Jak wybrać odpowiedni system CRM dla swojej firmy

Ocena CRM to proces porównywania różnych rozwiązań CRM pod kątem potrzeb Twojej firmy. Ma ona znaczenie, ponieważ pomaga wybrać odpowiedni system, usprawnić przepływy pracy, poprawić relacje z klientami i zmaksymalizować ROI.

Wybór odpowiedniego narzędzia ma strategiczne znaczenie dla Twojego zespołu. Dobre systemy CRM oszczędzają czas, zwiększają dokładność i zapewniają zgodność z przepisami, bezpośrednio wpływając na ROI. Jeśli jednak wybierzesz niewłaściwe rozwiązanie, ryzykujesz marnowaniem zasobów, nieosiągnięciem celów i frustracją członków zespołu.

Ten przewodnik jest przeznaczony dla liderów zespołów i osób decyzyjnych, które chcą podejmować świadome decyzje. Niezależnie od tego, czy dopiero zaczynasz korzystać z systemów CRM, czy chcesz je zmienić, pomogę Ci poruszać się wśród dostępnych opcji. Upewnijmy się, że znajdziesz system CRM zgodny z Twoimi celami i unikniesz niepotrzebnych problemów.

9 rzeczy, na które należy zwrócić uwagę podczas oceny CRM

Oceniaj rozwiązania CRM, koncentrując się na kluczowych czynnikach, które mogą usprawnić proces podejmowania decyzji. Oto, co należy wziąć pod uwagę:

1. Elastyczność planu

Elastyczność planu pozwala zespołowi dostosowywać się do zmieniających się potrzeb. Możesz zacząć od podstawowego rozwiązania CRM, ale wraz z rozwojem firmy będziesz potrzebować możliwości łatwego przejścia na wyższy plan. Sprawdź, czy dostawca umożliwia płynne zmiany planu bez kar. Zapytaj, czy przy przechodzeniu na wyższy lub niższy plan obowiązują ukryte opłaty, i przetestuj to podczas demonstracji, pytając o różne scenariusze.

2. Dostęp do danych i raportowanie

Potrzebujesz łatwego dostępu do danych klientów i rozbudowanych funkcji raportowania, aby podejmować świadome decyzje. Szukaj oprogramowania CRM oferującego konfigurowalne raporty, dzięki którym możesz skupić się na najważniejszych wskaźnikach. Unikaj narzędzi, które ograniczają możliwości eksportowania danych. Podczas okresu próbnego przetestuj panele i funkcje raportowania, aby sprawdzić, jak szybko możesz wygenerować potrzebne informacje.

3. Integracja z używanym zestawem technologii

Platforma CRM powinna dobrze współpracować z innymi używanymi przez Ciebie aplikacjami. Sprawdź, czy integruje się z oprogramowaniem marketingowym, narzędziami do zarządzania potencjalnymi klientami lub interfejsami API. Słaba integracja zakłóca przepływy pracy, podczas gdy płynne połączenia mogą poprawić interakcje z klientami i skrócić proces sprzedaży.

4. Wdrożenie i wsparcie

Dobre wdrożenie i obsługa klienta mogą zdecydować o powodzeniu lub porażce całego doświadczenia. Potrzebujesz dostawcy CRM, który oferuje kompleksowe materiały szkoleniowe i szybko reagujący dział pomocy. Zapytaj o umowy SLA dotyczące wsparcia oraz o to, czy dodatkowa pomoc wiąże się z kosztami początkowymi.

5. Uprawnienia oparte na rolach

Uprawnienia oparte na rolach pozwalają kontrolować, kto ma dostęp do poszczególnych elementów systemu CRM. Wspiera to zgodność z przepisami i bezpieczeństwo danych. Upewnij się, że możesz szybko dostosowywać uprawnienia, gdy zmieniają się interesariusze lub role.

6. Zgodność z przepisami właściwymi dla branży

Jeśli Twoja branża ma określone wymagania dotyczące zgodności, takie jak RODO, Twoje rozwiązanie CRM musi je spełniać. Zapytaj dostawców, w jaki sposób chronią informacje o klientach oraz czy funkcje takie jak uwierzytelnianie dwuskładnikowe są uwzględnione w celu zabezpieczenia poufnych danych.

7. Opcje dostosowywania

Dostosowywanie zapewnia dopasowanie CRM do potrzeb Twojej firmy. Szukaj systemów, które pozwalają modyfikować pulpity nawigacyjne, przepływy pracy i pola. Sztywne narzędzia CRM mogą spowalniać wdrożenie, natomiast elastyczne rozwiązania poprawiają doświadczenia użytkowników i wspierają długoterminową skalowalność.

8. Funkcje automatyzacji

Automatyzacja przepływów pracy jest niezbędna. Automatyzowanie działań następczych, prognoz lub śledzenia potencjalnych klientów oszczędza czas i ogranicza liczbę błędów manualnych. Poproś dostawców o zaprezentowanie, jak ich funkcje automatyzacji działają w rzeczywistych przypadkach użycia.

9. Obsługa urządzeń mobilnych lub wielu lokalizacji

Jeśli Twoi sprzedawcy lub członkowie zdalnego zespołu potrzebują dostępu z dowolnego miejsca, sprawdź, czy CRM ma aplikację mobilną z danymi w czasie rzeczywistym. Przetestuj, czy aplikacja mobilna zapewnia taką samą funkcjonalność jak wersja komputerowa.

Jak wybrać CRM: schemat 5 kroków

Wybór odpowiedniego narzędzia do oceny CRM oznacza dopasowanie go do celów biznesowych i codziennych działań firmy. Należy skupić się na praktycznych aspektach, które bezpośrednio wpływają na przepływ pracy i efektywność. Oto schemat:

Krok 1: Określ swoje potrzeby

Zacznij od określenia potrzeb swojego zespołu jako pierwszego kroku w wyborze oprogramowania do oceny CRM. Obejmuje to zebranie opinii, sporządzenie listy problemów, uzgodnienie wymagań i rozróżnienie funkcji:

Zbierz opinie interesariuszy

Skonsultuj się z kluczowymi interesariuszami z działów sprzedaży, marketingu i IT, aby poznać ich potrzeby i wyzwania. Każdy dział może mieć unikalne wymagania, które musi spełniać Twój CRM. Zorganizuj spotkania lub wyślij ankiety, aby zebrać ich opinie. Dzięki temu CRM będzie wspierać wszystkie aspekty działalności Twojej firmy.

Wymień problemy i ustal ich priorytety

Udokumentuj problemy związane z obecnym systemem CRM. Czy występują nieefektywności przy wprowadzaniu danych lub zakłócenia komunikacji? Utwórz listę i uszereguj problemy według ich wpływu i częstotliwości występowania. Pomoże Ci to w pierwszej kolejności znaleźć CRM, który rozwiązuje najpilniejsze problemy.

Dopasuj rozwiązanie do zasad i protokołów

Dopasuj rozwiązanie do protokołów zgodności i bezpieczeństwa danych. Sprawdź, czy istnieją określone standardy zgodności, które musi spełniać Twój CRM, takie jak RODO. Takie dopasowanie zapobiega przyszłym konfliktom i zapewnia płynną integrację z istniejącymi systemami.

Rozróżnij funkcje niezbędne od przydatnych

Rozdziel niezbędne i przydatne funkcje CRM. Funkcje niezbędne mogą obejmować raportowanie danych, możliwości integracji lub uprawnienia użytkowników. Przydatne funkcje mogą obejmować zaawansowaną analitykę lub obsługę urządzeń mobilnych. To rozróżnienie pomaga najpierw skupić się na kluczowych potrzebach.

Zadaj te pytania:

• Jakie skargi lub przeszkody pojawiają się najczęściej?
• Jakie potrzeby nie są obecnie zaspokajane?
• Jakie funkcje rozwiązałyby 3 najważniejsze problemy?
• Jakiego ROI oczekujesz od tej inwestycji?
• Czy istnieją normy zgodności, których musimy przestrzegać?

Krok 2: Zbadaj dostawców oceny CRM

Badanie dostawców oceny CRM to kolejny krok w wyborze odpowiedniego oprogramowania. Obejmuje ono przegląd dostawców, porównywanie narzędzi, identyfikowanie czynników wyróżniających oraz dokumentowanie ustaleń. Podczas badania dostawców CRM oceń również, czy oferują oni lub integrują się z zaawansowanymi rozwiązaniami do zarządzania umowami, ponieważ wybór oprogramowania do zarządzania umowami, które jest zgodne z systemem CRM, usprawnia operacje i zapewnia CRO pełny wgląd w procesy od początku do końca (to dwie z kluczowych korzyści z oprogramowania do zarządzania umowami).

Przeprowadź ogólny przegląd dostawców

Przejrzyj serwisy z opiniami, aby zidentyfikować dostawców CRM z potwierdzoną jakością obsługi klienta. Poszukaj informacji o zadowoleniu klientów i historiach sukcesu. Pomoże Ci to stworzyć krótką listę dostawców, którzy konsekwentnie spełniają oczekiwania klientów. Zwróć uwagę na wszelkie sygnały ostrzegawcze wymieniane w opiniach.

Porównaj rozwiązania na podstawie potrzeb biznesowych

Porównaj platformy CRM pod kątem funkcjonalności, integracji i ceny. Niektóre systemy CRM oferują najwięcej korzyści małym firmom, podczas gdy inne lepiej sprawdzają się w dużych przedsiębiorstwach. Upewnij się, że CRM obsługuje Twój stos technologiczny i może rozwijać się wraz z Twoją firmą.

Zidentyfikuj najważniejsze czynniki wyróżniające

Poszukaj czynników wyróżniających, takich jak wsparcie podczas wdrożenia, doświadczenie użytkownika i elastyczność w niszowych zastosowaniach. Czy dostawca oferuje praktyczną pomoc w konfiguracji lub prosty interfejs użytkownika? Sprawdź, czy CRM można dostosować do specyficznych potrzeb Twojej branży. Czynniki te mogą znacząco wpłynąć na poziom adopcji systemu przez Twój zespół.

Udokumentuj ustalenia

Utwórz listę kontrolną oceny, aby śledzić funkcje, koszty i mocne strony dostawców. Ułatwi to porównanie opcji obok siebie podczas podejmowania ostatecznej decyzji.

Zadaj te pytania:

• Co każde narzędzie robi najlepiej?
• Czy pasuje do wielkości Twojego zespołu, budżetu i stosu technologicznego?
• Jakie wsparcie i dokumentacja są dostępne?
• Jak elastyczne jest narzędzie w niszowych zastosowaniach?
• Jakie są opcje wdrożenia oferowane przez dostawcę?

Najlepsze opcje oceny CRM do rozważenia

Oto moja lista 10 najlepszych dostępnych opcji oceny CRM, która pomoże Ci rozpocząć poszukiwania:

1. 1. Mailchimp — Najlepszy do procesów CRM ukierunkowanych na marketing
2. 2. Clarify — Najlepszy natywny dla AI CRM bez ręcznego wprowadzania danych
3. 3. Creatio CRM — Najlepszy do funkcji CRM AI dla przedsiębiorstw
4. 4. monday CRM — Najlepszy do zarządzania całym cyklem sprzedaży
5. 5. Attio — Najlepszy wybór dla elastycznych rozwiązań CRM
6. 6. Salesforce CRM — Najbardziej konfigurowalny system CRM
7. 7. Salesflare — Najlepszy do zautomatyzowanego śledzenia potencjalnych klientów
8. 8. MRPeasy — Najlepsze dla małych producentów
9. 9. Capsule — Najlepszy dla osób szukających inteligentnych, prostych rozwiązań CRM
10. 10. Zoho CRM — Najlepszy wybór dla zespołów zdalnych i hybrydowych

Krok 3: Stwórz krótką listę rozwiązań do oceny CRM i skontaktuj się z dostawcami

Zawęź wybór dostawców i rozpocznij rozmowy z potencjalnymi partnerami — to trzeci krok w wyborze oprogramowania do oceny CRM. Oto jak należy postępować:

Wybierz 2–4 dostawców

Na podstawie przeprowadzonych badań zawęź wybór do 2–4 potencjalnych systemów CRM. Weź pod uwagę takie czynniki, jak wielkość firmy, zestaw funkcji i budżet. Krótka lista powinna obejmować dostawców, którzy najlepiej spełniają ustalone priorytetowe potrzeby. Skup się na tych, którzy oferują największą wartość w odniesieniu do Twoich konkretnych wymagań.

Wyślij RFI lub RFP

Wyślij zapytanie o informacje (RFI) lub zapytanie ofertowe RFP dotyczące oceny CRM, aby uzyskać jasność co do całkowitego kosztu posiadania, wsparcia i wdrożenia. Pomoże Ci to lepiej zrozumieć ofertę poszczególnych dostawców. Wykorzystaj ten etap, aby wyjaśnić wszelkie wątpliwości i ocenić, w jakim stopniu odpowiadają oni Twoim potrzebom. Jasno określ swoje oczekiwania i terminy.

Umów demonstracje i zadawaj pytania

Wykorzystaj demonstracje do oceny pulpitów nawigacyjnych, funkcjonalności i łatwości obsługi. Zwróć uwagę na to, jak CRM odpowiada na najważniejsze problemy Twojej firmy. Poproś dostawców o zaprezentowanie konkretnych funkcji w działaniu i przetestuj doświadczenia użytkownika. Takie praktyczne podejście pomoże Ci wyobrazić sobie, jak CRM będzie działać w Twoim zespole.

Stosuj spójne kryteria oceny

Stosuj te same kryteria oceny wobec wszystkich dostawców, aby zapewnić uczciwe porównanie. Obejmuje to ocenę użyteczności, zestawu funkcji i opcji wsparcia. Spójność oceny pomaga podjąć świadomą decyzję bez uprzedzeń. Dokumentuj swoje ustalenia, aby porównać dostawców bezpośrednio ze sobą.

Zadaj te pytania:

• Czy możesz opowiedzieć mi prawdziwą historię klienta podobnego do nas?
• Jakie zasoby wsparcia lub wdrożenia oferujecie?
• Które funkcje wymagają uaktualnienia planu?
• Jak radzicie sobie z migracją danych?
• Czy występują jakieś ukryte opłaty lub koszty?

Krok 4: Opracuj uzasadnienie biznesowe

Przekształcenie analizy dostawców w przekonujące uzasadnienie biznesowe to czwarty krok w wyborze oprogramowania do oceny CRM. Oto jak przedstawić swoje argumenty:

Podsumuj problemy i oczekiwane rezultaty

Przedstaw najważniejsze problemy, oczekiwany zwrot z inwestycji i kluczowe wskaźniki. Podkreśl, jak CRM rozwiąże konkretne problemy i usprawni przepływy pracy. Jasno określ korzyści, takie jak większa efektywność lub lepsze zarządzanie danymi. Pomoże to kierownictwu dostrzec bezpośrednią wartość inwestycji.

Przedstaw szacunkowe koszty i terminy

Uzyskaj podstawowe szacunki kosztów na stronach internetowych dostawców lub poprzez bezpośrednie zapytania. Sprawdź ceny oceny CRM, aby uzyskać punkt odniesienia. Podkreśl, jak nowy CRM usprawni interakcje z klientami, uprości ręczne zadania i zwiększy utrzymanie klientów. Upewnij się, że Twoje szacunki są realistyczne, aby uniknąć niespodzianek w przyszłości.

Przedstaw zwrot z inwestycji i ryzyko

Wyjaśnij zwrot z inwestycji, szczegółowo opisując wzrost efektywności i potencjalny wzrost przychodów. Omów finansowe i operacyjne ryzyko zaniechania działań, takie jak utracone możliwości lub utrzymująca się nieefektywność. Wykorzystaj dane na poparcie swoich twierdzeń, aby ułatwić kierownictwu zrozumienie stawki.

Zadaj te pytania:

• Jaki problem biznesowy zostanie rozwiązany?
• Jakie jest ryzyko zaniechania działań?
• Jakie są korzyści finansowe i operacyjne?
• Jak to rozwiązanie wpisuje się w nasze cele strategiczne?
• W jakim terminie można oczekiwać rezultatów?

Krok 5: Wdróż CRM i przygotuj użytkowników

Po wybraniu dostawcy CRM zaplanuj sprawny proces wdrożenia. Oto jak skutecznie go przeprowadzić:

Przedstaw plan wdrożenia

Jasno przedstaw plan wdrożenia wszystkim członkom zespołu. Korzystaj z wiadomości e-mail, spotkań lub wewnętrznych platform, aby wszyscy byli na bieżąco. Dzięki temu każdy będzie wiedzieć, co się dzieje i kiedy. Podkreśl korzyści wynikające z nowego CRM, aby zachęcić zespół do jego stosowania.

Wyznacz osoby odpowiedzialne wewnętrznie

Wyznacz osoby odpowiedzialne wewnętrznie za prowadzenie procesu wyboru. Będą one współpracować z dostawcą i zarządzać wewnętrznymi zapytaniami. Wyznaczenie konkretnych osób ułatwia komunikację i szybkie rozwiązywanie problemów. Wybierz osoby zaznajomione z CRM i jego przeznaczeniem.

Zapewnij spójne szkolenia i wdrożenie użytkowników

Zapewnij spójne szkolenia i korzystaj z baz wiedzy dostawcy. Stosuj quizy lub ćwiczenia praktyczne, aby utrwalać wiedzę i pogłębiać zrozumienie. Regularne korzystanie z CRM jest kluczowe dla osiągnięcia pełnych korzyści, dlatego monitoruj jego użycie i reaguj na wszelką niechęć.

Stwórz mechanizmy zbierania informacji zwrotnych

Od początku śledź kluczowe wskaźniki efektywności, aby potwierdzić zwrot z inwestycji i wprowadzać korekty. Korzystaj z ankiet lub regularnych spotkań kontrolnych, aby zbierać opinie. Pomoże to zidentyfikować obszary wymagające poprawy i zapewni, że narzędzie odpowiada potrzebom użytkowników.

Zadaj te pytania:

• Jaki jest plan zarządzania zmianą?
• Kto odpowiada za wdrożenie?
• Jak będziecie śledzić wczesne sukcesy?
• Jakich zasobów będą potrzebować użytkownicy?
• Jak będą zbierane i wykorzystywane informacje zwrotne?

Co dalej

Jeśli oceniasz rozwiązania CRM, skontaktuj się bezpłatnie z doradcą SoftwareSelect, aby otrzymać rekomendacje.

Pomogą Ci stworzyć listę kontrolną do oceny systemu CRM, porównać rozwiązania CRM, a nawet wesprą Cię podczas negocjowania cen i wyboru dostawcy.