Wat is de grootste barrière waar verkoopteams tegenaan lopen bij het verhogen van hun omzet? Een serieuze kanshebber voor die titel is administratief werk.
Het lijkt misschien onschuldig, maar na verloop van tijd putten kleine, repetitieve taken je verkoopteam uit en leiden ze hen af van de belangrijkste manier waarop ze impact maken: daadwerkelijk verkopen.
Uit een onderzoek van Gangly bleek dat omzetteams 72% van hun week besteden aan andere taken dan verkopen, zoals gegevens invoeren, verkooppijplijnen bijwerken, vergadernotities schrijven, rapporten maken, leads onderzoeken en opvolgmails versturen.
In een werkweek van 40 uur betekent dat slechts 11 uur daadwerkelijk verkopen en 29 uur die niet rechtstreeks bijdragen aan omzet. In een team van 10 mensen staat dat gelijk aan zeven mensen die niet daadwerkelijk aan potentiële klanten verkopen.
Je CRM zou je moeten helpen meer omzet te genereren door dit administratieve werk te elimineren. De meeste CRM's doen dit echter niet echt. In plaats daarvan geven ze je team meer taken omdat processen niet geautomatiseerd zijn, en kosten ze meer tijd omdat de functies niet gebruiksvriendelijk zijn.
De kosten zijn niet alleen verloren tijd. Het gaat ook om langere verkoopcycli, deals die tussen wal en schip vallen en een opgebrand team.
Bij Nutshell doen we dat anders. Elke functie die we bouwen is ontworpen met gebruiksgemak en tijdsbesparing in gedachten. We streven ernaar zoveel mogelijk administratief werk voor je team te elimineren, zodat zij zich kunnen richten op waar ze goed in zijn: daadwerkelijk verkopen en omzet genereren.
Het resultaat is dat teams deals 14.9% sneller sluiten, terwijl ze 13.4% meer leads binnenhalen en hun omzet uit nieuwe verkopen met 26.4% laten groeien. Dat ontdekten we toen we echte klantgegevens van Nutshell analyseerden over een periode van meer dan tien jaar, waarbij we de activiteit van teams in hun tweede jaar met Nutshell vergeleken met hun eerste jaar.
Hieronder bespreken we zeven concrete voorbeelden van hoe je Nutshell kunt gebruiken om je verkoopmedewerkers 10+ uur per week te besparen, zodat zij ruimte krijgen om echte bedrijfsgroei te realiseren.
Benieuwd hoe Nutshell je team kan helpen tijd te besparen en meer deals te sluiten? {{deeplink:151956:[Probeer het vandaag gratis.]}}
7 manieren waarop Nutshell omzetteams helpt om wekelijks 10+ uur per medewerker terug te winnen
1. AI-tijdlijn- en gespreksamenvattingen zetten uren notities maken om in seconden
Bespaarde tijd: 3–5 uur per week
CRM's slaan waardevolle informatie over je interacties met klanten op, maar vaak is die informatie niet eenvoudig toegankelijk.
Dat betekent dat verkoopmedewerkers voor elk gesprek door eerdere interacties moeten zoeken om de context te vinden die ze nodig hebben voor een productief gesprek.
Na een gesprek moeten ze vervolgens tijd besteden aan het uitwerken van notities, het toewijzen van actiepunten en het bijwerken van contactgegevens.
Bij een handmatig proces kan het doornemen van notities ter voorbereiding op een gesprek vijf minuten duren, terwijl het uitwerken van notities achteraf nog eens 10 minuten kan kosten. Bij 15 gesprekken per week is dat bijna vier uur per verkoopmedewerker.
Met de AI-functies van Nutshell gebeurt dit allemaal automatisch.
Voor een gesprek kunnen medewerkers op een knop klikken om de tijdlijn van een contact samen te vatten. Nutshell doorzoekt vervolgens notities, e-mails, activiteiten en meer om een gemakkelijk te lezen samenvatting van de relatie te geven, inclusief de context die nodig is voor het gesprek.
Na elk gesprek voegt de AI-functie van Nutshell voor het samenvatten van vergaderingen en gesprekken een samenvatting van het gesprek met de belangrijkste inzichten en actiepunten toe aan de tijdlijn van het contact. Deze functie werkt met populaire tools zoals Zoom, Google Meet, click-to-call en meer.
2. AI-leadonderzoek verkort de tijd voor handmatig onderzoek
Bespaarde tijd: 2–3 uur per week
Een andere belangrijke maar tijdrovende taak die bij verkoopmedewerkers ligt, is het onderzoeken van leads voordat ze contact opnemen.
Gewoonlijk betekent dit dat ze minstens 15 minuten besteden aan het doorzoeken van LinkedIn, bedrijfswebsites, recent nieuws en verschillende andere online bronnen. Medewerkers hebben deze informatie nodig om iemand en de reden waarom die persoon een goede lead is beter te leren kennen, maar ze hoeven die informatie niet handmatig te vinden.
Nutshell beschikt over een AI-aangedreven agent voor leadonderzoek die deze informatie voor je verzamelt. De agent levert een briefing met bedrijfsoverzichten, gesprekspunten, gepersonaliseerde ideeën voor benadering en zelfs een automatisch gegenereerde leadscore. Je kunt de briefing vervolgens optioneel opslaan in de tijdlijn van de lead.
In plaats van tijd te besteden aan het handmatig doorzoeken van meerdere browsertabbladen, draait leadonderzoek nu op de achtergrond. Hierdoor kunnen medewerkers vol vertrouwen gesprekken beginnen en hun tijd besteden aan het daadwerkelijk opbouwen van de relatie.
3. Geautomatiseerde leadregistratie elimineert handmatige gegevensinvoer
Bespaarde tijd: 2–3 uur per week
Handmatige gegevensinvoer is een van de grootste tijdrovers voor verkoopteams. Telkens wanneer iemand een formulier invult of belt, moet een verkoper diens gegevens naar het CRM kopiëren en een nieuw leadrecord aanmaken.
Dit kost verkoopmedewerkers niet alleen tijd, maar betekent ook dat het langer duurt voordat je nieuwe leads benadert, wat je conversiepercentage kan schaden.
Een van de manieren waarop Nutshell dit oplost, is door teams in staat te stellen automatisch leads te verzamelen met webformulieren. Je kunt eenvoudig aangepaste formulieren rechtstreeks in Nutshell bouwen zonder ook maar één regel code aan te raken. We maken het ook eenvoudig om je bestaande formulieren aan Nutshell te koppelen met onze tool voor verbonden formulieren.
Welke methode je ook kiest, telkens wanneer iemand een formulier invult, worden diens gegevens automatisch aan je CRM toegevoegd. Je kunt aanpassen hoe gegevens worden ingevuld, kiezen aan welke verkooppijplijnen nieuwe leads worden toegevoegd en een melding ontvangen wanneer iemand een formulier voltooit, zodat je team direct met nieuwe leads aan de slag kan.
4. Slimme automatisering van verkooppijplijnen houdt overeenkomsten in beweging zonder handmatige updates
Bespaarde tijd: 2–3 uur per week
Verkooppijplijnen up-to-date houden kan voor verkopers aanvoelen als een tweede baan. Er zijn fasen die moeten worden bijgewerkt, herinneringen die moeten worden ingesteld en taken die moeten worden aangemaakt. De lijst gaat maar door.
Bij Nutshell vinden we dat verkooppijplijnen handmatig werk voor verkoopmedewerkers moeten elimineren, niet eraan moeten toevoegen. Daarom richten we ons op gebruiksvriendelijke automatisering van verkooppijplijnen.
Aangepaste verkooppijplijnen maken in Nutshell is eenvoudig. Je kunt zelfs onze AI-agent voor het ontwerpen van verkooppijplijnen gebruiken om je te helpen effectieve verkooppijplijnen te maken.
Wanneer verkoopmedewerkers aan een lead werken, automatiseert de verkooppijplijn het werk voor hen. Wanneer een lead bijvoorbeeld een vooraf ingesteld doel bereikt, gaat deze automatisch naar de volgende fase. Hierdoor kunnen automatisch taken voor de verkoper worden aangemaakt, zodat die precies weet wat de volgende stap is, of kan een andere automatisering worden geactiveerd, zoals een e-mailreeks.
Dit geautomatiseerde proces elimineert handmatig werk op meerdere fronten. Verkopers hoeven leads niet langer handmatig door verkooppijplijnen te verplaatsen en hoeven niet meer uit te zoeken wat hun volgende taak is. Leidinggevenden van verkoopteams hoeven verkopers niet langer achterna te zitten om hen hun leads in de verkooppijplijn te laten bijwerken. Dat bespaart elke week uren.
5. Persoonlijke e-mailreeksen draaien automatisch
Bespaarde tijd: 1–2 uur per week
Opvolging is waar overeenkomsten worden gewonnen of verloren. Handmatige opvolging is echter niet schaalbaar.
Gemiddeld zijn acht contactmomenten nodig om een B2B-verkoop te realiseren. Als je voor elk van die contactmomenten handmatig opvolgmails moet schrijven en versturen, kost dat enorm veel tijd. Bovendien is de kans groot dat er iets tussendoor glipt als je al die opvolgmails zelf moet onthouden.
Robotachtige, algemene opvolgmails zijn evenmin ideaal, omdat ze minder snel tot conversie leiden.
Nutshell lost dit op met persoonlijke e-mailreeksen: een reeks e-mails die automatisch wordt verzonden, maar toch persoonlijk aanvoelt. Je kunt een reeks maken die automatisch wordt verzonden op basis van de fase van de verkooppijplijn of de acties die een lead onderneemt. Reeksen kunnen ook automatische personalisatie op basis van CRM-velden bevatten, of verkoopmedewerkers kunnen handmatig personalisatie toevoegen voor een extra persoonlijk tintje.
Wanneer een lead reageert op een geautomatiseerde e-mail, stopt de reeks met verzenden, zodat de verkoper het kan overnemen en kan doen waar die goed in is. Die kan een persoonlijk antwoord schrijven en zelfs de door AI gegenereerde e-mailantwoorden van Nutshell gebruiken om te helpen bij het opstellen van een reactie.
Met persoonlijke e-mailreeksen hoeven verkoopteams niet langer uren te besteden aan het schrijven en handmatig versturen van opvolgmails. Ze hoeven alleen in actie te komen wanneer de potentiële klant daadwerkelijk betrokken raakt. Dit bespaart uren en helpt je team zich te richten op de beste kansen.
6. Rapportages met één klik vervangen uren werk in spreadsheets
Bespaarde tijd: 2–4 uur per week
Een van de grootste mogelijkheden om tijd te besparen voor verkoopmanagers is rapportage. Handmatig rapporten maken vereist dat je gegevens uit het CRM exporteert, deze aan een spreadsheet toevoegt en grafieken maakt. Dit kan uren duren. Vaak moeten verkoopmanagers maandelijks of zelfs wekelijks rapporten opstellen. En in de snel veranderende wereld van verkoop kunnen rapporten snel verouderd raken.
Nutshell lost dit op met ingebouwde rapporten die voortdurend worden bijgewerkt. Naast de vooraf gebouwde rapporten, waaronder funnel-, prognose- en activiteitenrapporten, kun je eenvoudig je eigen aangepaste rapporten maken.
De echte doorslaggevende verbetering is de AI-rapportgenerator. Je hoeft alleen maar in gewone taal te beschrijven welk rapport je wilt, en Nutshell maakt het voor je. Typ bijvoorbeeld "Toon me gesloten, gewonnen overeenkomsten per bron uit Q1" en je krijgt een rapport dat klaar is om te delen en precies dat laat zien.
7. Automatisering van de toewijzing van potentiële klanten verdeelt potentiële klanten direct
Bespaarde tijd: 1–2 uur per week voor managers
Een andere taak die verkoopmanagers kan weghouden van werk met meer impact, is het toewijzen van potentiële klanten. Als je dit handmatig doet, moet je de informatie van de potentiële klant doornemen, controleren welke leden van het verkoopteam beschikbaar zijn en meldingen versturen.
Het is niet ingewikkeld, maar de tijd die je eraan besteedt, loopt op, vooral naarmate het aantal potentiële klanten groeit. Nog schadelijker is de vertraging die hierdoor ontstaat bij het benaderen van nieuwe potentiële klanten.
Met Nutshell gebeurt het toewijzen van potentiële klanten automatisch. Dat bespaart verkoopleiders tijd en stelt teams in staat potentiële klanten sneller te benaderen.
Dat betekent ook niet dat je de controle verliest. Je kunt aangepaste regels instellen om potentiële klanten toe te wijzen op basis van regio, bron, product of elk ander veld. Ook kun je kiezen voor een roulatietoewijzing om een eerlijke verdeling te garanderen. Het instellen van uitzonderingsregels voor gevallen waarin je wilt dat specialisten specifieke typen potentiële klanten behandelen, is net zo eenvoudig.
Het automatiseren van dit proces voor het toewijzen van potentiële klanten bespaart verkoopleiders tijd. Het kan ook invloed hebben op je winstpercentage, aangezien onderzoeken aantonen dat reageren op een nieuwe potentiële klant binnen vijf minuten het kwalificatiepercentage 21 keer verhoogt in vergelijking met contact opnemen na 20 minuten.
Wil je deze functies zelf uitproberen? {{deeplink:151956:[Start vandaag nog met je gratis proefperiode van Nutshell.]}}
Het cumulatieve effect: van bespaarde uren naar extra omzet
Laten we het optellen. Dit zijn schattingen, maar ze geven nog steeds een realistisch beeld van wat automatisering je verkoopteam kan besparen:
- AI-tijdlijn en samenvatting van gesprekken: 3–5 uur per week
- AI-onderzoek naar potentiële klanten: 2–3 uur per week
- Geautomatiseerde registratie van potentiële klanten: 2–3 uur per week
- Automatisering van de verkooppijplijn: 2–3 uur per week
- E-mailreeksen: 1–2 uur per week
- Rapportage met één klik: 2–4 uur per week
- Automatisering van de distributie van potentiële klanten: 1–2 uur per week
In totaal komt dat neer op 13–22 bespaarde uren per verkoopmedewerker per week.
Dat is geen verwaarloosbaar verschil. Het is het verschil tussen verkoopmedewerkers die 28% van hun tijd daadwerkelijk verkopen en 50%. Het is het verschil tussen het beheren van 15 actieve deals en het beheren van 25.
De grootste impact zit echter in wat die tijdwinst oplevert. Als teams die uren niet aan administratief werk besteden, kunnen ze meer tijd besteden aan activiteiten die rechtstreeks bijdragen aan omzet, zoals demo's, gesprekken, strategische planning en andere zaken die relaties opbouwen en deals vooruithelpen.
Zoals we zagen toen we {{deeplink:151956:[de activiteit van Nutshell-klanten vergeleken]:klanten}} in hun eerste jaar met Nutshell met die in hun tweede jaar, leidt dit tot kortere doorlooptijden en meer omzet uit nieuwe verkopen. Het is een belangrijke reden waarom bedrijven $3.10 rendement zien voor elke dollar die in CRM wordt geïnvesteerd.
Dat is de kracht van automatisering: teams weer tijd geven voor wat het belangrijkst is.
Zo ga je aan de slag
Als je dit leest en je afvraagt hoe je moet beginnen, volgt hier een praktische aanpak.
Breng je team eerst onder in de juiste tool—een tool die tijd bespaart met gebruiksvriendelijke functies in plaats van die tijd op te slokken met handmatige administratieve taken.
Zodra je de tool gebruikt, hoef je niet alles in één keer te automatiseren. Begin in plaats daarvan met wat je de meeste tijd bespaart. Voor veel teams is dat de registratie van potentiële klanten of automatisering van de verkooppijplijn, maar dat verschilt per team. Zodra je die eerste automatisering hebt ingesteld, ga je door met het volgende onderdeel met de grootste impact en zie je hoe je processen gaandeweg steeds geautomatiseerder en efficiënter worden.
Bij Nutshell maken we dit eenvoudig met vooraf gebouwde sjablonen voor verkooppijplijnen, eenvoudige tools voor het bouwen van formulieren, ondersteuning bij het inwerken en integratie met de tools die je team gebruikt, zoals Google Workspace, Office 365, Zoom, QuickBooks en nog veel meer.
Nutshell is ontworpen om het automatiseren van je processen eenvoudig te maken, met gebruiksvriendelijke functies en een intuïtieve werking. Je hebt geen maanden nodig om alles in te stellen. Vanaf de eerste dag kun je al verbeteringen zien.
Omzetteams hebben geen tijd te verspillen
Omzetteams hebben al genoeg te doen. Ze hebben geen CRM nodig waarvoor ze uren aan administratief werk moeten besteden. Ze hebben een tool nodig die het repetitieve werk voor hen doet, zodat ze zich kunnen richten op het opbouwen van relaties en het sluiten van deals.
Als uw team nog steeds handmatig fasen in de verkooppijplijn bijwerkt, rapporten opstelt en e-mailopvolgingen verstuurt, besteden ze tijd aan zaken die geautomatiseerd of op zijn minst veel efficiënter gemaakt kunnen worden.
Bij Nutshell ontwerpen we elke functie om tijd te besparen, niet om meer werk te creëren. Dankzij gebruiksgemak en automatisering kan uw team minder tijd in zijn CRM doorbrengen en meer tijd besteden aan gesprekken die deals vooruithelpen en omzet genereren.
Wilt u het zelf proberen? {{deeplink:151956:[Start vandaag nog uw gratis proefperiode van Nutshell.]}}