5 store fordele ved kontraktstyringssoftware

De fleste virksomheder er afhængige af kontrakter, lige fra serviceaftaler med kunder til ansættelseskontrakter med medarbejdere. Disse forretningskontrakter kræver en stor mængde tid og indsats at udarbejde, forhandle, underskrive og opbevare sikkert, og et softwareværktøj kan støtte dit team gennem kontraktens livscyklus. Hvis du forstår fordelene ved software til kontraktstyring, kan du finde ud af, hvilken type værktøj du leder efter, og hvordan dit team kan få mest muligt ud af det.

Uanset om du driver en lille startupvirksomhed eller en global koncern, skal dine kontrakter håndteres omhyggeligt og i overensstemmelse med relevante love og regler. Du har måske ikke et komplet juridisk team, så brug af software til kontraktlivscyklusstyring (CLM) kan være med til at sikre, at alle faser af processen lever op til de højeste standarder. Selv hvis du har et stort team, der håndterer dine kontrakter, kan en softwareløsning reducere deres manuelle arbejdsbyrde og strømline deres kontraktstyringsproces.

Læs videre for at få et overblik over de fem vigtigste fordele ved CLM-software, og hvorfor hver af dem er vigtig og har betydning for din organisation.

5 vigtige fordele ved software til kontraktstyring

Før du går i gang med fordelene, spørger du måske også: hvor meget koster software til kontraktstyring? Det er afgørende at forstå prissætningen, fordi det hjælper dig med at afveje forventningerne til funktioner i forhold til budgetbegrænsninger.

Her er en gennemgang af de vigtigste fordele, som software til kontraktstyring kan give din virksomhed.

1. Hurtigere oprettelse af kontrakter

Mange løsninger til softwarebaseret kontraktstyring har værktøjer som tilpasningsbare kontraktskabeloner, klausulbiblioteker og automatisk udfyldte felter. Disse funktioner hjælper med at fremskynde udarbejdelsesprocessen og genbruge eksisterende dokumenter til at oprette nye og reviderede versioner. Samarbejde i realtid og automatiserede godkendelsesforløb understøtter også hurtigere udarbejdelse af kontrakter.

At få skrevet en ny kontrakt hurtigt gavner ikke kun dit teams produktivitet, men også din kontraktpart. Jo hurtigere du sender en kontrakt til en ny kunde eller ny medarbejder, desto hurtigere kan vedkommende gennemgå den og underskrive den eller vende tilbage til dig med ændringer. Når du udarbejder en kontrakt hurtigt, viser du den anden part, at vedkommende er en prioritet for dit team og din virksomhed.

2. Mindre manuelt arbejde

Løsninger til kontraktautomatisering tilbyder generelt automatiseringsfunktioner, der hjælper med at mindske dit teams manuelle processer. Med software til kontraktstyring kan dine teammedlemmer opbygge automatiserede arbejdsgange, der omfatter underskriftsrækkefølger og notifikationer om kontraktaktivitet. Disse funktioner giver en mere problemfri kontraktlivscyklus med færre frem-og-tilbage-kommunikationer og mindre administrativt arbejde.

Automatisering af dataindtastning i kontraktudviklingen sparer meget tid. Disse softwareløsninger kan automatisk udfylde kontakt- og virksomhedsoplysninger, fornyelsesdatoer og andre vigtige datapunkter i kontrakter gennem integrationer med dit CRM-system og andre databaser. Det lyder måske som en lille opgave, men det løber hurtigt op: I en nyere Zapier-undersøgelse blandt 1000 vidensarbejdere svarede 76 % af deltagerne, at de bruger 1-3 timer om dagen på blot at flytte data fra ét sted til et andet.

3. Reduceret risiko og sikret overholdelse

Lad os ikke glemme, at kontrakter er juridiske dokumenter og derfor er underlagt standarder for overholdelse af regler. Uanset om det er en NDA eller en indkøbskontrakt, skal du sikre dig, at den opfylder de juridiske krav i din region. Overholdelse af kontrakter er ikke nogen spøg, og din virksomhed kan blive pålagt sanktioner for manglende overholdelse, hvis du ikke lever op til de nødvendige standarder.

Sørg for, at dine aftaler er juridisk gyldige. Se hvad der kan gøre en kontrakt ugyldig.

Mange former for CLM-software har funktioner til styring af overholdelse, såsom adgangstilladelser, revisionsspor og ende-til-ende-kryptering. Disse værktøjers funktioner til elektroniske underskrifter opfylder også juridiske standarder, hvilket sikrer, at alle kontrakter, der oprettes og administreres gennem softwaren, er i overensstemmelse med reglerne. Det hjælper med at reducere den samlede risiko for din virksomhed og kan endda eliminere behovet for et internt juridisk team.

4. Organiseret dokumentopbevaring

Uden en cloudbaseret løsning kan dit dokumenthåndteringssystem begynde at ligne rummet med sagsmapper i en krimiserie på tv. Okay, det er måske ikke så slemt — men et arkivskab er ikke kun gammeldags af udseende, det er som regel også ret uhensigtsmæssigt. Korrekt opbevaring vil spare dit team for mange frustrationer og meget tid. Ifølge den samme undersøgelse fra Zapier rapporterede 73 % af medarbejderne, at de brugte 1-3 timer om dagen på blot at forsøge at finde oplysninger eller et bestemt dokument.

De fleste CLM-softwareløsninger har et søgbart kontraktarkiv, der holder dokumenterne organiserede, centraliserede og sikre. Brugerne kan søge i og filtrere kontrakter i det centrale arkiv baseret på deres indhold i stedet for kun filnavnene. Nogle værktøjer til kontraktanalyse har endda indbyggede navngivningskonventioner og versionshistorik, som reducerer antallet af duplikerede filer og gør det lettere at finde præcis den kontrakt, du leder efter.

5. Indsigt i kontrakthåndteringssystemet

Din CLM-software er blot én del af virksomhedens bredere kontrakthåndteringssystem. Dette større system omfatter de forretningsprocesser og andre faktorer, der indgår i, hvordan du håndterer kontrakter, såsom din kontraktgennemgangsproces, arbejdsgange for kontraktgodkendelse, fakturering og centrale interessenter. Ligesom på andre områder af din virksomhed er det vigtigt at overvåge resultatmålene for dit kontraktsystem.

Disse softwareløsninger har kontrolpaneler samt funktioner til rapportering og analyse, som hjælper dig med at følge effektiviteten af din kontraktproces og identificere muligheder for forbedringer. Du kan få indsigt i faktorer som den gennemsnitlige godkendelsestid, kontrakternes fornyelsescyklusser og flaskehalse i arbejdsgangene. Alle disse data kan danne grundlag for din kontraktstrategi og hjælpe dig med at støtte dine teammedlemmer og anerkende deres hårde arbejde.

6. Bonus: Forbedret medarbejdertilfredshed og fastholdelse

Der er mange praktiske fordele ved at bruge software til kontrakthåndtering, men hvad med de mindre håndgribelige effekter? Implementering af automatisering forbedrer ikke kun effektiviteten og produktiviteten — det kan også have en reel indvirkning på medarbejdernes tilfredshed og engagement. Faktisk kan automatisering endda gøre forskellen på, om folk vælger at blive i din virksomhed eller søge grønnere græsgange.

I en anden rapport fra Zapier angav 14 % af de adspurgte, der bruger automatisering på arbejdet, at de havde overvejet at forlade deres job, sammenlignet med hele 42 % af dem, der ikke bruger automatisering.

Medarbejderudskiftning kan være utroligt dyrt, og i kølvandet på Den Store Opsigelse skal arbejdsgivere gøre alt, hvad de kan, for at holde deres teammedlemmer engagerede og motiverede på arbejdet. Det kan blive utroligt belastende at kæmpe med uhensigtsmæssige forretningsprocesser dag ud og dag ind. Og selvom software kan have sin egen indlæringskurve, er udbyttet det værd — både for din bundlinje og for dine medarbejdere.

Sådan finder du den bedste software til kontrakthåndtering

Med en klar forståelse af, hvordan CLM-software kan gavne din virksomhed, spekulerer du måske på, hvordan du vælger den bedste software til kontrakthåndtering til din virksomhed. Faktorer som pris, funktioner og integrationer vil alle spille en rolle. Hvis du vil have flere tips til at vælge det bedste værktøj, kan du læse min artikel om hvad du skal se efter i software til kontrakthåndtering.

Hvis du gerne vil følge med i indhold fra The CRO Club, kan du overveje at tilmelde dig vores nyhedsbrev.