För företag som lever och dör med sina avtal är det viktigt att få dem rätt. Avtalshantering är en del av god företagsledning som ofta förbises, trots att det utan tvekan är en av de viktigaste sakerna för ditt företag att vara bra på. Det finns en anledning till att många stora företag anlitar några av USA:s bäst betalda advokater för att övervaka sina avtal. Det är verkligen mycket viktigt.
Så vad är avtalshantering? Det är en uppsättning metoder som du använder för att se till att alla dina avtal är tydliga, specifika, verkställbara och sannolikt kommer att upprätthållas av domstolen om det någon gång uppstår en tvist. Ett system för hantering av avtalens livscykel kan säkerställa detta, med alla möjliga detaljer som du behöver behärska och gott om verktyg som hjälper dig att göra det rätt.
Vad är avtalshantering?
Avtalshantering, som ibland kallas avtalsadministration, är det arbete som din ledningsgrupp utför för att utforma stabila avtal, utveckla dem genom fasen före undertecknandet så att de är i gott skick och sedan övervaka efterlevnaden efter att de har undertecknats. Det ska inte förväxlas med avtalsförhandling, där du och den andra parten förhandlar om villkoren och leveranserna, eller med efterlevnadshantering, där din personal ser till att ditt företag följer ett avtal eller ett lagkrav.
För att tydliggöra det kan du föreställa dig att du driver ett VVS-företag som precis har fått i uppdrag av en huvudentreprenör att bygga några hus. Huvudentreprenören vill bara att du använder PEX-rör i stället för PVC eller koppar. Om det är acceptabelt eller inte avgörs av förhandlaren och inköpsteamen, inte av den avtalsansvarige.
Den avtalsansvariges uppgift är att komma in efter att överenskommelsen om rören har nåtts för att se till att den delen av avtalet är tydligt formulerad och verkställbar. Därefter överlämnar en bra avtalsansvarig ansvaret för avtalets efterlevnad till någon annan, ofta den efterlevnadsansvarige eller tillsynstjänstemannen, eller vad rollen nu kallas på ditt företag, för att se till att villkoren följs.
Den avtalsansvarige är inte bara en korrekturläsare. Den här personen ansvarar vanligtvis för hanteringen av avtalets livscykel från initiering till avslut. Personen kan till exempel vara den som ursprungligen föreslog avtalet med huvudentreprenören och kan ansvara för att förnya avtalet när det löper ut. Det är till och med möjligt, särskilt på små företag, att din avtalsansvarige också är din förhandlare och efterlevnadsansvarige, även om detta strikt taget är olika roller.
Varför är avtalshantering viktigt?
Varför måste det vara en så stor process att initiera, underteckna och verkställa ett avtal? Du känner till uttrycket ”Djävulen finns i detaljerna”? Det stämmer aldrig bättre än i affärsavtal, särskilt i en situation där ett skickligt juridiskt team kan spara eller få ut miljontals dollar på grund av ett formellt fel i ett stycke i ett juridiskt avtal på 14 sidor.
Hela verksamheter är beroende av framgångsrik avtalshantering för sin fortsatta existens, och det är värt att betala någon kompetent för att se till att dina avtal inte en dag slår tillbaka och överraskar dig.
Låt oss säga att huvudentreprenören tar in dig för att utföra VVS-installationerna åt honom. Till en början är allt bra, men efter ungefär tre månader uppstår ett problem i leveranskedjan och dina PEX-rör levereras inte. Nu står du inför ett svårt val.
Du kan försena arbetet, vilket kan medföra ett ekonomiskt vite enligt avtalsvillkoren, eller så kan du ersätta dem med de PVC- eller kopparrör du har i lager för att hålla tidsplanen, vilket också skulle vara ett avtalsbrott. Oavsett vilket är du illa ute eftersom en lastbil inte kom till ditt lager i tid. Vad bör du göra?
Det är här effektiv avtalshantering räddar situationen. Under förhandlingsfasen borde din avtalsansvarige ha frågat vad som skulle hända om just detta problem uppstod. Helst bör det finnas någon form av reservlösning vid okontrollerbara avtalsbrott, eller åtminstone ett alternativ för konfliktlösning. Det är den avtalsansvariges uppgift att ta med något sådant när avtalet upprättas, för att se till att alla har tydliga förväntningar på förhand.
Slutsatsen: skydda ditt företag! Förstå faktorerna som kan ogiltigförklara ett avtal.
Vem ansvarar för avtalshanteringen?
Hela processen för avtalshantering är komplicerad, och du behöver verkligen en specialist som arbetar med detta och nästan inget annat. Din avtalsansvarige kan vara jurist, men behöver inte vara det. Du kan helt enkelt förlita dig på den mest erfarna chefen på företaget för att hantera det, förutsatt att personen har tidigare erfarenhet av juridiskt verkställbara avtal. I bredare bemärkelse kan man dock säga att alla ingår i avtalshanteringsteamet.
Detaljerna i processen för avtalshantering varierar från företag till företag och till och med från en affärsuppgörelse till nästa, men fastna inte i formaliteter. Alla som kan bidra på ett meningsfullt sätt bör känna sig välkomna att hjälpa till för att säkerställa att ni har bra avtal.
Gå tillbaka till det där VVS-företaget. I det mest extrema fallet kan du ha olika anställda som skapar kontakter för att få uppdraget och inleder affärsrelationerna (försäljning), diskuterar avtalets villkor (avtalsförhandlare), granskar dokumenten före undertecknandet (avtalsadministration) och verkställer bestämmelserna både internt (efterlevnad) och externt (juridisk avdelning).
Naturligtvis kan allt detta bara vara en person. Du kanske driver ett enmansföretag inom VVS, och då ligger allt detta på dig. Ditt företag kanske har ett halvdussin auktoriserade rörmokare, deras medhjälpare och en receptionist, vilket innebär att ni antingen delar på avtalsadministrationsprocessen eller lägger ut den på ett professionellt företag. När du börjar arbeta med mycket komplexa avtal kan det dock vara värt att ha ett helt team för hantering av avtalens livscykel internt.
Have an account? Log In
Förstå processen för avtalshantering
Oavsett hur du hanterar godkännandet av avtal bör du se till att vissa arbetsflöden ingår i processen. Den grundläggande processen för hantering av avtalens livscykel fungerar i sex steg, som praktiskt nog är uppdelade i tre steg före undertecknandet och tre steg efter undertecknandet. I varje steg bör du försöka involvera alla relevanta intressenter, även om det bara är för att lyssna och hålla sig uppdaterade så att deras eget arbete blir bättre underbyggt i ett senare skede.
Steg före undertecknandet
Skapande av avtal
Det är vid utformningen av avtalet som allt börjar. Det kan vara en formell process, till exempel när du lämnar anbud på ett statligt avtal eller ansöker om att bli leverantör åt ett stort företag. Det kan också vara mycket informellt, som när din kompis behöver utvecklingsarbete utfört på sin webbplats. För de flesta företag ligger utformningen av avtal någonstans däremellan, där ett säljteam utvecklar potentiella kunder och når en preliminär överenskommelse om affärer, för att sedan överlämna filen till avtalshanteringssystemet för nästa steg.
I det VVS-exempel vi har använt skulle du förmodligen träffa huvudentreprenören på en kongress eller ett annat nätverksevenemang och inleda ett samtal (informellt). Du kanske ringer honom utan föregående kontakt och frågar om han har något arbete som du kan utföra (halvformellt). Du kan också ansöka om arbete med att installera rör i offentliga skolor, och då måste du förmodligen genomföra en anbudsprocess innan avtalsfasen kan börja (formellt).
Avtalsförhandling
Oavsett hur den potentiella kunden har hittats kommer du så småningom att gå in i förhandlingar. Även här finns det stor variation. Tekniskt sett uppfyller du ett avtal när du köper bröd i mataffären, eftersom du (kunden) lämnar ett erbjudande om att köpa bröd till det angivna priset, följt av butikens godkännande av erbjudandet och din betalning. Affärsavtal tenderar att vara mer formella än så, och för allt som tar längre tid än ett år eller kostar mer än $1,000 vill du definitivt ha det skriftligt med viktiga avtalskrav.
Vissa affärer kommer med standardavtal. Om du kör ambulans betalar Medicaid det belopp per mil som de betalar, och det finns inget att förhandla om där. Andra affärer har visst förhandlingsutrymme, men inte mycket. Att leverera kiselprodukter till Intel för deras mikrochip är inte vad man skulle kalla flexibelt arbete, så de enda förhandlingarna gäller förmodligen volym, prissättning och villkor för efterlevnad.
Mindre företag kan komma undan med mer öppna avtal. Du kanske skriver under ett avtal om att utföra VVS-arbete åt huvudentreprenören, men antingen du eller de kan vara ansvariga för att köpa material, betala försäkring, ha kontakt med kunder och så vidare. Du kan vanligtvis förhandla fritt om allt du kan få igenom när det gäller prissättning, betalningsvillkor, skiljeförfarande i stället för medling och så vidare. Det är här ditt avtalsförhandlingsteam verkligen kan glänsa.
Ett hedersomnämnande måste gå till ett slags mellansteg i avtalshanteringens livscykel: redigering. Inget dokument är perfekt vid första genomgången, och ett juridiskt bindande formulär som kan kosta någon en förmögenhet måste verkligen vara perfekt innan det undertecknas. Bra programvara för avtalshantering kan göra stor skillnad, med standardmallar som inte kräver många ändringar för att bli perfekta, men se till att någon redigerar styckena och granskar hela avtalet. Det kan bli mycket viktigt en dag.
Godkännande av avtal
När avtalet har initierats, förhandlats och redigerats är det dags för godkännande. Din avtalsansvarige och andra intressenter behöver tid att gå igenom hela avtalet innan ett nytt avtal kan undertecknas. Godkännandet kan komma från ett centralt organ, till exempel juridikavdelningen, eller vara brett fördelat mellan de olika intressenterna. Om det bara är en chef som ska godkänna avtalet bör du se till att personen tar sig tid och pratar med berörda personer på företaget innan godkännandet att underteckna ges.
På VVS-företaget kan förhandlaren lämna över tjänsteavtalet till ledningen för det slutliga godkännandet, följt av en veckolång granskningsperiod. Det här är ett bra tillfälle att prata med inköpschefen och ta reda på om de PEX-rör som entreprenören vill ha är överkomliga till de föreslagna priserna, eller att reda ut detaljerna kring förseningar och sådant som rör leveranskedjan. Få svar före godkännandet, eftersom det vanligtvis anses vara för sent efteråt.
Steg efter undertecknandet
Övervakning
Ditt CLM-arbete fortsätter även efter att avtalen har undertecknats, oavsett om det sker personligen eller med elektronisk signatur. Varje avtal innehåller villkor, vissa enkla och andra mindre enkla, och någon måste ansvara för att se till att allt genomförs. Återigen kan detta vara din avtalsansvarige, eller om du är en större arbetsgivare kan du använda din juridik- och regelefterlevnadspersonal för att göra det åt dig.
Låt oss säga att din vän som är huvudentreprenör har gått med på att betala ett visst belopp per hus och en gång i månaden i förskott innan arbetet utförs. Om augusti kommer och ingen betalning har gjorts måste ditt övervakningsteam agera snabbt. Ett telefonsamtal till huvudentreprenörens kontor visar att han har ett bankproblem och att betalningen inte gick igenom som den skulle.
Ditt avtal kan innehålla en klausul som bötfäller entreprenören eller gör det möjligt för dig att betala din personal med entreprenörens kredit tills problemet är löst. Ett sådant avtalsbrott kan till och med ge dig rätt att säga upp avtalet utan att själv drabbas av påföljder.
Förnyelse av avtal
De flesta avtal löper så småningom ut. Det kanske passar dig bra, eller så kanske du vill fortsätta med något som fungerar bra. På vissa sätt är en förnyelse enklare än att skapa det ursprungliga avtalet, eftersom ni redan arbetar tillsammans och vet vad ni kan förvänta er. På andra sätt kan den vara ännu mer komplicerad, till exempel när du vill förhandla om ett annat pris eller införa en klausul som inte fanns med i originalet.
Avslut
Syftet med hela CLM-processen är att nå fram till avslutet. Helst bör detta inte vara slutet på processen, utan bara ett steg i den fullständiga cykeln av initiering, förhandling, genomförande, övervakning och förnyelse. Det är upp till dig hur du avslutar affären, till exempel vem som får underteckna avtalsförpliktelser för ditt företag, men det är en god idé att låta den person som hanterade processen godkänna den slutgiltigt. Om du använder onlinemallar kan de vanligtvis tillämpa en elektronisk signatur på distans, ifall du anlitar en CLM-leverantör som inte finns på ditt kontor.
Lösningar för avtalshantering kan hjälpa
Oavsett hur stora eller små dina avtal är eller vilken typ av avtal du hanterar kan du effektivisera den tidskrävande processen genom automatisering med avancerad programvara för avtalshantering. Faktum är att fördelarna med programvara för avtalshantering är många. Tänk dig smarta onlinemallar som kan hjälpa dig att optimera villkoren du eftersträvar, redigera ändringar på några minuter i stället för dagar, lägga till anpassade tillägg och undanröja flaskhalsar som hotar att spåra ur hela avtalscykeln. Dessa mallar beskriver standardiserade avtalselement i ett lättläst format som är begripligt vid en snabb anblick och underlättar den dagliga övervakningen av avtalets genomförande med enkla och tydliga rapporter.
Varje bra avtal innehåller ett anbud och en accept. Det här stycket ger dig till exempel exklusiv information och avancerade insikter i världen av smarta formulär för affärsverksamhet på nätet. Det enda du behöver göra för att tacka ja är att prenumerera på vårt nyhetsbrev. Det är roligt, informativt och gratis!