8 Herausforderungen der Ausgabenanalyse (und wie man sie überwindet)
Die Ausgabenanalyse ermöglicht es Ihnen, Kosten zu senken und Einsparpotenziale zu identifizieren, aber ist Ihr Unternehmen auf die Herausforderungen vorbereitet, die bei der Analyse Ihrer Lieferkettendaten auftreten können?
Im Laufe der Jahre hat sich das Ausgabenmanagement zu einem umfassenden Prozess entwickelt. Ohne einen erprobten Mechanismus wird die Analyse von Ausgabendaten schwierig und zeitaufwändig. Außerdem können regelmäßig Probleme beim Optimieren Ihres Einkaufsbudgets und Ihrer Prozesse auftreten.
Ich bin Rana Bano und habe es mir zur Aufgabe gemacht, RevOps-Teams mit umsetzbaren Ratschlägen dabei zu unterstützen, strategische Maßnahmen zu ergreifen und ihre gewünschten Ziele zu erreichen. In diesem Leitfaden befassen wir uns mit den häufigsten Herausforderungen der Ausgabenanalyse und diskutieren Lösungen, die Ihnen helfen, diese zu überwinden.
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Was ist Ausgabenanalyse?
Ausgabenanalyse, auch Spend Analytics genannt, ist ein systematischer Ansatz zur Erhebung, Bereinigung, Kategorisierung und Überprüfung von Ausgabendaten. Dieser sorgfältige Prozess dient einem doppelten Zweck: (1) die Beschaffungskosten zu senken und die operative Effizienz zu steigern sowie (2) die strikte Einhaltung relevanter Kontrollen und Compliance-Standards sicherzustellen.
Ausgabenanalyse vs. Ausgabenmanagement
Die Ausgabenanalyse konzentriert sich hauptsächlich auf das Verstehen von Ausgabendetails und -mustern. Das Ausgabendatenmanagement verfolgt hingegen einen ganzheitlichen Ansatz im Einkauf und der strategischen Beschaffung, um Effizienz zu steigern, Best Practices anzuwenden und eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung und Kontrolle zu etablieren.
Sie können die Ausgabenanalyse daher als Unterbereich des umfassenderen Ausgabenmanagements betrachten. Beide spielen eine Rolle bei der Optimierung der Einkaufsprozesse eines Unternehmens.
Was sind die wichtigsten Vorteile der Ausgabenanalyse?
Die Ausgabenanalyse bietet zahlreiche Vorteile (sie existiert ja aus gutem Grund). Hier gehe ich auf fünf Hauptvorteile ein – vielleicht kennen Sie aber noch weitere.
Einsparungen und Rentabilität
Die Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens hängt maßgeblich von den getroffenen Entscheidungen ab – insbesondere im indirekten Einkauf, der den täglichen Betrieb und die Unterstützung der Mitarbeitenden betrifft. Vermeiden Sie es, Ausgaben blind zu kürzen, ohne ein klares Verständnis dafür zu haben. Nutzen Sie stattdessen Spend-Analytics-Software, um Transparenz über Ausgaben zu gewinnen und so gezielt nicht-essenzielle Kosten zu senken. Dies hilft Ihnen, Einsparpotenziale zu erkennen und zu priorisieren, die proaktive Entscheidungsfindung und die Prognose zu verbessern.
Verbesserte Compliance
Die Einführung von Ausgabenmanagement-Praktiken vereinfacht die Erfassung und Dokumentation von Ausgaben und unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Detaillierte Ausgabenberichte erleichtern zudem Audits sowie die Einhaltung gegenüber verschiedenen Regulierungsbehörden.
Geringere Durchlaufzeiten
Ausgabenmanagement erleichtert Entscheidungen wie Lieferantenauswahl und Vertragsverhandlungen und verkürzt so die Prozessdurchlaufzeiten. Es definiert Kennzahlen und Regeln für wiederkehrende Tätigkeiten und ermöglicht schnellere sowie konsistentere Entscheidungen.
Bessere Beschaffungsmöglichkeiten
Transparenz zu Lieferantenausgaben ermöglicht eine effektive Konsolidierung der Lieferanten und den Preisvergleich. Sie erkennen leistungsstarke Anbieter, decken Redundanzen oder unzuverlässige Partner auf und können Programme zur Lieferantenvielfalt nachverfolgen – dies unterstützt strategische Lieferantenentscheidungen.
Automatisierung und verbesserte Systeme
Ausgabenmanagement fördert effiziente Ausgabenentscheidungen und verbessert interne Systeme. Organisationen können Beschaffungsprozesse automatisieren und ihre Ausgabentransparenz erhöhen, um die Vorteile des Ausgabenmanagements voll auszuschöpfen.
8 Herausforderungen der Ausgabenanalyse (mit Lösungsvorschlägen)
Werfen wir nun einen Blick auf die acht häufigsten Herausforderungen bei der Ausgabenanalyse und betrachten potenzielle Lösungen, um diese Hürden effektiv zu überwinden.
1. Fehlendes Bewusstsein über Ausgabedatenquellen
Die Identifizierung aller Ausgabenquellen ist eine weitere Hürde bei der effektiven Analyse von Beschaffungsausgaben. Einige Kostenstellen sind sofort sichtbar, doch sogenannte Schattenkostenstellen, die oft nur auf dem Papier existieren, werden leicht übersehen. Diese Schattenkostenstellen verwalten möglicherweise Finanzen und Budgets, erschweren das Ausgabenmanagement jedoch erheblich.
Lösung: Um diese Herausforderung zu meistern, sollten alle Abteilungs- und Bereichsleiter, die für Beschaffungskosten verantwortlich sind, bei der Identifizierung von Kostenstellen einbezogen werden. In größeren Unternehmen kann die Digitalisierung die Sammlung von Ausgabendaten in einem zentralen Repository erleichtern und so das Risiko minimieren, Schattenkostenstellen zu übersehen.
2. Falsche Kategorisierung von Ausgaben
Wenn Expert:innen in der Ausgabenanalyse Fehler bei der Kategorisierung von Ausgaben machen, kann das schwerwiegende Folgen haben. Stellen Sie sich vor, ein größerer Einkauf wird als gewöhnliche Kosten und nicht als wichtige Investition verbucht. Solche Verwechslungen können dazu führen, dass Budgets falsch verteilt werden und zu einer ineffizienten Mittelverwendung führen.
Lösung: Um diese Herausforderung zu bewältigen, testen Sie Ihre Experten darauf, wie gut sie Ausgaben kategorisieren können. Diese Tests zeigen, wie geschickt das Team ist und wo noch Schulungsbedarf besteht. Dadurch wird Ihre Ausgabenanalyse zuverlässiger, was wiederum zu fundierten Entscheidungen und verbessertem Kostenmanagement führt.
3. Probleme mit der Datenqualität
Eine weitere entscheidende Herausforderung der Ausgabenanalyse sind unvollständige, inkonsistente und fehlerhafte Daten, die von den Kunden bereitgestellt werden. Wenn Daten von Lücken, Abweichungen und Ungenauigkeiten durchzogen sind, wird es schwieriger, umsetzbare Erkenntnisse aus der Analyse zu gewinnen. Und nicht zu vergessen: Das Bereinigen und Strukturieren dieser Daten kostet ebenfalls Zeit und Aufwand, was den Entscheidungsprozess verlangsamen kann.
Lösung: Um dieser Herausforderung zu begegnen, sollten Sie in Tools und Methoden investieren, um Datensätze zu bereinigen und zu organisieren. Sie können außerdem Automatisierung mittels Machine Learning und KI einsetzen, um den Prozess zu beschleunigen und präziser zu machen. So verbessern Sie die Datenqualität, was letztlich zu effektiveren Initiativen zur Kostensenkung und Effizienzsteigerung führt.
4. Mangelnde Standardisierung
Das Fehlen eines standardisierten Klassifikationssystems für Ausgabenkategorien ist ein weit verbreitetes Problem in der Welt der Ausgabenanalyse. Unterschiedliche Unternehmen und Branchen haben oft ihre eigenen Methoden, Ausgaben zu kategorisieren, was den Vergleich und das Benchmarking von Daten über mehrere Organisationen hinweg erschwert. Außerdem wird es dadurch schwierig zu erkennen, wie ein Unternehmen im Vergleich zu anderen in derselben Branche abschneidet.
Lösung: Um dieses Problem zu lösen, etablieren Sie ein standardisiertes Klassifikationssystem, das sich an bewährten Branchenstandards orientiert. Die Zusammenarbeit mit Branchenverbänden oder Organisationen kann dabei helfen, diese gemeinsamen Kategorien zu schaffen. So können Organisationen Daten leichter vergleichen und auf Basis von Branchentrends bessere Entscheidungen treffen. Die Standardisierung von Ausgabenkategorien kann zudem dabei helfen, nützliche Erkenntnisse zu gewinnen und Abläufe an Branchenstandards anzupassen.
5. Unzureichende Ressourcen
Spend Management erfordert regelmäßigen, gezielten Einsatz, um Einsparpotenziale im Ausgabenmanagement zu identifizieren, zu sammeln, zu analysieren und umzusetzen. Allerdings sind Beschaffungs-Teams oft mit ihren täglichen Aufgaben ausgelastet, sodass kaum Zeit und Ressourcen für ein wirksames Ausgabenmanagement bleiben.
Lösung: Um diese Ressourcenknappheit zu überwinden, können Ihre Beschaffungsmitarbeiter IT-Unterstützung einholen, um effiziente Prozesse zur Realisierung von Einsparpotenzialen zu etablieren. Investieren Sie außerdem in Automatisierungstools zur Analyse der Ausgabenmuster, um so Zeit und Ressourcen zu sparen.
6. Schwache Analysefähigkeiten
Für eine effektive Ausgabenanalyse ist die Fähigkeit erforderlich, die richtigen Berichte aus den gesammelten Ausgabendaten zu identifizieren und zu erstellen, wofür analytische Kompetenzen nötig sind, die oft selten und teuer sind. Außerdem kann der Erwerb fortschrittlicher Tools für die Ausgabenanalyse beträchtliche Kosten verursachen, sodass es schwerfällt, die Zustimmung der Beteiligten zu solchen Investitionen zu erhalten – insbesondere, wenn diese nicht sofort sichtbare Erfolge bringen.
Lösung: Um Zustimmung zu erhalten, führen Sie eine Kosten-Nutzen-Analyse durch, um Investitionen in analytische Kompetenzen zu rechtfertigen. Sie können zudem auf Ressourcen wie den Hackett Group Report für Benchmark-Richtlinien zurückgreifen. Zusätzlich können KI-gestützte, automatisierte Analyselösungen für wertvolle Erkenntnisse aus den Daten sorgen und wichtige Entscheidungen erleichtern.
Denken Sie daran: Selbst kleinere Einsparungen können sich zu erheblichen Summen addieren – besonders, wenn Sie mit großen Datenmengen oder teuren Bestellungen zu tun haben.
7. Abteilungssilos in der Unternehmenskultur
In vielen Organisationen erfolgen Ausgaben abteilungsübergreifend im Einkauf, doch Kommunikationslücken können dazu führen, dass Warengruppenmanager nicht wissen, dass dieselben Artikel zu unterschiedlichen Zwecken beschafft werden. Hinzu kommt, dass die Datenhaltung in den Abteilungen unterschiedlich gehandhabt wird, was zu inkonsistenten Datenformaten führt.
Lösung: Um Silos aufzubrechen, implementieren Sie integrierte Ausgabenanalyse-Lösungen, die mit anderen wichtigen Tools in Ihrem Technologie-Stack kommunizieren. Denken Sie an: ERP (Enterprise Resource Planning) Software, Buchhaltungs- oder Bestellsoftware und E-Mail-Server, die von den Einkaufsabteilungen genutzt werden. Mit diesen Tools kann jede Abteilung bei Bedarf Berichte erstellen und gleichzeitig ein zentrales Repository pflegen, womit die Silolücke überbrückt wird.
8. Widerstand gegen Veränderung
Ausgabenmanagement kann von manchen Stakeholdern im Unternehmen, wie Lieferanten- und Vertragsmanagern, als Bedrohung missverstanden werden. Änderungen in Lieferantenauswahlprozessen oder Vertragsmodifikationen, die zur Kosteneindämmung vorgenommen werden, können als Eingriff in ihre Zuständigkeiten und Entscheidungen wahrgenommen werden, was zu Widerstand führt.
Lösung: Um Widerstände gegen Veränderungen zu minimieren, ist es entscheidend, allen betroffenen Stakeholdern die Vorteile der getroffenen Entscheidungen klar zu kommunizieren. Die Einbeziehung des oberen Managements, etwa des CEO, in den Entscheidungsprozess kann Unsicherheit und Widerstand reduzieren, da auf dieser Ebene geprüfte Entscheidungen häufig auf weniger Ablehnung stoßen.
Analysieren Sie Ihre Ausgabendaten, um Ihr Betriebsergebnis zu verbessern
Eine Ausgabenanalyse bietet Ihrem Unternehmen kontinuierliche Vorteile, die sich positiv auf Ihre Rentabilität, Ihre Beziehungen zu Lieferanten und die Effizienz Ihrer Mitarbeitenden auswirken. Es handelt sich um einen dynamischen Prozess, der sich parallel zum Wachstum Ihres Unternehmens weiterentwickelt.
Wenn Sie die Schlüsselphasen der Ausgabenanalyse verstehen und den besprochenen Ansatz umsetzen, können Sie Kosten senken, die Leistung der Lieferanten steigern und datenbasierte Entscheidungen treffen. Diese Strategien schützen nicht nur den Geschäftserfolg in der heutigen wettbewerbsintensiven Landschaft, sondern positionieren Ihr Unternehmen auch für nachhaltigen Erfolg.
Für tiefere Einblicke in das Thema Business Intelligence lesen Sie unseren Leitfaden, um Ihre eigene erfolgreiche Business-Intelligence-Strategie zu entwickeln. Um mit wertvollen Informationen und Erkenntnissen vom The CRO Club auf dem Laufenden zu bleiben, abonnieren Sie unseren Newsletter.
