Hvis du er inntektsdirektør i et teknologiselskap i sterk vekst, bruker du kanskje mellom 25 % og 45 % av inntektene på salg. Med komplekse prosesser og ulike roller er salgsteamet ditt også svært komplekst. Det er avgjørende for organisasjonens suksess å sørge for at du har en månedlig salgsrapport over salgstrender og resultater for teamet ditt.
Jeg heter Mohammed Abukar, og som fagperson innen inntektsoperasjoner kan du si at salgsrapportering nærmest er en hobby for meg. Ved å fokusere på å sette rapporteringsrytmen i system kan du skape en datadrevet salgskultur basert på fakta, ikke følelser.
Hvis du har ansvar for å levere den viktigste innsikten som brukes i organisasjonen din til å drive markedsinngangsstrategien, er denne artikkelen for deg. Her er en fremgangsmåte for hvordan du skriver en månedlig salgsrapport som passer for en CRO.
Hva er en salgsrapport?
En salgsrapport er en oppsummering av en virksomhets salgsaktiviteter, måltall og KPI-er i løpet av en bestemt tidsperiode, for eksempel en uke, måned eller et kvartal. Et av hovedformålene med en salgsrapport er å sikre at salgsledere og ledere forstår resultatene til salgsorganisasjonen. Enda viktigere er det at den sikrer at det tas informerte beslutninger om fremtidige salgsstrategier.
Salgsrapporter inneholder vanligvis salgsdata som organisasjonen din virkelig bryr seg om. De vil også inkludere måltall knyttet til inntekter, gjennomsnittlig ordreverdi, lengden på salgssyklusen og vekstrater. Avhengig av virksomhetens mål og prioriteringer kan salgsrapporter også inneholde produktresultater, markedstrender og kundedemografi.
TIPS
| Hvis du er CRO, er en salgsrapport salgsorganisasjonens GPS. Den viser veien slik at salgsorganisasjonen kan bevege seg i riktig retning. |
CRO-ens rolle
For å skrive en salgsrapport som passer for en CRO, bør vi begynne med å avklare hva rollen som CRO innebærer.
Som et selskap som selger direkte til CRO-er, beskriver Salesforce rollen slik: «En inntektsdirektør har ansvar for alle prosesser som genererer inntekter i en organisasjon. De fokuserer på å forbedre salgsresultatene, utvikle en god prisstrategi for produkter og levere kundetilfredshet.»
Enkelt sagt: CRO-er utarbeider strategien som kreves for å utvikle organisasjonen på lang sikt. Selv om salgsledere og selgere også har ansvar for å skape inntekter, har de en tendens til å ha et mer kortsiktig fokus. Hovedmålet deres er hvordan de skal nå bestillingsmålene eller salgskvoten innenfor den angitte perioden. Når det er sagt, vil det selvfølgelig være overlapp mellom det salgsledere og CRO-er bryr seg om, både fra et taktisk og strategisk perspektiv.
Måltall på CRO-nivå som kan drive den månedlige salgsrapporteringen din
Med dette i mente er det lett å forstå hvorfor CRO-er ikke nødvendigvis ser på de detaljerte salgsmåltallene som er viktige for enkeltpersoner eller bestemte salgsteam. Rapporter som konverteringsrater for potensielle kunder eller konverteringsmåltall for nettsider øverst i salgstrakten vil være mer relevante for salgsledere og markedsføringsledere.
I stedet for de detaljerte opplysningene i disse rapportene ønsker CRO-er og andre medlemmer av toppledelsen vanligvis å bli orientert om måltall på overordnet nivå. Hvis disse overordnede måltallene ikke utvikler seg i riktig retning, bør du legge frem de nødvendige underliggende dataene slik at virksomhetens ledere kan vurdere å justere strategiene sine.
Før vi begynner å snakke om de viktigste rapportene, skal vi først se på de viktigste måltallene som CRO-en din bryr seg mest om. Bruk disse måltallene til å avgjøre hvilke salgsrapporter du bør presentere, og hvor ofte de bør presenteres.
Måltall nr. 1: Salgsinntekter
De fleste CRO-er bruker hele arbeidsdagen på å diskutere og utarbeide strategier for hvordan de kan øke inntektene i organisasjonen. Det er derfor ikke overraskende at jeg trekker frem dette som det viktigste måltallet du bør rapportere om på månedlig basis.
Det finnes utallige måter å dele opp inntektene på i rapporteringen. Men hvis du virkelig vil imponere CRO-en din, bør du sørge for at rapportene viser de viktigste områdene inntektene kommer fra.
Hvordan fordeler inntektene seg geografisk?
Hvordan fordeler inntektene seg på tjeneste- og produktlinjer?
Hvordan utvikler inntektene fra utvidelser hos eksisterende kunder seg sammenlignet med inntektene fra nye kunder?
Denne typen detaljer hjelper målgruppen din med å forstå hvordan salgsstrategiene bør justeres, og hvilke konkrete virkemidler som kan brukes for å sikre jevn vekst.
Have an account? Log In
Måltall nr. 2: Kundebevaring
For mange teknologiselskaper som opererer etter en SaaS-modell, er kundebevaring ofte den nest viktigste måleverdien etter inntekter. Det er to hovedkomponenter i enhver god rapport om kundebevaring: brutto kundebevaring og netto kundebevaring.
Mens brutto inntektsbevaringsgrad måler prosentandelen av tilbakevendende inntekter som beholdes fra eksisterende kunder, inkluderer netto kundebevaring både fornyelser og inntekter fra utvidelser hos kundene.
Alle gode månedlige salgsrapporter bør inkludere rapporter om kundebevaring, ettersom dette vil hjelpe en CRO med å forstå den generelle tilstanden til kundebasen.
Måleverdi nr. 3: Salgspipeline
Salgspipeline som måleverdi er avgjørende for alle selskaper å måle og analysere, uavhengig av bransje eller hvilke typer produkter dere selger. Dette er måleverdien som informerer CRO-en om hvor hver krone befinner seg i salgsprosessen.
Pipeline som måleverdi gjør det også mulig for selskapet å lage prognoser eller forutsi fremtidige inntekter. Fra et C-suite-perspektiv gjør denne måleverdien det mulig for virksomheten å planlegge og fordele ressurser effektivt for fremtidig vekst, samtidig som kontantstrømmen håndteres. En sunn pipeline er livsnerven i enhver salgsorganisasjon, og denne måleverdien bør utgjøre en betydelig del av den månedlige salgsrapporteringen.
Vanlige typer salgsrapporter
Nå som vi har en solid forståelse av hvilke måleverdier vi bør fokusere på, kan vi se litt nærmere på de viktigste rapportene som bør inngå i en god salgsrapport basert på måleverdiene ovenfor.
Det er viktig å merke seg at salgsrapporter finnes i alle former og størrelser. Det finnes også en rekke ulike salgsteknologier i dag, inkludert CRM-programvare, som lar deg visualisere data på forskjellige måter.
Men uansett om du bruker en kraftig plattform for forretningsinnsikt til rapportering, eller fortsatt ser på grafer og sektordiagrammer i Excel, bør du sørge for å inkludere noen av følgende rapporter i de månedlige salgsrapportene dine.
Rapporter om salgs-KPI-er
Denne rapporttypen brukes ofte i salgsrapporter og gir en omfattende oversikt over de viktigste resultatindikatorene organisasjonen din er opptatt av. Her kan du inkludere inntekter, vekstrater, fortjenestemarginer og trinnvis salgsvolum.
Denne rapporttypen bidrar til å sikre at ledelsen er godt informert om hvordan salgsteamet presterer opp mot strategiske forretningsmål.
KPI-rapporter kan også inneholde svært taktiske data som bør brukes til å styre beslutninger i sanntid. Salgsledere følger med på KPI-rapporter for å sikre at salgsteamets daglige drift utvikler seg i retning av resultatmålene. Salgsledere må ha «standardrapporter» som følger KPI-er, slik at de kan justere salgsstrategien og veiledningen ved behov.
Rapport om kundefrafall
Rapportering om kundefrafall er en avgjørende del av all salgsrapportering som legges frem for ledelsen. En grundig oversikt over kroneverdien fra kunder som har forlatt selskapet, vil bidra til å legge grunnlaget for noen vanskelige, men svært viktige diskusjoner om strategier for kundebevaring.
Når du presenterer de neste rapportene om kundefrafall, bør du vurdere følgende:
Hva er kroneverdien av kundene som har falt fra?
Hvor mange kunder har falt fra i denne perioden?
Hva er de viktigste årsakene til at de har falt fra?
Kundefrafall er en del av enhver naturlig forretningssyklus. En lav frafallsrate indikerer vanligvis at kundene får verdi av løsningen eller tjenestene dine og ønsker å bli hos deg på lang sikt. Ikke utelat dette svært viktige settet med rapporter i din neste rapportpakke.
Rapport om salgsmuligheter
Denne rapporttypen brukes også ofte i salgsrapporter og finnes gjerne i møter om salgsprognoser med salgsledere og CRO-er. Det er her viktige avtaler plukkes ut og diskuteres. CRO-en og salgslederne legger strategier for hvordan de skal få disse viktige avtalene i mål før månedsslutt.
Denne rapporttypen fokuserer på antallet salgsmuligheter som er opprettet av et salgsteam. Rapporten sikrer at referanseverdiene som er satt for opprettede salgsmuligheter, blir nådd, slik at salgspipelinen forblir sunn til enhver tid.
Rapport om lengden på salgssyklusen
Lengden på salgssyklusen er en kritisk indikator på den generelle helsen til salgsorganisasjonen din. Det er et mål på hvor lang tid det tar for salgsrepresentantene eller salgsteamet ditt å gå fra en kvalifisert salgsmulighet til en vunnet kunde. Det er avgjørende å inkludere dette i all månedlig salgsrapportering, ettersom det hjelper virksomheten med å forutsi når de tror at bestemte salgsmuligheter kan bli avsluttet. Denne rapporten gir verdifull innsikt i salgsprosessen din, noe som til syvende og sist kan hjelpe deg med å identifisere forbedringsområder og optimalisere salgsstrategiene dine.
Rapport om konvertering i salgstrakten
En rapport om konvertering i salgstrakten hjelper deg med å måle hvor effektivt salgsteamet ditt flytter salgsmulighetene gjennom de ulike stadiene i salgsprosessen. Det er viktig å påpeke at du må ha en godt definert salgsprosess for at denne rapporten skal være meningsfull.
Viktig poeng – Sørg for at hvert trinn i salgsprosessen har svært tydelige kriterier for når det er fullført. Informer salgsrepresentantene om hvilke aktiviteter som kreves på hvert trinn i salgsprosessen.
Hvis du har en svært velsmurt salgsprosess, kan denne rapporten hjelpe CRO-en din med å forstå hvor avtalene stopper opp i prosessen. Når du har fått en god forståelse av hvor avtalene dine befinner seg, kan du begynne å prioritere salgstrening og coaching for å overvinne hindringer som kan finnes i bestemte stadier.
Ting du bør vurdere når du skriver månedsrapporten
1. Vurder design og målgruppe
Å skrive en månedlig salgsrapport for CRO-en din krever nøye vurdering av utformingen. Det er ikke bare viktig å lage en rapport som er visuelt tiltalende, men det er like viktig å sørge for at rapporten er enkel å forstå. Her er to tips du bør ta med når du lager den neste rapporten din:
Tips – Bruk diagrammer, grafer og andre visuelle elementer når det er mulig. Visualiseringen bør være enkel, tydelig og lett å følge.
Tips – Gjør dataene lett tilgjengelige. Sørg for å organisere rapportene slik at det er enkelt for leserne å se på tidligere trender. Bruk et analyseverktøy for rapportering eller CRM-programvare for å gjøre dataene lett tilgjengelige.
2. Inkluder relevant informasjon
For å inkludere den mest relevante informasjonen må du sørge for at du vet hvem målgruppen din er. Når det gjelder CRO-en din og andre ledere i toppledelsen, må du passe på at du ikke går deg vill i detaljene. Toppledelsen og andre virksomhetsledere bryr seg først og fremst om resultater på et overordnet virksomhetsnivå, og det er viktig å huske dette.
Tips – Hvis du vet at målgruppen din vil gå i dybden på bestemte deler av månedsrapporten, må du sørge for at de underliggende rapportene og målingene er lett tilgjengelige. Når disse sekundærrapportene er tilgjengelige, blir det enklere å gi mer kontekst til områder som gir grunn til bekymring eller ros.
3. Fastsett tidsperioder
Når du fastsetter tidsperioden for rapportene dine, bør du vurdere hvilke mål og prioriteringer CRO-en din har. Hvis CRO-en din for eksempel fokuserer på resultatene for salgstrakten i kvartalet, kan det være nyttig å inkludere data fra de foregående tre månedene samt inneværende måned.
Tips – Det er viktig å ikke ha et ensidig perspektiv på dataene dine når det gjelder tidsperiode. For å analysere trender på en god måte må du sørge for å se på KPI-er over ulike tidsrammer.
More Articles
4. Samle inn og dobbeltsjekk dataene dine
Dette trinnet kan ikke overses. Når du har samlet inn og satt sammen alle dataene dine, må du sørge for å ha en repeterbar prosess for å kontrollere at de er nøyaktige og fullstendige. Sørg for å sette av tilstrekkelig tid til å dobbeltsjekke at det du deler, er korrekt.
Hvis du ikke gjør dette, vil det være en sikker måte å undergrave troverdigheten til arbeidet ditt på.
5. Presenter og forklar dataene dine
Når du til slutt presenterer dataene dine, må du sørge for å gi din egen kontekst og innsikt i hva dataene forteller. Unngå å bare ramse opp tall. Gi i stedet en oppsummerende analyse som hjelper CRO-en din med å forstå hva dataene forteller.
Vær klar til å underbygge konklusjonene dine ved hjelp av dataene du presenterer. Dette enkle trinnet vil bidra til å gjøre rapporteringsfunksjonen din om fra et taktisk team til en strategisk funksjon i organisasjonen.
Hva skjer videre?
Enten du driver en liten virksomhet eller en stor bedrift, bør du begynne med å forstå hvilke virksomhetsmål og prioriteringer organisasjonen din har. Ta utgangspunkt i dette og arbeid bakover for å fastsette hvilke målinger og KPI-er som er viktigst for målgruppen din.
Likte du denne artikkelen? Husk å melde deg på nyhetsbrevet til The CRO Club for å få de nyeste verktøyene, teknikkene, trendene og beste praksisene.
