Wat is contractmanagement? Complete gids met de basisprincipes

Voor bedrijven die staan of vallen met hun contracten, is het belangrijk om deze op orde te hebben. Contractbeheer wordt vaak over het hoofd gezien als onderdeel van goed bedrijfsmanagement, ook al is het aantoonbaar een van de belangrijkste zaken waar uw bedrijf goed in moet zijn. Er is een reden waarom veel grote bedrijven enkele van Amerika's best betaalde advocaten inhuren om toezicht te houden op hun contracten. Het is een zeer belangrijke aangelegenheid.

Dus, wat is contractbeheer? Het is een reeks praktijken die u toepast om ervoor te zorgen dat al uw contracten duidelijk, specifiek en afdwingbaar zijn en waarschijnlijk door de rechtbank worden gehandhaafd als er ooit een geschil ontstaat. Een systeem voor contractlevenscyclusbeheer kan ervoor zorgen dat dit werkt, met allerlei details waar u goed in moet zijn en tal van hulpmiddelen om u daarbij te helpen.

Wat is contractbeheer?

Contractbeheer, soms ook contractadministratie genoemd, is het werk dat uw managementteam doet om solide contracten op te stellen, deze vanaf de fase vóór ondertekening verder te ontwikkelen zodat ze in goede staat verkeren, en vervolgens na ondertekening toe te zien op naleving. Het moet niet worden verward met contractonderhandelingen, waarbij u en de andere partij onderhandelen over de voorwaarden en te leveren prestaties, of met compliancebeheer, waarbij uw medewerkers erop toezien dat uw bedrijf een contract of wettelijke vereiste naleeft.

Om het beter te begrijpen, stel u voor dat u een loodgietersbedrijf bent dat zojuist een opdracht van een hoofdaannemer heeft gekregen om enkele huizen te bouwen. De hoofdaannemer wil alleen dat u PEX-leidingen gebruikt in plaats van pvc of koper. Of dat aanvaardbaar is of niet, is aan de onderhandelaar en de inkoopteams, niet aan de contractmanager.

De taak van de manager begint nadat er overeenstemming is bereikt over de leidingen, om ervoor te zorgen dat dit onderdeel van de overeenkomst duidelijk is vastgelegd en afdwingbaar is. Daarna draagt een goede professional op het gebied van contractbeheer de contractnaleving over aan iemand anders, vaak de compliance manager, de handhavingsfunctionaris of hoe die persoon binnen uw bedrijf ook wordt genoemd, om ervoor te zorgen dat de voorwaarden worden nageleefd.

De contractmanager is niet alleen een proeflezer. Deze persoon is doorgaans verantwoordelijk voor het beheer van de contractlevenscyclus van begin tot einde. Hij of zij kan bijvoorbeeld degene zijn die de overeenkomst met de hoofdaannemer oorspronkelijk heeft voorgesteld en kan verantwoordelijk zijn voor het verlengen van de overeenkomst wanneer deze afloopt. Het is zelfs mogelijk, vooral bij kleine bedrijven, dat uw contractmanager ook uw onderhandelaar en compliancefunctionaris is, hoewel dit strikt genomen verschillende functies zijn.   

Waarom is contractbeheer belangrijk?

Waarom moet het zoveel voeten in de aarde hebben om een contract op te starten, te ondertekenen en af te dwingen? U kent het gezegde: "De duivel zit in de details?" Dat is nergens meer waar dan bij zakelijke contracten, vooral in een situatie waarin een slim juridisch team miljoenen dollars kan besparen of bemachtigen vanwege een technische fout in één alinea van een juridisch contract van 14 pagina's.

Hele bedrijven zijn voor hun voortbestaan afhankelijk van succesvol contractbeheer, en het loont om iemand die goed is te betalen om ervoor te zorgen dat uw contracten u op een dag niet voor onaangename verrassingen stellen.

Stel dat die hoofdaannemer u inschakelt om de loodgietersinstallaties voor hem uit te voeren. In eerste instantie gaat het uitstekend, maar na ongeveer 3 maanden is er een probleem in de toeleveringsketen en worden uw PEX-leidingen niet geleverd. Nu moet u een moeilijke keuze maken.

U kunt vertraging oplopen, wat volgens de contractvoorwaarden een financiële boete kan opleveren, of u kunt de pvc- of koperen leidingen die u op voorraad hebt gebruiken om alles volgens schema te laten verlopen, wat eveneens een schending van het contract zou zijn. Hoe dan ook, u zit in de problemen omdat er niet op tijd een vrachtwagen bij uw magazijn is aangekomen. Wat moet u doen?

Hier redt effectief contractbeheer u uit de problemen. Tijdens de onderhandelingsfase had uw contractmanager moeten vragen wat er zou gebeuren als dit specifieke probleem zich zou voordoen. Idealiter zou er een soort terugvaloptie moeten zijn voor het geval van oncontroleerbare schendingen van de overeenkomst, of op zijn minst een optie voor geschiloplossing. Het is de taak van uw contractmanager om bij het opstellen van het contract iets dergelijks op te nemen, zodat iedereen vooraf duidelijke verwachtingen heeft.

Kortom: bescherm uw bedrijf! Begrijp de factoren die een contract ongeldig kunnen maken.

Wie is verantwoordelijk voor contractbeheer?

Het volledige contractbeheerproces is ingewikkeld en u hebt echt een specialist nodig die dit en vrijwel niets anders doet. Uw contractmanager kan een advocaat zijn, maar dat hoeft niet. U kunt ook gewoon vertrouwen op de meest ervaren manager binnen het bedrijf om dit te regelen, ervan uitgaande dat die persoon eerdere ervaring heeft met juridisch afdwingbare contracten. In bredere zin zou u echter kunnen zeggen dat iedereen deel uitmaakt van het contractbeheerteam.

De details van het contractbeheerproces verschillen van bedrijf tot bedrijf en zelfs van de ene overeenkomst tot de andere, maar blijf niet hangen in formaliteiten. Iedereen die een nuttige bijdrage kan leveren, moet zich welkom voelen om mee te helpen ervoor te zorgen dat u goede contracten hebt.

Ga terug naar dat loodgietersbedrijf. In het uiterste geval kunnen verschillende medewerkers verantwoordelijk zijn voor het netwerken voor de opdracht en het aangaan van zakelijke relaties (verkoop), het bespreken van de voorwaarden van de overeenkomst (contractonderhandelaar), het controleren van het papierwerk vóór ondertekening (contractadministratie) en het intern (compliance) en extern (juridische afdeling) afdwingen van de bepalingen ervan. 

Natuurlijk kan dit allemaal gewoon één persoon zijn. Misschien ben je een loodgietersbedrijf met één persoon, in welk geval dit allemaal op jou neerkomt. Je bedrijf heeft misschien een half dozijn gediplomeerde loodgieters, hun assistenten en één receptionist, wat betekent dat je het contractbeheerproces deelt of uitbesteedt aan een professioneel bedrijf. Wanneer je echter met zeer complexe contracten gaat werken, kan het de moeite waard zijn om een volledig team voor contractlevenscyclusbeheer intern te hebben. 

Het contractbeheerproces begrijpen

Hoe je de goedkeuring van contracten ook beheert, je moet ervoor zorgen dat bepaalde werkstromen deel uitmaken van het proces. Het basisproces voor contractlevenscyclusbeheer bestaat uit zes fasen, die handig zijn opgesplitst in drie fasen vóór ondertekening en drie fasen na ondertekening. In elke fase moet je proberen alle relevante belanghebbenden erbij te betrekken, al is het maar om mee te luisteren en op de hoogte te blijven, zodat hun eigen werk in een later stadium beter geïnformeerd is. 

Fasen vóór ondertekening

Contract opstellen

Het opstellen van het contract is waar alles begint. Dit kan een formeel proces zijn, bijvoorbeeld wanneer je inschrijft op een overheidscontract of je aanmeldt als leverancier voor een groot bedrijf. Het kan ook uiterst informeel zijn, bijvoorbeeld wanneer je vriend ontwikkelingswerk aan zijn website nodig heeft. Voor de meeste bedrijven bevindt het opstellen van contracten zich ergens daartussenin: een verkoopteam ontwikkelt verkoopkansen en bereikt een voorlopig akkoord over overeenkomsten, waarna het bestand wordt doorgegeven aan het ‌contractbeheersysteem voor de volgende stappen.

In het contractvoorbeeld dat we hebben gebruikt, zou je de hoofdaannemer waarschijnlijk ontmoeten op een congres of ander netwerkevenement en een gesprek aanknopen (informeel). Je zou hem ongevraagd kunnen bellen en vragen of hij werk voor je heeft (semi-formeel). Je zou ook kunnen solliciteren naar werk voor het installeren van leidingen in openbare scholen. In dat geval moet je waarschijnlijk een aanbestedingsprocedure doorlopen voordat de contractfase kan beginnen (formeel). 

Over contracten onderhandelen

Hoe de potentiële klant ook is ontstaan, uiteindelijk ga je onderhandelen. Ook hier is er veel variatie. Technisch gezien sluit je een contract wanneer je brood koopt in de supermarkt, omdat jij (de klant) een aanbod doet om brood te kopen tegen de vermelde prijs, waarna de winkel dat aanbod aanvaardt en jij betaalt. Zakelijke contracten zijn doorgaans formeler dan dit, en voor alles wat langer dan een jaar duurt of meer dan $1,000 kost, wil je het absoluut schriftelijk vastleggen met essentiële contractvereisten.

Sommige overeenkomsten worden geleverd met standaardcontracten. Als je een ambulance bestuurt, betaalt Medicaid wat het per mijl betaalt, en daar valt niet over te onderhandelen. Andere overeenkomsten bieden enige speelruimte, maar niet veel. Het leveren van siliciumproducten aan Intel voor zijn microchips is niet bepaald flexibel werk, dus waarschijnlijk wordt er alleen onderhandeld over volume, prijzen en handhavingsvoorwaarden. 

Kleinere bedrijven kunnen zich meer open contracten veroorloven. Je zou met de hoofdaannemer een overeenkomst kunnen sluiten om loodgieterswerk te leveren, maar jij of de hoofdaannemer kan verantwoordelijk zijn voor het kopen van de benodigdheden, het betalen van verzekeringen, het contact met klanten en dergelijke. Je bent doorgaans vrij om te onderhandelen over alles wat je kunt bereiken op het gebied van prijzen, betalingsdetails, arbitrage versus bemiddeling en dergelijke. Dit is waar je onderhandelingsteam voor contracten echt kan uitblinken.

Een eervolle vermelding moet hier gaan naar een soort tussenfase in de levenscyclus van contractbeheer: redigeren. Geen enkel document is bij de eerste versie perfect, en een juridisch bindend formulier dat iemand een fortuin kan kosten, moet echt perfect zijn voordat het wordt ondertekend. Goede contractbeheersoftware kan een heel eind helpen, met standaardsjablonen die niet veel revisies nodig hebben om perfect te worden. Zorg er echter voor dat iemand de alinea's redigeert en het volledige contract controleert. Dat kan ooit echt belangrijk zijn. 

Contract goedkeuren

Nu het contract is geïnitieerd, uitonderhandeld en geredigeerd, is het tijd voor goedkeuring. Je contractmanager en andere belanghebbenden hebben tijd nodig om het volledige contract door te nemen voordat een nieuw contract kan worden ondertekend. Goedkeuring kan afkomstig zijn uit een centrale afdeling, zoals de juridische afdeling, of kan breed worden verdeeld over de verschillende belanghebbenden. Als er slechts één manager is, zorg er dan voor dat die de tijd neemt en met de relevante mensen binnen je bedrijf praat voordat hij of zij toestemming geeft om te ondertekenen.

Bij het loodgietersbedrijf kan de onderhandelaar het dienstencontract doorgeven aan het management voor de definitieve goedkeuring, gevolgd door een beoordelingsperiode van een week. Dit is een goed moment om met de inkoopmanager te praten en na te gaan of de PEX-leidingen die de aannemer wil tegen de voorgestelde prijzen betaalbaar zijn, of om de details over vertragingen en problemen met de toeleveringsketen uit te werken. Zorg dat je vóór de goedkeuring antwoorden krijgt, want daarna wordt het meestal als te laat beschouwd. 

Fasen na ondertekening

Toezicht houden

Je CLM-werk gaat door, ook nadat de contracten zijn ondertekend, persoonlijk of via elektronische ondertekening. Elk contract bevat voorwaarden, sommige eenvoudig en andere minder eenvoudig, en iemand moet verantwoordelijk zijn om ervoor te zorgen dat alles wordt nagekomen. Ook dit kan je contractmanager zijn, of als je een grotere werkgever bent, kun je je juridische en compliance-medewerkers dit voor je laten doen.

Laten we zeggen dat je vriend, de hoofdaannemer, ermee heeft ingestemd om een bepaald bedrag per huis te betalen, telkens een maand vooruit voordat het werk wordt uitgevoerd. Als augustus aanbreekt en er geen betaling is, moet je monitoringteam daar snel werk van maken. Een telefoontje naar het kantoor van de hoofdaannemer onthult dat hij een bankprobleem heeft en dat de betaling niet is verwerkt zoals dat had moeten gebeuren.

Je contract kan een bepaling bevatten die de aannemer een boete oplegt of waarmee je je medewerkers kunt betalen uit het krediet van de aannemer totdat het probleem is opgelost. Een dergelijke tekortkoming kan je zelfs het recht geven het contract te beëindigen zonder dat dit voor jou boetes met zich meebrengt.  

Contractverlenging

De meeste contracten eindigen uiteindelijk. Misschien vind je dat prima, of misschien wil je iets goeds voortzetten. In sommige opzichten is verlenging eenvoudiger dan het opstellen van het oorspronkelijke contract, omdat je al samenwerkt en weet wat je kunt verwachten. In andere opzichten kan het zelfs ingewikkelder zijn, bijvoorbeeld wanneer je een andere prijs wilt onderhandelen of een bepaling wilt toevoegen die niet in het oorspronkelijke contract stond.

Afronding

Het doel van het hele CLM-proces is om tot de afronding te komen. Idealiter is dit niet het einde van het proces, maar slechts een fase in de volledige cyclus van initiatie, onderhandeling, uitvoering, monitoring en verlenging. Het is aan jou hoe je de overeenkomst sluit, bijvoorbeeld wie namens je bedrijf contractuele verplichtingen mag aangaan, maar het is een goed idee om de persoon die het proces heeft beheerd, de goedkeuring te laten ondertekenen. Als je online sjablonen gebruikt, kunnen die doorgaans op afstand een elektronische handtekening toepassen, voor het geval je een CLM-medewerker inschakelt die niet op je kantoor werkt.

Oplossingen voor contractbeheer kunnen helpen

Hoe groot of klein je contracten ook zijn en met welk type contract je ook te maken hebt, je kunt het tijdrovende proces stroomlijnen met automatisering via geavanceerde software voor contractbeheer. De voordelen van software voor contractbeheer zijn namelijk talrijk. Denk aan slimme online sjablonen waarmee je de voorwaarden die je nastreeft kunt optimaliseren, revisies in minuten in plaats van dagen kunt bewerken, aangepaste aanvullingen kunt toevoegen en knelpunten kunt wegnemen die de hele contractcyclus dreigen te verstoren. Deze sjablonen zetten standaardonderdelen van contracten uiteen in een gemakkelijk leesbaar formaat dat in één oogopslag duidelijk is en helpen bij de dagelijkse monitoring van de uitvoering van contracten met eenvoudige, begrijpelijke rapporten.

Elk goed contract bevat een aanbod- en een aanvaardingselement. Deze alinea biedt je bijvoorbeeld informatie uit de eerste hand en geavanceerde inzichten in de wereld van slimme online bedrijfsformulieren. Het enige wat je hoeft te doen om dit te aanvaarden, is je abonneren op onze nieuwsbrief. Het is leuk, informatief en gratis!