En brukshistorie med Mike Althoff, COO i Keen Decision Systems
For de fleste voksende selskaper er provisjoner den siste prosessen som går fra regneark til et ordentlig system.
Salgs-, markedsførings-, finans- og kundedata flyttes alle over til systemer som fungerer som fasit … men salgsprovisjon blir værende som en kvartalsvis fanefest, der noen (vanligvis en COO eller RevOps-leder) fungerer som «regnearkets mester».
Mike Althoff, COO i Keen Decision Systems, har vært på begge sider av dette skillet.
Keen, et operativsystem for markedsføring som knytter hver krone brukt på markedsføring til resultater for store CPG-merkevarer, håndterer provisjoner for rundt 15 representanter, fordelt mellom nysalg og kundeansvar, med tre utbetalingsnivåer: individuelle bidragsytere, teamledere og en VP-sammenstilling.
Slik flyttet Mike Keens kompensasjonsprosess fra et kvartalsvis avstemmingsprosjekt til et ende-til-ende-system som fungerer som fasit, samtidig som han fremhevet tre grunnpilarer.
Oppgaven som skulle løses: Gjør provisjoner til infrastruktur
Oppgaven Mike ønsket å løse, var større enn bare å beregne provisjoner raskere.
Målet hans:
- Slutte å håndtere kompensasjon som et tilbakevendende kvartalsprosjekt som noen få personer eier - Gjøre hver provisjonskrone sporbar, etterprøvbar og synlig for representanten, lederen, VP-en og økonomiavdelingen
- Ha ett system som tåler endringer i planer og roller, samt utvikling fra år til år
Med Mikes ord: «Vi har alle et system som fungerer som fasit for det som blir utbetalt.»
Den ene setningen er forskjellen mellom kompensasjon som et prosjekt og kompensasjon som infrastruktur.
Før: En mappe, et regneark, en e-postkjede for godkjenning
Før QuotaPath håndterte Keen provisjoner slik de fleste selskaper gjør, helt til de ikke kan fortsette slik.
- Én mappe per kvartal
- Et regneark i hver mappe, eksportert fra HubSpot og avstemt manuelt - E-posttråder til salgslederen og inntektslederen for godkjenning, slik at det fantes en viss form for revisjonsspor
Det fungerte. Samtidig samlet det hele prosessen hos den som eide regnearket det aktuelle kvartalet.
«Kunne jeg noen gang gått tilbake til den prosessen? Absolutt ikke», sa Mike.
Kostnaden ved å bli værende i den modellen var mange timer og manglende evne til å forsvare beregningene.
Hvert spørsmål fra en representant ble til en samtale av typen «la meg vise deg regnearket mitt», og hver endring i planen risikerte å bryte kontinuiteten med forrige kvartal.
Want to learn more about QuotaPath?
Grunnpilar 1: Sammenslåinger på flere nivåer som beregner seg selv
Keens kompensasjonsstruktur har tre nivåer, og de fleste avtaler berører alle tre:
- Individuelle bidragsytere tjener på sine egne avtaler
- Teamledere tjener på sine egne avtaler også på teamets resultater
- VP-en tjener på alt teamet gjør
Før var hver sammenstilling et manuelt oppslag. Nå beregnes krediteringen til teamlederen og VP-en automatisk når en individuell bidragsyter avslutter en avtale, og den er synlig for alle, med beregningene lagt frem på en transparent måte.
«Det har vært utrolig verdifullt å kunne ha den typen klarhet i hvem som får hva for hver avtale, og hvorfor», sa Mike.
Dette blir viktigere når organisasjoner får flere nivåer. De fleste kompensasjonsverktøy håndterer individuelle bidragsytere godt. Bristepunktet oppstår vanligvis på leder- og toppledernivå, der krediteringer blir uklare og ledelsen ender opp med å revidere revisorene.
Grunnpilar 2: HubSpot oppstrøms, Rippling nedstrøms og én motor i midten
Den andre grunnpilaren handler om integrasjoner og om å plassere QuotaPath i sentrum. To integrasjoner gjør det meste av det tunge arbeidet hos Keen.
HubSpot → QuotaPath. Som CRM-systemet som fungerer som fasit, driver HubSpot alle provisjonsberettigede avtaler. Integrasjonen er viktigere enn det kanskje høres ut som, fordi kompensasjon avhenger av data om vunne avtaler, og kompensasjon blir en pådriver for god CRM-datakvalitet.
«Antallet avtaler som er vunnet, men som ikke har helt korrekte tall før jeg sjekker dem mot provisjonene, er ikke ubetydelig», sa Mike.
Nøyaktigheten i CRM-systemet øker. Den daglige tilliten til avtaledata øker. Interessenter som aldri har betraktet seg selv som ansvarlige for datakvalitet, blir plutselig det.
QuotaPath → Rippling. På lønnssiden er QuotaPath og Rippling integration usynlige … og det er hele poenget. Mike sender provisjoner til lønn med én handling; lønnssjefen validerer dem i Rippling og går videre.
«Det er bokstavelig talt så enkelt som at jeg sender provisjonene, og hun sier: «Supert, takk.» Det er en mye enklere prosess enn «Skrev jeg inn alle tallene riktig? Kartla jeg opplastingen riktig?» hver lønnskjøring», sa Mike.
Søyle 3: Planer som modnes, ikke planer som skrives om
Den siste søylen fremhever behovet for justerbare planer.
Provisjonsplaner er ikke statiske, men de bør heller ikke tilbakestilles hver januar. For 2026 balanserte Keen insentivene sine på nytt mot utvidelse og fornyelse. Mekanikken i QuotaPath var enkel:
- Dupliser planene for 2025
- Juster fordelingen mellom utvidelse og fornyelse
- Bruk den nye logikken på alle avtaler som avsluttes i 2026
Resultatet: Selgerne ser hvordan de tjente penger i 2025, og hvordan de tjener penger i 2026, side om side. Ingen ny oppfinnelse. Ingen «stol på meg, det er slik det fungerer nå».
«Det er en sømløs modning etter hvert som teamet vårt har vokst og provisjonsstrategiene våre har utviklet seg. Du tar utgangspunkt i systemene vi hadde i fjor og videreutvikler dem til planene for i år», sa Mike.
Denne kontinuiteten er viktigst for selgerne. Provisjonsendringer som bryter med fortiden, skaper friksjon; provisjonsendringer som bygger på fortiden, skaper samkjøring.
Hvor avkastningen faktisk viser seg
Spør Mike hvor QuotaPath forsvarer kostnaden, og svaret er ikke spart tid – selv om det er rikelig av den. Det er:
- Åpenhet. Hver utbetaling har et autoritativt system, ikke et privat regneark.
- Etterprøvbarhet. Tallene lyver ikke. Uenigheter oppstår i systemet, ikke via e-post.
- Kontinuitet. Planendringer videreutvikles fra tidligere planer i stedet for å erstatte dem.
- Fremoverskuende oversikt. Selgerne ser hva de har tjent, og hva de kan tjene etter hvert som de lager prognoser – slik at provisjon blir et planleggingsverktøy, ikke bare et utbetalingsverktøy.
Hva Mike ville sagt til en annen COO
Mike anbefaler følgende til andre COO-er og inntektsledere som vurderer commission tools:
Hvis dere har vokst fra regnearkene, og ønsker trygghet, konsekvens og tettere operasjonell kontroll, er QuotaPath et flott sted å finne dette. Med CRM-tilkoblingen blir det virkelig én sømløs ende-til-ende-motor – en tydelig måte å håndtere noe som er svært viktig for å motivere teamet, og trygghet for at dere har betalt selgerne korrekt og tydeliggjort hva de har tjent og kan tjene når de lager prognoser for resten av året.
For COO-er som driver en organisasjon i en tidlig fase, fungerer provisjon i et regneark.
For COO-er som driver en organisasjon i vekst, er spørsmålet ikke om dere skal gå videre. Det er hvor sent ute dere vil være når dere endelig gjør det.
