¿Cuál es el mayor obstáculo que enfrentan los equipos de ventas para incrementar sus ingresos? Uno de los más serios candidatos a ese título es el trabajo administrativo.
Parece inofensivo, pero con el tiempo, esas pequeñas tareas repetitivas le quitan energía a tu equipo comercial y los distraen de la principal forma en la que generan impacto: vender realmente.
Un estudio de Gangly reveló que los equipos de ingresos dedican el 72% de su semana a tareas que no son ventas, como la introducción de datos, la actualización de embudos, la redacción de notas de reuniones, la creación de informes, la investigación de prospectos y el envío de correos de seguimiento.
En una semana laboral de 40 horas, eso significa solo 11 horas dedicadas realmente a vender y 29 horas sin contribuir directamente a los ingresos. En un equipo de 10 personas, eso equivale a que siete de ellas no estén realmente vendiendo a posibles clientes.
Tu CRM debería ayudarte a generar más ingresos eliminando ese trabajo administrativo. Sin embargo, la mayoría no lo hace. Por el contrario, le da a tu equipo más tareas porque las cosas no están automatizadas y les quita más tiempo porque las funciones no son fáciles de usar.
El costo no es solo tiempo perdido. Es ciclos de ventas más largos, oportunidades que se escapan y un equipo agotado.
En Nutshell, hacemos las cosas de manera diferente. Cada función que desarrollamos está pensada para ser fácil de usar y para ahorrar tiempo. Nuestro objetivo es eliminar la mayor parte posible del trabajo administrativo de tu equipo para que puedan centrarse en lo que mejor saben hacer: vender y generar ingresos.
¿El resultado? Los equipos cierran acuerdos un 14,9% más rápido, ganan un 13,4% más de prospectos y aumentan los nuevos ingresos por ventas en un 26,4%. Eso es lo que encontramos al analizar los datos reales de clientes de Nutshell durante más de una década, comparando la actividad de los equipos en su segundo año con Nutshell frente a su primer año.
A continuación, te presentamos siete ejemplos concretos de cómo puedes usar Nutshell para ahorrarles a tus representantes de ventas más de 10 horas a la semana, liberándolos para que impulsen el verdadero crecimiento del negocio.
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7 maneras en que Nutshell ayuda a los equipos de ingresos a recuperar más de 10 horas semanales por representante
1. La cronología y resumen de llamadas con IA convierte horas de tomar notas en segundos
Tiempo ahorrado: 3–5 horas/semana
Los sistemas CRM almacenan información valiosa sobre tus interacciones con los clientes, pero muchas veces no es fácilmente accesible.
Eso significa que antes de cada llamada, los representantes de ventas deben buscar entre interacciones pasadas para tener el contexto necesario para una conversación productiva.
Después de una llamada, deben dedicar tiempo a escribir notas, asignar tareas y actualizar los registros de contacto.
Utilizando un proceso manual, revisar notas antes de una llamada puede tomar cinco minutos, y escribir notas al finalizar puede llevar otros 10 minutos. A 15 llamadas semanales, eso representa casi cuatro horas por representante de ventas.
Con las funciones de IA de Nutshell, todo esto sucede automáticamente.
Antes de una llamada, los representantes pueden hacer clic en un botón para obtener un resumen de la cronología de un contacto. Nutshell revisa notas, correos electrónicos, actividades y más para proporcionar un resumen fácil de leer de la relación, con todo el contexto necesario para la llamada.
Después de cada llamada, la función de Nutshell para resumen de reuniones y llamadas con IA añade un resumen de la llamada con los puntos clave y las acciones a seguir en la cronología del contacto. Esta función es compatible con herramientas populares como Zoom, Google Meet, click-to-call y más.
2. La investigación de prospectos con IA reduce el tiempo de investigación manual
Tiempo ahorrado: 2–3 horas por semana
Otra tarea importante pero que requiere mucho tiempo para los representantes de ventas es investigar a un prospecto antes de contactarlo.
Típicamente, esto requiere al menos 15 minutos revisando LinkedIn, sitios web empresariales, noticias recientes y varias otras fuentes en línea. Los representantes necesitan esta información para conocer al prospecto y saber por qué es una buena oportunidad, pero no necesitan buscarla manualmente.
Nutshell cuenta con un agente de investigación de prospectos impulsado por IA que recopila esta información por ti. Te entrega un informe que incluye resumen de la empresa, puntos clave de conversación, ideas para un acercamiento personalizado e incluso una puntuación de prospecto generada automáticamente. Además, puedes guardar el informe opcionalmente en la cronología del prospecto.
Ahora, en lugar de pasar tiempo revisando múltiples pestañas del navegador, la investigación de prospectos se realiza en segundo plano. Esto permite que los representantes inicien conversaciones con confianza mientras dedican su tiempo a construir la relación realmente.
3. La captura automatizada de prospectos elimina la introducción manual de datos
Tiempo ahorrado: 2–3 horas por semana
La entrada manual de datos es uno de los mayores ladrones de tiempo para los equipos de ventas. Cada vez que alguien completa un formulario o llama por teléfono, un vendedor debe copiar su información al CRM y crear un nuevo registro de oportunidad.
Esto no solo le quita tiempo a los representantes de ventas, sino que también provoca un retraso en el contacto con nuevos prospectos, lo que puede perjudicar tu tasa de conversión.
Una de las formas en que Nutshell soluciona esto es permitiendo a los equipos capturar prospectos automáticamente mediante formularios web. Puedes crear fácilmente formularios personalizados directamente en Nutshell sin necesidad de escribir una sola línea de código. También facilitamos la vinculación de tus formularios existentes a Nutshell con nuestra herramienta de formularios conectados.
Cualquiera sea el método que elijas, cada vez que alguien complete un formulario, su información se añadirá automáticamente a tu CRM. Puedes personalizar cómo se rellena la información, elegir a qué embudos se agregan los nuevos prospectos y recibir notificaciones cuando alguien completa un formulario para que tu equipo pueda interactuar con los nuevos leads de inmediato.
4. La automatización inteligente de embudos mantiene los acuerdos avanzando sin actualizaciones manuales
Tiempo ahorrado: 2–3 horas por semana
Mantener los embudos actualizados puede convertirse en un segundo trabajo para los vendedores. Hay etapas para actualizar, recordatorios que programar y tareas que crear. La lista sigue y sigue.
En Nutshell, creemos que los embudos deberían eliminar el trabajo manual para los representantes de ventas, no sumarlo. Por eso nos enfocamos en una automatización de embudos fácil de usar.
Crear embudos personalizados en Nutshell es sencillo. Incluso puedes utilizar nuestro agente de IA para diseño de embudos de ventas para ayudarte a crear embudos efectivos.
Cuando los representantes están trabajando en un prospecto, el embudo automatiza el trabajo por ellos. Por ejemplo, cuando un lead alcanza un objetivo predefinido, avanza automáticamente a la siguiente etapa. Esto puede crear automáticamente tareas para el vendedor para que sepa exactamente qué hacer a continuación, o activar otra automatización, como una secuencia de correos electrónicos.
Este proceso automatizado elimina el trabajo manual en varios frentes. Los vendedores ya no tienen que mover manualmente los prospectos a través de los embudos ni pensar cuál es su siguiente tarea. Los líderes de equipo tampoco tienen que estar persiguiendo a los representantes para que actualicen los leads en el embudo. Son horas ahorradas cada semana.
5. Las secuencias de emails personalizadas funcionan en piloto automático
Tiempo ahorrado: 1–2 horas por semana
El seguimiento es donde se ganan o se pierden los acuerdos. Sin embargo, el seguimiento manual no es escalable.
Se necesitan en promedio ocho puntos de contacto para lograr una venta B2B. Si tienes que escribir y enviar manualmente los seguimientos para cada uno de esos puntos, eso supone un gran compromiso de tiempo. Además, si tienes que recordar todos esos seguimientos tú mismo, es probable que algo se escape por las grietas.
Los seguimientos robóticos y genéricos tampoco son lo ideal, ya que tienen poca probabilidad de conversión.
Nutshell soluciona esto con secuencias de correo personalizadas: una serie de emails que se envían automáticamente pero mantienen un toque personal. Puedes crear una secuencia que se envíe de forma automática según la etapa del embudo o las acciones que realice un lead. Las secuencias también pueden incluir personalización automática usando campos del CRM, o los representantes pueden añadir personalización manualmente para hacerlas aún más personales.
Cuando un prospecto responde a un correo automatizado, la secuencia deja de enviarse y el representante puede intervenir para hacer lo que mejor sabe hacer. Puede redactar una respuesta personalizada e incluso utilizar las respuestas generadas por IA de Nutshell para ayudar en la redacción.
Con las secuencias de correo personalizadas, el equipo de ventas ya no tiene que pasar horas escribiendo y enviando seguimientos manuales, y solo tienen que involucrarse cuando el prospecto realmente interactúa. Esto ahorra horas y permite a tu equipo enfocarse en las mejores oportunidades.
6. Los informes con un solo clic reemplazan horas de trabajo con hojas de cálculo
Tiempo ahorrado: 2–4 horas por semana
Una de las mayores oportunidades de ahorro de tiempo para los líderes de ventas es la elaboración de informes. Crear reportes manualmente requiere exportar datos del CRM, añadirlos a una hoja de cálculo y crear gráficos. Esto puede tomar horas. A menudo, los líderes de ventas deben generar informes mensualmente o incluso semanalmente. Y en el dinámico mundo de las ventas, los reportes pueden quedar obsoletos rápidamente.
Nutshell soluciona esto con informes integrados que se actualizan constantemente. Además de los reportes predefinidos, que incluyen informes de embudo, previsión y actividad, puedes crear fácilmente tus propios reportes personalizados.
La verdadera revolución es el generador de informes con IA. Solo necesitas describir el informe que deseas en lenguaje natural, y Nutshell lo creará por ti. Por ejemplo, escribe "Muéstrame los acuerdos cerrados-ganados por fuente en el primer trimestre" y obtendrás un informe listo para compartir mostrando exactamente eso.
7. La automatización de asignación de leads distribuye los leads al instante
Tiempo ahorrado: 1–2 horas por semana para los gerentes
Otra tarea que puede apartar a los gerentes de ventas de trabajos más importantes es la asignación de leads. Si se realiza de forma manual, requiere revisar la información del lead, comprobar qué miembros del equipo de ventas tienen disponibilidad y enviar notificaciones.
No es complicado, pero el tiempo dedicado se acumula, especialmente a medida que crece el volumen de leads. Aún más perjudicial es el retraso que causa al contactar con nuevos leads.
Con Nutshell, la asignación de leads ocurre de manera automática, lo que ahorra tiempo a los líderes de ventas y permite que los equipos contacten a los leads más rápido.
Eso no significa que pierdas el control. Puedes establecer reglas personalizadas para asignar leads en función del territorio, la fuente, el producto o cualquier otro campo. También puedes optar por la asignación rotativa para garantizar una distribución equitativa. Configurar reglas de excepción para casos en los que quieras que especialistas gestionen tipos específicos de leads es igual de sencillo.
Automatizar este proceso de asignación de leads ahorra tiempo a los responsables de ventas. También puede impactar en tu porcentaje de cierres, ya que los estudios muestran que responder a un nuevo lead en cinco minutos aumenta la tasa de calificación 21 veces en comparación con contactar después de veinte minutos.
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El efecto acumulativo: de horas ahorradas a ingresos generados
Vamos a sumar. Son estimaciones, pero aún así es una visión realista de lo que la automatización puede ahorrar a tu equipo de ventas:
- Línea de tiempo y resumen de llamadas con IA: 3–5 horas por semana
- Investigación de leads con IA: 2–3 horas por semana
- Captura de leads automatizada: 2–3 horas por semana
- Automatización del pipeline: 2–3 horas por semana
- Secuencias de correos electrónicos: 1–2 horas por semana
- Informes con un clic: 2–4 horas por semana
- Automatización del enrutamiento de leads: 1–2 horas por semana
En total, son entre 13 y 22 horas ahorradas por representante de ventas cada semana.
No es una diferencia insignificante. Es la diferencia entre que los representantes de ventas dediquen el 28 % de su tiempo realmente a vender o el 50 %. Es la diferencia entre gestionar 15 operaciones activas o 25.
Sin embargo, el mayor impacto es en lo que se convierten esos ahorros de tiempo. No dedicar esas horas a tareas administrativas permite que los equipos inviertan más tiempo en actividades que contribuyen directamente a los ingresos, como demostraciones, llamadas, planificación estratégica y otras acciones que construyen relaciones y hacen avanzar los tratos.
Como vimos cuando {{deeplink:151956:[comparamos la actividad de los clientes de Nutshell]:customers}} en su primer año con Nutshell y en el segundo, esto se traduce en cierres más rápidos y mayores ingresos por nuevas ventas. Es una de las razones principales por las que las empresas ven un retorno de $3.10 por cada dólar invertido en CRM.
Esa es la fuerza de la automatización y de devolverle el tiempo a los equipos para lo que realmente importa.
Cómo empezar
Si estás leyendo esto y te preguntas cómo empezar, aquí tienes una ruta práctica a seguir.
Primero, pon a tu equipo a trabajar con la herramienta adecuada, una que les ahorre tiempo con funciones fáciles de usar en lugar de consumirlo con tareas administrativas manuales.
Una vez estés en la herramienta, no necesitas automatizarlo todo de una vez. Empieza, en cambio, por lo que más tiempo te ahorre. Para muchos equipos, eso es la captura de leads o la automatización del pipeline, pero puede variar. Cuando tengas la primera automatización puesta en marcha, pasa a lo siguiente que más impacto tenga y observa cómo tus procesos se vuelven más automáticos y eficientes a medida que avanzas.
En Nutshell, lo facilitamos con plantillas de pipeline ya listas, herramientas sencillas para crear formularios, soporte de incorporación y la integración con las herramientas que utiliza tu equipo, como Google Workspace, Office 365, Zoom, QuickBooks y mucho más.
Nutshell está diseñado para que automatizar tus procesos sea sencillo, con funciones fáciles de usar y una experiencia intuitiva. No necesitas meses para ponerlo en marcha. Puedes empezar a ver mejoras desde el primer día.
Los equipos de ingresos no tienen tiempo para perder
Los equipos de ingresos ya tienen suficiente por hacer. No necesitan un CRM que les obligue a dedicar horas al trabajo administrativo. Necesitan una herramienta que haga el trabajo repetitivo por ellos para que puedan centrarse en construir relaciones y cerrar operaciones.
Si tu equipo todavía está actualizando manualmente las etapas del embudo, creando informes y enviando seguimientos por correo electrónico, están invirtiendo tiempo en tareas que podrían automatizarse o al menos hacerse mucho más eficientes.
En Nutshell, diseñamos cada función para ahorrar tiempo, no para generar más trabajo. Gracias a la facilidad de uso y la automatización, tu equipo puede pasar menos tiempo en su CRM y dedicar más tiempo a conversaciones que impulsen acuerdos y generen ingresos.
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