A previsão de lucros e perdas parecia promissora, mas continuava sem responder à pergunta mais importante: conseguiria realmente a empresa suportar o plano?
Compreender de que forma uma decisão afeta o fluxo de caixa e o balanço implica muitas vezes exportar dados, atualizar folhas de cálculo e reconciliar três demonstrações financeiras sempre que surgem novos números.
É aqui que entra a previsão a três demonstrações.
Neste guia, mostramos-lhe como criar e manter uma previsão a três demonstrações no Intuit Enterprise Suite, para que possa ligar a sua demonstração de resultados, o balanço e o fluxo de caixa num único processo de previsão.
Como funciona a previsão a três demonstrações no Intuit Enterprise Suite
A previsão a três demonstrações no Intuit Enterprise Suite segue um processo de planeamento integrado, em vez de tratar a sua demonstração de resultados, o balanço e o fluxo de caixa como previsões separadas.
À medida que os seus dados financeiros mudam, cada demonstração é atualizada em conjunto, permitindo-lhe ver de que forma uma decisão empresarial afeta a sua posição financeira global.
O processo começa normalmente com os seus dados financeiros históricos, que o Intuit Enterprise Suite utiliza para ajudar a gerar uma previsão inicial.
Em seguida, analisa as projeções, aperfeiçoa os principais pressupostos, testa diferentes cenários empresariais e atualiza a previsão à medida que ficam disponíveis novos dados financeiros.
Com o tempo, a previsão evolui juntamente com a sua empresa, eliminando simultaneamente a necessidade de reconstruir folhas de cálculo em cada ciclo de planeamento.
Pré-requisitos para utilizar o Intuit Enterprise Suite na previsão a três demonstrações
Antes de criar a sua primeira previsão a três demonstrações, certifique-se de que dispõe do seguinte.
Dados financeiros exatos
A fiabilidade da sua previsão depende da fiabilidade dos dados financeiros que lhe estão subjacentes.
Reconcilie as suas contas e resolva as discrepâncias pendentes antes de gerar projeções, para ajudar a garantir que as suas previsões refletem o desempenho real da sua empresa.
Acesso ao Intuit Enterprise Suite
Precisará de uma conta do Intuit Enterprise Suite com acesso às funcionalidades de previsão incluídas na sua subscrição antes de poder criar e gerir previsões.
Uma estrutura contabilística consistente
Se estiver a fazer previsões para várias entidades, departamentos ou unidades de negócio, um plano de contas normalizado e dimensões consistentes ajudam a produzir previsões mais significativas e relatórios consolidados.
Além destes pré-requisitos, dispor de dados financeiros históricos suficientes pode ajudar a melhorar as bases de referência das previsões geradas por IA, sobretudo à medida que a sua empresa acumula um historial financeiro mais extenso. Também vale a pena designar um responsável dedicado pela previsão para a manter.
Como criar uma previsão a três demonstrações no Intuit Enterprise Suite
Com tudo preparado, está pronto para criar a sua primeira previsão a três demonstrações no Intuit Enterprise Suite. Siga os passos abaixo para começar.
Passo 1. Verifique se os seus valores reais são fiáveis.
Antes de criar uma previsão, reconcilie as suas contas e resolva quaisquer anomalias pendentes nos seus registos contabilísticos.
O Intuit Enterprise Suite cria previsões com base nos seus dados financeiros históricos, pelo que valores reais exatos proporcionam uma base mais fiável para as suas projeções.
Passo 2. Gere a base de referência de IA.
Crie uma nova previsão e deixe que o Intuit Enterprise Suite gere projeções assistidas por IA com base no seu desempenho financeiro histórico.
Analise a previsão inicial antes de efetuar quaisquer ajustes, uma vez que esta serve de ponto de partida para o seu planeamento.
Passo 3. Analise os detalhes das transações da previsão do fluxo de caixa.
Abra a previsão do fluxo de caixa assistida por IA para 13 semanas e analise as entradas e saídas projetadas subjacentes à previsão.
Confirme que a calendarização projetada está alinhada com os pagamentos esperados dos clientes e as despesas futuras.
Passo 4. Edite o que o historial não pode saber.
Atualize a previsão com eventos empresariais que a IA não consegue prever apenas com base em dados históricos, tais como contratos assinados, contratações planeadas, compras de equipamento ou alterações de preços.
Deste modo, a linha de base gerada pela IA transforma-se numa previsão que reflete os seus planos empresariais atuais.
Passo 5. Divida a previsão de P&L por dimensão.
Se a sua empresa utiliza dimensões como departamentos, regiões ou linhas de produtos, organize a sua previsão em conformidade.
Isto facilita a análise do desempenho nas diferentes áreas da empresa e a atribuição de responsabilidades por cada parte da previsão.
Passo 6. Reveja como os três mapas financeiros funcionam em conjunto.
Reveja de que forma as alterações nos seus resultados projetados afetam o balanço e a demonstração dos fluxos de caixa.
Se os três mapas não estiverem alinhados, reveja os seus pressupostos antes de finalizar a previsão.
Passo 7. Crie cenários antes de tomar uma decisão.
Crie versões alternativas da sua previsão para testar decisões empresariais importantes, como contratar colaboradores adicionais ou abrir uma nova localização. Compare o impacto financeiro de cada cenário antes de tomar uma decisão.
Passo 8. Converta-a num orçamento e estabeleça a periodicidade das previsões.
Assim que a previsão estiver finalizada, converta-a num orçamento e partilhe-a com as partes interessadas, conforme necessário.
Continue a rever e atualizar regularmente a previsão à medida que os novos valores reais ficam disponíveis e os pressupostos empresariais se alteram.
Como é o sucesso
Saberá que a sua previsão dos três mapas financeiros está a funcionar quando esta passar a fazer parte do seu processo de tomada de decisões, em vez de ser algo que só revê no final do mês.
Antes de contratar, expandir ou efetuar uma compra importante, verificará primeiro de que forma a decisão afeta os seus fluxos de caixa projetados e a sua posição financeira.
Também passará menos tempo a atualizar folhas de cálculo e mais tempo a analisar informações úteis à medida que os novos valores reais são integrados no seu processo de previsão.
À medida que continua a comparar as suas previsões com os resultados reais e a aperfeiçoar os seus pressupostos, as suas projeções deverão tornar-se mais precisas a cada ciclo de previsão.
Erros comuns e dicas profissionais
Antes de terminar, reveja estes erros comuns e boas práticas para tirar o máximo partido das suas previsões.
Separe os eventos conhecidos dos pressupostos da previsão
Mantenha os eventos empresariais confirmados, como contratos assinados ou contratações aprovadas, separados dos pressupostos da previsão. Isto facilita a atualização da previsão à medida que as condições empresariais se alteram.
Concentre-se nos pressupostos subjacentes às principais variações
Quando a sua previsão se altera significativamente, identifique o que causou a variação em vez de simplesmente atualizar os números. Compreender o motivo de cada alteração ajuda a melhorar as previsões futuras.
Não deixe que pequenas variações da previsão o distraiam
Nenhuma previsão é perfeitamente precisa. Concentre-se nas variações que afetam materialmente a sua posição financeira, em vez de nas pequenas flutuações.
Mantenha consistente o horizonte de previsão
Evite alterar o período de previsão sempre que atualiza as suas projeções.
A utilização de um horizonte de planeamento consistente, como uma previsão contínua dos fluxos de caixa a 13 semanas em conjunto com previsões financeiras de longo prazo, facilita a comparação dos resultados ao longo do tempo e a identificação de tendências relevantes.
Utilize a previsão para iniciar conversas, não para as encerrar
Uma previsão dos três mapas financeiros deve fundamentar as decisões empresariais, não substituí-las. Utilize-a para avaliar pressupostos e possíveis resultados antes de assumir compromissos financeiros importantes.
Conclusão
Se tiver interesse em saber como a IA está a moldar o planeamento financeiro, pode também explorar o Intuit Enterprise Suite completo para saber mais sobre a plataforma e as ferramentas disponíveis para apoiar o crescimento da sua empresa.
Espero que este guia o ajude a criar previsões a três vias mais precisas e lhe dê maior confiança no planeamento da sua empresa. Boa sorte ao pôr as suas previsões em prática e ao continuar a aperfeiçoá-las ao longo do tempo.
Com que atualidade são os dados subjacentes à previsão?
As previsões a três vias utilizam os dados financeiros mais recentes disponíveis no Intuit Enterprise Suite. Atualize regularmente a sua previsão para incorporar as transações registadas recentemente.
Posso editar os pressupostos da IA?
Sim. Pode ajustar os valores projetados e os pressupostos para refletir os próximos planos da empresa que a IA não consegue prever.
Funciona em todas as minhas entidades ao mesmo tempo?
O Intuit Enterprise Suite permite a gestão financeira de várias entidades. As funcionalidades de previsão podem variar consoante a sua configuração, por isso reveja a sua configuração antes de consolidar as previsões.
Com que antecedência devemos fazer previsões?
Utilize previsões de curto prazo para o planeamento operacional e previsões de longo prazo para decisões estratégicas. Escolha um horizonte de previsão que corresponda aos objetivos da sua empresa.
De que histórico precisamos para que a previsão da IA seja útil?
Uma maior quantidade de dados financeiros históricos geralmente produz previsões geradas por IA mais fiáveis. As empresas mais recentes também podem criar previsões, mas poderão ter de depender mais de pressupostos manuais inicialmente.