Hoe schrijf je een maandelijks verkooprapport voor een CRO
Als je Chief Revenue Officer bent van een snelgroeiend technologiebedrijf, besteed je mogelijk ergens tussen 25% en 45% van de omzet aan verkoop. Met complexe processen en verschillende functies is je verkoopteam ook zeer complex. Ervoor zorgen dat je een maandelijks verkooprapport hebt met verkooptrends en prestaties van je team, is cruciaal voor het succes van je organisatie.
Mijn naam is Mohammed Abukar en als professional in Revenue Operations kun je zeggen dat verkooprapportage een soort hobby van me is. Door je rapportageritme te operationaliseren, help je een datagedreven verkoopcultuur te creëren die gebaseerd is op feiten, niet op gevoelens.
Als je verantwoordelijk bent voor het leveren van de belangrijkste inzichten die binnen je organisatie worden gebruikt om de strategie voor marktintroductie aan te sturen, is dit artikel voor jou. Hier is een blauwdruk voor het schrijven van een maandelijks verkooprapport dat geschikt is voor een CRO.
Create a free account to continue reading this article.
Want more from the CRO Club? Sign up to get free access and join modern revenue leaders using proven playbooks, peer insights, and AI-driven strategies to build predictable pipeline and scalable growth.
Have an account? Log In
Wat is een verkooprapport?
Een verkooprapport is een samenvatting van de verkoopactiviteiten, statistieken en KPI's van een bedrijf gedurende een specifieke periode, bijvoorbeeld een week, maand of kwartaal. Een van de belangrijkste doelen van een verkooprapport is ervoor te zorgen dat verkoopleiders en leidinggevenden inzicht hebben in de prestaties van de verkooporganisatie. Nog belangrijker is dat het ervoor zorgt dat er weloverwogen beslissingen worden genomen over toekomstige verkoopstrategieën.
Verkooprapporten bevatten doorgaans verkoopgegevens die voor je organisatie echt belangrijk zijn. Ze bevatten ook statistieken met betrekking tot omzet, gemiddelde orderwaarde, lengte van de verkoopcyclus en groeipercentages. Afhankelijk van de doelstellingen en prioriteiten van je bedrijf kunnen verkooprapporten ook productprestaties, markttrends en klantdemografie bevatten.
De rol van een CRO
Om een verkooprapport te schrijven dat geschikt is voor een CRO, moeten we beginnen met het vaststellen van wat de rol van een CRO inhoudt.
Als bedrijf dat rechtstreeks aan CRO's verkoopt, beschrijft Salesforce de rol als volgt: “Een Chief Revenue Officer is verantwoordelijk voor elk proces dat omzet genereert binnen een organisatie. De focus ligt op het verbeteren van verkoopprestaties, het creëren van een uitstekende prijsstrategie voor producten en het realiseren van klanttevredenheid.”
Kort gezegd: CRO's ontwikkelen de strategie die nodig is om je organisatie op lange termijn te laten groeien. Hoewel verkoopmanagers en verkopers ook verantwoordelijk zijn voor het genereren van omzet, ligt hun focus meestal meer op de korte termijn. Hun belangrijkste doel is hoe ze hun boekingsdoelstellingen of quota binnen de gegeven periode zullen behalen. Dat gezegd hebbende, zal er zeker overlap zijn in waar verkoopleiders en CRO's belang aan hechten, zowel vanuit tactisch als strategisch perspectief.
Statistieken op CRO-niveau om je maandelijkse verkooprapportage aan te sturen
Met het bovenstaande in gedachten is het gemakkelijk te begrijpen waarom CRO's niet per se kijken naar de diepgaande verkoopstatistieken die belangrijk zijn voor individuele medewerkers of specifieke verkoopteams. Rapporten met bijvoorbeeld leadconversiepercentages of conversiestatistieken van webpagina's boven in de funnel spreken verkoopmanagers en marketingleiders meer aan.
In plaats van de gedetailleerde, diepgaande informatie uit deze rapporten willen CRO's en andere leden van de C-suite doorgaans worden geïnformeerd over statistieken op hoofdlijnen. Als deze statistieken op hoofdlijnen zich niet in de juiste richting ontwikkelen, wil je de ondersteunende gegevens leveren die nodig zijn, zodat bedrijfsleiders hun strategieën kunnen aanpassen.
Voordat we belangrijke rapporten bespreken, beginnen we met de belangrijkste statistieken waar je CRO het meest om geeft. Gebruik deze statistieken om te bepalen welke soorten verkooprapporten en welke intervallen je wilt presenteren.
Statistiek #1: verkoopomzet
De meeste CRO's besteden hun volledige dagen aan het bespreken en uitstippelen van manieren om de omzet voor hun organisaties te verhogen. Het is dan ook geen wonder dat ik dit aanhaal als de belangrijkste statistiek waarover je maandelijks moet rapporteren.
Er zijn talloze manieren om omzet in je rapportage uit te splitsen. Maar als je echt indruk wilt maken op je CRO, zorg er dan voor dat je rapporten de belangrijkste bronnen bevatten waar je omzet vandaan komt.
Hoe is de omzet uitgesplitst per geografisch gebied?
Hoe is de omzet uitgesplitst per service- en productlijn?
Hoe ontwikkelt je omzet uit klantuitbreiding zich ten opzichte van je omzet uit netto nieuwe klanten?
Dit soort details helpt je publiek te begrijpen hoe verkoopstrategieën moeten worden aangepast en aan welke knoppen moet worden gedraaid om consistente groei te garanderen.
Statistiek #2: klantbehoud
Voor veel technologiebedrijven die volgens een SaaS-model werken, is retentie vaak de op één na belangrijkste metriek naast omzet. Elk goed rapport over klantbehoud bevat twee primaire onderdelen: brutoretentie en nettoretentie.
Terwijl het bruto-omzetretentiepercentage het percentage terugkerende omzet meet dat van bestaande klanten wordt behouden, omvat nettoretentie zowel je verlengingen als de uitbreidingsomzet van je klanten.
Elke goede maandelijkse verkooprapportage moet rapporten over klantbehoud bevatten, omdat deze een CRO helpen de algehele gezondheid van het klantenbestand te begrijpen.
Metriek #3: Verkooppijplijn
De verkooppijplijn is als metriek essentieel voor alle bedrijven om te meten en te analyseren, ongeacht de sector of de soorten producten die je verkoopt. Dit is de metriek die je CRO laat zien waar elke dollar zich in het verkoopproces bevindt.
De pijplijn stelt je bedrijf als metriek ook in staat om toekomstige omzet te ramen of te voorspellen. Vanuit het perspectief van de C-suite stelt deze metriek het bedrijf in staat om effectief plannen te maken voor toekomstige groei, middelen te verdelen en tegelijkertijd de kasstroom te beheren. Een gezonde pijplijn is de levensader van elke verkooporganisatie en deze metriek moet een aanzienlijk onderdeel vormen van je maandelijkse verkooprapportage.
Veelvoorkomende soorten verkooprapporten
Nu we goed begrijpen op welke metrieken we ons moeten richten, bespreken we kort de belangrijkste rapporten die op basis van bovenstaande metrieken deel moeten uitmaken van een goed verkooprapport.
Het is belangrijk om op te merken dat verkooprapporten in allerlei vormen en groottes voorkomen. Tegenwoordig is er ook een groot aantal verschillende verkooptechnologieën, waaronder CRM-software, waarmee je gegevens op verschillende manieren kunt visualiseren.
Maar of je nu een krachtige businessintelligenceplatform gebruikt voor rapportages of nog steeds grafieken en cirkeldiagrammen in Excel bekijkt, zorg ervoor dat je enkele van de volgende rapporten opneemt in je maandelijkse verkooprapportage.
Verkooprapporten met KPI's
Dit type rapport wordt vaak gebruikt in verkooprapportages en biedt een uitgebreid overzicht van de belangrijkste prestatie-indicatoren waar je organisatie belang aan hecht. Hierbij kun je omzet, groeipercentages, winstmarges en incrementeel verkoopvolume opnemen.
Dit type rapport helpt ervoor te zorgen dat je C-suite goed geïnformeerd is over hoe je verkoopteam presteert ten opzichte van strategische bedrijfsdoelen.
KPI-rapporten kunnen ook zeer tactische gegevens bevatten die moeten worden gebruikt om realtimebeslissingen voor het bedrijf te nemen. Verkoopleiders houden KPI-rapporten in de gaten om ervoor te zorgen dat de dagelijkse activiteiten van het verkoopteam zich in de richting van hun prestatiedoelen ontwikkelen. Verkoopleiders moeten beschikken over vaste rapporten waarin KPI's worden bijgehouden, zodat ze hun verkoopstrategie en coaching indien nodig kunnen aanpassen.
Rapport over klantverloop
Rapportage over klantverloop is een cruciaal onderdeel van elke verkooprapportage die je aan de C-suite verstrekt. Een diepgaand inzicht in de dollarwaarde van klanten die je bedrijf hebben verlaten, helpt de weg vrij te maken voor enkele moeilijke maar zeer belangrijke gesprekken over strategieën voor klantbehoud.
Bij het presenteren van je volgende rapporten over klantverloop moet je rekening houden met het volgende:
Wat is de dollarwaarde van de klanten die zijn afgehaakt?
Hoeveel klanten zijn in deze periode afgehaakt?
Wat zijn de belangrijkste redenen waarom ze zijn afgehaakt?
Klantverloop maakt deel uit van elke natuurlijke bedrijfscyclus. Een laag verlooppercentage wijst er doorgaans op dat klanten waarde halen uit je oplossing of diensten en voor lange tijd bij je willen blijven. Laat deze zeer belangrijke reeks rapporten niet weg uit je volgende rapportagepakket.
Rapport over verkoopkansen
Dit type rapport wordt ook vaak gebruikt in verkooprapportages en komt dikwijls aan bod tijdens prognosevergaderingen met verkoopleiders en CRO's. Hierbij worden belangrijke deals uitgelicht en besproken. CRO's en verkoopleiders bepalen een strategie om deze belangrijke deals vóór het einde van de maand af te ronden.
Dit type rapport richt zich op het aantal verkoopkansen dat door een verkoopteam is gecreëerd. Het rapport zorgt ervoor dat de vastgestelde benchmarks voor gecreëerde kansen worden gehaald, zodat je verkooppijplijn altijd gezond blijft.
Rapport over de lengte van de verkoopcyclus
De lengte van de verkoopcyclus is een cruciale factor voor de algehele gezondheid van je verkooporganisatie. Het is de maatstaf voor hoe lang het duurt voordat je verkopers of verkoopteam van een gekwalificeerde verkoopkans naar een gewonnen klant gaan. Het opnemen hiervan in elke maandelijkse verkooprapportage is essentieel, omdat het bedrijf hiermee kan voorspellen wanneer bepaalde verkoopkansen waarschijnlijk worden gesloten. Dit rapport biedt waardevolle inzichten in je verkoopproces, waarmee je uiteindelijk verbeterpunten kunt identificeren en je verkoopstrategieën kunt optimaliseren.
Rapport over conversie in de verkooppijplijn
Een rapport over conversie in de verkooppijplijn helpt te meten hoe effectief je verkoopteam verkoopkansen door de verschillende fasen van je verkoopproces begeleidt. Het is belangrijk om te benadrukken dat je over een goed gedefinieerd verkoopproces moet beschikken om dit rapport betekenisvol te maken.
Belangrijkste inzicht - Zorg ervoor dat elke fase in je verkoopproces zeer duidelijk gedefinieerde exitcriteria heeft. Laat verkopers weten welke activiteiten in elke fase van het verkoopproces vereist zijn.
Als je over een zeer goed geolied verkoopproces beschikt, kan dit rapport je CRO helpen begrijpen waar deals in je proces vastlopen. Zodra je goed inzicht hebt in waar je deals zich bevinden, kun je verkoopcoaching en -training prioriteren om obstakels in specifieke fasen te overwinnen.
Waar je op moet letten bij het schrijven van je maandelijkse rapport
1. Houd rekening met ontwerp en doelgroep
Bij het schrijven van een maandelijks verkooprapport voor je CRO moet je zorgvuldig nadenken over het ontwerp. Het is niet alleen belangrijk om een visueel aantrekkelijk rapport te maken, maar ook om ervoor te zorgen dat het rapport gemakkelijk te begrijpen is. Hier zijn twee tips om toe te passen bij het maken van je volgende rapport:
Tip - Gebruik waar mogelijk diagrammen, grafieken en andere visuele elementen. Visualisaties moeten eenvoudig, duidelijk en gemakkelijk te volgen zijn.
Tip - Maak de gegevens gemakkelijk toegankelijk. Zorg ervoor dat je rapporten zo zijn georganiseerd dat lezers eerdere trends eenvoudig kunnen bekijken. Gebruik rapportage- of CRM-software om de gegevens gemakkelijk toegankelijk te maken.
2. Neem de juiste informatie op
Om de meest geschikte informatie op te nemen, moet je ervoor zorgen dat je weet wie je doelgroep is. Wat je CRO en andere leden van het C-level betreft: zorg ervoor dat je niet verstrikt raakt in details. C-level leidinggevenden en andere bedrijfsleiders zijn vooral geïnteresseerd in resultaten op hoofdlijnen, en het is belangrijk om dit te onthouden.
Tip - Als je weet dat je doelgroep specifieke onderdelen van je maandelijkse rapport verder wil onderzoeken, zorg er dan voor dat je ondersteunende rapporten en statistieken direct beschikbaar hebt. Als deze secundaire rapporten direct beschikbaar zijn, helpt dat om meer context te bieden bij punten van zorg of waardering.
3. Bepaal tijdsperioden
Houd bij het bepalen van de periode voor je rapporten rekening met de doelstellingen en prioriteiten van je CRO. Als je CRO bijvoorbeeld gericht is op de kwartaalprestaties van de verkooppijplijn, kan het nuttig zijn om gegevens van de voorgaande drie maanden én de huidige maand op te nemen.
Tip - Het is belangrijk om je gegevens niet slechts vanuit één periodeperspectief te bekijken. Om trends echt te kunnen analyseren, moet je KPI's over verschillende tijdsperioden bekijken.
4. Verzamel (en controleer) je gegevens
Deze stap mag niet over het hoofd worden gezien. Zodra je al je gegevens hebt verzameld en samengevoegd, moet je zorgen voor een herhaalbaar proces om de nauwkeurigheid en volledigheid ervan te controleren. Reserveer voldoende tijd om nogmaals te controleren of de informatie die je deelt correct is.
Als je dit niet doet, ondermijn je gegarandeerd de geloofwaardigheid van je werk.
5. Presenteer en leg je gegevens uit
Wanneer je ten slotte je gegevens presenteert, moet je je eigen context en inzichten bieden in wat de gegevens vertellen. Vermijd het simpelweg opsommen van cijfers en geef in plaats daarvan een samenvattende analyse die je CRO helpt begrijpen wat de gegevens zeggen.
Wees voorbereid om je conclusies te onderbouwen met de gegevens die je verstrekt. Deze eenvoudige stap helpt om je rapportagefunctie binnen de organisatie van een tactisch team om te vormen tot een strategische functie.
Wat nu?
Of je nu een klein bedrijf of een grote onderneming bent, begin met inzicht te krijgen in de bedrijfsdoelen en prioriteiten van je organisatie. Werk van daaruit terug om de statistieken en KPI's vast te stellen die voor je doelgroep het belangrijkst zijn.
Vond je dit artikel interessant? Schrijf je dan in voor de nieuwsbrief van The CRO Club voor de nieuwste tools, technieken, trends en beste praktijken.
