8 desafios da análise de despesas (e como superá-los)

A análise da despesa permite reduzir custos e identificar potenciais poupanças, mas estará a sua empresa preparada para os desafios que podem surgir enquanto analisa os dados da sua cadeia de abastecimento?

Ao longo dos anos, a gestão da despesa evoluiu para um processo abrangente. Sem um mecanismo comprovado implementado, a análise dos dados da despesa torna-se difícil e demorada. Poderá também enfrentar problemas ao otimizar periodicamente o seu orçamento e os seus processos de aprovisionamento.

Sou Rana Bano e a minha missão mais recente tem sido ajudar as equipas de RevOps a tomar medidas estratégicas e a alcançar os objetivos desejados, fornecendo-lhes conselhos práticos. Neste guia, analisaremos os desafios mais comuns da análise da despesa, bem como as soluções para o ajudar a ultrapassá-los.

O que é a análise da despesa?

A análise da despesa, ou análise de despesas, é uma abordagem sistemática que envolve a recolha, limpeza, categorização e análise minuciosa dos dados relativos às despesas. Este processo rigoroso serve dois objetivos: (1) reduzir as despesas de aprovisionamento e melhorar a eficiência operacional; e (2) garantir o cumprimento rigoroso dos controlos aplicáveis e das normas de conformidade.

Análise da despesa vs. gestão da despesa

A análise da despesa centra-se principalmente na compreensão dos detalhes e padrões de despesa. Por outro lado, a gestão dos dados relativos às despesas adota uma abordagem holística ao aprovisionamento e ao abastecimento estratégico, com o objetivo de melhorar a eficiência, alinhar-se com as melhores práticas e estabelecer uma cultura de melhoria e controlo contínuos.

Assim, pode considerar a análise da despesa como um subconjunto do quadro mais abrangente da gestão da despesa, desempenhando ambas um papel na otimização dos processos de aprovisionamento de uma empresa.

Quais são os principais benefícios da análise da despesa?

A análise da despesa oferece vários benefícios importantes (afinal, existe por uma razão). Aqui abordarei os cinco principais, embora possa estar ciente de muitos outros.

Poupança e rentabilidade

O desempenho da sua empresa depende das decisões que toma, especialmente no aprovisionamento indireto, que afeta as operações diárias e o apoio aos colaboradores. Evite fazer cortes cegos nas despesas sem uma compreensão clara da situação. Em vez disso, considere utilizar software de análise de despesas para obter visibilidade sobre as despesas e reduzir estrategicamente os custos não essenciais. Isto ajudá-lo-á a identificar e dar prioridade às oportunidades de poupança, melhorando a tomada de decisões proativa e a previsão.

Melhoria da conformidade

A implementação de práticas de gestão da despesa simplifica o acompanhamento e a documentação das despesas, ajudando a cumprir os requisitos regulamentares. Os relatórios detalhados dos dados relativos às despesas também tornam mais fáceis as auditorias e o cumprimento das normas de várias entidades reguladoras.

Redução dos tempos de ciclo

A gestão da despesa simplifica decisões como a seleção de fornecedores e a negociação de contratos, reduzindo os tempos de ciclo dos processos. Estabelece métricas e regras para atividades recorrentes, permitindo decisões mais rápidas e consistentes.

Melhores oportunidades de abastecimento

A visibilidade sobre as despesas com fornecedores permite uma consolidação eficaz dos fornecedores e a comparação de preços. Identifica os fornecedores com melhor desempenho e evidencia redundâncias ou parceiros pouco fiáveis. Também acompanha programas de diversidade de fornecedores, ajudando a tomar decisões estratégicas relativamente aos fornecedores.

Automatização e melhoria dos sistemas

A gestão da despesa facilita decisões eficientes relativas às despesas, melhorando os sistemas internos. As organizações podem automatizar os processos de aprovisionamento e melhorar a visibilidade sobre as despesas para usufruírem plenamente dos benefícios da gestão da despesa.

8 desafios da análise da despesa (com soluções propostas)

Agora, analisemos os oito desafios mais comuns encontrados na análise da despesa, explorando simultaneamente potenciais soluções para os ultrapassar de forma eficaz.

1. Falta de conhecimento sobre as fontes de dados relativos às despesas

Identificar todas as fontes de despesas é outro obstáculo a uma análise eficaz das despesas de aprovisionamento. Alguns centros de custos são facilmente visíveis, mas os centros de custos ocultos, que muitas vezes existem apenas no papel, podem ser facilmente ignorados. Estes centros de custos ocultos podem gerir finanças e atribuir orçamentos, mas complicam a gestão da despesa.

Solução: Para enfrentar este desafio, envolva todos os responsáveis de departamento e de unidade de negócio responsáveis pelos custos de aprovisionamento ao identificar os centros de custos. Se fizer parte de organizações de maior dimensão, a digitalização pode simplificar a recolha de dados relativos às despesas num repositório central para análise, reduzindo as probabilidades de ignorar centros de custos ocultos.

2. Classificação incorreta das despesas

Quando os especialistas em análise de despesas cometem erros ao categorizar as despesas, podem surgir problemas graves. Imagine que alguém considera uma compra de grande valor apenas um custo regular, e não um investimento importante. Esta confusão pode afetar a forma como o dinheiro é distribuído e os orçamentos são definidos, provocando despesas ineficientes.

Solução: Para enfrentar este desafio, teste os seus especialistas para avaliar a sua capacidade de categorizar despesas. Estes testes mostram o nível de competência da equipa e identificam as áreas em que necessita de mais formação. Isto tornará a sua análise de despesas mais fiável, conduzindo a uma tomada de decisões mais informada e a uma melhor gestão de custos.

3. Problemas de qualidade dos dados

Outro desafio crítico da análise de despesas são os dados incompletos, inconsistentes e imprecisos fornecidos pelos clientes. Quando os dados estão repletos de lacunas, discrepâncias e imprecisões, torna-se mais difícil retirar conclusões úteis da análise. Além disso, não nos podemos esquecer de que a limpeza e a estruturação destes dados também consomem tempo e esforço, o que pode atrasar a tomada de decisões. 

Solução: Para responder a este desafio, considere investir em ferramentas e métodos para limpar e organizar conjuntos de dados. Também pode tirar partido da automatização através da aprendizagem automática e da IA para acelerar o processo e torná-lo mais preciso. Isto, por sua vez, melhora a qualidade dos dados, conduzindo, em última análise, a iniciativas mais eficazes de redução de custos e melhoria da eficiência.

4. Falta de normalização

A ausência de um sistema de classificação normalizado para as categorias de despesas é um problema frequente no mundo da análise de despesas. Diferentes empresas e setores têm frequentemente formas próprias de categorizar as despesas, tornando difícil comparar e estabelecer referências para os dados entre entidades. Também dificulta a avaliação do desempenho de uma empresa em comparação com outras do mesmo setor.

Solução: Para resolver este problema, estabeleça um sistema de classificação normalizado que esteja alinhado com as melhores práticas do setor. A colaboração com grupos ou organizações do setor pode ajudar a criar estas categorias comuns. Desta forma, as organizações podem comparar dados facilmente e tomar melhores decisões com base no que está a acontecer no seu setor. A normalização das categorias de despesas também pode ajudá-lo a encontrar informações úteis e a melhorar as práticas para que correspondam às normas do setor.

5. Recursos insuficientes

A gestão de despesas exige esforços dedicados para identificar, recolher, analisar e concretizar regularmente oportunidades de poupança com base nos dados de despesas. No entanto, as equipas de aprovisionamento sentem-se frequentemente sobrecarregadas com as suas tarefas diárias, ficando com pouco tempo e recursos para uma gestão eficaz das despesas.

Solução: Para ultrapassar esta limitação de recursos, os seus profissionais de aprovisionamento podem procurar o apoio das TI para estabelecer processos eficientes que permitam concretizar oportunidades de poupança. Invista também em ferramentas de automatização para analisar padrões de despesas, poupando assim tempo e recursos.

6. Capacidades de análise insuficientes

Uma análise eficaz das despesas exige a capacidade de identificar e extrair os relatórios certos a partir dos dados de despesas recolhidos, o que requer competências analíticas frequentemente escassas e dispendiosas. Além disso, o custo de aquisição de ferramentas avançadas de análise de despesas pode ser substancial, tornando difícil obter o apoio das partes interessadas para estes investimentos, sobretudo na ausência de resultados imediatos e visíveis.

Solução: Para obter esse apoio, realize uma análise de custo-benefício que justifique os investimentos em capacidades analíticas. Também pode utilizar recursos como o relatório do Hackett Group para obter orientações sobre a comparação de custos. Além disso, implemente ferramentas de análise automatizada baseadas em IA para obter informações valiosas a partir dos dados, apoiando a tomada de decisões críticas.

Lembre-se de que mesmo pequenas poupanças de custos podem traduzir-se em montantes substanciais, especialmente se estiver a lidar com grandes volumes de dados ou encomendas de elevado custo. 

7. Compartimentos estanques na cultura de trabalho

Em muitas organizações, as despesas ocorrem entre os departamentos de aprovisionamento, mas as lacunas de comunicação podem conduzir a uma falta de conhecimento entre os gestores de categorias, que podem comprar os mesmos artigos para finalidades diferentes. Além disso, as práticas de armazenamento de dados variam entre departamentos, resultando em formatos de dados inconsistentes.

Solução: Para eliminar os compartimentos estanques, implemente soluções integradas de análise de despesas que comuniquem com outras ferramentas importantes da sua estrutura tecnológica. Considere: software ERP (Planeamento de Recursos Empresariais), software de contabilidade ou de ordens de compra e servidores de correio utilizados pelos departamentos de aprovisionamento. Com estas ferramentas, cada departamento pode gerar relatórios conforme necessário, mantendo simultaneamente um repositório centralizado e colmatando a separação entre departamentos.

8. Resistência à mudança

A gestão de despesas pode ser entendida como uma ameaça por algumas partes interessadas da organização, como gestores de fornecedores e responsáveis pelos contratos. As alterações aos processos de seleção de fornecedores ou as modificações contratuais efetuadas para controlar as despesas podem ser vistas como um desafio à sua autoridade e às suas decisões, conduzindo a resistência.

Solução: Para atenuar a resistência à mudança, é fundamental comunicar os benefícios das decisões a todas as partes interessadas afetadas. Envolver membros da gestão de topo, como o CEO, no processo de tomada de decisões pode ajudar a reduzir a incerteza e a resistência, uma vez que as decisões validadas a este nível tendem a enfrentar menos oposição.

Analise os seus dados de despesas para melhorar os seus resultados

Uma avaliação da análise de despesas oferece benefícios contínuos à sua empresa, influenciando positivamente a sua rentabilidade, as relações com os fornecedores e a eficiência dos colaboradores. É um processo dinâmico que se adapta em simultâneo ao crescimento da sua empresa. 

Ao compreender as principais etapas da análise de despesas e ao implementar a abordagem discutida, pode reduzir custos, melhorar o desempenho dos fornecedores e tomar decisões orientadas por dados. Estas estratégias não só protegerão a prosperidade da sua empresa no atual cenário competitivo, como também a posicionarão para um sucesso contínuo.

Para obter informações mais aprofundadas sobre inteligência empresarial, consulte o nosso guia para começar a criar a sua própria estratégia de inteligência empresarial. Para se manter atualizado com informações e conhecimentos úteis do The CRO Club, subscreva a nossa newsletter.