Hvis du er omsætningschef i en teknologivirksomhed i kraftig vækst, bruger du måske mellem 25 % og 45 % af omsætningen på salg. Med komplekse processer og forskellige roller er dit salgsteam også meget komplekst. Det er afgørende for din organisations succes at sikre, at du har en månedlig salgsrapport over salgstendenser og resultater for dit team.
Mit navn er Mohammed Abukar, og som professionel inden for omsætningsdrift kan man sige, at salgsrapportering er lidt af en hobby for mig. Ved at fokusere på at operationalisere jeres rapporteringsrytme kan du skabe en datadrevet salgskultur baseret på fakta, ikke følelser.
Hvis du er ansvarlig for at levere den centrale indsigt, der bruges i din organisation til at understøtte markedsintroduktionsstrategien, er denne artikel til dig. Her er en skabelon til, hvordan du skriver en månedlig salgsrapport, der er egnet til en CRO.
Hvad er en salgsrapport?
En salgsrapport er en opsummering af en virksomheds salgsaktiviteter, nøgletal og KPI'er i en bestemt tidsperiode, f.eks. en uge, måned eller et kvartal. Et af de primære formål med en salgsrapport er at sikre, at salgsledere og ledelsen forstår salgsorganisationens resultater. Endnu vigtigere sikrer den, at der træffes informerede beslutninger om fremtidige salgsstrategier.
Salgsrapporter indeholder typisk salgsdata, som din organisation virkelig interesserer sig for. De vil også indeholde nøgletal vedrørende omsætning, gennemsnitlig ordreværdi, salgscykluslængde og vækstrater. Afhængigt af din virksomheds mål og prioriteter kan salgsrapporter også omfatte produkteffektivitet, markedstendenser og kundedemografi.
CRO'ens rolle
For at skrive en salgsrapport, der er egnet til en CRO, bør vi begynde med at afstemme, hvad rollen som CRO indebærer.
Som en virksomhed, der sælger direkte til CRO'er, beskriver Salesforce rollen således: "En omsætningschef er ansvarlig for alle processer, der genererer omsætning i en organisation. De fokuserer på at forbedre salgsresultaterne, skabe en god prisstrategi for produkter og levere kundetilfredshed"
Kort sagt: CRO'er udarbejder den strategi, der er nødvendig for at få din organisation til at vokse på lang sigt. Selvom salgschefer og sælgere også er ansvarlige for at skabe omsætning, har deres fokus tendens til at være mere kortsigtet. Deres primære mål er, hvordan de når deres bookingmål eller kvote inden for den givne periode. Når det er sagt, vil der naturligvis være overlap mellem det, som salgsledere og CRO'er interesserer sig for, både fra et taktisk og et strategisk perspektiv.
Nøgletal på CRO-niveau til at understøtte din månedlige salgsrapportering
Med ovenstående i tankerne er det let at forstå, hvorfor CRO'er ikke nødvendigvis ser på de detaljerede salgsnøgletal, der er vigtige for enkeltpersoner eller specifikke salgsteams. Rapporter såsom konverteringsrater for leads eller konverteringsnøgletal for websider øverst i salgstragten henvender sig i højere grad til salgschefer og marketingledere.
I stedet for de detaljerede oplysninger i disse rapporter vil CRO'er og andre medlemmer af den øverste ledelse generelt orienteres om nøgletal på overordnet niveau. Hvis disse nøgletal ikke udvikler sig i den rigtige retning, bør du levere de nødvendige underliggende data, så virksomhedens ledere kan overveje at justere deres strategier.
Før vi begynder at tale om de vigtigste rapporter, vil vi starte med at gennemgå de nøgletal, som din CRO interesserer sig mest for. Brug disse nøgletal til at påvirke, hvilke salgsrapporter du vil præsentere, og med hvilke intervaller.
Nøgletal nr. 1: Salgsomsætning
De fleste CRO'er bruger hele dagen på at diskutere og lægge strategier for, hvordan de kan øge omsætningen i deres organisationer. Det er ikke så underligt, at jeg fremhæver dette som det vigtigste nøgletal, du bør rapportere om på månedlig basis.
Der er utallige måder at opdele omsætningen på i din rapportering. Men hvis du virkelig vil imponere din CRO, skal du sørge for, at dine rapporter omfatter de primære områder, som din omsætning kommer fra.
Hvordan er omsætningen fordelt geografisk?
Hvordan er omsætningen fordelt på service- og produktlinjer?
Hvordan udvikler din omsætning fra kundeudvidelser sig sammenlignet med din omsætning fra nye kunder?
Denne type detaljer hjælper din målgruppe med at forstå, hvordan salgsstrategierne skal justeres, og hvilke specifikke håndtag der skal trækkes i for at sikre en stabil vækst.
Have an account? Log In
Nøgletal nr. 2: Kundefastholdelse
For mange teknologivirksomheder, der opererer efter en SaaS-model, er fastholdelse ofte den næstvigtigste måleenhed efter omsætning. Der er to primære komponenter i enhver god rapport om kundefastholdelse: bruttofastholdelse og netto fastholdelse.
Mens fastholdelsesraten for bruttoomsætning måler procentdelen af den tilbagevendende omsætning, der fastholdes fra eksisterende kunder, omfatter netto fastholdelse dine fornyelser plus din ekspansionsomsætning fra kunder.
Alle gode månedlige salgsrapporter bør indeholde fastholdelsesrapporter, da dette hjælper enhver CRO med at forstå den overordnede sundhed i deres kundebase.
Metrik nr. 3: Salgspipeline
Salgspipeline som måleenhed er afgørende for alle virksomheder at måle og analysere, uanset branche eller de produkttyper, du sælger. Dette er den måleenhed, der informerer din CRO om, hvor hver krone befinder sig i salgsprocessen.
Pipeline som måleenhed giver også din virksomhed mulighed for at lave prognoser eller forudsige fremtidig omsætning. Set fra et perspektiv med fokus på den øverste ledelse giver denne måleenhed virksomheden mulighed for effektivt at planlægge og fordele ressourcer til fremtidig vækst, samtidig med at likviditeten styres. En sund pipeline er livsnerven i enhver salgsorganisation, og denne måleenhed bør udgøre en betydelig del af din månedlige salgsrapportering.
Almindelige typer salgsrapporter
Nu hvor vi har en solid forståelse af, hvilke måleenheder vi bør fokusere på, lad os tale lidt om de primære rapporter, der bør indgå i en god salgsrapport baseret på ovenstående måleenheder.
Det er vigtigt at bemærke, at salgsrapporter findes i alle former og størrelser. Der findes også et væld af forskellige salgsteknologier i dag, herunder CRM-software, som giver dig mulighed for at visualisere data på forskellige måder.
Men uanset om du bruger en avanceret platform til virksomhedsindsigt til rapportering, eller om du stadig ser grafer og cirkeldiagrammer i Excel, skal du sørge for at inkludere nogle af følgende rapporter i dine månedlige salgsrapporter.
Salgsrapporter for KPI'er
Denne rapporttype bruges ofte i salgsrapporter og giver et omfattende overblik over de vigtigste resultatindikatorer, som din organisation interesserer sig for. Det kan være omsætning, vækstrater, avancer og inkrementelt salgsvolumen.
Denne rapporttype hjælper med at sikre, at den øverste ledelse er velinformeret om, hvordan dit salgsteam klarer sig i forhold til strategiske forretningsmål.
KPI-rapporter kan også indeholde meget taktiske data, der bør bruges til at træffe forretningsbeslutninger i realtid. Salgsledere overvåger KPI-rapporter for at sikre, at salgsteamets daglige drift bevæger sig i retning af resultatmålene. Salgsledere skal have faste rapporter, der følger KPI'er, så de kan tilpasse deres salgsstrategi og coaching, hvis det er nødvendigt.
Rapport om kundefrafald
Rapportering om kundefrafald er en afgørende del af enhver salgsrapportering, du leverer til den øverste ledelse. Et dybdegående overblik over den økonomiske værdi fra kunder, der har forladt din virksomhed, vil bane vejen for nogle vanskelige, men meget vigtige diskussioner om fastholdelsesstrategier.
Når du præsenterer dine næste rapporter om kundefrafald, bør du overveje følgende:
Hvad er den økonomiske værdi af de kunder, der er faldet fra?
Hvor mange kunder er faldet fra i denne periode?
Hvad er de primære årsager til, at de er faldet fra?
Kundefrafald er en del af enhver naturlig forretningscyklus. En lav frafaldsrate indikerer typisk, at kunderne får værdi ud af din løsning eller dine tjenester og ønsker at blive hos dig på lang sigt. Undlad ikke dette meget vigtige sæt rapporter i din næste rapportpakke.
Rapport om salgsmuligheder
Denne rapporttype bruges også ofte i salgsrapporter og findes typisk på salgsmøder om prognoser med salgsledere og CRO'er. Det er her, nøgleaftaler udvælges og diskuteres. CRO'er og salgsledere lægger strategier for, hvordan de kan få disse nøgleaftaler i mål inden månedens udgang.
Denne rapport fokuserer på antallet af salgsmuligheder, der er skabt af et salgsteam. Rapporten sikrer, at de fastsatte mål for oprettede salgsmuligheder nås, så din salgspipeline til enhver tid forbliver sund.
Rapport om salgscykluslængde
Længden på salgscyklussen er en kritisk faktor for den overordnede sundhed i din salgsorganisation. Det er et mål for, hvor lang tid det tager dine salgsrepræsentanter eller dit salgsteam at gå fra en kvalificeret salgsmulighed til en kunde, hvor handlen er vundet og afsluttet. Det er afgørende at inkludere dette i enhver månedlig salgsrapport, da det hjælper virksomheden med at forudsige, hvornår de forventer, at bestemte salgsmuligheder bliver afsluttet. Denne rapport giver værdifuld indsigt i din salgsproces, som i sidste ende kan hjælpe dig med at identificere forbedringsområder og optimere dine salgsstrategier.
Rapport om pipeline-konvertering
En rapport om pipeline-konvertering hjælper med at måle, hvor effektivt dit salgsteam er til at føre salgsmuligheder gennem de forskellige stadier i din salgsproces. Det er vigtigt at fremhæve, at du skal have en veldefineret salgsproces, for at denne rapport kan være meningsfuld.
Vigtig pointe - Sørg for, at hvert trin i din salgsproces har meget klart definerede afslutningskriterier. Gør salgsrepræsentanterne bekendt med, hvilke aktiviteter der kræves på hvert trin i salgsprocessen.
Hvis du har en velfungerende salgsproces, kan denne rapport hjælpe din CRO med at forstå, hvor aftaler går i stå i din proces. Når du har en god forståelse af, hvor dine aftaler befinder sig, kan du begynde at prioritere salgstræning og coaching for at overvinde eventuelle udfordringer i bestemte stadier.
Ting, du skal overveje, når du skriver din månedlige rapport
1. Overvej design og målgruppe
Når du skriver en månedlig salgsrapport til din CRO, kræver det nøje overvejelse af dens design. Det er ikke kun vigtigt at skabe en rapport, der er visuelt tiltalende, men det er lige så vigtigt at sikre, at rapporten er nem at forstå. Her er to tips, du kan bruge, når du udarbejder din næste rapport:
Tip - Brug diagrammer, grafer og andre visuelle elementer, når det er muligt. Visualiseringen bør være enkel, tydelig og nem at følge.
Tip - Gør dataene let tilgængelige. Sørg for at organisere dine rapporter, så det er nemt for læserne at gennemgå tidligere tendenser. Brug et analyseværktøj til rapportering eller CRM-software for at gøre dataene let tilgængelige.
2. Inkluder de relevante oplysninger
For at inkludere de mest relevante oplysninger skal du sikre dig, at du ved, hvem din målgruppe er. Når det gælder din CRO og andre medlemmer af ledelsen, skal du sørge for ikke at fortabe dig i detaljerne. Ledelsen og andre virksomhedsledere interesserer sig primært for forretningsresultater på højt niveau, og det er vigtigt at huske.
Tip - Hvis du ved, at din målgruppe vil ønske at gå i dybden med bestemte dele af din månedlige rapport, skal du sørge for at have de underbyggende rapporter og målinger klar. Hvis disse supplerende rapporter er let tilgængelige, hjælper det med at give mere indsigt i områder, der giver anledning til bekymring eller ros.
3. Fastlæg tidsperioder
Når du fastlægger tidsperioden for dine rapporter, skal du overveje, hvad din CRO's mål og prioriteter er. Hvis din CRO for eksempel fokuserer på pipeline-resultater på kvartalsbasis, kan det være nyttigt at inkludere data fra de foregående tre måneder samt den aktuelle måned.
Tip - Det er vigtigt ikke kun at se dine data fra én enkelt tidsmæssig vinkel. For virkelig at kunne analysere tendenser skal du sørge for at se dine KPI'er på tværs af forskellige tidsperioder.
More Articles
4. Saml og dobbelttjek dine data
Dette trin må ikke overses. Når du har indsamlet og samlet alle dine data, skal du sikre dig, at du har en gentagelig proces til at kontrollere deres nøjagtighed og fuldstændighed. Sørg for at afsætte den nødvendige tid til at dobbelttjekke, at det, du deler, er korrekt.
Hvis du ikke gør dette, er det en sikker måde at underminere troværdigheden af dit arbejde på.
5. Præsenter og forklar dine data
Når du endelig præsenterer dine data, skal du sørge for at tilføje din egen kontekst og indsigt i, hvad dataene fortæller. Undgå blot at opliste tal, og giv i stedet en sammenfattende analyse, der hjælper din CRO med at forstå, hvad dataene fortæller.
Vær klar til at underbygge dine konklusioner ved hjælp af de data, du fremlægger. Dette enkle trin hjælper med at omdanne din rapporteringsfunktion fra et taktisk team til en strategisk funktion i organisationen.
Hvad er det næste?
Uanset om du driver en lille virksomhed eller en stor koncern, skal du begynde med at forstå, hvilke forretningsmål og prioriteter din organisation har. Arbejd baglæns herfra for at fastlægge de målinger og KPI'er, der betyder mest for din målgruppe.
Kunne du lide denne artikel? Sørg for at tilmelde dig nyhedsbrevet fra The CRO Club for at få de nyeste værktøjer, teknikker, tendenser og bedste praksisser.
