Key Takeaways
Wybór odpowiedniego systemu CRM może znacząco wpłynąć na efektywność firmy i zarządzanie relacjami z klientami.
Upewnij się, że system CRM płynnie integruje się z istniejącym stosem technologicznym, zapewniając sprawny przepływ pracy i wysoką produktywność.
Wybierz system CRM oferujący możliwość dostosowania, aby lepiej odpowiadał konkretnym procesom i potrzebom firmy.
Wybierz system CRM zapewniający solidne wsparcie i materiały wdrożeniowe, aby umożliwić szybkie rozpoczęcie pracy.
Dokładnie przeanalizuj dostawców systemów CRM, koncentrując się na skalowalności, cenach i dopasowaniu do firmy, aby przygotować solidne uzasadnienie biznesowe.
Wybór odpowiedniego systemu CRM może przesądzić o sukcesie lub porażce Twojej firmy. Właściwe narzędzie pomaga automatyzować zadania, zarządzać danymi klientów i pozwala zespołom sprzedażowym skupić się na finalizowaniu transakcji. Niewłaściwe? Nieporęczne procesy, stracony czas i sfrustrowani użytkownicy.
Przy tak wielu dostępnych platformach CRM — z których każda deklaruje, że jest najlepszym oprogramowaniem CRM — wybór może przytłaczać. W tym przewodniku pokażę Ci dokładnie, jak znaleźć rozwiązanie CRM dopasowane do potrzeb Twojej firmy i zapewniające rzeczywisty zwrot z inwestycji. Pomogę Ci poruszać się wśród dostępnych opcji.
Twój zespół zasługuje na system CRM, który wspiera realizację celów i wzmacnia relacje z klientami. Upewnijmy się, że wybierzesz właściwe rozwiązanie.
9 rzeczy, na które należy zwrócić uwagę przy wyborze systemu CRM
Ocena platform CRM wymaga przeanalizowania konkretnych czynników zgodnych z potrzebami i celami biznesowymi Twojego zespołu. Oto najważniejsze kwestie, które pomogą Ci podjąć decyzję:
1. Elastyczność planu
Elastyczność planu polega na dostosowaniu oprogramowania CRM do zmieniających się potrzeb. Ma to znaczenie, ponieważ Twoja firma może się rozwijać lub zmieniać, dlatego potrzebujesz narzędzia, które będzie skalować się razem z nią. Szukaj dostawców systemów CRM oferujących łatwe przechodzenie na wyższe lub niższe plany bez kar. Zapytaj o warunki cenowe i możliwość dostosowywania funkcji CRM w miarę ewolucji potrzeb. Dzięki temu unikniesz uwięzienia w planie, który przestał odpowiadać małym firmom, startupom lub przedsiębiorstwom.
2. Dostęp do danych i raportowanie
Dostęp do danych i raportowanie umożliwiają analizowanie interakcji z klientami, informacji o klientach i wyników sprzedaży. Jest to ważne, ponieważ wnioski pomagają podejmować lepsze decyzje. Upewnij się, że system CRM zapewnia konfigurowalne pulpity nawigacyjne i funkcje raportowania, które są łatwe do zrozumienia i przyjazne dla użytkownika. Podczas demonstracji sprawdź, jak szybko można generować raporty i czy dane odpowiadają wskaźnikom Twojego zespołu. Dzięki temu uzyskasz wartościowe informacje w czasie rzeczywistym, bez zbędnych komplikacji.
3. Integracja z używanym zestawem technologii
Integracja oznacza, że narzędzia CRM współpracują z używanymi już systemami. Jest niezbędna do zachowania wydajności procesów. Sprawdź, czy system CRM łączy się z pocztą e-mail, kalendarzem, platformami marketingowymi, kanałami mediów społecznościowych, narzędziami do przesyłania wiadomości, aplikacjami (w tym na iOS) oraz Salesforce. Podczas okresu próbnego przetestuj płynność integracji i sprawdź, czy obsługuje ona takie procesy jak zarządzanie potencjalnymi klientami, ocena potencjalnych klientów i zarządzanie projektami. Zapobiega to zakłóceniom i pomaga utrzymać produktywność zespołu.
4. Wdrożenie i pomoc techniczna
Obsługa klienta i wdrożenie odnoszą się do tego, jak dostawca systemu CRM pomaga rozpocząć pracę i rozwiązuje problemy. Szukaj kompleksowych materiałów szkoleniowych, praktycznych samouczków i szybko reagujących zespołów pomocy. Zapytaj o dostępność społeczności użytkowników oraz godziny działania pomocy technicznej. Dostawca oferujący sprawne wdrożenie i pomoc techniczną pomoże członkom Twojego zespołu szybko się przystosować i zapewni płynne działanie systemu.
5. Uprawnienia oparte na rolach
Uwierzytelnianie i uprawnienia oparte na rolach określają, kto może uzyskać dostęp do konkretnych danych i funkcji. Jest to niezbędne do zachowania bezpieczeństwa i zgodności z przepisami. Sprawdź, czy oprogramowanie CRM umożliwia ustawianie uprawnień na podstawie ról w zespole. Podczas okresu próbnego przetestuj, jak łatwo można przypisywać i modyfikować uprawnienia. Dzięki temu dane klientów pozostaną bezpieczne i będą dostępne wyłącznie dla upoważnionych użytkowników.
6. Zgodność z przepisami właściwymi dla branży
Zgodność zapewnia, że CRM spełnia wymogi prawne i branżowe. Ma kluczowe znaczenie dla unikania kar i utrzymania zaufania. Sprawdź, czy platforma oparta na chmurze obsługuje przepisy takie jak GDPR lub HIPAA. Poproś o dokumentację dotyczącą funkcji zgodności (np. ścieżek audytu i zabezpieczeń automatyzacji przepływów pracy) oraz przetestuj, czy CRM ma wbudowane mechanizmy ochronne. Dzięki temu Twoje działania pozostaną zgodne z przepisami i godne zaufania we wszystkich punktach kontaktu w wielu kanałach.
7. Opcje dostosowywania
Dostosowywanie pozwala dopasować CRM do konkretnych potrzeb. Jest to ważne, aby wkomponować narzędzie w przepływ pracy. Poszukaj opcji CRM oferujących konfigurowalne pola, zautomatyzowane przepływy pracy oraz interfejsy, które można usprawnić. Podczas prezentacji wypróbuj ustawienia dostosowywania (potoki, etapy potoku sprzedaży, zadania związane z dalszym kontaktem), aby sprawdzić, jak dobrze odpowiadają Twoim procesom. Dzięki temu CRM będzie lepiej dopasowany do Twojego zespołu i może zwiększyć sprzedaż.
Have an account? Log In
8. Funkcje automatyzacji
Narzędzia automatyzacji oszczędzają czas, wykonując powtarzalne zadania. Są ważne, ponieważ pozwalają zespołowi skupić się na bardziej strategicznych działaniach. Sprawdź, czy CRM może automatyzować dalszy kontakt przez e-mail, kierowanie zadań, przydzielanie potencjalnych klientów i prognozowanie. Jeśli są dostępne, oceń funkcje sztucznej inteligencji, takie jak predykcyjne ocenianie potencjalnych klientów lub wybór kolejnego najlepszego działania, aby optymalizować wyniki. Przetestuj te możliwości podczas okresu próbnego, aby sprawdzić, ile czasu mogą zaoszczędzić Twojemu zespołowi.
9. Obsługa urządzeń mobilnych lub wielu lokalizacji
Obsługa urządzeń mobilnych lub wielu lokalizacji zapewnia zespołowi dostęp do CRM z dowolnego miejsca. Jest to kluczowe w przypadku zespołów pracujących zdalnie lub w różnych lokalizacjach. Sprawdź, czy CRM oferuje rozbudowaną aplikację mobilną i obsługuje dostęp w wielu kanałach. Podczas okresu próbnego przetestuj łatwość obsługi i szybkość działania aplikacji. Dzięki temu Twój zespół pozostanie w kontakcie i będzie produktywny w drodze, także w punktach kontaktu z obecnymi i nowymi klientami.
Jak wybrać CRM: model w 5 krokach
Wybór odpowiedniego CRM polega na dopasowaniu go do potrzeb biznesowych i celów Twojego zespołu. Skup się na tym, co jest najważniejsze dla Twojej firmy, na przykład na integracji i doświadczeniu użytkownika. Oto prosty model, który przeprowadzi Cię przez ten proces.
Krok 1: Określ swoje potrzeby
Zacznij od określenia potrzeb swojego zespołu, aby dokonać właściwego wyboru CRM. Obejmuje to zebranie opinii, ustalenie priorytetów problemów oraz dopasowanie wymagań do obowiązujących zasad:
Zbierz opinie interesariuszy
Porozmawiaj z kluczowymi interesariuszami, takimi jak zespoły sprzedaży i marketingu, dział IT oraz obsługa klienta. Poznaj ich przepływy pracy i problemy związane z obecnym narzędziem. Zachęcaj do otwartych dyskusji, aby każdy mógł się wypowiedzieć. Pomoże to uzyskać pełny obraz potrzeb Twojej firmy na poszczególnych etapach ścieżki klienta.
Wymień problemy i ustal ich priorytety
Określ, co nie działa w obecnym systemie. Typowe problemy mogą obejmować błędy przy wprowadzaniu danych, brak integracji, powolne raportowanie lub ograniczone funkcje CRM. Ustal priorytety tych problemów na podstawie ich wpływu na wydajność Twojego zespołu.
Dopasuj wybór do zasad i celów
Upewnij się, że wybór CRM jest zgodny z wewnętrznymi zasadami i celami biznesowymi. Sprawdź ceny dostawcy, protokoły bezpieczeństwa i wymagania dotyczące zgodności. Jeśli Twoja branża podlega określonym przepisom, upewnij się, że CRM je obsługuje.
Funkcje niezbędne a przydatne
Rozróżnij funkcje niezbędne od opcjonalnych. Niezbędne mogą obejmować zarządzanie kontaktami, analitykę, zarządzanie potencjalnymi klientami i funkcje raportowania; przydatne mogą być chatboty, automatyzacja marketingu lub bardziej zaawansowane integracje z platformami marketingowymi.
Zadaj te pytania:
- Jakie skargi lub przeszkody pojawiają się najczęściej?
- Jakie funkcje CRM rozwiązałyby 3 najważniejsze problemy?
- Jakiego zwrotu z inwestycji oczekujesz?
- Jak CRM odpowiada naszym wymaganiom dotyczącym zgodności?
- Jaki typ CRM najlepiej odpowiada potrzebom naszej firmy (zorientowany na sprzedaż, zorientowany na obsługę, pakiet do zarządzania relacjami z klientami)?
Krok 2: Zbadaj dostawców CRM
Badanie dostawców obejmuje analizę recenzji, porównywanie funkcji i identyfikowanie elementów wyróżniających:
Przeprowadź analizę dostawców
Korzystaj z witryn z recenzjami i analiz ekspertów, aby porównać platformy CRM i rozwiązania programowe. Wybierz grupę najlepszych kandydatów wśród oprogramowania CRM, które pasują do Twojego środowiska technicznego (ekosystem Salesforce, narzędzia chmurowe itp.).
Porównuj na podstawie potrzeb
Porównuj narzędzia pod względem wielkości i złożoności: małe firmy mogą preferować proste narzędzia CRM, które są łatwe w obsłudze, podczas gdy przedsiębiorstwa mogą potrzebować zaawansowanego prognozowania, oceny potencjalnych klientów i mechanizmów uwierzytelniania.
Zidentyfikuj najważniejsze elementy wyróżniające
Poszukuj wsparcia we wdrożeniu, dobrego doświadczenia użytkownika i elastyczności w niszowych zastosowaniach. Zapytaj o zakres aplikacji dostępnych w sklepie oraz o to, czy interfejs użytkownika jest rzeczywiście przyjazny.
Warto również rozważyć jak wybrać oprogramowanie do zarządzania umowami, które uzupełnia CRM i oferuje takie funkcje jak podpisy elektroniczne, śledzenie wersji oraz alerty dotyczące odnowień, dzięki czemu systemy współpracują ze sobą, zamiast ze sobą konkurować.
Udokumentuj wyniki
Zapisz ceny, funkcje, integracje i umowy SLA w arkuszu porównawczym, aby podejmować decyzje na podstawie danych.
Zadaj te pytania:
- Co każde narzędzie robi najlepiej?
- Czy pasuje do wielkości Twojego zespołu, budżetu i środowiska technicznego?
- Jakie zasoby wdrożeniowe i wsparcie klienta są dostępne?
- Jak intuicyjne są interfejs i pulpity nawigacyjne?
- Czy występują jakieś ukryte koszty?
Najlepsze opcje CRM do rozważenia
Wybierz grupę 6–10 opcji CRM obejmujących pakiety chmurowe i wyspecjalizowane systemy CRM, zależnie od potrzeb Twojej firmy.
Krok 3: Wybierz grupę dostawców CRM i skontaktuj się z nimi
Po zakończeniu analizy zawęź wybór i rozpocznij rozmowy z potencjalnymi partnerami:
Wybierz grupę dostawców
Wybierz 2–4 dostawców, którzy odpowiadają potrzebom Twojej firmy. Weź pod uwagę ceny, skalowalność i integrację z istniejącymi systemami.
Wyślij RFI lub RFP
Wyślij zapytanie o informacje (RFI) lub zapytanie ofertowe dotyczące wyboru systemu CRM (RFP), aby zebrać szczegółowe informacje na temat funkcji CRM, umów SLA, przepływu pracy, zautomatyzowanych przepływów pracy, modelu danych i możliwości raportowania.
Umów prezentacje i zadawaj pytania
Umów prezentacje i przygotuj konkretne pytania. Zapytaj o integrację, automatyzację i prognozowanie. Poszukaj sesji praktycznych, aby móc przetestować przepływy pracy, harmonogramy działań następczych, etapy lejka sprzedażowego i aplikacje.
Stosuj spójne kryteria oceny
Oceń każdego dostawcę pod kątem komfortu użytkowania, cen, wsparcia i dopasowania do celów biznesowych.
Zadaj te pytania:
- Czy możesz przedstawić mi historię rzeczywistego klienta podobnego do nas?
- Jakie zasoby wdrożeniowe i wsparcie klienta oferujecie?
- Które funkcje wymagają przejścia na wyższy plan?
- W jaki sposób Wasz CRM obsługuje integrację danych z Salesforce lub innymi istniejącymi systemami?
- Jaka jest Wasza struktura cenowa?
Krok 4: Przygotuj uzasadnienie biznesowe
Przekształć wyniki analiz w wewnętrzny wniosek, który liderzy będą mogli zatwierdzić:
Podsumuj problemy i rezultaty
Wyjaśnij, w jaki sposób usprawnienia przepływu pracy, automatyzacja przepływu pracy i zautomatyzowane przepływy pracy ograniczą powtarzalne zadania, zoptymalizują procesy i zwiększą sprzedaż.
Przedstaw szacunkowe koszty i harmonogramy
Przedstaw całkowity koszt, ceny licencji, kamienie milowe wdrożenia i przewidywany czas uzyskania wartości. Jeśli ma to zastosowanie, uwzględnij opcje rozwiązań chmurowych i lokalnych.
Przedstaw zwrot z inwestycji i ryzyka
Powiąż zwrot z inwestycji z mierzalnymi wskaźnikami: szybszymi działaniami następczymi, wyższym współczynnikiem konwersji, lepszym utrzymaniem klientów i większym zadowoleniem obecnych klientów. Wskaż ryzyko wynikające z braku działania.
Zadaj te pytania:
- Jaki problem biznesowy to rozwiąże?
- Jakie jest ryzyko wynikające z braku działania?
- Jakie będą korzyści finansowe i operacyjne?
- Jak ten CRM wpłynie na efektywność naszego zespołu?
- Jakich wskaźników użyjemy do pomiaru sukcesu?
Krok 5: Wdróż CRM i przygotuj użytkowników
Starannie zaplanuj działania, aby użytkownicy rzeczywiście zaczęli korzystać z systemu:
Przedstaw plan wdrożenia
Przedstaw harmonogramy i kamienie milowe. Uzgodnij z członkami zespołów sprzedaży, marketingu i obsługi klienta zasady dotyczące profili klientów i standardów danych.
Wyznacz osoby odpowiedzialne wewnętrznie
Wyznacz osoby odpowiedzialne za integracje, projektowanie przepływów pracy i jakość danych. Zadbaj o ich współpracę ze wsparciem klienta dostawcy.
Zadbaj o szkolenia i adopcję
Przeprowadź szkolenia z zarządzania potencjalnymi klientami, oceny potencjalnych klientów, automatyzacji marketingu, zarządzania kontaktami i codziennych funkcji. Zapewnij podręczniki dotyczące działań następczych i etapów podróży klienta.
Utwórz pętle informacji zwrotnych
Zbieraj opinie, udoskonalaj lejki i rozwijaj funkcje CRM. Śledź wczesną adopcję za pomocą wskaźników dotyczących wykorzystania systemu i rezultatów.
Co dalej:
Jeśli szukasz informacji o tym, jak wybrać CRM, skontaktuj się bezpłatnie z doradcą SoftwareSelect, aby otrzymać rekomendacje.
Otrzymasz krótką listę platform CRM dopasowanych do potrzeb Twojej firmy (w tym Salesforce i innych opcji chmurowych), wskazówki dotyczące cen oraz pomoc w zapewnieniu zgodności funkcji i przepływów pracy CRM z celami biznesowymi.
