Een praktijkverhaal met Mike Althoff, COO bij Keen Decision Systems
Voor de meeste groeiende bedrijven zijn commissies het laatste proces dat de spreadsheetfase achter zich laat.
Sales-, marketing-, financiële en klantgegevens migreren allemaal naar bronsystemen… maar verkoopbeloningen blijven hangen als een kwartaalfestijn met tabbladen, waarbij iemand (meestal een COO of RevOps-lead) optreedt als de “meester van de spreadsheet.”
Mike Althoff, COO bij Keen Decision Systems, heeft beide kanten van die scheidslijn meegemaakt.
Keen, een marketingbesturingssysteem dat elke dollar aan marketinguitgaven koppelt aan resultaten voor grote CPG-merken, voert commissies uit voor ongeveer 15 vertegenwoordigers, verdeeld over nieuwe klanten en accountbeheer, met drie uitbetalingsniveaus: individuele medewerkers, teamleiders en een VP-overzicht.
Dit is hoe Mike het beloningsproces van Keen veranderde van een kwartaalproject voor afstemming in een end-to-end bronsysteem, waarbij hij drie pijlers benadrukte.
De te klaren opdracht: maak van commissies infrastructuur
De opdracht die Mike wilde uitvoeren was groter dan alleen commissies sneller berekenen.
Zijn doel:
- Stop met het beheren van beloningen als een terugkerend kwartaalproject dat door enkele mensen wordt beheerd - Maak elke commissiedollar traceerbaar, verdedigbaar en zichtbaar voor de vertegenwoordiger, de manager, de VP en financiën
- Zorg voor één systeem dat veranderingen in plannen, rollen en ontwikkelingen van jaar tot jaar doorstaat
In Mikes woorden: "We hebben allemaal een bronsysteem voor wat er wordt uitbetaald."
Die ene zin maakt het verschil tussen beloningen als project en beloningen als infrastructuur.
Daarvoor: een map, een spreadsheet, een goedkeuringsketen via e-mail
Voor QuotaPath beheerde Keen commissies zoals de meeste bedrijven dat doen totdat het niet meer lukt.
- Eén map per kwartaal
- Een spreadsheet in elke map, geëxporteerd uit HubSpot en handmatig afgestemd - E-mailgesprekken met de sales teamlead en omzetverantwoordelijke voor goedkeuring, zodat er enige vorm van audittrail was
Het werkte. Tegelijkertijd concentreerde het hele proces zich bij degene die dat kwartaal de spreadsheet beheerde.
"Zou ik ooit naar dat proces kunnen terugkeren? Absoluut niet,” zei Mike.
De kosten van het vasthouden aan dat model bestonden uit uren werk en het onvermogen om de berekening te verdedigen.
Elke vraag van een vertegenwoordiger veranderde in een gesprek van het type "laat me je mijn spreadsheet laten zien", en elke verandering in het plan dreigde de continuïteit met het vorige kwartaal te verbreken.
Pijler 1: meerlaagse overzichten die zichzelf berekenen
De beloningsstructuur van Keen heeft drie lagen, en de meeste deals raken ze alle drie:
- Individuele medewerkers verdienen aan hun eigen deals
- Teamleiders verdienen aan hun eigen deals en aan de productie van hun team
- De VP verdient aan alles wat het team doet
Voorheen was elk overzicht een handmatige opzoekactie. Nu worden, wanneer een IC een deal sluit, de credits voor de teamlead en VP automatisch berekend en voor iedereen zichtbaar gemaakt, met de berekening transparant uiteengezet.
“Dat soort duidelijkheid over wie wat krijgt voor elke deal en waarom is echt van onschatbare waarde geweest,” zei Mike.
Dit wordt belangrijker naarmate organisaties lagen toevoegen. De meeste beloningstools werken goed voor individuele medewerkers. Het breekpunt verschijnt meestal op het niveau van managers en leidinggevenden, waar credits door elkaar raken en de leiding uiteindelijk de controleurs moet controleren.
Pijler 2: HubSpot stroomopwaarts, Rippling stroomafwaarts en één motor in het midden
De tweede pijler draait om integraties en het plaatsen van QuotaPath in het centrum. Twee integraties nemen bij Keen het meeste werk uit handen.
HubSpot → QuotaPath. Als CRM-bronsysteem stuurt HubSpot elke deal waarvoor een commissie geldt aan. De integratie is belangrijker dan het misschien klinkt, omdat beloningen afhankelijk zijn van gegevens over gewonnen deals en beloningen een drijvende kracht worden achter CRM-hygiëne.
“Het aantal deals die als gewonnen zijn gemarkeerd maar waarvan de cijfers niet helemaal kloppen totdat ik ze controleer aan de hand van hun commissies, is niet onaanzienlijk,” zei Mike.
De nauwkeurigheid van het CRM neemt toe. Het dagelijkse vertrouwen in dealgegevens neemt toe. Belanghebbenden die zichzelf nooit als belanghebbenden bij gegevenskwaliteit zagen, zijn dat plotseling wel.
QuotaPath → Rippling. Aan de salarisadministratiekant is de integratie tussen QuotaPath en {{deeplink:76450:[Rippling-integratie]:rippling_integration}} onzichtbaar… en dat is precies de bedoeling. Mike stuurt de commissies met één handeling naar de salarisadministratie; zijn salarismanager valideert ze in Rippling en gaat verder.
"Het is letterlijk zo eenvoudig als dat ik de commissies stuur en zij zegt: 'Mooi, bedankt.' Dat is een veel eenvoudiger proces dan bij elke salarisronde: 'Heb ik elk nummer correct ingevoerd? Heb ik de upload goed gekoppeld?'" zei Mike.
Pijler 3: Plannen die meegroeien, niet plannen die opnieuw worden geschreven
De laatste pijler benadrukt de noodzaak van aanpasbare plannen.
Beloningsplannen zijn niet statisch, maar ze zouden ook niet elke januari volledig opnieuw moeten worden ingesteld. Voor 2026 bracht Keen hun stimulansen opnieuw in balans, met meer nadruk op uitbreiding en verlenging. De werkwijze binnen QuotaPath was eenvoudig:
- Dupliceer de plannen van 2025
- Pas de tariefverdeling tussen uitbreiding en verlenging aan
- Pas de nieuwe logica toe op elke deal die in 2026 wordt gesloten
Het resultaat: salesmedewerkers zien naast elkaar hoe ze in 2025 hebben verdiend en hoe ze in 2026 verdienen. Geen heruitvinding. Geen “vertrouw me maar, zo werkt het nu.”
"Het is een naadloze ontwikkeling naarmate ons team is gegroeid en onze beloningsstrategieën zijn geëvolueerd. Je begint met de systemen die we vorig jaar hadden en laat die meegroeien tot de plannen voor dit jaar," zei Mike.
Die continuïteit is vooral belangrijk voor salesmedewerkers. Veranderingen in beloning die breken met het verleden veroorzaken wrijving; veranderingen in beloning die voortbouwen op het verleden zorgen voor afstemming.
Waar de ROI daadwerkelijk zichtbaar wordt
Vraag Mike waar {{deeplink:76450:[QuotaPath]}} zichzelf terugverdient, en het antwoord is niet de bespaarde tijd — hoewel dat zeker een voordeel is. Het gaat om:
- Transparantie. Elke uitbetaling heeft een systeem van registratie, niet een privéspreadsheet.
- Verdedigbaarheid. De cijfers liegen niet. Meningsverschillen ontstaan binnen het systeem, niet via e-mail.
- Continuïteit. Wijzigingen in plannen bouwen voort op eerdere plannen in plaats van die te vervangen.
- Vooruitkijkend inzicht. Salesmedewerkers zien wat ze hebben verdiend en wat ze mogelijk verdienen tijdens het maken van prognoses — zo wordt beloning een planningsinstrument en niet alleen een instrument voor uitbetalingen.
Wat Mike een andere COO zou vertellen
Mikes aanbeveling aan andere COO's en omzetverantwoordelijken die {{deeplink:76450:[commissietools]:demo_url}} evalueren:
Als je spreadsheets ontgroeit en vertrouwen, consistentie en betere operationele controle wilt, is QuotaPath een geweldige plek om die te vinden. Met de CRM-koppeling vormt het echt één naadloze motor van begin tot eind — een duidelijke manier om iets aan te pakken dat echt belangrijk is voor het motiveren van je team, plus de zekerheid dat je je salesmedewerkers nauwkeurig hebt betaald en duidelijk hebt gemaakt wat ze hebben verdiend en mogelijk verdienen als ze de rest van het jaar prognosticeren.
Voor COO's die een organisatie in een vroege fase leiden, werkt beloning in een spreadsheet.
Voor COO's die een groeiende organisatie leiden, is de vraag niet of je moet overstappen… maar hoe laat je zult zijn wanneer je dat uiteindelijk doet.