Merkit siitä, että yrityksesi on kasvanut QuickBooks Online Advancedin ohi – ja mitä kasvava taloustiimi tarvitsee seuraavaksi

{{deeplink:133411:[QuickBooks Online Advanced]}} on suunniteltu yhdelle yhteisölle.

Se kantaa kasvavaa yritystä pitkälle – enemmän käyttäjiä, yksityiskohtaisempaa raportointia ja työnkulkujen automatisointia.

Kasvu synnyttää kuitenkin lopulta uudenlaista monimutkaisuutta: useita oikeushenkilöitä, konsolidointivaatimuksia ja taloustiimin, joka käyttää enemmän aikaa tietojen kokoamiseen kuin niiden analysointiin.

Tämä monimutkaisuus ei tarkoita, että QuickBooks Online olisi pettänyt sinut. Se tarkoittaa, että yrityksesi on kehittynyt rakenteeseen, jota työkalua ei koskaan suunniteltu käsittelemään.

Tässä oppaassa käymme läpi merkit siitä, että yrityksesi on saavuttanut tämän pisteen, miten voit arvioida, onko siirtyminen ennenaikaista vai jo myöhässä, ja mitä tapahtuu, kun siirryt käyttämään Intuit Enterprise Suitea.

Merkit siitä, että QuickBooks Online Advanced on jäänyt yrityksellesi liian pieneksi

Tiimit kokevat harvoin, että työkalu jää liian pieneksi yhtenä yksittäisenä tapahtumana – se kertyy kiertoteiden muodossa. Merkki ei ole ohjelmiston toimimattomuus, vaan se, että yhä suurempi osa taloushallinnon työstä alkaa tapahtua sen ulkopuolella. Tältä se yleensä näyttää, suurin piirtein siinä järjestyksessä, jossa tiimit kohtaavat nämä haasteet.

Käytät useita QuickBooks Online -tilauksia

Jokainen yhteisö tarvitsee oman yritystiedostonsa ja kirjautumisensa, eikä mitään konsolidoida automaattisesti. Jos taloustiimisi siirtyy tilien välillä vastatakseen koko konsernia koskeviin kysymyksiin, käytät yhden yhteisön arkkitehtuuria monen yhteisön liiketoimintaan.

Konsolidoinnista on tullut kuukausittainen taulukkolaskentaprojekti

Konsernitilinpäätökset laaditaan viemällä tiedot kustakin tiedostosta ja yhdistämällä tulokset Excelissä, samalla kun eliminoinnit seurataan manuaalisesti. Työkirja toimii siihen kuukauteen asti, kunnes se ei enää toimikaan.

Konsernin sisäiset tapahtumat kirjataan kahteen kertaan ja täsmäytetään manuaalisesti

Jokainen sisäinen lasku tai jaettu kustannus kirjataan erikseen kahteen tiedostoon ja täsmäytetään sitten tilikauden päättämisen yhteydessä, kun kirjaukset eivät täsmää.

Raportoinnin syvyys on saavuttanut rajansa

Tarvitset koko konsernin kattavaa kannattavuustietoa sijainnin, ohjelman tai tuotelinjan mukaan, ja koodaat nämä erot tilien nimiin tai luokkiin, koska todellista moniulotteista raportointia ei ole käytettävissä.

Tilikauden päättäminen kestää kasvun myötä yhä kauemmin

Taloushallinnon henkilöstömäärä kasvaa yhteisöjen määrän mukana, mutta läpimeno ei kasva – lisäresurssit kuluvat tietojen kokoamiseen analysoinnin sijaan.

Hallinnointivaatimukset ovat saapuneet

Rahoittajat, tilintarkastajat tai hallitus odottavat nyt konsernitilinpäätöksiä, auditointijälkiä ja hallittuja käyttöoikeuksia sellaisella tarkkuudella, jota nykyinen kokoonpano pystyy tarjoamaan vain vaivoin.

Jos kaksi tai useampi näistä kuvaa kuukauttasi, kysymys ei enää ole siitä, pitäisikö siirtyä, vaan siitä, mihin pitäisi siirtyä.

Mitä moderni ERP-kerros tuo mukanaan

{{deeplink:297617:[Intuit Enterprise Suite]}} ratkaisee kaikki edellä kuvatut oireet rakenteellisesti, ei lisäämällä taulukkolaskentatyötä. Monen yhteisön hallinta on keskeinen toimintaperiaate: jokainen yhteisö on yhden kirjautumisen alla, yhteisöjen välillä voi vaihtaa pudotusvalikosta, ja konsolidoitu tase, tuloslaskelma, kassavirtalaskelma sekä ostovelkojen ja myyntisaamisten raportit muodostetaan reaaliaikaisista tiedoista. Konsernin sisäiset tapahtumat luodaan yhdestä paikasta automaattisine eliminointeineen, joten sisäisten rahavirtojen molemmat puolet täsmäävät rakenteellisesti. Moniulotteinen tilikartta korvaa tilien nimien hallitsemattoman lisääntymisen todellisilla ulottuvuuksilla – osasto, sijainti, ohjelma ja tuoteryhmä – joiden avulla voidaan raportoida koko konsernin tasolla.

Tämän ytimen ympärille rakentuvat ominaisuudet, joita kasvava taloushallinto tarvitsee: tuloutus, käyttöomaisuuskirjanpito, tekoälyavusteinen FP&A omasta historiastasi muodostettavine ennusteineen, keskeisten suorituskykyindikaattorien tuloskortti laajalla valmiilla kirjastolla sekä tekoälyagentit, jotka pitävät kirjanpidon tapahtumat luokiteltuina, täsmäyttävät ne tiliotteita vasten, seuraavat keskeisten suorituskykyindikaattorien poikkeamia ja kokoavat hallitukselle valmiita kuukausiyhteenvetoja. Roolipohjaiset käyttöoikeudet, hyväksyntätyönkulut ja tapahtumien hyväksyntähistoria muodostavat hallinnointikerroksen. Lisäksi alusta säilyttää tutun QuickBooks Online -käyttöliittymän, joten perinteiseen ERP-järjestelmään liittyvää laajaa uudelleenkoulutusta ei suurelta osin tarvita.

Miten tunnistaa, onko siirtyminen ennenaikaista vai jo myöhässä

Kaikki haastavat kuukaudet eivät tarkoita, että on aika vaihtaa järjestelmää.

Merkit siitä, että siirtyminen on ennenaikaista

Hallinnoit yhtä yhteisöä ja raportointitarpeesi voidaan täyttää luokkien ja sijaintien avulla. Tai ongelma liittyy kirjanpidon laatuun eikä rakenteeseen – epäsiisti kirjanpito konsolidoituu huonosti millä tahansa alustalla, eikä uusi alusta korjaa sitä. Tai monimutkaisuutesi on yksittäinen tapahtuma eikä jatkuva kehityssuunta.

Merkit siitä, että siirtyminen on jo myöhässä

Yhteisöjen määrä kasvaa. Konsolidointityökirjalla on yksi haavoittuva vastuuhenkilö. Konsernin sisäisten tapahtumien täsmäytykset viivästyttävät säännöllisesti tilikauden päättämistä. Tai ostat kolmannen osapuolen työkaluja lähinnä paikkaamaan konsolidoinnin ja raportoinnin puutteita, joita QuickBooks Online Advanced ei pysty korjaamaan.

Yksi rehellinen soveltuvuutta koskeva huomio: Intuit Enterprise Suite soveltuu parhaiten palvelu-, projekti- ja monen yhteisön yrityksille. Yritysten, joilla on laajat varastovaatimukset – sarjanumeroseuranta ja kokoonpanot – kannattaa arvioida tämä ulottuvuus huolellisesti myyntiprosessin aikana ennen sitoutumista.

Tältä siirtyminen Intuit Enterprise Suiteen näyttää

QuickBooks Online -asiakkaille tämä on sujuvin alustan vaihto, koska se tapahtuu Intuitin oman arkkitehtuurin sisällä. Määrityksesi siirtyvät mukana – pankkiyhteydet, asiakkaat, toimittajat, käyttöoikeudet ja kolmansien osapuolten sovellusyhteydet – sen sijaan, että ne rakennettaisiin uudelleen. Intuit AI avustaa itse siirtymässä: se puhdistaa ja yhdenmukaistaa olemassa olevat QuickBooks Online -tietosi, kohdistaa jokaisen yksikön yhtenäiseen tilikarttaan ja optimoi jaetut luettelot, kuten toimittajat ja dimensiot.

Asiakasmenestystiimisi yhdistää useita olemassa olevia QuickBooks-tilejä yhdeksi Intuit Enterprise Suite -tiliksi, ja nimetty yhteyshenkilö huolehtii käyttöönotosta ja perehdytyksestä. Aikataulun osalta Intuit kertoo, että useimmat asiakkaat saadaan käyttövalmiiksi alle 30 päivässä ja että tiimit voivat saavuttaa ensimmäiset hyödyt jopa 14 päivässä – sillä varauksella, että tulokset vaihtelevat siirrettävän kokonaisuuden laajuuden ja monimutkaisuuden mukaan. Suunnittele siirtymä tilikauden rajakohtaan ja pidä siirtymää ainutlaatuisena edullisena tilaisuutenasi yhdenmukaistaa tilikartta, jota olet jo pitkään aikonut korjata.

Valmiuden itsearviointi

Arvioi tilanteesi rehellisesti – jokainen ”kyllä” on yksi piste:

• Toimimme kahdessa tai useammassa oikeushenkilössä (tai tulemme toimimaan vuoden kuluessa)
• Konsernitilinpäätökset on koottava manuaalisesti kirjanpitojärjestelmän ulkopuolella
• Konsernin sisäiset tapahtumat kirjataan kahteen kertaan ja täsmäytetään käsin
• Tarvitsemme kannattavuustiedot dimensioittain (sijainti, ohjelma, tuoteryhmä) eri yksiköistä
• Kuukausittainen tilinpäätösprosessi kestää kauemmin kuin vuosi sitten
• Rahoittaja, tilintarkastaja tai hallitus odottaa nyt yhdistettyä ja kontrolloitua raportointia
• Arvioimme kolmansien osapuolten työkaluja pääasiassa paikkaamaan konsolidoinnin tai raportoinnin puutteita

Nolla–kaksi: pysy nykyisessä ratkaisussasi ja tiivistä sen hallintaa. Kolme–neljä: aloita vakava arviointi – väliaikaisratkaisuihin liittyvä velka kasvaa. Viisi tai enemmän: siirtymä on myöhässä, ja jokainen viivästyskuukausi maksetaan taloustiimin työtunteina.

Tältä onnistunut siirtyminen Intuit Enterprise Suiteen näyttää

Mittarina ovat nopeus ja kysymykset, joihin pystyt vastaamaan: yhdistetyt tilinpäätökset pyynnöstä taulukkolaskennan nopeudella koostamisen sijaan, konsernin sisäiset virrat, jotka täsmäävät, koska niitä ei koskaan kirjattu kahteen kertaan, sekä konsernitason kysymykset, joihin vastataan suodattimella projektin sijaan. Hiljaisempi hyöty on toimintavarmuus – konsolidointiosaaminen, joka ennen oli yhden henkilön työkirjassa, on nyt alustan rakenteessa, ja taloustiimin säästyneet työtunnit näkyvät koostamisen sijaan ennustamisessa ja analyysissä.

Yleiset virheet ja parhaat käytännöt

Älä siirrä sekavaa kirjanpitoa

Yhdenmukaista ja puhdista tiedot ennen siirtymää tai sen aikana. Siirtymässä käytettävä tekoäly auttaa, mutta tulkinnanvaraisten tilien ratkaisut sinun on edelleen tehtävä itse.

Älä rakenna vanhaa tilikarttaa uudelleen

Siirtymä on ainutlaatuinen edullinen tilaisuutesi siirtää yksityiskohdat tilien runsaudesta dimensioihin. Älä tuhlaa sitä rakenteen kaipuuseen, jonka kanssa kamppailit jo aiemmin.

Älä ohita toimintamallia koskevaa keskustelua

Uudet hallintaominaisuudet toimivat hallintakeinoina vain, jos määrität roolit, hyväksynnät ja käyttöoikeudet harkitusti. Siirtymä, joka kopioi vanhan vapaan toimintamallin, siirtää sen vain hienompaan käyttöliittymään.

Kartoita monimutkaisuutesi ennen ensimmäistä myyntipuhelua

Luettele konsernin sisäiset virtasi ja raportointivaatimuksesi etukäteen. Soveltuvuutta koskevat keskustelut etenevät nopeammin, kun tunnet oman monimutkaisuutesi läpikotaisin.

Kysy suoraan asioista, joista olet riippuvainen

Älä oleta, että kaikki vastaa nykyistä ratkaisua – kysy erityisesti varastonhallinnan laajuudesta, yksikkörakenteista ja konsolidoinnin kattavuudesta, jos jokin niistä vaikuttaa toimintatapaasi.

Säilytä vanha työkirja yhden rinnakkaisen kuukauden ajan

Suorita vanha konsolidointityökirja uuden järjestelmän rinnalla yhden kuukauden ajan vertailukohtana ja poista se sen jälkeen käytöstä tarkoituksellisesti.

Yhteenveto

QuickBooks Online Advancedin kasvaminen ulos on merkkipaalu, ei epäonnistuminen – se tarkoittaa, että liiketoiminta on kehittynyt monimutkaisuuteen, johon työkalua ei alun perin suunniteltu. Seuraavan askeleen ei tarvitse olla perinteinen ERP-projekti. Intuit Enterprise Suite tarjoaa etenemisväylän tutun alustan sisällä, ja yllä oleva itsearviointi on nopein tapa selvittää, oletko valmis siihen.

Keskustele siirtymäasiantuntijan kanssa ja testaa ratkaisun soveltuvuus {{deeplink:297617:[heidän tiiminsä.]}}