Hvad er CPQ? Komplet guide til teams inden for indtægtsdrift

Ingen fortæller dig, når du beslutter dig for at blive RevOps-konsulent, at en stor del af jobbet består i at lege detektiv på kundernes vegne for at afgøre, om app X eller platform Y vil levere den lovede optimering. Eller, endnu før det, om den integrerer med det, de allerede bruger. Så da mine kunder begyndte at spørge mig: Hvad er CPQ? og Bør vi købe det? tog jeg min fedora på og greb mit forstørrelsesglas.

Hvad er CPQ?

CPQ står for Konfigurer, Pris, Tilbud: i bund og grund en kort betegnelse for al tilbudssoftware, der er mere avanceret end det, der følger med dit CRM. Det, der adskiller den fra disse indbyggede tilbudsfunktioner, er, at et CPQ-værktøj typisk går langt videre end muligheden for at tilføje nogle linjeposter og en pris til en skabelon, som du derefter sender via Outlook.

Lad os gennemgå det ved at se på hvert af elementerne i CPQ separat.

C står for Konfigurer

Konfiguration af et tilbud handler om at beslutte, hvilke tjenester og komponenter der er nødvendige for at imødekomme kundens behov. Talt ud fra erfaring er dette enkelt for en solokonsulent, hvor et tilbud måske består af en enkelt linje med en fast pris for en workshop eller en træningssession. For eksempelvis en producent af specialbyggede cykler, der tilbyder meget tilpassede produkter, kan det dog være en liste med hundredvis af individuelle komponenter og muligheder samt arbejdskraft, forsendelse og en lang række andre variabler, der er forbundet med konfigurerbare produkter.

Uden en CPQ-løsning falder arbejdet med produktkonfiguration på salgsrepræsentanterne, hvilket sluger deres tid og åbner døren for fejl og de dermed forbundne omkostninger. Mest sandsynligt ender du med at absorbere disse omkostninger, eftersom der ikke er nogen hurtigere måde at irritere en kunde på end ved at tilføje ting til et godkendt tilbud.

En god CPQ-løsning opretter forbindelse til dit produktkatalog og effektiviserer processen ved at samle, anbefale eller automatisk tilføje produkter og tjenester for at skabe fejlfri tilbud, samtidig med at salgsrepræsentanterne får frihed til at tilpasse, udelade eller tilføje noget til det, systemet har tilføjet. Den kan også indeholde logik for guidet salg, som fremmer muligheder for mersalg og krydssalg.

P står for Pris

Flere valutaer, sæsonrabatter, foretrukne partnere. Der er uendeligt mange grunde til, at du ikke kan sælge en vare til en fast pris. Desværre gør alle disse forskellige prismodeller det svært for simple tilbudssystemer – og helt ærligt også dit salgsteam – at følge med.

Prisfastsættelseskomponenten i en CPQ-løsning bruger prisregler til at håndtere denne kompleksitet og sikre korrekte priser med funktioner som håndtering af mængderabatter, mulighed for faste procentrabatter, priser for kanalpartnere og meget mere. Dette kan endda udvides til godkendelsesarbejdsgange, så du har en vis kontrol over den rabat, dit salgsteam tilbyder, når kvartalet er ved at være slut, og medarbejderne forsøger at pynte på deres tal.

Q står for Tilbud

Den sidste og enkleste del af CPQ er tilbudsgivning. Kort sagt kan systemet tage den komplicerede blanding af priser, produkter og mængder og skabe salgstilbud, som en sælger føler sig godt tilpas med at sende til kunden.

Det kan være en PDF, eller det kan være et link til et cloudbaseret tilbud. Det kan give kunden mulighed for at acceptere og underskrive direkte i tilbuddet, men det er ikke sikkert. Uanset hvad er det det, din kunde ser, så det er en kritisk del af CPQ-ligningen.

Har min virksomhed brug for CPQ?

Der er en god chance for, at det spørgsmål var det, der sendte dig ned ad dette kaninhul.

Desværre findes der ingen bestået/ikke bestået-test, som fortæller dig, om det er tid til CPQ. Der er dog nogle almindelige scenarier, jeg støder på, som fortæller mig, at en virksomhed måske kunne drage fordel af at tilføje en CPQ-app til sin teknologistak.

Scenarie 1: De har prøvet standardiseret tilbudsgivning, og det mislykkedes

De fleste CRM-systemer indeholder en eller anden form for standardfunktion til tilbudsgivning, selvom disse værktøjer sjældent opfylder virksomheders behov, af to primære årsager:

1. De eliminerer ikke tilstrækkeligt mange manuelle processer til at opveje det ekstra administrative arbejde, der kræves for at bruge dem.
2. De kan ikke håndtere den komplekse ordreproces, der er involveret i mere komplicerede tilbud.

Selvfølgelig gør det faktum, at funktionen er inkluderet i dit abonnement, den til det logiske sted at starte, når tilbudsprocessen skal effektiviseres. Derfor ser jeg så mange CRM-systemer med flere åbne tilbud fra marts for to år siden og derefter ingenting.

Hvis du har oplevet at forsøge at udnytte de indbyggede tilbudsfunktioner på din CRM-platform, men kun er blevet mødt af modstand, frustration og fiasko, er det det tætteste, du kommer på en alarmklokke, der fortæller, at det er tid til CPQ-software.

Scenarie 2: Hver sælger har sin egen tilbudsproces

Dette er sværere at diagnosticere end scenarie 1, men det er langt mere almindeligt. Det er salgschefernes og RevOps-teamets plage, og det kan komme til udtryk som forskellige tilbudsskabeloner, for mange regneark, tilbud fra forskellige apps eller et hvilket som helst af hundredvis af andre symptomer.

Uanset hvordan det ser ud, påvirker det næsten helt sikkert din kundeoplevelse negativt, og det er næsten umuligt konsekvent at imødekomme kundernes behov uden en eller anden standardiseret salgsproces. Implementering af CPQ-software løser ikke problemet alene. Den tvinger dog en vis ensartethed ind i tilbudsprocessen, som det aldrig vil kunne lade sig gøre at opnå ved at sende Excel-skabeloner og PDF-prislister rundt via e-mail.

Scenarie 3: Dit tilbudssystem er dit CRM

Virkeligheden er, at det er vigtigere at få tilbud ud til kunderne end at følge udviklingen i de aftaler, der er på vej til at blive til tilbud. Du kan drive forretning uden en præcis pipelineprognose, men du kan ikke overleve, hvis du aldrig får lagt et tilbud foran din kunde.

Det er grunden til, at jeg især i traditionelle brancher som produktion eller landbrug ofte ser, at CPQ-systemet bliver det uformelle CRM-system. Det indeholder allerede tilbuddene, det har sandsynligvis et sted, hvor man kan gemme kontakt- og virksomhedsoplysninger, og teamet klarer resten fra Outlook.

Hvis du sidder fast og forsøger at nødsamle et CRM-system ud fra en platform, der aldrig var beregnet til at håndtere hele salgs- og marketingrejsen, er der en god chance for, at du har brug for CPQ.

Er min virksomhed klar til CPQ?

Et emne, der ikke bliver talt nok om i forbindelse med software, er, om virksomheden er klar til produktet. Det er ikke overraskende, eftersom det ikke er i en softwaresælgers interesse at afvise en kunde, men det er også en af grundene til, at nogle estimater anslår fejlprocenterne for virksomhedsprojekter til hele 70 %.

En velfungerende CPQ-proces har potentiale til at forbedre hverdagen for salg, service, marketing og meget mere, men den er også tæt forbundet med økonomi, lager og ordreopfyldelse. Det betyder et stort samarbejde mellem afdelinger, som historisk set ikke har været de bedste til at dele arbejdsområder. Det kan også betyde, at man skal investere i CPQ-træning og kurser for medarbejderne. Så inden du går i gang, bør du stille dig selv disse spørgsmål.

Har jeg tillid til min ERP-opsætning?

For at få succes skal du have tillid til dit lagerstyringssystem. Et CPQ-system vil sandsynligvis hente antal, SKU'er og en lang række andre vigtige oplysninger direkte fra dit ERP-system. Hvis dit team ikke føler, at oplysningerne er nøjagtige i realtid eller nemme at arbejde med, vil de ikke tage et salgsværktøj til sig, der er bygget til at være afhængigt af dem.

Kan mine systemer integreres?

Som jeg nævnte ovenfor, er integration afgørende for, at CPQ-software kan blive en succes. Derfor er det så vigtigt, at du dobbelttjekker kompatibiliteten mellem alle platformene i din teknologistak. Hvis du bruger noget som Salesforce eller HubSpot som din CRM-software, er det sandsynligvis ikke et problem, men det er stadig værd at bekræfte, at det er muligt (eller om det kommer til at koste ekstra).

Er jeg klar på modstand?

Dette er det vigtigste spørgsmål, for selv hvis du har styr på alt det tekniske, vil der stadig komme modstand. Du beder dit team om at ændre deres proces for noget, der i deres øjne sandsynligvis er en af de vigtigste ting, de arbejder med. Det er aldrig enkelt, og du kan fremhæve fordelene ved CPQ-værktøjer alt det, du vil, men du bliver nødt til at holde øje med dit team i hvert fald i en periode.

Hvad er fordelene ved CPQ?

1. Mere præcise tilbud

Som jeg sagde tidligere, er der ikke noget, der irriterer en kunde mere end at få ændret et tilbud, som allerede er godkendt. Det er ofte grunden til, at virksomheder ganske enkelt selv bærer omkostningerne ved disse fejl. CPQ-software minimerer risikoen for sådanne situationer ved at standardisere alle de elementer (såsom priser, lager og afhængigheder), der forårsager fejlene til at begynde med.

2. Kortere svartider

Det er tidskrævende at udarbejde tilbud. Noget af det skyldes ønsket om at undgå fejl for enhver pris, men mest af alt skyldes det, at produkter og kundebehov er komplicerede. Samtidig skal vi også have tilbuddene foran kunderne så hurtigt som muligt. CPQ-software gør komplekse konfigurationer og unikke løsninger meget lettere at håndtere gennem pakning og automatisering.

3. Enklere introduktion

Komplekse, usammenhængende og inkonsekvente tilbudsgivningsprocesser er selvforstærkende problemer. Dit system er dårligt, og derfor er det svært at lære. Det er svært at lære, så folk udvikler deres egne måder at gøre tingene på. Det gør det igen sværere at lære for den næste person.

Fordi det kræver en konsekvent proces, reducerer CPQ-software mængden af perifer viden, som et nyt teammedlem har brug for for at begynde at udarbejde tilbud effektivt.

4.  Forbedret branding

Skabeloner er fantastiske, men selv de bedste skabeloner kan ikke modstå hverdagen i salgets skyttegrave. Uanset om det skyldes forældede logoer, farver, der ikke passer til brandet, eller blot at tilbuddet præsenteres i Excel, sidder der lige nu et grimt tilbud i en potentiel kundes indbakke, hvis dit team ikke bruger CPQ-software.

Et tilbud er det ultimative dokument nederst i salgstragten, så det er afgørende at præsentere et gennemarbejdet brandimage.

5. Hurtigt ROI

Velfungerende CPQ-software kan levere ROI hurtigt. Det er fordelen ved at foretage procesforbedringer så tæt på bunden af salgstragten. Forbedrede afslutningsrater, større tilbudsvolumen, en hurtigere salgsproces og færre fejl: Denne gruppe af fordele omsættes til ROI hurtigere end næsten enhver anden software i din teknologistak.

Hvilken CPQ-platform er bedst?

Der findes hundredvis af CPQ-apps på markedet, fra velkendte navne til nicheplatforme. Hvis du vil vælge den rigtige løsning til din virksomhed, kræver det en grundig analyse af dine behov og nogle direkte spørgsmål til den person, der forsøger at sælge dig platformen. Der er dog nogle tydelige markedsledere, så lad os begynde der.

1. Salesforce Revenue Cloud

Ikke overraskende er Salesforce CPQ førende i branchen med et fremragende omdømme og et stærkt brugerfællesskab. Hvis du allerede bruger Salesforce, vil det næsten helt sikkert være en stærk kandidat for din virksomhed.

Anmeldelser fremhæver jævnligt den styrke, fleksibilitet og positive indvirkning, Salesforce CPQ har på sælgernes effektivitet. Den store hage er dog, at det afhænger af, om du allerede er fuldt investeret i Salesforce. Hvis du bruger et andet CRM, eller bare ikke er klar til at kaste dig over det bæst, som Salesforce er, er dette sandsynligvis ikke den rigtige løsning for dig.

2. HubSpot Sales Hub

HubSpot er en anden stor kandidat inden for CPQ-området. Ligesom Salesforce har det et velkendt navn, et stærkt fællesskab og stor troværdighed. Det har også det samme problem, nemlig at du næppe køber HubSpot udelukkende for CPQ-funktionerne. På den anden side kan mange CPQ-funktioner være inkluderet i den samme licens, som du allerede betaler for, hvis HubSpot allerede er kernen i dine forretningsprocesser.

Brugervenlighed er den store vinder, når det kommer til anmeldelser af platformen, mens den indbyggede integration mellem Sales, Service og Marketing er en anden væsentlig fordel. Blandt de ofte nævnte ulemper er manglen på tilpasningsmuligheder og en prismodel, der virker nærig med funktioner på de lavere niveauer.

3. DealHub.io

DealHub er en langt mindre virksomhed end HubSpot eller Salesforce, men trods et mindre brugerfællesskab får deres CPQ-produkter stor ros. I modsætning til de to store aktører er dette desuden den første platform, vi ser på, som ikke låser sig fast i et økosystem. DealHub integrerer med HubSpot, Salesforce, Microsoft Dynamic og mange andre.

Dette fællesskab nævner også konsekvent, hvor nem platformen var at opsætte, og hvordan DealHub-teamet er villigt til at samarbejde med kunderne for at imødekomme deres individuelle krav.

4. PandaDoc

I modsætning til andre platforme på denne liste stammer PandaDoc fra dokumenthåndteringsverdenen snarere end fra salgsautomatisering. Det er en platform, der udmærker sig ved tilbudsdelen af CPQ og tilbyder en lang række integrationer – herunder Canva – så den fungerer sandsynligvis godt sammen med den CRM-platform, du vælger at bruge.

Dette fokus på ét element i CPQ-treenigheden betyder, at den ikke har lige så mange funktioner som konkurrenterne, når det gælder funktioner relateret til paketering, automatisering og prissætning.

Hvordan kommer jeg i gang med CPQ?

På nuværende tidspunkt burde du have en grundlæggende forståelse af, hvad CPQ tilbyder, hvordan det fungerer, om det er det rigtige for dig, og af nogle af de mest almindelige platforme på markedet. Det er meget at fordøje, og det er forståeligt, hvis du er usikker på, hvor du skal begynde.

Efter min erfaring bør du starte dér, hvis du allerede bruger en platform, der har tilbudsfunktioner. Jeg nævnte tidligere, at disse funktioner ofte ikke opfylder kundernes behov, men det betyder ikke, at de ikke er værd at undersøge. Som minimum får du en fornemmelse af de behov, den ikke opfylder, hvilket vil hjælpe dig, når du ser på andre muligheder.

Hvis de indbyggede tilbudsfunktioner i dit CRM tidligere har vist sig utilstrækkelige, bør du starte med en grundig gennemgang af hvorfor. Oplysningerne er måske ikke de nyeste, men du bør lære så meget som muligt af disse fejl.

Hvis dit system ikke har indbyggede funktioner, er den bedste måde at afprøve mulighederne på at gennemføre et pilotprojekt. Find en platform, der ser lovende ud, og rekruttér en entusiastisk salgsrepræsentant til at begynde at bruge den til at udarbejde enkle tilbud. Du får langt flere oplysninger, end du ville få fra nogle få demonstrationer, og du får reel feedback, før du eventuelt ruller den ud til andre teammedlemmer.

Hvis du omvendt ikke har brug for den fulde funktionalitet i CPQ, kan du måske have fordel af prissoftware eller tilbudssoftware, der implementeres separat.