Key Takeaways
CLM-ohjelmisto määriteltynä: Mikä on CLM-ohjelmisto? Se keskittää luonnostelun, neuvottelut, hyväksynnät ja uusimiset myynti-, laki- ja taloustiimien välillä.
Keskeiset hyödyt: CLM-alustat vähentävät viivästyksiä, parantavat vaatimustenmukaisuutta ja auttavat tiimejä hallitsemaan velvoitteita, uusimishälytyksiä ja toistuvaa liikevaihtoa.
Käyttöönoton huomioitavat seikat: CLM-ohjelmiston käyttöönotto voi aiheuttaa riskejä, jos tietojen siirtoja, integraatioita tai työnkulkuja hallitaan väärin.
Käytännön tulokset: Tapaustutkimukset osoittavat, että CLM-ohjelmisto lyhentää merkittävästi sopimusten käsittelyaikoja ja parantaa toimintojen välistä näkyvyyttä liikevaihdon hallinnassa.
Kuka tarvitsee CLM:ää?: Toistuvia tai monimutkaisia sopimuksia tai suuria määriä sopimuksia käsittelevät tiimit – kuten myynti-, laki- ja hankintatiimit – hyötyvät eniten CLM-ohjelmistosta.
Sopimusten elinkaaren hallintaohjelmisto (CLM) tarjoaa tulotiimeille yhden hallitun prosessin jokaiselle sopimukselle – ensimmäisestä luonnoksesta uusimiseen. Ilman sitä kaupat jumittuvat sähköpostiketjuihin, uusimispäivät jäävät huomaamatta ja vaatimustenmukaisuuteen liittyvät riskit jäävät havaitsematta, kunnes niistä tulee ongelmia.
Olen nähnyt, kuinka nämä puutteet ovat maksaneet tiimeille todellisia tuloja. Tässä oppaassa käsitellään tärkeimmät hyödyt, välttämättömät ominaisuudet ja käytännön esimerkit, jotka auttavat sinua arvioimaan vaihtoehtojasi. Olitpa hankkimassa ensimmäistä CLM-työkalua tai korvaamassa toimimatonta prosessia, saat selkeän kuvan siitä, mitä kannattaa etsiä ja miksi sillä on merkitystä.
Mikä on sopimusten elinkaaren hallintaohjelmisto?
Sopimusten elinkaaren hallintaohjelmisto (CLM) on alusta, joka hallinnoi sopimuksia niiden laatimisesta ja neuvottelusta hyväksyntään, allekirjoittamiseen, uusimiseen ja päättymiseen asti. Se tarjoaa tulotiimeille yhteisen paikan mallipohjien luomiseen, tarkastusten ohjaamiseen, velvoitteiden seurantaan, allekirjoitettujen sopimusten tallentamiseen ja tärkeiden päivämäärien valvontaan.
Yhdistämällä sopimustiedot myynnin, lakiasioiden, taloushallinnon ja asiakkuuksien hallinnan työnkulkuihin CLM-ohjelmisto auttaa tiimejä säilyttämään näkyvyyden ja hallinnan jokaisen sopimuksen koko elinkaaren ajan.
Esimerkkejä sopimusten elinkaaren hallintaohjelmistoista
Nämä käyttöliittymäesimerkit näyttävät, miten CLM-ohjelmisto järjestää sopimusten laatimisen, hyväksynnät, allekirjoitetut sopimukset ja uusimispäivät:
Have an account? Log In
Parhaat harkitsemisen arvoiset sopimusten elinkaaren hallintaohjelmistot
Tässä on lyhyt listani parhaista sopimusten elinkaaren hallintaohjelmistoratkaisuista:
Kuka käyttää sopimusten elinkaaren hallintaohjelmistoa?
CLM-ohjelmisto sopii tiimeille, jotka hallinnoivat toistuvia sopimuksia, useita tarkastajia tai tuloihin vaikuttavia määräaikoja:
- Tulojen operatiivisen hallinnan tiimit: Käyttävät CLM:ää sopimustietojen yhdistämiseen CRM-tietueisiin, hyväksyntätyönkulkuihin, ennusteisiin ja uusimisraportointiin.
- Myyntiorganisaatiot: Käyttävät mallipohjia, lausekekirjastoja, hyväksyntöjen reititystä ja sähköisiä allekirjoituksia monimutkaisten kauppojen hallintaan ilman, että tilan näkyvyys katoaa.
- Lakiasiat ja sopimustoiminnot: Käyttävät keskitettyjä tietovarastoja, versiohallintaa, toimintaohjeita ja velvoitteiden seurantaa sopimusten tarkastamiseen ja käytäntöjen noudattamisen valvontaan.
- Taloushallinnon tiimit: Käyttävät toimeenpantujen sopimusten tietoja, laskutusehtoja, uusimispäiviä ja velvoitetietoja laskutuksen, ennustamisen ja tulojen raportoinnin tukena.
- Asiakkuuksien hallinnan tiimit: Käyttävät haettavia sopimuksia ja uusimishälytyksiä oikeuksien, sitoumusten, hinnoittelun ja tulevien asiakaskeskustelujen tarkistamiseen.
- Suuren volyymin B2B-yritykset: Käyttävät CLM:ää, kun sopimuksiin liittyy usein tehtäviä muutoksia, useita hyväksyntävaiheita, toistuvia tuloja tai paljon aktiivisia asiakkaita ja toimittajia.
Sopimusten elinkaaren hallintaohjelmiston tärkeimmät hyödyt ja vaikutukset liiketoimintaan
Sopimusten elinkaaren hallintaohjelmisto keskittää sopimusten laatimisen, hyväksynnät, velvoitteet ja uusimisilmoitukset viivästysten vähentämiseksi, vaatimustenmukaisuusriskien rajoittamiseksi ja toistuvien tulojen suojaamiseksi.
Nämä alustat voivat kuitenkin maksaa enemmän kuin jaetut asemat tai manuaaliset työnkulut, ja puutteellinen käyttöönotto, integraatioaukot tai virheelliset sopimustiedot voivat aiheuttaa uusia operatiivisia riskejä.
Vertaa tämän taulukon avulla sopimusten elinkaaren hallintaohjelmiston operatiivisia hyötyjä ja käyttöönottoon liittyviä riskejä:
| Hyödyt | Riskit |
|---|---|
| HyödytKeskitetty sopimusarkisto parantaa sopimusten näkyvyyttä myynnin, lakiasiainhallinnon, taloushallinnon ja asiakaspalvelun välillä. | RiskitPuutteellinen tietojen siirto voi johtaa puuttuviin, päällekkäisiin tai virheellisiin sopimustietueisiin. |
| HyödytHyväksyntätyönkulut ohjaavat sopimukset oikeille tarkastajille ja vähentävät sähköpostipohjaisten siirtojen aiheuttamia viivästyksiä. | RiskitMonimutkaiset hyväksyntäsäännöt voivat hidastaa kauppoja, jos työnkulut eivät vastaa todellisia myyntiprosesseja. |
| HyödytCRM-integraatiot yhdistävät sopimusten tilan, ehdot ja uusimispäivät myyntiputken ja tulojen raportointiin. | RiskitIntegraatioaukot voivat aiheuttaa epäjohdonmukaisia tietoja CLM-alustan, CRM:n, laskutuksen ja taloushallinnon järjestelmien välillä. |
| HyödytMalli- ja lausekekirjastot tukevat yhdenmukaista sopimusten laatimista ja vähentävät manuaalista kirjoitustyötä. | RiskitVanhentuneet mallit tai lausekkeet voivat levittää virheellisiä ehtoja uusiin sopimuksiin. |
| HyödytVelvoitteiden seuranta auttaa tiimejä seuraamaan hinnoittelua, palvelusitoumuksia, toimituksia ja uusimisehtoja. | RiskitPuutteelliset velvoitetiedot voivat johtaa sitoumusten laiminlyönteihin, riitoihin tai odottamattomiin tulonmenetyksiin. |
| HyödytUusimisilmoitukset antavat tulotiimeille aiemman näkyvyyden lähestyviin asiakkaiden ja toimittajien päätöksiin. | RiskitVäärin määritetyt ilmoitukset voivat aiheuttaa ilmoitustulvan tai johtaa tärkeiden määräaikojen ohittamiseen. |
| HyödytAuditointipolut, käyttöoikeudet ja versiohallinta tukevat hallintoa ja sopimusten tarkastelua. | RiskitLaajat käyttöoikeudet, heikot pääsynvalvonnat tai puutteellinen käyttöönotto voivat paljastaa arkaluonteisia kaupallisia tietoja. |
Sopimusten elinkaaren hallintaohjelmiston tapaustutkimukset
Nämä tapaustutkimukset osoittavat, miten tiimit käsittelivät sopimustyötä ennen sopimusten elinkaaren hallintaohjelmiston käyttöönottoa ja sen jälkeen. Näet, miten keskitetyt tietueet, hyväksyntätyönkulut ja uusimisten seuranta muuttivat päivittäistä tulotoimintaa.
Tapaustutkimus: Hormelin Ironclad-käyttöönotto
Hormel Foods hallinnoi liiketoimintasopimusten työnkulkuja Excelissä ja kävi neuvotteluja sähköpostitse ennen Ironcladin käyttöönottoa CLM-alustana. Lakitiimi rakensi 47 automatisoitua sopimustyönkulkua muutaman kuukauden kuluessa käyttöönotosta ja keskitti kaiken sopimustoiminnan yhteen järjestelmään, joka oli hankinnan, myynnin ja IT:n käytettävissä.
Tässä ovat Hormelin sopimusten elinkaaren hallintaohjelmiston käyttöönoton tulokset:
- Sopimusten käsittelyajan lyheneminen 75 %: Manuaalisten prosessien ja sähköpostipohjaisten neuvottelujen korvaaminen automatisoiduilla työnkuluilla lyhensi merkittävästi kuhunkin sopimukseen käytettyä kokonaisaikaa.
- Sopimusten läpimenoajan lyheneminen 12 viikosta 3 viikkoon: Automatisoitu hyväksyntöjen reititys ja yksi sopimusten tilan totuuden lähde vähensivät tarkastavista tiimeistä johtuvia pullonkauloja.
- 47 automatisoitua työnkulkua otettiin käyttöön: Suuren volyymin sopimustyypit, kuten salassapitosopimukset ja monimutkaiset, useita muunnelmia sisältävät sopimukset, automatisoitiin ensimmäisinä. Näin tiimi sai toistettavan rakennemallin tulevia työnkulkuja varten.
- Toimintojen välinen näkyvyys parani: Hankinta, myynti ja IT pystyivät tekemään yhteistyötä suoraan Ironcladissa, mikä vähensi siirtojen viivästyksiä ja teki sopimusten tilan näkyväksi ilman päivitysten kyselemistä sähköpostitse.
Tapaustutkimus: Redwood Logisticsin Gatekeeper-käyttöönotto
Redwood Logistics, Chicagossa toimiva 4PL-palveluntarjoaja, joka hallinnoi noin 1 200 toimittajaa ja yli 90 miljoonan dollarin arvosta sopimuksia, käytti ennen jokaista tarkastelua enimmillään tunnin kerätäkseen manuaalisesti hinnoittelu-, ehto-, toimittajan suorituskyky- ja kulutustietoja uusimista varten.
Tiimi otti käyttöön Gatekeeperin sopimusten uusimisagentin automatisoidakseen jäsenneltyjen uusimisraporttien valmistelun ennen kuin yksikään sopimus saapui hankintatiimin tarkasteltavaksi.
Tässä ovat Redwood Logisticsin sopimusten elinkaaren hallintaohjelmiston käyttöönoton tulokset:
- 95 % nopeampi uusimiseen liittyvien tietojen kerääminen: Uusimisagentti lukee sopimustiedot ja tuottaa jäsennellyt yhteenvedot automaattisesti, mikä korvaa aiemmin useista lähteistä manuaalisesti tehdyn tutkimustyön.
- 300 hankinnan senioriasiantuntijoiden työtuntia vapautui vuosittain: Noin 300 vuosittaisen sopimusuusimisen yhteydessä valmisteluvaiheen automatisointi vapautti tämän ajan arvokkaampaan hankinta- ja neuvottelutyöhön.
- Ensimmäinen aktiivinen uusiminen käsiteltiin samana päivänä: Agentti määritettiin käyttöön, ja se tuotti ensimmäisen täydellisen uusimisanalyysinsä sekä suosituksen uusimisesta, uudelleenneuvottelusta tai päättämisestä samana päivänä, jona se otettiin käyttöön.
- Täydellinen tarkastusjälki uusimispäätöksille: Jokainen agentin suositus ja sen tuottamiseen käytetyt taustatiedot kirjataan, mikä tukee ohjausta ja vastuullisuutta koko hankintatoimessa.
- Tietoon perustuvat neuvottelut alusta alkaen: Hankintatiimi osallistuu nyt uusimisneuvotteluihin etukäteen laaditun analyysin pohjalta sen sijaan, että sopimuksia tarkasteltaisiin reaktiivisesti viime hetkellä.
Sopimusten elinkaaren hallintaohjelmiston keskeiset ominaisuudet ja valmiudet
Liiketoiminnan tuottojen operatiivisten tiimien tulisi odottaa näiden ominaisuuksien yhdistävän sopimustyön myyntiputkeen, ennusteisiin, laskutukseen ja uusimisiin:
- Keskitetty tietovarasto: Tallenna allekirjoitetut ja voimassa olevat sopimukset yhteen haettavaan sijaintiin sekä tiliä, omistajaa, sopimuksen arvoa, kestoa ja tilaa koskevat metatiedot.
- Mallipohjat ja sopimuslausekekirjastot: Tarjoa tiimeille hyväksytyt lähtökohdat ja varalausekkeet toistuviin sopimuksiin ja rajoita samalla muutoksia, jotka edellyttävät lakiosaston tarkistusta.
- Hyväksyntätyönkulut: Ohjaa sopimukset myynnin, lakiosaston, taloushallinnon ja tietoturvan tarkastajille kaupan arvon, ehtojen, alueen tai riskitason perusteella.
- CRM- ja liiketoimintajärjestelmäintegraatiot: Synkronoi sopimuksen tilaa, keskeisiä ehtoja, uusimispäiviä sekä asiakkaan tai toimittajan tietoja Salesforce-, HubSpot-, ERP-, laskutus- ja taloushallinnon ohjelmistojen kaltaisten järjestelmien kanssa.
- Sähköinen allekirjoitus: Lähetä hyväksytyt sopimukset allekirjoitettaviksi, seuraa allekirjoittajien toimintaa ja palauta valmiit asiakirjat sopimustietueeseen.
- Uusimisten ja velvoitteiden seuranta: Seuraa ilmoitusaikoja, hinnanmuutoksia, palvelusitoumuksia, käyttörajoja ja muita ehtoja, jotka vaikuttavat asiakaspysyvyyteen ja tuloennusteisiin.
- Versiohallinta ja tarkastusjäljet: Säilytä asiakirjahistoria, kommentit, hyväksynnät ja allekirjoitetut versiot, jotta tiimit voivat varmistaa, miten sopimus on muuttunut.
- Tekoäly ja sopimusälykkyys: Hyödynnä tekoälyä sopimustietojen poimimiseen, sopimusten tiivistämiseen, keskeisten lausekkeiden ja velvoitteiden tunnistamiseen, riskialttiiden sanamuotojen merkitsemiseen sekä koko sopimustietovaraston kattavien tietojen esiin tuomiseen. Näiden ominaisuuksien avulla tiimit voivat tarkastella sopimuksia nopeammin ja löytää tärkeät tiedot lukematta jokaista asiakirjaa manuaalisesti.
- Raportointi ja analytiikka: Tarjoa RevOps-tiimeille koontinäytöt sopimusten määrästä, käsittelyajoista, hyväksynnän pullonkauloista, tulevista uusimisista ja tuloihin liittyvistä ehdoista.
Miten sopimusten elinkaaren hallintaohjelmisto toimii
Sopimusten elinkaaren hallintaohjelmisto yhdistää sopimuksen elinkaaren jokaisen vaiheen yhdeksi työnkuluksi pyynnöstä ja luonnostelusta neuvotteluun, hyväksyntään, allekirjoitukseen, tallennukseen ja uusimiseen. Sen sijaan, että näitä vaiheita hallittaisiin sähköpostin, asiakirjojen ja toisistaan irrallisten järjestelmien avulla, tiimit voivat seurata sopimuksen tilaa, omistajuutta, ehtoja ja määräaikoja yhdessä paikassa.
Vertaa tämän taulukon avulla liiketoiminnan tuottojen operatiivisia prosesseja niitä tukeviin sopimusten elinkaaren hallinnan ominaisuuksiin:
| Prosessi | Kuvaus | Miten ohjelmisto auttaa |
|---|---|---|
| ProsessiSopimusten vastaanotto ja luonnostelu | KuvausUusia sopimuksia, muutoksia ja uusimisia koskevien pyyntöjen kerääminen. Hyväksyttyjen liiketoiminta- ja lakivaatimusten mukaisten asiakirjojen luominen. | Miten ohjelmisto auttaaVastaanottolomakkeilla kerätään sopimuksen tiedot ennen luonnostelun aloittamista. Mallit ja lausekekirjastot tuottavat yhdenmukaisia sopimuksia ja vähentävät asiakirjojen manuaaliseen valmisteluun kuluvaa aikaa. |
| ProsessiSopimusneuvottelut ja muutosten merkintä | KuvausEhdotettujen ehtojen tarkistaminen, muokkausten vertaileminen, kommenttien ratkaiseminen ja sovitun version vieminen hyväksyttäväksi. | Miten ohjelmisto auttaaMuutosten merkintätyökalut, lausekekirjastot ja versionhallinta auttavat tiimejä vertailemaan muutoksia, tekemään yhteistyötä ehtojen parissa ja ohjaamaan poikkeukset tarkistettaviksi samalla, kun muokkaushistoria säilyy selkeänä. |
| ProsessiHyväksyntöjen reititys | KuvausSopimusten lähettäminen myynnin, lakiosaston, taloushallinnon, tietoturvan tai johdon tarkistettaviksi. Hyväksyntäsääntöjen soveltaminen sopimuksen arvon, alueen, ehtojen tai riskin perusteella. | Miten ohjelmisto auttaaTyönkulkujen automatisointi ohjaa jokaisen sopimuksen oikeille tarkistajille. Tilan seuranta näyttää, missä hyväksynnät viivästyvät, ja tallentaa jokaisen päätöksen. |
| ProsessiSopimuksen täytäntöönpano | KuvausLopullisten muokkausten, hyväksynnän valmistumisen, sähköisten allekirjoitusten ja allekirjoitettujen asiakirjojen tallennuksen koordinointi. Sopimuksen pitäminen yhdistettynä oikeaan asiakas- tai toimittajatietueeseen. | Miten ohjelmisto auttaaSähköisen allekirjoituksen työkalut seuraavat allekirjoittajien toimintaa ja allekirjoituksen valmistumista. Allekirjoitettu asiakirja palautuu haettavaan sopimustietueeseen lopullisine ehtoineen ja tarkastushistorioineen. |
| ProsessiLiikevaihtotietojen synkronointi | KuvausSopimuksen tilan, arvojen, laskutusehtojen, uusimispäivien ja tilitietojen pitäminen yhdenmukaisina liikevaihtojärjestelmissä. Tarkan sopimusdatan hyödyntäminen ennustamisessa ja raportoinnissa. | Miten ohjelmisto auttaaCRM- ja liiketoimintajärjestelmien integraatiot synkronoivat keskeiset sopimuskentät Salesforce-, HubSpot-, laskutus- ja talousjärjestelmien kaltaisten alustojen kanssa. Kenttäkartoitukset ja tilapäivitykset vähentävät tietojen päällekkäistä syöttämistä. |
| ProsessiUusimisten ja velvoitteiden hallinta | KuvausUusimisjaksojen, ilmoitusaikojen, hinnanmuutosten, palvelusitoumusten ja käyttörajojen seuranta. Tilitiimeille annetaan riittävästi aikaa valmistella asiakas- tai toimittajapäätöksiä. | Miten ohjelmisto auttaaUusimishälytykset ilmoittavat omistajille ennen tärkeitä määräaikoja. Velvoitetietueet yhdistävät sopimusehdot tilin omistajuuteen, tehtävien määrityksiin ja uusimisraportointiin. |
More Articles
Sopimuksen elinkaaren hallintaohjelmistojen tyypit ja vastaavat työkalut
Sopimustenhallintaohjelmistoa ja CLM-ohjelmistoa käytetään usein toistensa synonyymeina, mutta CLM viittaa yleensä laajempaan päästä päähän -prosessiin.
Perustason sopimustenhallintatyökalu saattaa keskittyä sopimusten tallentamiseen ja tärkeiden päivämäärien seurantaan, kun taas CLM-alusta voi tukea sopimuspyyntöjä, sopimusmalleja, sopimusneuvotteluja, hyväksyntöjä, sähköisiä allekirjoituksia, sopimusten täytäntöönpanoa, velvoitteiden seurantaa ja uusimisia asiakas- ja toimittajasopimuksissa.
CLM-ohjelmisto on myös päällekkäinen useiden läheisten työkalujen kanssa, ja kategoria itsessään sisältää erilaisia lähestymistapoja myynti-, hankinta- ja lakitiimeille.
Tämän taulukon avulla näet, miten kukin vaihtoehto eroaa täydestä CLM-alustasta:
| Tyyppi | Erottava tekijä |
|---|---|
| TyyppiMyynnin CLM | Erottava tekijäRakennettu CRM-työnkulkujen ympärille; painottaa myyntisopimusten luomista, hyväksyntöjen reititystä ja integraatiota kaupan vaiheisiin lakitarkistusten tai hankinnan käyttötapausten sijaan |
| TyyppiHankinnan CLM | Erottava tekijäKeskittyy myyjä- ja toimittajasopimuksiin; korostaa kulujen näkyvyyttä, toimittajien suorituskyvyn seurantaa ja hankintatyönkulkuja liikevaihtosopimusten sijaan |
| TyyppiLakiosaston CLM | Erottava tekijäSuunniteltu lakitiimeille; keskittyy muutosten merkintään, toimintaohjeiden noudattamisen valvontaan, lausetason tarkistukseen ja vaatimustenmukaisuuden seurantaan myynti- tai hankintatyönkulkujen sijaan |
| TyyppiSähköisen allekirjoituksen ohjelmisto | Erottava tekijäHoitaa vain asiakirjojen allekirjoittamisen ja allekirjoittajien seurannan; ei hallitse luonnostelua, hyväksyntöjä, velvoitteiden seurantaa tai uusimishälytyksiä |
| TyyppiCPQ-ohjelmisto | Erottava tekijäLuo tarjouksia, hinnoittelua ja tuotekokoonpanoja; päättyy ehdotusvaiheeseen eikä hallitse allekirjoituksen jälkeisiä velvoitteita tai sopimusehtoja |
| TyyppiAsiakirjahallintaohjelmisto | Erottava tekijäTallentaa ja järjestää tiedostoja ilman sopimuskohtaista metatietoa, hyväksyntätyönkulkuja, velvoitetietueita tai uusimisten seurantaa |
Yhteenveto CLM-ohjelmistoista
Jos haluat perehtyä tarkemmin siihen, mitä CLM voi tehdä päivittäisten toimintojesi hyväksi, sopimustenhallintaohjelmiston hyödyt ulottuvat paljon nopeampia läpimenoaikoja pidemmälle – vaatimustenmukaisuusriskien vähentämisestä tiimin tuottavuuden mitattaviin parannuksiin.
