Key Takeaways
CLM-programvare definert: Hva er CLM-programvare? Den sentraliserer utarbeidelse, forhandlinger, godkjenninger og fornyelser på tvers av salgs-, juridiske og økonomiteam.
Kjernefordeler: CLM-plattformer reduserer forsinkelser, forbedrer etterlevelsen og hjelper team med å håndtere forpliktelser, varsler om fornyelser og gjentakende inntekter.
Vurderinger ved implementering: Implementering av CLM-programvare kan medføre risiko hvis datamigrering, integrasjoner eller arbeidsflyter håndteres feil.
Resultater fra virkeligheten: Eksempler fra virkeligheten viser at CLM-programvare drastisk reduserer behandlingstiden for kontrakter og forbedrer oversikten på tvers av funksjoner for inntektsoperasjoner.
Hvem trenger CLM?: Team som håndterer gjentakende, komplekse avtaler eller store volumer – som salgs-, juridiske og innkjøpsteam – har størst nytte av CLM-programvare.
Programvare for håndtering av kontrakters livssyklus (CLM) gir inntektsteam én samlet, kontrollert prosess for hver kontrakt – fra første utkast til fornyelse. Uten dette stopper avtaler opp i e-posttråder, fornyelsesdatoer blir oversett, og risikoer knyttet til etterlevelse forblir uoppdaget til de blir problemer.
Jeg har sett slike mangler koste team reelle inntekter. Denne veiledningen dekker de viktigste fordelene, funksjonene du må ha, og eksempler fra virkeligheten som hjelper deg med å vurdere alternativene dine. Enten du kjøper ditt første CLM-verktøy eller erstatter en prosess som ikke fungerer, vil du sitte igjen med et tydelig bilde av hva du bør se etter, og hvorfor det er viktig.
Hva er programvare for håndtering av kontrakters livssyklus?
Programvare for håndtering av kontrakters livssyklus (CLM) er en plattform som håndterer kontrakter fra utarbeidelse og forhandling til godkjenning, signering, fornyelse og utløp. Den gir inntektsteam et felles sted for å opprette maler, sende dokumenter til gjennomgang, spore forpliktelser, lagre signerte avtaler og følge med på viktige datoer.
Ved å koble kontraktsdata sammen med arbeidsflyter for salg, juridisk avdeling, økonomi og kundesuksess hjelper CLM-programvare team med å opprettholde oversikt og kontroll gjennom hele avtalens livssyklus.
Eksempler på programvare for håndtering av kontrakters livssyklus
Disse grensesnitteksemplene viser hvordan CLM-programvare organiserer utarbeidelse av kontrakter, godkjenninger, signerte avtaler og fornyelsesdatoer:
Have an account? Log In
Den beste programvaren for håndtering av kontrakters livssyklus du bør vurdere
Her er min liste over de beste løsningene for håndtering av kontrakters livssyklus:
Hvem bruker programvare for håndtering av kontrakters livssyklus?
CLM-programvare passer for team som håndterer gjentakende avtaler, flere som skal gjennomgå dem, eller tidsfrister som påvirker inntektene:
- Team for inntektsdrift: Bruker CLM til å koble kontraktsdata med CRM-oppføringer, godkjenningsarbeidsflyter, prognoser og rapportering av fornyelser.
- Salgsorganisasjoner: Bruker maler, klausulbiblioteker, godkjenningsruting og elektroniske signaturer til å håndtere komplekse avtaler uten å miste oversikten over status.
- Juridisk avdeling og kontraktsdrift: Bruker sentraliserte arkiver, versjonskontroll, veiledninger og sporing av forpliktelser til å gjennomgå avtaler og følge med på etterlevelse av retningslinjer.
- Økonomiteam: Bruker data fra signerte kontrakter, faktureringsvilkår, fornyelsesdatoer og registrerte forpliktelser til å støtte fakturering, prognoser og inntektsrapportering.
- Kundesuksessteam: Bruker søkbare avtaler og varsler om fornyelser til å bekrefte rettigheter, forpliktelser, priser og kommende kundesamtaler.
- B2B-selskaper med høyt volum: Bruker CLM når kontrakter innebærer hyppige endringer, flere godkjenningstrinn, gjentakende inntekter eller mange aktive kunder og leverandører.
Viktige fordeler med programvare for håndtering av kontrakters livssyklus og virkninger på virksomheten
Programvare for kontraktslivssyklus samler utarbeidelse, godkjenninger, forpliktelser og varsler om fornyelse på ett sted for å redusere forsinkelser, begrense samsvarsrisiko og beskytte tilbakevendende inntekter.
Disse plattformene kan imidlertid koste mer enn delte stasjoner eller manuelle arbeidsflyter, og dårlig implementering, integrasjonsmangler eller unøyaktige kontraktsdata kan skape nye operasjonelle risikoer.
Bruk denne tabellen til å sammenligne de operasjonelle fordelene og implementeringsrisikoene ved programvare for kontraktslivssyklus:
| Fordeler | Risikoer |
|---|---|
| FordelerEt sentralisert kontraktsarkiv gir bedre oversikt over avtaler på tvers av salg, juridisk avdeling, økonomi og kundeoppfølging. | RisikoerDårlig datamigrering kan føre til manglende, dupliserte eller unøyaktige kontraktsoppføringer. |
| FordelerGodkjenningsarbeidsflyter sender avtaler til de riktige godkjennerne og reduserer forsinkelser som skyldes overleveringer via e-post. | RisikoerKompliserte godkjenningsregler kan forsinke avtaler når arbeidsflytene ikke samsvarer med de faktiske salgsprosessene. |
| FordelerCRM-integrasjoner kobler kontraktsstatus, vilkår og fornyelsesdatoer med rapportering av salgspipeline og inntekter. | RisikoerIntegrasjonsmangler kan føre til uensartede data mellom CLM-plattformen, CRM-, fakturerings- og økonomisystemene. |
| FordelerMaler og klausulbiblioteker bidrar til en enhetlig opprettelse av avtaler og reduserer manuelt arbeid med utarbeidelse. | RisikoerUtdaterte maler eller klausuler kan spre feilaktige vilkår til nye avtaler. |
| FordelerOppfølging av forpliktelser hjelper teamene med å overvåke priser, tjenesteforpliktelser, leveranser og vilkår for fornyelse. | RisikoerUfullstendige forpliktelsesdata kan føre til at forpliktelser overses, tvister oppstår eller inntekter uventet går tapt. |
| FordelerFornyelsesvarsler gir inntektsteam tidligere oversikt over kommende beslutninger fra kunder og leverandører. | RisikoerDårlig konfigurerte varsler kan føre til for mange meldinger eller at teamene overser viktige frister. |
| FordelerRevisjonsspor, tillatelser og versjonskontroll støtter styring og gjennomgang av kontrakter. | RisikoerOmfattende tillatelser, svake tilgangskontroller eller manglende bruk kan eksponere sensitiv kommersiell informasjon. |
Kasusstudier av programvare for kontraktslivssyklus
Disse kasusstudiene viser hvordan team håndterte kontraktsarbeid før og etter implementeringen av programvare for kontraktslivssyklus. Du får se hvordan sentraliserte registre, godkjenningsarbeidsflyter og oppfølging av fornyelser endret den daglige inntektsdriften.
Kasusstudie: Hormels implementering av Ironclad
Hormel Foods håndterte arbeidsflyter for forretningskontrakter i Excel og gjennomførte forhandlinger via e-post før de tok i bruk Ironclad som CLM-plattform. Juridisk avdeling bygget 47 automatiserte kontraktsarbeidsflyter i løpet av noen måneder etter implementeringen og samlet all kontraktsaktivitet i ett system som var tilgjengelig for innkjøp, salg og IT.
Her er resultatene av Hormels implementering av programvare for kontraktslivssyklus:
- 75 % reduksjon i kontraktstiden: Erstatning av manuelle prosesser og e-postbaserte forhandlinger med automatiserte arbeidsflyter førte til en betydelig reduksjon i den totale tiden som ble brukt per kontrakt.
- Kontraktsbehandling redusert fra 12 uker til 3 uker: Automatisert ruting av godkjenninger og én pålitelig kilde for kontraktsstatus reduserte flaskehalser på tvers av teamene som gjennomgikk kontraktene.
- 47 automatiserte arbeidsflyter tatt i bruk: Kontraktstyper med stort volum, som taushetserklæringer og komplekse avtaler med flere variasjoner, var de første som ble automatisert. Dette ga teamet en repeterbar fremgangsmåte for å bygge fremtidige arbeidsflyter.
- Bedre oversikt på tvers av funksjoner: Innkjøp, salg og IT kunne samarbeide direkte i Ironclad, noe som reduserte forsinkelser ved overleveringer og gjorde kontraktsstatus synlig uten at de måtte etterspørre oppdateringer via e-post.
Kasusstudie: Redwood Logistics’ implementering av Gatekeeper
Redwood Logistics, en Chicago-basert 4PL-leverandør som håndterer rundt 1 200 leverandører og kontrakter til en verdi av over $90 million, brukte opptil én time per fornyelse på manuelt å samle inn prisinformasjon, vilkår, leverandørresultater og utgiftsdata før hver gjennomgang.
Teamet tok i bruk Gatekeepers Contract Renewal Agent for å automatisere utarbeidelsen av strukturerte fornyelsesnotater før en kontrakt ble sendt til innkjøpsavdelingen for gjennomgang.
Her er resultatene av Redwood Logistics’ implementering av programvare for kontraktslivssyklus:
- 95 % raskere innhenting av fornyelseskontekst: Fornyelsesagenten leser kontraktsdata og produserer strukturerte sammendrag automatisk, og erstatter det som tidligere krevde manuell gjennomgang av flere kilder.
- 300 timer fra seniorinnkjøpere frigjort årlig: Med omtrent 300 kontraktsfornyelser per år frigjorde automatiseringen av forberedelsesfasen denne tiden til innkjøps- og forhandlingsarbeid med høyere verdi.
- Første aktive fornyelse behandlet samme dag: Agenten ble konfigurert og produserte sin første komplette fornyelsesanalyse med en anbefaling om å fornye, reforhandle eller avslutte på dagen den ble tatt i bruk.
- Fullstendig revisjonsspor for fornyelsesbeslutninger: Alle agentens anbefalinger og de underliggende dataene som ble brukt til å generere dem, logges, noe som støtter styring og ansvarlighet på tvers av innkjøpsfunksjonen.
- Informerte forhandlinger fra start: Innkjøpsavdelingen går nå inn i fornyelsessamtaler med ferdig utarbeidede analyser i stedet for reaktive kontraktsgjennomganger i siste liten.
Viktige funksjoner og muligheter i programvare for kontraktslivssyklusstyring
Team innen inntektsdrift bør forvente at disse funksjonene kobler kontraktsarbeidet sammen med pipeline, prognoser, fakturering og fornyelser:
- Sentralisert arkiv: Lagre signerte og aktive avtaler på ett søkbart sted, med metadata for kunde, eier, kontraktsverdi, løpetid og status.
- Maler og klausulbiblioteker: Gi teamene godkjente utgangspunkter og alternativ formulering for tilbakevendende avtaler, samtidig som endringer som krever juridisk gjennomgang begrenses.
- Godkjenningsflyter: Send kontrakter til gjennomgang hos salg, juridisk avdeling, økonomi og sikkerhet basert på avtaleverdi, vilkår, region eller risikonivå.
- Integrasjoner med CRM- og forretningssystemer: Synkroniser kontraktsstatus, nøkkelvilkår, fornyelsesdatoer og kunde- eller leverandørdata med systemer som Salesforce, HubSpot, ERP-plattformer, faktureringsverktøy og økonomiprogramvare.
- Elektronisk signering: Send godkjente avtaler til signering, følg signataraktivitet og før ferdigstilte dokumenter tilbake til kontraktsoppføringen.
- Oppfølging av fornyelser og forpliktelser: Overvåk varslingsfrister, prisendringer, tjenesteforpliktelser, bruksgrenser og andre vilkår som påvirker kundebevaring og inntektsprognoser.
- Versjonskontroll og revisjonsspor: Bevar dokumenthistorikk, kommentarer, godkjenninger og signerte versjoner slik at teamene kan bekrefte hvordan en avtale ble endret.
- KI og kontraktsinnsikt: Bruk kunstig intelligens til å hente ut kontraktsdata, oppsummere avtaler, identifisere viktige klausuler og forpliktelser, flagge risikofylt språk og avdekke innsikt på tvers av kontraktsarkivet. Disse funksjonene kan hjelpe teamene med å gjennomgå avtaler raskere og finne viktig informasjon uten å lese hvert dokument manuelt.
- Rapportering og analyse: Gi RevOps-team oversikter over kontraktsvolum, behandlingstider, flaskehalser i godkjenningen, kommende fornyelser og inntektsrelaterte vilkår.
Slik fungerer programvare for kontraktslivssyklusstyring
CLM-programvare kobler sammen hvert trinn i kontraktslivssyklusen i én arbeidsflyt, fra forespørsel og utarbeidelse til forhandling, godkjenning, signering, lagring og fornyelse. I stedet for å håndtere disse trinnene på tvers av e-post, dokumenter og frakoblede systemer kan teamene følge kontraktsstatus, eierskap, vilkår og frister på ett sted.
Bruk denne tabellen til å sammenligne prosesser innen inntektsdrift med funksjonene for kontraktslivssyklusstyring som støtter dem:
| Prosess | Beskrivelse | Hvordan programvare hjelper |
|---|---|---|
| ProsessInnsamling og utarbeidelse av kontrakter | BeskrivelseSamle inn forespørsler om nye avtaler, endringer og fornyelser. Opprett dokumenter som følger godkjente forretningsmessige og juridiske krav. | Hvordan programvare hjelperInnsamlingsskjemaer samler inn avtaledetaljer før utarbeidelsen begynner. Maler og klausulbiblioteker produserer ensartede avtaler samtidig som behovet for manuell dokumentutarbeidelse reduseres. |
| ProsessKontraktsforhandling og endringsmarkering | BeskrivelseGjennomgå foreslåtte vilkår, sammenlign endringer, løs kommentarer og før den avtalte versjonen videre til godkjenning. | Hvordan programvare hjelperVerktøy for endringsmarkering, klausulbiblioteker og versjonskontroll hjelper team med å sammenligne endringer, samarbeide om vilkår og sende unntak til gjennomgang, samtidig som en tydelig historikk over endringene opprettholdes. |
| ProsessGodkjenningsruting | BeskrivelseSend kontrakter til salg, juridisk avdeling, økonomi, sikkerhet eller ledelsen for gjennomgang. Bruk godkjenningsregler basert på kontraktsverdi, region, vilkår eller risiko. | Hvordan programvare hjelperArbeidsflytautomatisering sender hver avtale til de riktige gjennomgangsansvarlige. Statussporing viser hvor godkjenninger blir forsinket, og registrerer hver beslutning. |
| ProsessKontraktsinngåelse | BeskrivelseKoordiner de siste endringene, fullføring av godkjenninger, elektroniske signaturer og lagring av signerte dokumenter. Sørg for at avtalen er knyttet til riktig kunde- eller leverandørpost. | Hvordan programvare hjelperVerktøy for elektronisk signatur sporer signeringsaktivitet og fullføring. Det signerte dokumentet returneres til en søkbar kontraktspost med de endelige vilkårene og revisjonshistorikken. |
| ProsessSynkronisering av inntektsdata | BeskrivelseHold kontraktsstatus, verdier, faktureringsvilkår, fornyelsesdatoer og kontodetaljer konsistente på tvers av inntektssystemer. Bruk nøyaktige kontraktsdata til prognoser og rapportering. | Hvordan programvare hjelperIntegrasjoner med CRM- og forretningssystemer synkroniserer viktige kontraktsfelt med plattformer som Salesforce, HubSpot, faktureringsverktøy og økonomisystemer. Feltkoblinger og statusoppdateringer reduserer behovet for å registrere data flere ganger. |
| ProsessHåndtering av fornyelser og forpliktelser | BeskrivelseFølg med på fornyelsesvinduer, oppsigelsesfrister, prisendringer, tjenesteforpliktelser og bruksgrenser. Gi kontoteamene tilstrekkelig tid til å forberede beslutninger for kunder eller leverandører. | Hvordan programvare hjelperFornyelsesvarsler varsler ansvarlige før viktige frister. Forpliktelsesposter kobler kontraktsvilkår til kontoeierskap, oppgavefordeling og fornyelsesrapportering. |
More Articles
Typer programvare for håndtering av kontraktslivssyklusen og lignende verktøy
Programvare for kontraktsstyring og CLM-programvare brukes ofte om hverandre, men CLM viser vanligvis til en bredere, helhetlig prosess fra start til slutt.
Et grunnleggende verktøy for kontraktsstyring kan fokusere på lagring av avtaler og sporing av viktige datoer, mens en CLM-plattform kan støtte kontraktsforespørsler, kontraktsmaler, kontraktsforhandlinger, godkjenninger, elektronisk signatur, kontraktsinngåelse, sporing av forpliktelser og fornyelser på tvers av kunde- og leverandøravtaler.
CLM-programvare overlapper også med flere tilgrensende verktøy, og kategorien omfatter ulike tilnærminger for salgs-, innkjøps- og juridiske team.
Bruk denne tabellen for å se hvordan hvert alternativ skiller seg fra en fullstendig CLM-plattform:
| Type | Skille |
|---|---|
| TypeCLM for salg | SkilleBygget rundt CRM-arbeidsflyter; prioriterer opprettelse av salgskontrakter, godkjenningsruting og integrasjon med avtaleprosessen fremfor juridisk gjennomgang eller brukstilfeller for innkjøp |
| TypeCLM for innkjøp | SkilleFokusert på leverandør- og underleverandøravtaler; legger vekt på oversikt over kostnader, sporing av leverandørytelse og innkjøpsarbeidsflyter fremfor inntektskontrakter |
| TypeJuridisk CLM | SkilleUtformet for juridiske team; dreier seg om endringsmarkering, håndheving av regelverk, gjennomgang på klausulnivå og sporing av etterlevelse fremfor salgs- eller innkjøpsarbeidsflyter |
| TypeProgramvare for elektronisk signatur | SkilleHåndterer bare dokumentsignering og sporing av signatarer; administrerer ikke utarbeidelse, godkjenninger, sporing av forpliktelser eller fornyelsesvarsler |
| TypeCPQ-programvare | SkilleGenererer tilbud, priser og produktkonfigurasjoner; stopper på tilbudsstadiet uten å håndtere forpliktelser etter signering eller kontraktsvilkår |
| TypeDokumenthåndteringsprogramvare | SkilleLagrer og organiserer filer uten kontraktsspesifikke metadata, godkjenningsarbeidsflyter, forpliktelsesposter eller fornyelsesovervåking |
Det viktigste om CLM-programvare
Hvis du vil gå dypere inn i hva CLM kan gjøre for den daglige driften, strekker fordelene med programvare for kontraktsstyring seg langt utover raskere behandlingstider – fra redusert risiko for manglende etterlevelse til målbare økninger i teamets produktivitet.
