Wie Sie Vertriebssoftware auswählen: 9 Entscheidungskriterien
Unverzichtbare Tools optimieren Arbeitsabläufe und sorgen für voraussagbare Umsätze, indem sie sich an Unternehmenszielen orientieren.
Preisgestaltung, Funktionalität und Integrationen helfen CROs bei der Auswahl von Vertriebssoftware, die den ROI maximiert.
Bietet einen Rahmen für Vertriebsleiter, um Softwareoptionen auf Grundlage spezifischer Geschäftsanforderungen zu bewerten.
Stellt sicher, dass neue Software nahtlos mit bestehenden Tools zusammenarbeitet, um Datensilos zu vermeiden.
Umfassender Support und Schulungen gewährleisten eine schnelle Einführung und effektive Nutzung durch Endanwender.
Vertriebssoftware ist eine Sammlung von Tools, die helfen, Vertriebspipelines zu verwalten, Vertriebsprozesse zu automatisieren und die Leistung zu analysieren. Sie bietet CROs die nötige Transparenz und Kontrolle, um ein vorhersehbares Umsatzwachstum zu steuern. Klare Kriterien helfen dabei, das Angebot der Anbieter zu durchdringen, sich auf Tools zu konzentrieren, die Arbeitsabläufe optimieren, und sicherzustellen, dass jede Investition mit den Unternehmenszielen im Einklang steht.
Kriterien zur Bewertung von Vertriebssoftware sind die entscheidenden Faktoren – Preisgestaltung, Funktionalität, Integrationen, Skalierbarkeit und Benutzererfahrung – die CROs zur Bewertung von Tools heranziehen. Diese Faktoren sind wichtig, weil ein geeignetes Bewertungsmodell sicherstellt, dass die Software den Unternehmensanforderungen entspricht und der ROI maximiert wird.
Dieser Leitfaden richtet sich an Vertriebsleiter und Stakeholder, die fundierte Entscheidungen treffen wollen. Wenn Sie mit der Bewertung von Lösungen beginnen, konzentrieren Sie sich auf die Vertriebssoftware-Bewertungskriterien, die zu Ihren Zielen passen.
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9 Dinge, auf die Sie bei der Bewertung von Vertriebssoftware achten sollten
Wählen Sie Vertriebssoftware effektiv aus, indem Sie diese Schlüsselfaktoren betrachten, um sicherzustellen, dass das Tool die Anforderungen Ihres Teams erfüllt. Folgendes sollten Sie berücksichtigen:
1. Planflexibilität
Planflexibilität ermöglicht es Ihnen, Ihre SaaS-Software einfach herauf- oder herabzustufen. Das ist wichtig, weil sich die Anforderungen Ihres Unternehmens schnell ändern können. Suchen Sie nach Softwareanbietern, die monatlich kündbare Pläne oder einfache Übergänge zwischen Tarifstufen anbieten. Fragen Sie in einer Demo nach, wie sich Änderungen an Ihrem Plan auf Preisgestaltung und Funktionen auswirken.
2. Datenzugriff und Berichterstattung
Datenzugriff und Berichterstattung bieten Ihnen Einblicke in Ihre Vertriebsleistung. Achten Sie darauf, dass die Software leistungsstarke Berichtstools und einfach zu exportierende Daten bietet. Prüfen Sie, ob Sie Berichte individuell an Ihre spezifischen Kennzahlen anpassen können. Lassen Sie sich die Reporting-Tools in einer Demo zeigen, um festzustellen, ob sie den Anforderungen Ihres Teams gerecht werden.
3. Integration in Ihre technische Systemlandschaft
Integration stellt sicher, dass Ihre neue Software nahtlos mit vorhandenen Tools wie CRM oder E-Mail zusammenarbeitet. Das ist wichtig, um Datensilos und doppelte Arbeit zu vermeiden. Listen Sie vor dem Kauf Ihre aktuellen Tools auf und fragen Sie Anbieter, wie ihre Software jeweils integriert werden kann. Testen Sie die Integrationen während einer Testphase, um sicherzugehen, dass sie reibungslos funktionieren.
4. Onboarding und Support
Onboarding und Support beeinflussen, wie schnell Ihre Endnutzer die Software effektiv einsetzen können. Achten Sie auf Anbieter, die umfassende Schulungen, Tutorials und 24/7-Support bieten. Erkundigen Sie sich während Ihrer Bewertung nach dem Onboarding-Prozess und den Support-Reaktionszeiten. Eine schnelle Einrichtung spart Ihnen Zeit und Frustration.
5. Rollenbasierte Berechtigungen
Rollenbasierte Berechtigungen ermöglichen Ihnen die Steuerung, wer auf welche Daten zugreifen kann. Das ist wichtig für Sicherheit, Compliance und automatische Workflows. Wählen Sie Software, mit der Sie Berechtigungen basierend auf bestimmten Rollen individuell anpassen können. Testen Sie diese Funktion während einer Demo, indem Sie einige Benutzerrollen anlegen, um zu prüfen, ob sie Ihren Sicherheitsanforderungen entspricht.
6. Branchenspezifische Compliance
Branchenspezifische Compliance stellt sicher, dass Ihre Software regulatorischen Vorgaben genügt. Das ist entscheidend, um Bußgelder und rechtliche Probleme zu vermeiden. Prüfen Sie, ob die Software z.B. mit Standards wie GDPR oder HIPAA konform ist. Fragen Sie nach eingebauten Datensicherheitsfunktionen, um die Einhaltung zu gewährleisten.
7. Anpassungsmöglichkeiten
Anpassungsoptionen ermöglichen es Ihnen, die Software an den Workflow Ihres Teams anzupassen. Das ist wichtig, weil ein Schema „one size fits all“ selten funktioniert. Individuelle Anpassung sorgt dafür, dass die Software zu Ihrem Arbeitsablauf passt. Suchen Sie nach Tools, bei denen Sie Felder, Workflows und Dashboards anpassen können. Probieren Sie während einer Demo aus, einige Elemente zu konfigurieren, um zu sehen, wie intuitiv dies ist.
8. Automatisierungsfunktionen
Automatisierungsfunktionen helfen, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und sparen Ihrem Team Zeit. Suchen Sie nach Tools, mit denen sich Workflows optimieren lassen, wie beispielsweise automatische Erinnerungen an Folgeaktivitäten oder Lead-Bewertungen. Fragen Sie nach den verfügbaren Automatisierungsarten und testen Sie diese während einer Probephase.
9. Mobile- oder mehrere Standorte-Unterstützung
Mobile- oder mehrere Standorte-Unterstützung sorgt dafür, dass Ihr Team jederzeit und überall auf die Software zugreifen kann. Das ist besonders für Außendienst- oder Remote-Teams unerlässlich. Prüfen Sie, ob die Software eine mobile App hat und ob deren Benutzerfreundlichkeit mit der Desktop-Version übereinstimmt. Testen Sie das User Interface auf Geschwindigkeit und Nutzerfreundlichkeit.
So wählen Sie Vertriebssoftware aus: Ein 5-Schritte-Rahmenplan
Die Auswahl der richtigen Vertriebssoftware kann einen großen Unterschied darin machen, wie effizient Ihr Team arbeitet. Es geht darum, die Fähigkeiten der Software mit den spezifischen Anforderungen und Zielen Ihres Teams in Einklang zu bringen. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Sie durch den Prozess begleitet:
Schritt 1: Definieren Sie Ihre Anforderungen
Definieren Sie zunächst die spezifischen Anforderungen Ihres Teams, bevor Sie Vertriebssoftware evaluieren. So starten Sie:
Beteiligen Sie relevante Interessensvertreter
Beziehen Sie wichtige Stakeholder wie Vertriebsleiter, IT und Finanzabteilung in die Entscheidungsfindung ein. Führen Sie Meetings durch oder versenden Sie Umfragen, um deren Meinungen einzuholen. So stellen Sie sicher, dass die Software die Geschäftsanforderungen erfüllt und die Bewertungskriterien dem erwarteten ROI entsprechen.
Listen Sie Probleme auf und priorisieren Sie sie
Identifizieren und priorisieren Sie die wichtigsten Schwachstellen in Ihrem derzeitigen System. Konzentrieren Sie sich auf Probleme, die Ihr Team ausbremsen oder Frust verursachen. Erstellen Sie eine Liste und priorisieren Sie die Punkte, damit Sie beim Vergleichen von Software-Optionen gezielt vorgehen können.
Abgleich mit internen Richtlinien
Stellen Sie sicher, dass die Software mit Ihren internen Richtlinien, Sicherheitsprotokollen und regulatorischen Vorgaben übereinstimmt. Prüfen Sie, ob es bestimmte Anbietervorgaben oder Compliance-Anforderungen gibt, die erfüllt werden müssen. So vermeiden Sie Konflikte und sorgen für eine reibungslose Implementierung.
Unterscheiden Sie zwischen „Must-have“- und „Nice-to-have“-Funktionen
Entscheiden Sie, welche Funktionen unverzichtbar und welche lediglich wünschenswert sind. Die Must-have-Funktionen sollten Ihre wichtigsten Problemstellen direkt adressieren. Erstellen Sie eine Checkliste, die diese beiden Kategorien unterscheidet, um Ihren Auswahlprozess zu unterstützen.
Stellen Sie sich diese Fragen:
- Welche Beschwerden oder Hemmnisse tauchen am häufigsten auf?
- Welche Bedürfnisse sind bislang unerfüllt?
- Welche Funktionen würden Ihre Top-3-Probleme lösen?
- Welchen ROI erwarten Sie von dieser Investition?
- Wie passt die Software zu unseren Compliance-Anforderungen?
Schritt 2: Recherchieren Sie Vertriebssoftware-Anbieter
Recherchieren und vergleichen Sie Anbieter, um die beste Lösung für die Bedürfnisse Ihres Teams zu finden. So gehen Sie vor:
Führen Sie einen ersten Überblick über die Anbieter durch
Beginnen Sie mit Bewertungsportalen, Rankings und Fallstudien, um schnell einen Überblick über potenzielle Anbieter zu erhalten. Achten Sie auf Muster im Kundenfeedback und notieren Sie, welche Anbieter regelmäßig gut abschneiden. So können Sie Ihre Auswahl effizient eingrenzen.
Vergleichen Sie Tools entsprechend Ihren Anforderungen
Bewerten Sie Tools anhand Ihrer Unternehmensgröße, bestehender Integrationen und ob ein Outsourcing- oder Inhouse-Modell besser passt. Kleinere Teams bevorzugen möglicherweise einfache, benutzerfreundliche Tools, während größere Teams umfangreiche Funktionen benötigen. Stellen Sie sicher, dass das Tool nahtlos in Ihren bestehenden Tech-Stack passt.
Ermitteln Sie die wichtigsten Unterscheidungsmerkmale
Achten Sie auf Alleinstellungsmerkmale wie Unterstützung bei der Implementierung, Benutzerfreundlichkeit oder Flexibilität für spezielle Anwendungsfälle. Manche Anbieter bieten umfassende Schulungen oder spezialisierte Funktionen, die perfekt zu Ihren Bedürfnissen passen könnten. Erstellen Sie eine Liste dieser Unterscheidungsmerkmale, um Ihre Entscheidung zu unterstützen.
Dokumentieren Sie Ihre Erkenntnisse
Erstellen Sie eine engere Auswahl mit detaillierten Notizen zu jedem Anbieter, einschließlich Vor- und Nachteilen sowie herausragenden Merkmalen. Diese Dokumentation wird bei Ihrer Entscheidungsfindung von unschätzbarem Wert sein. Nutzen Sie Tabellen, um Anbieter direkt miteinander zu vergleichen.
Stellen Sie diese Fragen:
- Worin ist jedes Tool besonders stark?
- Passt es zu Teamgröße, Budget und Technologienutzung?
- Welche Unterstützung und Dokumentation sind verfügbar?
- Wie werden spezielle Anforderungen abgedeckt?
- Gibt es Fallstudien, die für Ihre Branche relevant sind?
Top-Vertriebssoftware-Bewertungen zur Auswahl
Hier ist meine Liste der 10 besten Optionen zur Bewertung von Vertriebssoftware, um Ihnen den Einstieg in die Suche zu erleichtern:
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Schritt 3: Erstellen Sie eine Shortlist mit Bewertungskriterien für Vertriebssoftware und nehmen Sie Kontakt auf
Grenzen Sie Ihre Anbieterauswahl ein und nehmen Sie Kontakt zu potenziellen Partnern auf. So gehen Sie vor:
Erstellen Sie eine Shortlist mit 2–4 Anbietern
Wählen Sie auf Basis Ihrer Recherchen 2–4 Anbieter aus, die am besten zu den Bedürfnissen Ihres Teams passen. Konzentrieren Sie sich auf diejenigen, die die wichtigsten Funktionen abdecken und positives Nutzerfeedback vorweisen können. Diese Shortlist hilft, Ihre Energie auf die besten Optionen zu fokussieren.
Senden Sie eine RFI oder RFP
Ziehen Sie in Erwägung, eine Request for Information (RFI) oder ein Vertriebssoftware-Bewertungskriterien-RFP zu versenden, um detaillierte Informationen direkt von den Anbietern zu erhalten. Dieser Schritt ist hilfreich, um Angebote, Preise und Funktionen der Anbieter besser zu verstehen. Ein RFP ermöglicht den Vergleich auf Augenhöhe.
Buchen Sie Demos und stellen Sie gezielte Fragen
Buchen Sie Demos und fragen Sie nach Funktionalität, Preisen und Integrationsmöglichkeiten. Bereiten Sie gezielte Fragen zu bestimmten Funktionen, zur Nutzererfahrung und zum Support vor. Hier haben Sie die Gelegenheit, die Passgenauigkeit der Software für die Arbeitsweise Ihres Teams zu prüfen.
Verwenden Sie konsistente Bewertungskriterien
Setzen Sie bei allen Anbietern die gleichen Bewertungskriterien ein, um einen fairen Vergleich zu gewährleisten. Entwickeln Sie dazu eine Checkliste oder ein Bewertungssystem, das sich an Ihren Prioritäten orientiert. Auf diese Weise können Sie Stärken und Schwächen objektiv einschätzen.
Stellen Sie diese Fragen:
- Können Sie mir eine reale Kundengeschichte erzählen, die mit unserer vergleichbar ist?
- Welche Support- oder Onboarding-Ressourcen bieten Sie an?
- Welche Funktionen erfordern ein Upgrade?
- Wie integriert sich Ihre Software mit unseren bestehenden Tools?
- Wie sieht der typische Implementierungszeitraum aus?
Schritt 4: Erstellen Sie den Business Case
Verwandeln Sie Ihre Anbieterrecherche in einen überzeugenden Business Case, den Ihr Führungsteam versteht und unterstützt. So gehen Sie vor:
Schmerzpunkte und Ergebnisse zusammenfassen
Stellen Sie die Schmerzpunkte Ihres Teams und die erwarteten Ergebnisse durch die Einführung neuer Software klar dar. Heben Sie hervor, wie die Software spezifische Probleme wie Ineffizienzen oder Herausforderungen beim Datenmanagement löst. Verwenden Sie Aufzählungspunkte für Übersichtlichkeit und konzentrieren Sie sich auf greifbare Vorteile.
Kostenschätzungen und Zeitpläne präsentieren
Sammeln Sie grundlegende Kostenschätzungen und Implementierungszeiträume von den Anbietern. Präsentieren Sie diese Informationen klar und zeigen Sie, wie jede Option in die Budgetvorgaben passt. Verlinken Sie gegebenenfalls zu Preisdetails für die Bewertung von Vertriebssoftware und geben Sie einen Zeitplan an, der die wichtigsten Phasen der Implementierung abbildet.
ROI und Risiken darlegen
Erklären Sie den erwarteten ROI und die Effizienzsteigerungen durch die Einführung der Software. Diskutieren Sie die finanziellen und operativen Risiken, wenn Sie am Status quo festhalten. Verwenden Sie Beispiele, um mögliche Kosteneinsparungen oder Produktivitätsverbesserungen zu veranschaulichen und so ein überzeugendes Argument für Veränderungen zu schaffen.
Stellen Sie diese Fragen:
- Welches Geschäftsproblem wird damit gelöst?
- Welche Risiken entstehen, wenn nichts unternommen wird?
- Was sind die finanziellen und operativen Vorteile?
- Wie passt diese Software zu unseren strategischen Zielen?
- Mit welchen Kennzahlen messen wir den Erfolg?
Schritt 5: Implementieren Sie Ihre Vertriebssystem-Kriterien und führen Sie Ihre Anwender ein
Planen Sie einen reibungslosen Onboarding-Prozess, sobald Sie einen Anbieter ausgewählt haben. So gehen Sie vor:
Den Rollout-Plan kommunizieren
Stellen Sie ein reibungsloses Onboarding mit einer klaren Roadmap sicher. Schulen Sie Endnutzer mit Webinaren oder Tutorials des Anbieters und schaffen Sie Feedbackschleifen, um die Akzeptanz zu steigern. Teilen Sie Zeitpläne, wichtige Meilensteine und was jedes Teammitglied beitragen muss. Nutzen Sie E-Mails, Besprechungen oder Intranetbeiträge, damit jeder den Prozess und seine Rolle versteht.
Interne Verantwortlichkeiten zuweisen
Ernennen Sie interne Verantwortliche und Ansprechpartner für die neue Software. Diese Personen steuern die Einführung, beantworten Fragen und halten Kontakt zum Anbieter. Wählen Sie Mitarbeitende, die mit der Software vertraut sind und ihren Kollegen bei der Nutzung unterstützen können.
Für einheitliche Schulungen sorgen
Stellen Sie sicher, dass Ihre Teams die Schulungen absolvieren und das Tool einheitlich nutzen. Setzen Sie auf Ressourcen des Anbieters, wie Webinare oder Tutorials, und legen Sie Fristen für den Abschluss der Schulungen fest. Überwachen Sie den Fortschritt und bieten Sie bei Bedarf zusätzliche Unterstützung, damit jeder das Tool sicher anwenden kann.
Feedbackschleifen einrichten
Richten Sie während des Rollouts Feedbackschleifen ein, um Rückmeldungen von Nutzern zu erhalten. Ermutigen Sie Ihre Teams, Erfahrungen und Herausforderungen zu teilen. Nutzen Sie Anbieterressourcen für Problemlösungen und nehmen Sie basierend auf dem Feedback Anpassungen vor.
Stellen Sie diese Fragen:
- Wie sieht der Change-Management-Plan aus?
- Wer ist für die Einführung verantwortlich?
- Wie werden erste Erfolge erfasst?
- Welche Schulungsressourcen stehen zur Verfügung?
- Wie werden Rückmeldungen gesammelt und umgesetzt?
Wie geht es weiter:
Wenn Sie dabei sind, Kriterien für Vertriebssoftware zu evaluieren, kontaktieren Sie einen SoftwareSelect-Berater für kostenlose Empfehlungen.
Sie helfen Ihnen, eine Checkliste zur Softwarebewertung zu erstellen, SaaS-Optionen zu vergleichen und begleiten Sie durch den gesamten Evaluierungsprozess – von der Demo bis zum Upgrade.