5 manieren om SaaS-uitgavenbeheer met RevOps te verbeteren

Deze investeringsgolf heeft het vermogen van sommige organisaties om snel en efficiënt op te schalen een enorme impuls gegeven. Helaas heeft deze ontwikkeling andere organisaties ook negatief beïnvloed door slecht beheer van uitgaven en verspilde investeringen.

In dit artikel ga ik dieper in op wat uitgavenbeheer inhoudt, bespreek ik de huidige stand van SaaS-uitgaven en zet ik vijf manieren uiteen waarop u het SaaS-uitgavenbeheer van uw bedrijf kunt verbeteren vanuit het perspectief van omzetoperaties. 

Wat is SaaS-uitgavenbeheer?

SaaS-uitgavenbeheer is het strategische proces waarbij de uitgaven van uw organisatie aan SaaS-toepassingen worden geoptimaliseerd en beheerst. Dit omvat alle aspecten van inkoop, leveranciersrelaties en onderhandelingen. 

Effectieve praktijken voor uitgavenbeheer gaan verder dan alleen het traditionele concept van kostenbesparing. Effectieve praktijken richten zich ook op de mogelijkheden. Daarom is het van cruciaal belang om te investeren in middelen en mensen die zich richten op ondersteuning en operaties.

Ondersteuning van omzetactiviteiten helpt ervoor te zorgen dat uw medewerkers beschikken over de kennis en vaardigheden om nieuwe softwaretoepassingen te gebruiken. Uw team voor technologieoperaties zorgt er ondertussen voor dat de systemen altijd efficiënt functioneren. Beide middelen spelen een cruciale rol om ervoor te zorgen dat uitgaven aan SaaS-toepassingen bijdragen aan de groei, efficiëntie en verkoop van de organisatie. 

Huidige stand van SaaS-uitgaven

Organisaties worden tegenwoordig overspoeld met een eindeloze hoeveelheid SaaS-opties, die allemaal transformationele voordelen beloven. Net als bij veel goede dingen hebben bedrijven ook de neiging om deze toepassingen in de loop der tijd op te stapelen. 

Zoals dit Stand van SaaSOps-rapport laat zien, beginnen jonge bedrijven (één tot twee jaar oud) doorgaans met gemiddeld 29 SaaS-toepassingen. Dit aantal stijgt naar 103 tegen de tijd dat ze drie tot zes jaar oud zijn.

Met de groei van de SaaS-uitgaven is het geen wonder dat ook de verkoop van software voor uitgavenbeheer sterk is toegenomen. Volgens Business Research Insights zal de omzet van de markt voor software voor SaaS-uitgavenbeheer in 2028 $624 miljoen USD bereiken, met een samengesteld jaarlijks groeipercentage (CAGR) van 21.2% van 2023-2028.

Verborgen SaaS-uitgaven 

Met deze groei in gedachten is het eenvoudig te zien hoe complexiteit ontstaat wanneer deze toepassingen onvoldoende worden gebruikt, overbodig worden of niet effectief worden geïntegreerd in een bredere technologieroadmap. Het resultaat bestaat uit verborgen uitgaven die mogelijk niet direct zichtbaar zijn. Hier zijn enkele van de meest voorkomende SaaS-uitgaven om rekening mee te houden:

Overbodigheid

Dit komt maar al te vaak voor, vooral bij verkoop-, marketing- en klantensuccesteams. Wanneer verschillende bedrijfsonderdelen zelfstandig vergelijkbare tools invoeren, zullen organisaties uiteindelijk betalen voor overlappende functionaliteiten. 

Zonder centraal toezicht van de omzetoperaties zullen overtollige systemen uw kosten aanzienlijk verhogen en zelfs de productiviteit kunnen verlagen. 

Gebruik 

Gebruik is vaak een over het hoofd geziene uitgavenpost binnen SaaS-uitgaven, wat leidt tot verspilling van middelen. Vaker wel dan niet beschikken teams niet over de noodzakelijke training en ondersteuning om tools volledig te benutten, wat resulteert in beperkt gebruik en een afnemend rendement op investering (ROI). 

Strategische ondersteuning

Verandermanagement is een cruciale functie om ervoor te zorgen dat u verspilde kosten beperkt en uw ROI maximaliseert. Als onderdeel van elk goed verandermanagementplan ontbreken vaak steun en ondersteuning van het management, waardoor het vermogen van uw organisatie om nieuwe toepassingen volledig te omarmen en te gebruiken kan worden belemmerd.

Uitgaven van onderaf

Nu veel bedrijven overstappen op een productgestuurd groeimodel (PLG), wordt het steeds gebruikelijker dat bedrijfsonderdelen en individuen afzonderlijke licenties met creditcards aanschaffen in plaats van via een formeel inkoopproces. 

Nu het aankoopgedrag verandert, is het van cruciaal belang dat uw organisatie best practices invoert om deze nieuwe manier van technologie aanschaffen te beheren.

5 manieren om SaaS-uitgavenbeheer via RevOps te verbeteren

Als raamwerk kunnen omzetactiviteiten helpen om je strategie voor SaaS-uitgavenbeheer te integreren in je algehele omzetstrategie. RevOps richt zich op het op één lijn brengen van sales, marketing en klantensucces via mensen, processen, gegevens en technologie, terwijl ervoor wordt gezorgd dat SaaS-prijzen concurrerend blijven.

Door deze fundamentele principes te integreren in je strategie voor uitgavenbeheer, kunnen organisaties ervoor zorgen dat de systemen waarin ze investeren rechtstreeks invloed hebben op brede bedrijfsinitiatieven. RevOps kan helpen processen en workflows te stroomlijnen om efficiënt gebruik van de technologiestack te waarborgen. Het is ook de spierkracht die kan helpen de impact (ROI) op SaaS-statistieken te beoordelen. 

Hier zijn mijn 5 belangrijkste manieren waarop omzetactiviteiten je beheer van SaaS-uitgaven kunnen verbeteren:

1. Je inkoopstrategie definiëren

Als bedrijfsfunctie kunnen omzetactiviteiten helpen de inkoopstrategie voor SaaS-applicaties te definiëren. Binnen deze strategie kan je RevOps-team helpen de focus te leggen op doelstellingen voor kostenreductie. Denk bijvoorbeeld aan hoe je kunt profiteren van volumekortingen of hoe je het beste kunt onderhandelen over contractvoorwaarden. 

Risicobeheer moet ook onderdeel zijn van je inkoopstrategie. Richt je op factoren zoals gegevensbeveiliging, naleving van regelgeving en stabiliteit van leveranciers. 

Zorg ervoor dat je overeenkomsten rechtsgeldigheid hebben. Bekijk wat een contract ongeldig kan maken.

2. Je contracten centraliseren

Als RevOps-team moet je ernaar streven je contractbeheer te centraliseren om de juiste levensvatbaarheid en controle te waarborgen. Nu GTM-teams tientallen tools gebruiken, wordt dit steeds moeilijker zonder het juiste platform.

Een oplossing voor contractbeheer kan deze strategie ondersteunen en je organisatie helpen het verlengingsproces te stroomlijnen, onderhandelingsvoorwaarden te begrijpen en te voldoen aan nalevingsnormen. 

3. Uitgaven van onderaf beheersen

Het voordeel van werknemers toestaan om sneller oplossingen aan te schaffen, kan een positieve invloed hebben op groei. De andere kant hiervan is dat ongecontroleerde uitgaven ook negatieve gevolgen kunnen hebben voor de algehele prestaties van je bedrijf.

Met nieuwe manieren om technologie aan te schaffen, zoals PLG, moet je ervoor zorgen dat je organisatie een duidelijk beleid heeft dat moet worden gevolgd. Zorg ervoor dat er goedkeuringsworkflows zijn waarbij relevante belanghebbenden betrokken zijn, om ad-hocuitgaven aan software te voorkomen.  

4. Investeren in omzetondersteuning

Training en ondersteuning hebben altijd een centrale rol gespeeld bij het maximaliseren van softwaregebruik. Traditioneel beschikten niet alle omzetteams over de luxe van leerprofessionals aan hun zijde.

Doordat de focus ligt op het doorbreken van silo’s, heeft omzetondersteuning een breder perspectief en omvat deze alle omzetgerichte teams. Deze teams zijn je geheime wapen om ervoor te zorgen dat werknemers over de vaardigheden, kennis en middelen beschikken om nieuwe software effectief te adopteren. 

Dit team helpt je gebruiksbeleid te implementeren, ondersteunend materiaal zoals gebruikershandleidingen te maken en regelmatige technologietrainingen op te nemen. Omzetondersteuning stelt gebruikers in staat de mogelijkheden van nieuwe software optimaal te benutten en helpt een hogere ROI te realiseren. 

5. Consolideren waar dat mogelijk is

Als onderdeel van je strategie voor uitgavenbeheer kan je team voor omzetactiviteiten helpen ervoor te zorgen dat technologie-audits regelmatig worden uitgevoerd. Technologie-audits bieden je organisatie de mogelijkheid om een stap terug te doen, het huidige softwarelandschap te evalueren en technologische schuld te identificeren.

Als onderdeel van deze audit wil je je technologiestack voor software evalueren op overlap en redundantie. Je zoekt naar overlappende functionaliteiten die mogelijk niet nodig zijn. Als gecentraliseerde functie met inzicht in alle technologie die door marketing, sales en klantenondersteuning wordt gebruikt, kan RevOps een cruciale rol spelen bij het verminderen van verspillende uitgaven en het maximaliseren van het gebruik van bestaande technologie.

Het RevOps-raamwerk activeren

Nu bedrijven hun afhankelijkheid van SaaS-producten blijven versnellen, wordt SaaS-uitgavenbeheer een strategische noodzaak. Om ervoor te zorgen dat investeringen in SaaS-oplossingen rechtstreeks invloed hebben op de omzet, moeten omzetactiviteiten worden geïntegreerd in de bredere strategie voor financieel beheer van deze platforms.

Door een uitgebreide strategie voor SaaS-uitgavenbeheer te definiëren aan de hand van gestructureerde fasen voor uitgavenanalyse, kunnen organisaties hun uitgaven optimaliseren en op holistische wijze omzetgroei stimuleren. Door uitgavenbeheer op te nemen in het raamwerk voor omzetactiviteiten, wordt gewaarborgd dat financiële verantwoordelijkheid wordt nageleefd terwijl de organisatiedoelstellingen worden behaald.