Cómo utilizar Intuit Enterprise Suite para elaborar una previsión de flujo de caja de tres vías

El pronóstico de pérdidas y ganancias parecía prometedor, pero aún no respondía a la pregunta más importante: ¿podía realmente la empresa respaldar el plan? 

Comprender cómo afecta una decisión al flujo de caja y al balance general suele implicar exportar datos, actualizar hojas de cálculo y conciliar tres estados financieros cada vez que llegan nuevas cifras.

Ahí es donde entra en juego el pronóstico de tres estados. 

En esta guía, te mostraremos cómo crear y mantener un pronóstico de tres estados en Intuit Enterprise Suite para que puedas conectar tu estado de pérdidas y ganancias, tu balance general y tu flujo de caja en un solo flujo de trabajo de pronóstico.

Cómo funciona el pronóstico de tres estados en Intuit Enterprise Suite

El pronóstico de tres estados en Intuit Enterprise Suite sigue un flujo de trabajo de planificación conectada, en lugar de tratar el estado de pérdidas y ganancias, el balance general y el flujo de caja como pronósticos independientes.

A medida que cambian tus datos financieros, cada estado se actualiza conjuntamente para que puedas ver cómo una decisión empresarial afecta a tu posición financiera general.

El proceso normalmente comienza con tus datos financieros históricos, que Intuit Enterprise Suite utiliza para ayudar a generar un pronóstico inicial. 

A continuación, revisas las proyecciones, ajustas las suposiciones clave, pruebas distintos escenarios empresariales y actualizas el pronóstico a medida que hay nuevos datos financieros disponibles. 

Con el tiempo, el pronóstico evoluciona junto con tu empresa y elimina la necesidad de reconstruir hojas de cálculo en cada ciclo de planificación.

Requisitos previos para utilizar Intuit Enterprise Suite en el pronóstico de tres estados

Antes de crear tu primer pronóstico de tres estados, asegúrate de contar con lo siguiente.

Datos financieros precisos

Tu pronóstico solo es tan fiable como los datos financieros en los que se basa. 

Concilia tus cuentas y resuelve las discrepancias pendientes antes de generar proyecciones para ayudar a garantizar que tus pronósticos reflejen el desempeño real de tu empresa.

Acceso a Intuit Enterprise Suite

Necesitarás una cuenta de Intuit Enterprise Suite con acceso a las funciones de pronóstico incluidas en tu suscripción antes de poder crear y gestionar pronósticos.

Una estructura contable coherente

Si realizas pronósticos para varias entidades, departamentos o unidades de negocio, un plan de cuentas estandarizado y dimensiones coherentes ayudan a producir pronósticos más significativos y reportes consolidados.

Además de estos requisitos previos, contar con suficientes datos financieros históricos puede ayudar a mejorar las bases de referencia de los pronósticos generados por IA, especialmente a medida que tu empresa acumula más historial financiero. También conviene asignar a una persona responsable específica para mantener el pronóstico.

Cómo crear un pronóstico de tres estados en Intuit Enterprise Suite

Con todo preparado, estás listo para crear tu primer pronóstico de tres estados en Intuit Enterprise Suite. Sigue los pasos a continuación para comenzar.

Paso 1. Verifica que tus datos reales sean fiables.

Antes de crear un pronóstico, concilia tus cuentas y resuelve cualquier anomalía pendiente en tus libros contables. 

Intuit Enterprise Suite crea pronósticos a partir de tus datos financieros históricos, por lo que unos datos reales precisos proporcionan una base más fiable para tus proyecciones.

Paso 2. Genera la base de referencia de IA.

Crea un nuevo pronóstico y deja que Intuit Enterprise Suite genere proyecciones asistidas por IA basadas en el desempeño financiero histórico de tu empresa. 

Revisa el pronóstico inicial antes de realizar ajustes, ya que sirve como punto de partida para tu planificación.

Paso 3. Revisa los detalles de las transacciones del pronóstico de flujo de caja.

Abre el pronóstico de flujo de caja asistido por IA de 13 semanas y revisa las entradas y salidas proyectadas que sustentan el pronóstico. 

Confirma que el calendario proyectado coincida con los pagos previstos de tus clientes y los próximos gastos.

Paso 4. Añade lo que los datos históricos no pueden saber.

Actualiza la previsión con eventos empresariales que la IA no puede predecir basándose únicamente en datos históricos, como contratos firmados, contrataciones planificadas, compras de equipos o cambios de precios. 

Esto convierte la línea base generada por la IA en una previsión que refleja tus planes empresariales actuales.

Paso 5. Desglosa la previsión de P&L por dimensión.

Si tu empresa utiliza dimensiones como departamentos, regiones o líneas de productos, organiza la previsión en consecuencia. 

Esto facilita el análisis del rendimiento en las distintas áreas de la empresa y la asignación de responsables para cada parte de la previsión.

Paso 6. Revisa cómo funcionan conjuntamente los tres estados financieros.

Revisa cómo afectan los cambios en tus pérdidas y ganancias proyectadas al balance general y al estado de flujo de efectivo. 

Si los tres estados no coinciden, revisa tus supuestos antes de finalizar la previsión.

Paso 7. Ejecuta escenarios antes de comprometerte.

Crea versiones alternativas de tu previsión para probar decisiones empresariales importantes, como contratar empleados adicionales o abrir una nueva ubicación. Compara el impacto financiero de cada escenario antes de comprometerte.

Paso 8. Conviértela en un presupuesto y establece la frecuencia de tus previsiones.

Una vez finalizada la previsión, conviértela en un presupuesto y compártela con las partes interesadas cuando sea necesario. 

Continúa revisando y actualizando la previsión periódicamente a medida que haya nuevos datos reales disponibles y cambien los supuestos empresariales.

Cómo es el éxito

Sabrás que tu previsión a tres vías funciona cuando forme parte de tu toma de decisiones en lugar de ser algo que solo revisas al cierre de cada mes. 

Antes de contratar personal, expandirte o realizar una compra importante, comprobarás primero cómo afecta la decisión a tu flujo de efectivo y a tu situación financiera proyectados.

También dedicarás menos tiempo a actualizar hojas de cálculo y más tiempo a revisar información útil a medida que los nuevos datos reales se incorporen a tu proceso de previsión. 

A medida que continúes comparando tus previsiones con los resultados reales y perfeccionando tus supuestos, tus proyecciones deberían ser más precisas en cada ciclo de previsión.

Errores comunes y consejos profesionales

Antes de terminar, revisa estos errores comunes y buenas prácticas para sacar el máximo partido a tus previsiones.

Separa los eventos conocidos de los supuestos de la previsión

Mantén separados los eventos empresariales confirmados, como los contratos firmados o las contrataciones aprobadas, de los supuestos de la previsión. Esto facilita la actualización de la previsión a medida que cambian las condiciones empresariales.

Concéntrate en los supuestos que están detrás de las principales variaciones

Cuando tu previsión cambie significativamente, identifica qué causó la variación en lugar de limitarte a actualizar las cifras. Comprender el motivo de cada cambio ayuda a mejorar las previsiones futuras.

No permitas que las pequeñas variaciones de la previsión te distraigan

Ninguna previsión es perfectamente precisa. Concéntrate en las variaciones que afectan materialmente a tu situación financiera en lugar de en las fluctuaciones menores.

Mantén constante tu horizonte de previsión

Evita cambiar el período de previsión cada vez que actualices tus proyecciones. 

Utilizar un horizonte de planificación constante, como una previsión móvil del flujo de efectivo de 13 semanas junto con previsiones financieras a más largo plazo, facilita la comparación de resultados a lo largo del tiempo y la identificación de tendencias relevantes.

Utiliza la previsión para iniciar conversaciones, no para ponerles fin

Una previsión a tres vías debe servir de guía para las decisiones empresariales, no sustituirlas. Utilízala para evaluar supuestos y posibles resultados antes de asumir compromisos financieros importantes.

Conclusión

Si te interesa cómo la IA está dando forma a la planificación financiera, también puedes explorar el Intuit Enterprise Suite completo para obtener más información sobre la plataforma y las herramientas disponibles para apoyar el crecimiento de tu empresa.

Espero que esta guía te ayude a elaborar pronósticos de tres vías más precisos y te dé mayor confianza al planificar para tu empresa. Mucha suerte al poner en práctica tus pronósticos y seguir perfeccionándolos con el tiempo.

¿Qué tan actuales son los datos en los que se basa el pronóstico?

Los pronósticos de tres vías utilizan los datos financieros más recientes disponibles en Intuit Enterprise Suite. Actualiza tu pronóstico periódicamente para incorporar las transacciones registradas recientemente.

¿Puedo editar las suposiciones de la IA?

Sí. Puedes ajustar los valores y las suposiciones proyectados para reflejar los próximos planes empresariales que la IA no puede predecir.

¿Funciona para todas mis entidades al mismo tiempo?

Intuit Enterprise Suite admite la gestión financiera de múltiples entidades. Las funciones de pronóstico pueden variar según tu configuración, así que revisa tu configuración antes de consolidar los pronósticos.

¿Con cuánta anticipación deberíamos elaborar pronósticos?

Utiliza pronósticos a corto plazo para la planificación operativa y pronósticos a más largo plazo para las decisiones estratégicas. Elige un horizonte de pronóstico que coincida con los objetivos de tu empresa.

¿Cuántos datos históricos necesitamos antes de que el pronóstico de IA sea útil?

En general, una mayor cantidad de datos financieros históricos produce pronósticos generados por IA más confiables. Las empresas nuevas también pueden elaborar pronósticos, pero al principio quizá deban depender más de suposiciones manuales.