Miten valita myyntiohjelmisto: 9 arviointikriteeriä

Myyntiohjelmisto on joukko työkaluja, jotka auttavat hallitsemaan myyntiputkia, automatisoimaan myyntiprosesseja ja analysoimaan suorituskykyä. Se tarjoaa myyntijohtajille näkyvyyden ja hallinnan, joita tarvitaan ennustettavan liikevaihdon kasvun edistämiseen. Selkeät kriteerit auttavat suodattamaan toimittajien aiheuttaman hälyn, keskittymään työnkulkuja tehostaviin työkaluihin ja varmistamaan, että jokainen investointi tukee liiketoiminnan tavoitteita.

Myyntiohjelmiston arviointikriteerit ovat keskeisiä tekijöitä – hinnoittelu, toiminnallisuus, integraatiot, skaalautuvuus ja käyttökokemus – joiden avulla myyntijohtajat arvioivat työkaluja. Nämä tekijät ovat tärkeitä, koska asianmukainen viitekehys varmistaa ohjelmiston vastaavan liiketoiminnan tarpeita ja maksimoi sijoitetun pääoman tuoton.

Tämä opas on suunnattu myyntijohtajille ja sidosryhmille, jotka haluavat tehdä perusteltuja päätöksiä. Kun aloitat vaihtoehtojen arvioinnin, keskity myyntiohjelmiston arviointikriteereihin, jotka tukevat tavoitteitasi.

9 asiaa, joihin kannattaa kiinnittää huomiota myyntiohjelmistoa arvioitaessa

Valitse myyntiohjelmisto tehokkaasti tarkastelemalla näitä keskeisiä tekijöitä ja varmista, että työkalu vastaa tiimisi tarpeita. Ota huomioon seuraavat seikat:

1. Sopimuksen joustavuus

Sopimuksen joustavuus mahdollistaa SaaS-ohjelmiston päivittämisen suurempaan tai pienempään pakettiin helposti. Tämä on tärkeää, koska organisaatiosi tarpeet voivat muuttua nopeasti. Etsi ohjelmistotoimittajia, jotka tarjoavat kuukausittaisia sopimuksia tai mahdollistavat helpon siirtymisen eri tasojen välillä. Kysy esittelyn aikana, miten sopimuksen muutokset vaikuttavat hinnoittelumalleihin ja ominaisuuksiin.

2. Tietojen käyttö ja raportointi

Tietojen käyttö ja raportointi tarjoavat näkemyksiä myyntisuorituksestasi. Tarvitset ohjelmiston, joka tarjoaa monipuoliset raportointityökalut ja helpon tietojen viennin. Varmista, voitko mukauttaa raportteja vastaamaan tiettyjä mittareitasi. Pyydä esittely raportointityökaluista selvittääksesi, vastaavatko ne tiimisi tarpeita. 

3. Integraatio teknologiapinosi kanssa

Integraatio varmistaa, että uusi ohjelmistosi toimii saumattomasti olemassa olevien työkalujen, kuten CRM-järjestelmän tai sähköpostin, kanssa. Tämä on tärkeää tietosiilojen ja päällekkäisen työn välttämiseksi. Ennen ostamista listaa nykyiset työkalusi ja kysy toimittajilta, miten heidän ohjelmistonsa integroituu kuhunkin niistä. Testaa integraatiot kokeilujakson aikana varmistaaksesi, että ne toimivat sujuvasti.

4. Käyttöönotto ja tuki

Käyttöönotto ja tuki määrittävät, kuinka nopeasti loppukäyttäjäsi voivat alkaa käyttää ohjelmistoa tehokkaasti. Etsi toimittajia, jotka tarjoavat kattavaa koulutusta, opastusmateriaaleja ja ympärivuorokautista tukea. Kysy arvioinnin aikana käyttöönottoprosessista ja tuen vastausajoista. Nopea käyttöönotto voi säästää aikaa ja vähentää turhautumista.

5. Roolipohjaiset käyttöoikeudet

Roolipohjaisten käyttöoikeuksien avulla voit hallita, kenellä on pääsy tiettyihin tietoihin. Tämä on tärkeää turvallisuuden, vaatimustenmukaisuuden ja työnkulkujen automatisoinnin kannalta. Valitse ohjelmisto, jonka käyttöoikeuksia voi mukauttaa tiettyjen roolien perusteella. Testaa ominaisuutta määrittämällä esittelyn aikana muutama käyttäjärooli ja varmista, että se vastaa turvallisuustarpeitasi.

6. Toimialakohtainen vaatimustenmukaisuus

Toimialakohtainen vaatimustenmukaisuus varmistaa, että ohjelmistosi täyttää sääntelystandardit. Tämä on olennaista sakkojen ja oikeudellisten ongelmien välttämiseksi. Varmista, että ohjelmisto noudattaa tarvittaessa standardeja, kuten GDPR:ää tai HIPAA-säädöksiä. Kysy sisäänrakennetuista tietoturvaominaisuuksista vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi.

7. Mukautusvaihtoehdot

Mukauttamisvaihtoehtojen avulla voit mukauttaa ohjelmiston tiimisi työnkulkuun sopivaksi. Tämä on tärkeää, koska kaikille sopiva ratkaisu toimii harvoin. Mukauttamisen ansiosta ohjelmisto sopii työnkulkuusi. Etsi työkaluja, joiden avulla voit säätää kenttiä, työnkulkuja ja koontinäyttöjä. Kokeile esittelyn aikana muutamien elementtien mukauttamista nähdäksesi, kuinka intuitiivista se on. 

8. Automaatio-ominaisuudet

Automaatio-ominaisuudet auttavat sujuvoittamaan toistuvia tehtäviä ja säästävät tiimisi aikaa. Etsi työkaluja, jotka voivat optimoida työnkulkuja, kuten seurantamuistutuksia tai liidien pisteytystä. Selvitä, millaisia automaatioita on saatavilla, ja testaa niitä kokeilujakson aikana.

9. Mobiili- tai usean toimipaikan tuki

Mobiili- tai usean toimipaikan tuki varmistaa, että tiimisi voi käyttää ohjelmistoa missä tahansa. Tämä on olennaista etä- ja kenttätiimeille. Tarkista, onko ohjelmistolla mobiilisovellusta ja vastaako sen käytettävyys työpöytäversion käytettävyyttä. Testaa käyttöliittymän nopeus ja helppokäyttöinen suunnittelu.

Myyntiohjelmiston valinta: 5-vaiheinen viitekehys

Oikean myyntiohjelmiston valinta voi vaikuttaa merkittävästi siihen, kuinka tehokkaasti tiimisi toimii. Olennaista on sovittaa ohjelmiston ominaisuudet tiimisi erityistarpeisiin ja tavoitteisiin. Seuraava vaiheittainen opas auttaa sinua prosessissa:

Vaihe 1: Tunnista tarpeesi

Aloita määrittelemällä tiimisi erityistarpeet ennen myyntiohjelmistovaihtoehtojen arviointia. Näin pääset alkuun:

Kerää näkemyksiä sidosryhmiltä

Ota päätöksentekoprosessiin mukaan keskeiset sidosryhmät, kuten myyntipäälliköt, IT ja taloushallinto. Järjestä kokouksia tai lähetä kyselyitä heidän näkemystensä keräämiseksi. Näin varmistat, että ohjelmisto vastaa liiketoiminnan tarpeita ja että arviointikriteerit ovat linjassa ROI:n kanssa.

Listaa ja priorisoi ongelmakohdat

Tunnista ja priorisoi nykyisen järjestelmäsi keskeiset ongelmakohdat. Keskity ongelmiin, jotka hidastavat tiimiäsi tai aiheuttavat turhautumista. Tee niistä luettelo ja aseta ne tärkeysjärjestykseen, jotta tiedät, mihin puuttua ensin arvioidessasi ohjelmistovaihtoehtoja.

Sovita yhteen sisäisten käytäntöjen kanssa

Varmista, että ohjelmisto on linjassa sisäisten käytäntöjesi, tietoturvaprotokolliesi ja sääntelytavoitteidesi kanssa. Tarkista, onko olemassa toimittajiin liittyviä mieltymyksiä tai vaatimustenmukaisuusvaatimuksia, jotka on täytettävä. Näin vältät mahdolliset ristiriidat ja varmistat sujuvan käyttöönoton.

Erota välttämättömät ja hyödylliset ominaisuudet

Päätä, mitkä ominaisuudet ovat välttämättömiä ja mitkä vain hyödyllisiä. Välttämättömien ominaisuuksien tulisi vastata suoraan tärkeimpiin ongelmakohtiisi. Luo tarkistuslista, joka erottaa nämä kaksi luokkaa toisistaan arviointiprosessisi ohjaamiseksi.

Esitä nämä kysymykset:

• Mitä valituksia tai esteitä ilmenee useimmin?
• Mitä tarpeita ei tällä hetkellä täytetä?
• Mitkä ominaisuudet ratkaisisivat kolme tärkeintä ongelmakohtaasi?
• Millaista ROI:ta odotat tältä investoinnilta?
• Miten ohjelmisto vastaa vaatimustenmukaisuusvaatimuksiamme?

Vaihe 2: Tutki myyntiohjelmistojen toimittajia

Tutki ja vertaile toimittajia löytääksesi tiimisi tarpeisiin parhaiten sopivan vaihtoehdon. Toimi näin:

Tee toimittajista yleiskatsaus

Aloita arvostelusivustoista, sijoituksista ja tapaustutkimuksista saadaksesi nopean yleiskuvan mahdollisista toimittajista. Etsi asiakaspalautteesta toistuvia piirteitä ja merkitse muistiin toimittajat, jotka sijoittuvat jatkuvasti hyvin. Näin voit rajata vaihtoehtojasi tehokkaasti.

Vertaile työkaluja tarpeidesi perusteella

Arvioi työkaluja yrityksesi koon, nykyisten integraatioiden sekä ulkoistamisen ja sisäisen mallin sopivuuden perusteella. Pienemmät tiimit saattavat haluta yksinkertaisia ja helppokäyttöisiä työkaluja, kun taas suuremmat tiimit voivat tarvita monipuolisempia ominaisuuksia. Varmista, että työkalu sopii saumattomasti nykyiseen teknologiakokonaisuuteesi.

Tunnista keskeiset erot

Etsi ainutlaatuisia myyntivaltteja, kuten käyttöönoton tukea, käyttäjäkokemusta tai joustavuutta erityisiin käyttötapauksiin. Jotkin toimittajat tarjoavat laajaa koulutusta tai erikoisominaisuuksia, jotka voivat sopia tarpeisiisi täydellisesti. Tee luettelo näistä erottavista tekijöistä päätöksenteon tueksi.

Dokumentoi havainnot

Laadi kustakin toimittajasta yksityiskohtaiset muistiinpanot sisältävä ehdokaslista, johon kirjaat hyvät ja huonot puolet sekä erottuvat ominaisuudet. Tästä dokumentaatiosta on korvaamatonta hyötyä, kun olet valmis tekemään päätöksen. Vertaile toimittajia rinnakkain taulukkolaskentaohjelmalla.

Esitä nämä kysymykset:

• Mihin kukin työkalu soveltuu parhaiten?
• Sopiiko se tiimisi kokoon, budjettiin ja teknologiakokonaisuuteen?
• Millaista tukea ja dokumentaatiota on saatavilla?
• Miten se käsittelee erityisvaatimuksia?
• Löytyykö alallesi sopivia tapaustutkimuksia?

Vaihe 3: Laadi myyntiohjelmiston arviointikriteerien perusteella ehdokaslista ja ota yhteyttä

Rajaa toimittajavaihtoehtojasi ja aloita yhteydenpito mahdollisiin kumppaneihin. Toimi näin:

Rajaa ehdokkaiksi 2–4 toimittajaa

Valitse tutkimuksesi perusteella 2–4 toimittajaa, jotka vastaavat parhaiten tiimisi tarpeita. Keskity toimittajiin, jotka täyttävät välttämättömät ominaisuusvaatimuksesi ja joista käyttäjät ovat antaneet myönteistä palautetta. Tämä ehdokaslista auttaa keskittämään työsi lupaavimpiin vaihtoehtoihin.

Lähetä RFI tai RFP

Harkitse tietopyynnön (RFI) tai myyntiohjelmiston arviointikriteerejä koskevan RFP:n lähettämistä saadaksesi toimittajilta yksityiskohtaista tietoa. Tämä vaihe auttaa ymmärtämään heidän tarjontaansa, hinnoitteluaan ja valmiuksiaan. RFP:n avulla voit vertailla toimittajia tasapuolisesti.

Varaa esittelyjä ja esitä kysymyksiä

Varaa esittelyjä ja kysy toiminnallisuudesta, hinnoittelusta sekä integraatiomahdollisuuksista. Valmistele täsmällisiä kysymyksiä tietyistä ominaisuuksista, käyttäjäkokemuksesta ja tuesta. Tämä on tilaisuutesi arvioida, miten hyvin ohjelmisto sopii tiimisi työnkulkuun. 

Käytä yhdenmukaisia arviointikriteerejä

Sovella kaikkiin toimittajiin yhdenmukaisia arviointikriteerejä varmistaaksesi tasapuolisen vertailun. Laadi prioriteetteihisi perustuva tarkistuslista tai pisteytysjärjestelmä. Tämä menetelmä auttaa arvioimaan objektiivisesti kunkin vaihtoehdon vahvuuksia ja heikkouksia.

Esitä nämä kysymykset:

• Voitko kertoa meille sopivasta todellisesta asiakastarinasta?
• Mitä tuki- tai käyttöönottoresursseja tarjoatte?
• Mitkä ominaisuudet edellyttävät päivitystä?
• Miten ohjelmistonne integroituu nykyisiin työkaluihimme?
• Mikä on tyypillinen käyttöönottoaikataulu?

Vaihe 4: Liiketoimintaperustelujen laatiminen

Muuta toimittajatutkimuksesi vakuuttaviksi liiketoimintaperusteluiksi, jotka johtoryhmäsi ymmärtää ja joita se tukee. Toimi näin:

Tiivistä ongelmakohdat ja tavoitteet

Kuvaile selkeästi tiimisi kohtaamat ongelmakohdat ja uuden ohjelmiston käyttöönotolta odotetut tulokset. Korosta, miten ohjelmisto ratkaisee tiettyjä ongelmia, kuten tehottomuutta tai tietojen hallintaan liittyviä haasteita. Käytä luettelomerkkejä selkeyden vuoksi ja keskity konkreettisiin hyötyihin.

Esitä kustannusarviot ja aikataulut

Pyydä toimittajilta alustavat kustannusarviot ja käyttöönottoaikataulut. Esitä tiedot selkeästi ja osoita, miten kukin vaihtoehto sopii budjettirajoihin. Linkitä tarvittaessa myyntiohjelmiston arvioinnin hinnoittelutietoihin ja esitä aikataulu, jossa kuvataan käyttöönoton keskeiset vaiheet.

Kuvaa sijoitetun pääoman tuotto ja riskit

Selitä ohjelmiston käyttöönotolta odotettava sijoitetun pääoman tuotto ja tehokkuuden paraneminen. Käsittele nykytilan säilyttämiseen liittyviä taloudellisia ja toiminnallisia riskejä. Havainnollista esimerkeillä mahdollisia kustannussäästöjä tai tuottavuuden paranemista ja perustele muutoksen tarve vakuuttavasti.

Esitä nämä kysymykset:

• Minkä liiketoimintaongelman tämä ratkaisee?
• Mitä riskejä toimimattomuuteen liittyy?
• Mitkä ovat taloudelliset ja toiminnalliset hyödyt?
• Miten tämä ohjelmisto tukee strategisia tavoitteitamme?
• Mitä mittareita käytämme onnistumisen mittaamiseen?

Vaihe 5: Ota myyntiohjelmistosi kriteerit käyttöön ja perehdytä käyttäjät

Suunnittele sujuva perehdytysprosessi, kun olet valinnut toimittajan. Toimi näin:

Viestitä käyttöönottosuunnitelmasta

Varmista sujuva perehdytys selkeän etenemissuunnitelman avulla. Kouluta loppukäyttäjät toimittajan verkkoseminaarien tai opastusmateriaalien avulla ja luo palautekanavia käyttöönoton tehostamiseksi. Jaa aikataulut, keskeiset virstanpylväät ja kunkin tiimin jäsenen tehtävät. Käytä sähköposteja, kokouksia tai intranet-julkaisuja varmistaaksesi, että kaikki ymmärtävät prosessin ja oman roolinsa. 

Nimeä sisäiset vastuuhenkilöt

Nimeä uudelle ohjelmistolle sisäiset vastuuhenkilöt ja yhteyshenkilöt. He hallinnoivat käyttöönottoa, vastaavat kysymyksiin ja toimivat yhteyshenkilöinä toimittajan suuntaan. Valitse henkilöt, jotka tuntevat ohjelmiston ja pystyvät tarjoamaan tukea kollegoilleen.

Varmista yhdenmukainen koulutus

Varmista, että tiimisi suorittavat koulutuksen ja käyttävät työkalua yhdenmukaisesti. Hyödynnä toimittajan tarjoamia resursseja, kuten verkkoseminaareja tai opastusmateriaaleja, ja aseta koulutuksen suorittamiselle määräajat. Seuraa edistymistä ja tarjoa tarvittaessa lisäapua, jotta kaikki tuntevat olonsa varmaksi työkalua käyttäessään.

Luo palautekanavia

Perusta käyttöönoton aikana palautekanavia käyttäjien näkemysten keräämiseksi. Kannusta tiimejä jakamaan kokemuksensa ja kohtaamansa haasteet. Hyödynnä toimittajan resursseja ongelmien ratkaisemiseen ja tee saamasi palautteen perusteella tarvittavia muutoksia.

Esitä nämä kysymykset:

• Mikä on muutoksenhallintasuunnitelma?
• Kuka vastaa käyttöönotosta?
• Miten seuraatte varhaista onnistumista?
• Mitä koulutusresursseja on saatavilla?
• Miten palautetta kerätään ja hyödynnetään?

Mitä seuraavaksi:

Jos olet arvioimassa myyntiohjelmiston kriteerejä, ota yhteyttä SoftwareSelect-neuvonantajaan ja saat maksuttomia suosituksia. 

He auttavat sinua laatimaan ohjelmiston arvioinnin tarkistuslistan, vertailemaan SaaS-vaihtoehtoja ja tukevat sinua koko arviointiprosessin ajan esittelyistä päivityksiin.