren Kundeninteraktionen, doch oft sind diese nicht leicht zugänglich.
Das bedeutet: Vor jedem Anruf müssen Vertriebsmitarbeiter in früheren Interaktionen stöbern, um das nötige Hintergrundwissen für ein produktives Gespräch zu erhalten.
Nach einem Gespräch müssen sie dann Zeit investieren, um Notizen zu tippen, Aufgaben zuzuweisen und Kontaktdatensätze zu aktualisieren.
Manuell dauert das Durchgehen der Notizen zur Vorbereitung eines Gesprächs vielleicht fünf Minuten, das Erfassen der Notizen danach nochmals zehn Minuten. Bei 15 Gesprächen pro Woche sind das fast vier Stunden pro Vertriebsmitarbeiter.
Mit den KI-Funktionen von Nutshell geschieht dies alles automatisch.
Vor einem Gespräch können Mitarbeitende per Klick eine Zusammenfassung der Zeitachse eines Kontakts abrufen. Nutshell durchsucht dann Notizen, E-Mails, Aktivitäten und mehr, um eine gut lesbare Zusammenfassung der Beziehung samt allen notwendigen Informationen für das Gespräch bereitzustellen.
Nach jedem Gespräch fügt Nutshells KI-gestützte Meeting- und Gesprächszusammenfassung eine Zusammenfassung mit wichtigen Erkenntnissen und To-dos zur Zeitachse des Kontakts hinzu. Diese Funktion arbeitet mit gängigen Tools wie Zoom, Google Meet, Click-to-Call und anderen zusammen.
2. KI-Lead-Recherche reduziert manuellen Rechercheaufwand
Eingesparte Zeit: 2–3 Stunden pro Woche
Eine weitere wichtige, aber zeitaufwändige Aufgabe von Vertriebsmitarbeitern ist die Recherche von Leads vor der Kontaktaufnahme.
Normalerweise verbringen sie dafür mindestens 15 Minuten auf LinkedIn, Firmenwebseiten, in aktuellen Nachrichten und anderen Online-Quellen. Sie benötigen diese Informationen, um eine Person kennenzulernen und zu wissen, warum sie ein guter Lead ist – aber sie müssen sie nicht manuell suchen.
Nutshell bietet Ihnen einen KI-gestützten Lead-Recherche-Agenten, der diese Informationen sammelt. Das Briefing enthält Firmenüberblicke, Gesprächsanlässe, persönliche Kontaktideen und sogar eine automatisch generierte Lead-Bewertung. Das Briefing kann dann optional in der Zeitachse des Leads gespeichert werden.
Statt mehrere Tabs manuell zu durchforsten, läuft die Lead-Recherche jetzt im Hintergrund. So können Mitarbeitende direkt in Gespräche starten und ihre Zeit in den Beziehungsaufbau investieren.
3. Automatisierte Lead-Erfassung eliminiert manuelle Dateneingabe
Eingesparte Zeit: 2–3 Stunden pro Woche
Manuelle Dateneingabe ist einer der größten Zeitfresser für Vertriebsteams. Immer wenn jemand ein Formular ausfüllt oder anruft, muss ein Vertriebsmitarbeiter dessen Informationen ins CRM übertragen und einen neuen Lead-Datensatz anlegen.
Das raubt nicht nur den Vertriebsmitarbeitern Zeit, sondern sorgt auch für Verzögerungen bei der Kontaktaufnahme mit neuen Interessenten, was die Konversionsrate negativ beeinflussen kann.
Nutshell löst dieses Problem, indem Teams Leads automatisch über Webformulare erfassen können. Sie können individuelle Formulare direkt in Nutshell erstellen – ganz ohne Programmierkenntnisse. Außerdem ermöglichen wir es Ihnen, Ihre bestehenden Formulare ganz einfach über unser Connected-Forms-Tool mit Nutshell zu verknüpfen.
Ganz gleich, für welche Methode Sie sich entscheiden: Immer wenn jemand ein Formular ausfüllt, werden die Daten automatisch in Ihr CRM übernommen. Sie können anpassen, wie die Informationen übernommen werden, auswählen, in welche Pipeline neue Leads eingefügt werden sollen, und Benachrichtigungen erhalten, sobald ein Formular abgeschickt wurde – damit Ihr Team sofort mit der Kontaktaufnahme beginnen kann.
4. Intelligente Pipeline-Automatisierung hält Abschlüsse ohne manuelle Updates am Laufen
Eingesparte Zeit: 2–3 Stunden pro Woche
Die Pflege von Pipelines kann für Verkäufer wie ein zweiter Job werden. Es gibt Phasen, die aktualisiert, Erinnerungen, die gesetzt, und Aufgaben, die erstellt werden müssen. Die Liste ist lang.
Bei Nutshell sind wir überzeugt: Pipelines sollten manuelle Arbeit für Vertriebsteams eliminieren – nicht weiter vergrößern. Deshalb legen wir Wert auf einfach zu nutzende Pipeline-Automatisierung.
Individuelle Pipelines in Nutshell zu erstellen ist einfach. Sie können sogar unseren KI-Agenten zur Pipeline-Erstellung nutzen, der Sie beim Aufbau effektiver Vertriebsprozesse unterstützt.
Wenn Mitarbeiter an einem Lead arbeiten, übernimmt die Pipeline viele Aufgaben automatisch. Zum Beispiel: Erreicht ein Lead ein vordefiniertes Ziel, wird er automatisch in die nächste Phase verschoben. Gleichzeitig können automatisch Aufgaben für den Vertrieb erstellt werden, damit klar ist, was als Nächstes zu tun ist, oder eine weitere Automatisierung, wie etwa eine E-Mail-Sequenz, ausgelöst werden.
Dieser automatisierte Ablauf spart an vielen Stellen manuelle Arbeit ein. Vertriebsmitarbeiter müssen Leads nicht mehr händisch durch die Pipeline bewegen oder überlegen, welche Aufgabe als nächstes ansteht. Teamleiter müssen nicht mehr hinterherlaufen, um Updates zu den Leads zu bekommen. Das spart jede Woche Stunden an Arbeit.
5. Personalisierte E-Mail-Sequenzen laufen automatisch ab
Eingesparte Zeit: 1–2 Stunden pro Woche
Die Nachverfolgung entscheidet darüber, ob ein Abschluss zustande kommt – oder auch nicht. Manuelle Nachfassaktionen lassen sich jedoch kaum skalieren.
Im Schnitt sind acht Kontaktpunkte nötig, um einen B2B-Verkauf abzuschließen. Wenn Sie für jeden dieser Kontaktpunkte die Nachfass-E-Mails von Hand verfassen und verschicken, summiert sich das zu einem enormen Zeitaufwand. Müssen Sie sich obendrein selbst all diese Nachfassaktionen merken, passiert leicht ein Fehler oder eine Nachricht geht unter.
Automatisierte, unpersönliche Standardnachrichten sind aber auch nicht ideal; sie konvertieren schlechter.
Nutshell bietet hierfür personalisierte E-Mail-Sequenzen: eine Reihe von E-Mails, die zwar automatisch versendet werden, aber trotzdem persönlich wirken. Sie können eine Sequenz anlegen, die je nach Pipeline-Phase oder Aktion des Leads automatisch startet. Sequenzen können automatische Personalisierungen auf Grundlage von CRM-Feldern enthalten – oder Vertriebsmitarbeiter können individuell weitere persönliche Details ergänzen.
Sobald ein Lead auf eine automatisierte E-Mail reagiert, stoppt die Sequenz und der Vertriebsmitarbeiter kann übernehmen und das tun, was er am besten kann. Er kann eine persönliche Antwort verfassen und sogar die KI-generierten E-Mail-Antworten von Nutshell als Hilfestellung nutzen.
Mit personalisierten E-Mail-Sequenzen muss das Vertriebsteam nicht mehr stundenlang E-Mails verfassen und manuell verschicken – sie greifen erst dann ein, wenn der Interessent tatsächlich reagiert. Das spart Zeit und hilft dem Team, sich auf die aussichtsreichsten Chancen zu konzentrieren.
6. Reporting per Mausklick ersetzt stundenlange Arbeit mit Tabellenkalkulationen
Eingesparte Zeit: 2–4 Stunden pro Woche
Eine der größten Möglichkeiten zur Zeitersparnis für Vertriebsleiter ist das Reporting. Berichte manuell zu erstellen bedeutet, Daten aus dem CRM zu exportieren, in Tabellen zu übertragen und Diagramme zu erstellen. Das dauert oft Stunden. Häufig müssen Vertriebsteams diese Berichte monatlich oder sogar wöchentlich liefern. Und in der schnelllebigen Vertriebswelt sind viele Berichte bereits kurz nach der Erstellung veraltet.
Nutshell löst dieses Problem mit integrierten, ständig aktuellen Berichten. Neben den vorgefertigten Berichten – darunter Trichter-, Prognose- und Aktivitätsberichte – können Sie auch ganz einfach eigene, individuelle Reports erstellen.
Der eigentliche Gamechanger ist der KI-Reportgenerator: Sie müssen Ihren gewünschten Bericht einfach nur auf Deutsch beschreiben – und Nutshell erstellt ihn für Sie. Geben Sie beispielsweise „Zeige mir gewonnene Abschlüsse nach Quelle aus Q1" ein, und Sie erhalten einen teilfertigen Report, der genau das wiedergibt.
7. Automatisierte Lead-Zuweisung verteilt Leads sofort
Eingesparte Zeit: 1–2 Stunden pro Woche für Manager
Eine weitere Aufgabe, die Vertriebsleiter von wichtigeren Tätigkeiten abhält, ist die Lead-Zuteilung. Wenn man diese Aufgabe manuell erledigt, muss man die Informationen zum Lead durchgehen, prüfen, welche Teammitglieder verfügbar sind, und entsprechende Benachrichtigungen versenden.
Es ist nicht kompliziert, aber die aufgewendete Zeit summiert sich – besonders, wenn das Lead-Volumen wächst. Noch gravierender sind jedoch die Verzögerungen beim Erstkontakt mit neuen Leads.
Mit Nutshell erfolgt die Lead-Zuweisung automatisch. Das spart Vertriebsleitern Zeit und ermöglicht Teams, schneller auf Leads zu reagieren.
Das bedeutet nicht, dass Sie die Kontrolle verlieren. Sie können individuelle Regeln festlegen, um Leads nach Region, Quelle, Produkt oder anderen Kriterien zu verteilen. Zudem können Sie eine Rundlauf-Zuteilung wählen, um eine faire Verteilung zu gewährleisten. Ausnahmeregeln für spezielle Leads, die von Experten betreut werden sollen, lassen sich ebenfalls einfach einrichten.
Die Automatisierung dieses Lead-Zuweisungsprozesses spart Vertriebsleitern Zeit und kann sich auch auf Ihre Abschlussrate auswirken: Studien zeigen, dass die Kontaktaufnahme mit einem neuen Lead innerhalb von fünf Minuten die Qualifikationsrate um das 21-fache steigert im Vergleich zu einem Kontakt nach 20 Minuten.
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Der kumulative Effekt: Von gesparter Zeit zu mehr Umsatz
Lassen Sie uns alles zusammenrechnen. Die Zahlen sind Schätzungen, aber sie bieten einen realistischen Blick darauf, wie viel Zeit Automatisierung Ihrem Vertriebsteam sparen kann:
- KI-Zeitleisten und Gesprächszusammenfassungen: 3–5 Stunden pro Woche
- KI-Lead-Recherche: 2–3 Stunden pro Woche
- Automatisierte Lead-Erfassung: 2–3 Stunden pro Woche
- Pipeline-Automatisierung: 2–3 Stunden pro Woche
- E-Mail-Sequenzen: 1–2 Stunden pro Woche
- Berichterstellung mit einem Klick: 2–4 Stunden pro Woche
- Automatisierte Lead-Verteilung: 1–2 Stunden pro Woche
Insgesamt sind das 13–22 Stunden, die jede Vertriebsmitarbeiterin bzw. jeder Vertriebsmitarbeiter pro Woche einspart.
Das ist kein vernachlässigbarer Unterschied. Das ist der Unterschied, ob Verkäufer nur 28 % oder bereits 50 % ihrer Zeit tatsächlich verkaufen. Es ist der Unterschied, ob sie 15 oder 25 aktive Deals gleichzeitig managen können.
Die größte Auswirkung aber zeigt sich darin, wie diese Zeitersparnis genutzt wird. Weniger administrativer Aufwand bedeutet mehr Zeit für Aktivitäten, die direkt zum Umsatz beitragen, wie Demos, Telefonate, strategische Planung und andere Tätigkeiten zum Beziehungsaufbau und zur Voranbringung von Deals.
Wie wir gesehen haben, als wir die {{deeplink:151956:[Aktivitäten von Nutshell-Kunden]:customers}} im ersten und im zweiten Jahr mit Nutshell verglichen, führt das zu schnelleren Abschlusszeiten und mehr Neugeschäft. Das ist ein entscheidender Grund, weshalb Unternehmen 3,10 $ Rendite für jeden in CRM investierten Dollar sehen.
Das ist die Kraft der Automatisierung – und den Teams Zeit für das Wesentliche zurückzugeben.
So gelingt der Einstieg
Wenn Sie sich nun fragen, wie Sie loslegen können, folgt hier ein praktischer Fahrplan:
Bringen Sie Ihr Team zunächst in das richtige Tool – eines, das Zeit spart mit intuitiven Funktionen, statt sie mit manuellen Aufgaben zu verschwenden.
Im Tool angekommen, müssen Sie nicht alles auf einmal automatisieren. Starten Sie mit dem, was Ihnen am meisten Zeit erspart. Für viele Teams ist das die Lead-Erfassung oder die Pipeline-Automatisierung, aber das kann variieren. Wenn die erste Automatisierung eingerichtet ist, gehen Sie zum nächsten wichtigen Schritt über und beobachten Sie, wie Ihre Abläufe nach und nach automatisierter und effizienter werden.
Bei Nutshell machen wir dies einfach mit vorgefertigten Pipeline-Vorlagen, einfachen Formular-Tools, Support beim Onboarding und Integrationen mit den Tools, die Ihr Team nutzt, wie Google Workspace, Office 365, Zoom, QuickBooks und viele mehr.
Nutshell ist darauf ausgelegt, die Automatisierung Ihrer Prozesse mit benutzerfreundlichen Funktionen und einer intuitiven Bedienung besonders einfach zu machen. Sie brauchen keine Monate, um zu starten – Verbesserungen sind schon ab dem ersten Tag sichtbar.
Keine Zeit zu verlieren: Effiziente Arbeit im Umsatzteam
Umsatzteams haben bereits genug zu tun. Sie brauchen kein CRM, das sie mit stundenlanger Verwaltungsarbeit belastet. Sie brauchen ein Tool, das sich um die Routinearbeiten kümmert, damit sie sich auf den Aufbau von Beziehungen und das Abschließen von Geschäften konzentrieren können.
Wenn Ihr Team immer noch Pipeline-Phasen manuell aktualisiert, Berichte erstellt und E-Mail-Nachfassaktionen verschickt, verbringen sie Zeit mit Aufgaben, die automatisiert oder zumindest erheblich effizienter gestaltet werden könnten.
Bei Nutshell gestalten wir jede Funktion so, dass sie Zeit spart – und nicht mehr Arbeit verursacht. Durch Benutzerfreundlichkeit und Automatisierung kann Ihr Team weniger Zeit im CRM verbringen und mehr Zeit in Gespräche investieren, die Abschlüsse voranbringen und Umsatz generieren.
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