Raportowanie CRM jest bramą do podejmowania strategicznych decyzji, wykorzystującą informacje o klientach już dostępne w Twoim oprogramowaniu CRM.
Pokażę Ci, jak skonfigurować 6 najbardziej przydatnych raportów CRM, aby wyposażyć zespoły odpowiedzialne za wejście na rynek w kluczową wiedzę o klientach, mierzyć postępy i napędzać wzrost przychodów.
Czym jest raportowanie CRM?
Raportowanie CRM to standardowa funkcja większości programów CRM, która przekształca dane w łatwe do zrozumienia wykresy, diagramy i inne wizualizacje danych służące do śledzenia kluczowych wskaźników wydajności.
Raporty CRM mogą pomóc Ci monitorować cykle sprzedaży, prognozy przychodów, skuteczność kampanii marketingowych, kondycję klientów i wiele więcej.
Skuteczne raportowanie CRM pokazuje postępy w realizacji celów biznesowych, zwrot z inwestycji w CRM oraz obszary wymagające usprawnienia procesów. Oto kilka moich ulubionych systemów CRM z solidnymi funkcjami raportowania:
Raporty CRM a pulpity nawigacyjne CRM
Zarówno raporty CRM, jak i pulpity nawigacyjne CRM wizualizują złożone dane CRM, jednak różnią się kilkoma kluczowymi zastosowaniami.
Raporty CRM
Raporty CRM to statyczne migawki danych z określonego okresu. Informują, co wydarzyło się w danym przedziale czasowym, i pokazują trendy na podstawie danych historycznych.
| Zalety | Wady |
| Wizualizują dane historyczne i pokazują trendy w czasie | Muszą być często generowane ponownie |
| Można je w dużym stopniu dostosowywać i filtrować | |
| Łatwo je automatyzować |
Pulpity nawigacyjne CRM
Pulpity nawigacyjne CRM pobierają dane w czasie rzeczywistym, aby wizualizować to, co dzieje się obecnie. Jest to najbardziej przydatne do śledzenia codziennych postępów w zakresie konkretnych wskaźników.
| Zalety | Wady |
| Widok konkretnych punktów danych w czasie rzeczywistym | Brak danych dotyczących trendów może prowadzić do nadmiernych korekt |
| Wysoki poziom wizualizacji i interaktywności | Szczegółowe punkty danych często nie mają szerszego kontekstu |
6 raportów CRM dla zespołów odpowiedzialnych za wejście na rynek
Have an account? Log In
1. Raport źródeł leadów
Musisz rozumieć, które źródła generowania leadów są najskuteczniejsze dla Twojej organizacji. Twoje oprogramowanie CRM może dostarczyć wartościowych informacji o tym, skąd pochodzą Twoje leady.
Ten typ raportu pomoże działowi marketingu zrozumieć skuteczność poszczególnych kanałów. Dzięki tak szczegółowym informacjom Twój zespół marketingowy może bardziej strategicznie podchodzić do alokacji budżetu marketingowego.
Analiza źródeł leadów może również pomóc w udoskonaleniu strategii sprzedaży. Rozumiejąc, skąd pochodzą leady, możesz zachęcić zespół sprzedaży do skuteczniejszego koncentrowania wysiłków i poprawy współczynników konwersji w całym lejku sprzedażowym.
| Zalety | Wady |
| Zarządzanie kanałami: pomaga marketerom zrozumieć, które kanały marketingowe osiągają najlepsze wyniki. | Niepełny obraz: mierzenie liczby leadów jest świetne, ale pamiętaj, aby mierzyć również ich jakość. |
| Pomiar zwrotu z inwestycji: pozwala liderom biznesowym powiązać zwrot z inwestycji z inwestycjami dokonanymi w ramach konkretnych kanałów. |
2. Raport skuteczności kampanii
Jeśli chcesz zrozumieć skuteczność swoich kampanii marketingowych oraz ich wpływ na lejek sprzedażowy, nie szukaj dalej niż raportowanie skuteczności kampanii.
Ustalenie podstaw w zakresie skuteczności kampanii pomoże Twojej organizacji marketingowej planować i wdrażać strategie dotyczące przyszłych kampanii. Dzięki takiemu podejściu opartemu na danych Twój zespół marketingowy może efektywniej inwestować i lepiej przewidywać przyszłe rezultaty tych inwestycji.
| Zalety | Wady |
| Optymalizacja budżetu: Ponowne inwestowanie w kampanie o wysokiej skuteczności zwiększa efektywność wydatków marketingowych. | Wskaźnik opóźniony: Raportowanie skuteczności kampanii jest często wykorzystywane do opisywania tego, co się wydarzyło, a nie tego, co dzieje się obecnie. |
3. Raport lejka sprzedażowego
W sprzedaży zapewnienie przejrzystego wglądu w stan lejka sprzedażowego ma kluczowe znaczenie. Raport lejka sprzedażowego w systemie CRM pomaga firmom zrozumieć postęp i status szans sprzedażowych ich zespołów.
Ten typ raportu może obejmować różne punkty danych, takie jak suma szans sprzedażowych znajdujących się na określonych etapach procesu sprzedaży, których zamknięcie przewidywane jest w danym okresie — to kluczowy element formuły prognozowania sprzedaży.
Raporty lejka sprzedażowego mogą pomóc firmom proaktywnie identyfikować trendy sprzedażowe. Dane te mogą być przydatne dla liderów przy ocenie, czy w ich lejku sprzedażowym jest wystarczające pokrycie, aby osiągnąć prognozowane przychody.
| Zalety | Wady |
| Łatwość interpretacji: Możliwość wizualizacji wielkości lejka sprzedażowego zespołu to łatwy sposób na ocenę, czy sytuacja zmierza w dobrym kierunku. | Wymaga dyscypliny sprzedażowej: Jeśli handlowcy nie przestrzegają procesów sprzedażowych i nie aktualizują regularnie swoich szans sprzedażowych, raporty będą niedokładne. |
| Kondycja lejka sprzedażowego: Raportowanie zmiennych, takich jak liczba dni otwarcia szansy sprzedażowej lub etap sprzedaży, pozwala uzyskać ogólny obraz kondycji lejka sprzedażowego zespołu. |
4. Raport wyników sprzedaży
Jednym z najważniejszych raportów sprzedażowych w zestawie narzędzi każdego lidera sprzedaży jest raport wyników sprzedaży. Raport ten dostarczy liderom sprzedaży informacji o trendach dotyczących kluczowych wskaźników efektywności.
Na przykład raport wyników sprzedaży mierzący realizację celów zazwyczaj obejmuje łączną liczbę zamkniętych transakcji, długość cyklu sprzedażowego, wygrane przychody oraz realizację limitu sprzedaży.
Raporty wyników mogą być również wykorzystywane do pomiaru innych wskaźników pokazujących, jak radzi sobie handlowiec lub zespół. Możesz na przykład chcieć mierzyć wyniki sprzedaży na podstawie wskaźników wyprzedzających, takich jak łączna liczba wykonanych telefonów, odbytych spotkań lub utworzonych szans sprzedażowych.
| Zalety | Wady |
| Wzmacnia rywalizację: Raportowanie wyników sprzedaży może być świetnym sposobem na stworzenie przyjaznej rywalizacji w zespole sprzedażowym. | Wymaga wielu raportów: Raportowanie pojedynczego wskaźnika sprzedaży pokazuje tylko część obrazu. Aby rzeczywiście śledzić wyniki zespołu, trzeba skonfigurować wiele raportów. |
| Wskaźniki wyprzedzające i opóźnione: W zależności od mierzonego wyniku raportowanie wyników sprzedaży może pomóc śledzić zarówno wyprzedzające, jak i opóźnione wskaźniki sukcesu. |
5. Przyczyny rezygnacji klientów
Zwiększenie wskaźnika utrzymania klientów o 5% zwiększa zyski od 25% do 95%. Dlatego zrozumienie, dlaczego klienci rezygnują, jest ważnym krokiem w optymalizacji strategii utrzymania klientów.
Najlepsze systemy CRM ułatwiają konfigurowanie i usprawnianie raportowania przyczyn rezygnacji klientów. Wyniki tego raportowania pomogą Ci udoskonalić strategie organizacyjne związane z rozwojem produktu lub obsługą klienta, które będą miały bezpośredni wpływ na wynik finansowy firmy.
Ważną wskazówką jest segmentowanie i grupowanie klientów na podstawie określonych cech. Na przykład analiza rezygnacji klientów według wielkości firmy, przychodów, branży lub lokalizacji geograficznej może dostarczyć zespołowi ds. sukcesu klienta bardziej wartościowych informacji, które pozwolą mu podejmować działania na rzecz utrzymania klientów.
W czasach, gdy firmy intensyfikują strategie retencji, aby utrzymać i rozwijać bazę klientów, raportowanie powodów rezygnacji klientów musi być częścią działań związanych z raportowaniem w systemie CRM.
| Zalety | Wady |
| Optymalizacja produktów i usług: Szczegóły dotyczące rezygnacji pomagają ulepszać ofertę produktów, dzięki czemu można przyciągać i zatrzymywać większą liczbę klientów. | Wskaźnik opóźniony: Raportowanie rezygnacji mierzy zdarzenia, które miały miejsce w przeszłości. |
| Zwiększa zyski: Im dłużej udaje się zatrzymać klientów, tym większy zysk może wygenerować firma. | Wymaga ciągłego udoskonalania: Wraz z rozwojem firmy należy uwzględniać nowe powody rezygnacji w ramach pomiarów. |
6. Raport odnowień i ekspansji
Według Gartnera 80% przyszłych przychodów będzie pochodzić od 20% klientów. Dlatego kluczowe znaczenie ma wdrożenie systemów mierzących wskaźniki odnowień oraz przychody z ekspansji klientów.
W przypadku większości zespołów ds. sukcesu klienta, które zarządzają kontami klientów w systemie CRM, raportowanie odnowień jest kluczowym elementem codziennego procesu. Ponieważ wskaźniki odnowień wskazują na satysfakcję i lojalność klientów, tego rodzaju raportowanie może pomóc zrozumieć, jak radzi sobie zespół ds. sukcesu klienta.
Aby skutecznie raportować wskaźniki takie jak NRR (utrzymanie przychodów netto), firmy muszą mieć możliwość raportowania przychodów z ekspansji.
Dzisiejsze systemy CRM ułatwiają odróżnienie sprzedaży nowego biznesu od przychodów z ekspansji. Tworzenie procesów określających sposób rejestrowania i raportowania różnych typów szans sprzedażowych pomoże lepiej oceniać wyniki sprzedaży.
| Zalety | Wady |
| Efektywny kosztowo rozwój: Przychody z ekspansji to jeden z najskuteczniejszych sposobów rozwijania firmy, ponieważ nie wymaga od firm wydatków na pozyskiwanie klientów. | Zarządzanie danymi CRM: Jeśli raportujesz odnowienia z systemu CRM, potrzebujesz silnego zespołu operacyjnego, który zadba o sprawne utrzymywanie dat wynikających z umów. |
| Stosunek LTV do CAC: Najbardziej efektywne firmy, które mierzą te wskaźniki, zwiększają swoją efektywność dzięki przychodom z ekspansji. |
Najlepsze praktyki maksymalizujące wykorzystanie
Ustanowienie rygoru i procesu określającego sposób wykorzystywania raportowania CRM wymaga przemyślanego podejścia do zarządzania zmianą i powinno stanowić część ogólnej strategii CRM.
Spójrzmy prawdzie w oczy — wszyscy widzieliśmy pulpit menedżera sprzedaży, który nie był odświeżany od kilku tygodni.
Raporty niestandardowe, które jednego dnia są istotne, kilka tygodni później mogą zostać zapomniane. Dlatego RevOps musi opracować najlepsze praktyki maksymalizujące wykorzystanie i stosowanie tych raportów, tworząc kulturę organizacyjną skoncentrowaną na podejmowaniu decyzji w oparciu o dane.
Oto trzy pomocne kroki, które stosowałem, aby przezwyciężyć opór wobec zarządzania zmianą i zmaksymalizować wykorzystanie raportów.
Poznaj swoich interesariuszy
Zapewnienie zgodności pulpitów i raportów CRM z konkretnymi potrzebami i priorytetami liderów biznesowych jest kluczowym pierwszym krokiem w tym procesie. Dzięki temu raporty są wysoce istotne i umożliwiają każdemu interesariuszowi podejmowanie działań.
Author's Tip
Organizuj cykliczne spotkania kontrolne z interesariuszami, aby zrozumieć, co nie daje im spać. Przełóż ich priorytety na odrębne, mierzalne rezultaty i KPI.
Ten etap procesu pomaga budować wiarygodność Twoją oraz Twojego zespołu operacji przychodowych. Jeśli chcesz zmienić postrzeganie zespołu RevOps z zespołu tworzącego raporty taktyczne na strategicznego partnera biznesowego, nie pomijaj tego kroku.
Skoncentruj się na istotności i prostocie
Gdy już poznasz konkretne potrzeby swoich kluczowych interesariuszy, czas przełożyć te informacje na istotne i proste raportowanie, które pomoże im realizować strategię.
Istotność zapewnia, że raportowane dane bezpośrednio odpowiadają celom poszczególnych zespołów. Jeśli na przykład Twój zespół sprzedaży jest podzielony według regionu geograficznego lub wielkości firmy, wykorzystaj te informacje, aby dostarczać liderom sprzedaży dane istotne dla ich zespołów.
Prostota nie oznacza braku zaawansowania, lecz przedstawianie złożonych danych w sposób łatwy do zinterpretowania.
Wykorzystuj wizualizacje danych, aby ułatwić przekazywanie wniosków z danych. Ogranicz łączną liczbę raportów do informacji kluczowych dla realizacji misji, które skłaniają liderów do podejmowania decyzji biznesowych. Ogranicz nadmiar raportów, który może prowadzić liderów do paraliżu analitycznego.
Włącz do codziennych procesów pracy
Jedną z kluczowych cech każdego dobrego zespołu ds. operacji przychodowych jest to, jak skutecznie integruje on raporty z codziennymi procesami pracy interesariuszy. Współpracując z liderami biznesowymi, zadbaj o omówienie sposobu, w jaki raporty te będą wykorzystywane.
Oto trzy przykłady sposobów włączania raportów CRM do codziennych procesów pracy:
Cotygodniowe prognozowanie sprzedaży
Poproś liderów sprzedaży, aby wyświetlali raporty CRM podczas cotygodniowych rozmów dotyczących prognozy sprzedaży. Ta dodatkowa wizualizacja pomoże zagwarantować dokładność danych CRM, a także może skłonić do podjęcia konkretnych działań, takich jak poproszenie przedstawicieli handlowych o zaktualizowanie kluczowych informacji o transakcjach lub rejestrowanie brakujących aktywności sprzedażowych.
Spotkanie dotyczące wyników kampanii
Poproś liderów marketingu o wcześniejsze udostępnienie raportów kampanii przed spotkaniami dotyczącymi wyników kampanii. Takie wcześniejsze zapoznanie się z raportami pomoże przygotować zespół marketingowy do bardziej merytorycznych rozmów na temat wyników kampanii.
Briefingi dla kadry kierowniczej
Włącz raporty CRM do cotygodniowych briefingów dla kadry kierowniczej, aby uzyskać wgląd w trendy dotyczące przychodów, takie jak wyniki sprzedaży i odpływ klientów. Dodaj hiperłącza do raportów CRM w tych briefingach, aby ułatwić planowanie strategiczne i alokację zasobów.
Pokonywanie wyzwań związanych z raportowaniem CRM
Raportowanie CRM zapewnia firmom wiele kluczowych korzyści. Aby je osiągnąć, firmy muszą stawić czoła kilku kluczowym wyzwaniom i wąskim gardłom.
Nieprawidłowe wprowadzanie danych
Będzie to najczęstsze wyzwanie podczas skalowania strategii raportowania CRM. Nieprawidłowe dane zawsze prowadzą do wprowadzających w błąd raportów i ograniczają możliwość przeprowadzania zaawansowanej analizy CRM.
Author's Tip
Korzystaj z funkcji CRM, takich jak reguły walidacji, aby wymuszać prawidłowe wprowadzanie danych. Skonfiguruj na przykład reguły walidacji, które wymagają od użytkowników wprowadzania określonych informacji, takich jak adresy e-mail lub numery telefonów, za pomocą ustandaryzowanej metody.
More Articles
Zduplikowane rekordy
Zduplikowane dane klientów mogą zniekształcać wyniki analizy danych, prowadząc do błędnego przedstawienia faktów.
Rozwiązanie: Wykorzystaj reguły zarządzania duplikatami dostępne w systemie CRM. Skonfiguruj reguły dopasowywania, które będą oznaczać zduplikowane rekordy. Zapewnij użytkownikom końcowym możliwość scalania zduplikowanych informacji.
Niekompletne dane
Brakujące informacje mogą stanowić poważny problem podczas tworzenia raportowania CRM. Brak tych danych może również wywierać znaczący wpływ na kolejne etapy pracy innych działów, które potrzebują określonych szczegółów do wykonywania swoich obowiązków.
Rozwiązanie: W przypadku wszystkich danych o kluczowym znaczeniu ustaw odpowiednie pola CRM jako obowiązkowe. Skonfiguruj automatyzację CRM lub użyj narzędzi do automatycznego wzbogacania danych, aby automatycznie aktualizować rekordy CRM i ograniczyć ręczną pracę administracyjną.
Nieaktualne informacje
Posiadanie nieaktualnych informacji może prowadzić do powstawania raportów, które nie odzwierciedlają bieżącej sytuacji. Problem ten jest zwykle objawem braku ustandaryzowanych procesów.
Author's Tip
Korzystaj z funkcji CRM, takich jak Salesforce Flows, aby pomóc w standaryzacji i uproszczeniu określonych procesów CRM. Twórz przepływy ekranowe, które ułatwiają użytkownikom końcowym identyfikowanie kluczowych danych, które muszą wprowadzić. Projektuj środowiska CRM z myślą o użytkownikach końcowych, aby zwiększyć wykorzystanie procesów
Podsumowanie: zainwestuj w raportowanie CRM
Systemy CRM przeszły przez lata znaczną ewolucję. Wybierz system CRM z rozbudowanymi możliwościami raportowania, a będziesz mógł wykorzystać dane klientów do odkrywania cennych informacji, które napędzają wzrost przychodów i rentowność Twojej firmy
Gotowy, aby przenieść swoje RevOps na wyższy poziom? Zapisz się, aby otrzymywać wskazówki, informacje o trendach i recenzje od The CRO Club.
